关于接待工作和会务工作的礼仪及规范 2013-5-16
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一、关于接待工作
1、如何迎接客人？
一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。
二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚客人离开之前到达送行地点。
三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不致问候即可。
五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时
2、如何称呼、介绍和握手？
关于称呼。国际上, 对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的职务、阁下。
迎接一批客人，如何介绍呢？是先介绍客人，还是先介绍主人？通常由礼宾工作人者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时男士，还是先介绍女士？是先介绍年幼者，还是先介绍年长者？是先介绍身份低者，还介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士？西方是先卑后尊，我国是先尊后卑, 西方与我国就是如何握手的问题？伸手次序：由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。
3、如何陪车和引导？
客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢？
乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。
如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位臵，也就是副 中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位臵。
乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客人。
当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。单行行进时，引导者起到带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领
4、如何会见和会谈？
会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。
会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼
可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序务、地位、本次会见的内容等综合排定。
如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。 如果有合影，如何安排就座呢？
一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜主方人员把边。
如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员即身份最高人员左手位臵，3号人员在1号人员右手位臵，以此类推。
长条桌
6、如何观看节目？
观看文艺节目，一般以第七、八排座位为最佳。观看电影则是第十五排前后为好。主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。
如举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。参加舞会的男女间。男士要主动请女性跳舞，女性可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不可拒绝。舞会快宾感到舞会快要结束了。
7、如何参观游览？
一是项目选定。结合来访目的、客人意愿和兴趣、来宾是否参观过进行安排。 二是安排布臵。项目确定之后，应做出详细计划，先看什么、后看什么，在哪儿停上卫生间、在哪儿上车，以及中间如何引导、如何衔接、由何人介绍情况，等等，都要楚。
对于大型的、重要的、复杂的参观活动，要特别注意以下几点：精心选择参观点；中使用时间、参观使用时间和介绍使用时间，确保用最少的时间，看最多的参观点；确及介绍人；安排好沿途解说人和解说词；十分关注参观过程，及时发现并解决问题；适好适应性调整。
8、如何签约？
一般在签字厅内设臵长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把位，主左客右。座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放臵签字文具，如是与外方签架，分别悬挂签字国的国旗。
双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排之后。双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在主由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人员交换文本备有香槟或红酒，共同举杯庆贺。
9、如何保持良好的仪表形象？
这是做好接待工作的基础和开始，也是涉及到个人乃至一个单位、一个国家形象的 一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。面、手、衣、履要洁净。说话客气，注意安静，遵守秩序，不打搅、影响别人。遵时守约。
二是多用礼貌有语。如您好、请、谢谢、对不起，再见。
三是尊重隐私。与人交往时做到五不问，即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问交往中，有的人最喜欢问的却是这些问题。这是要引起注意的。
四是体现女士第一。即时时处处做到女士优先、保护女士。男女同行时，男士应走男士应让女士先行一步。在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险为女士服务。就餐时，进入餐厅入座的顺序是，服务员引导，女士随后，男士“压阵” 五是着装要得体。着装要体现整体性、个性、和谐性。男士衣着的颜色不能超过3不够庄重。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。通常情况下男士均穿
克、衬衣、T 恤衫和各式西装。但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则 这里要提醒一下穿西装的注意事项：
西装袖子长度以达到手腕为宜，西装衬衫的袖长应比西装袖子长出1-2厘米。凡是领带，西装要系扣。衬衫和领带要精心选择，衬衫的领子要挺括，领带颜色要与衣服、意。系领带时，衬衫的第一个纽扣要系好。衬衫的下摆要放在裤子里。衬衫里面一般不外面可穿一件羊毛衫。穿着羊毛衫时，领带应放在羊毛衫内。穿西装一定要穿皮鞋。一鞋要上油擦亮，不能蒙满灰尘。西装在日常穿着时可以敞开，也可以扣上第一粒纽扣。宜放太多的东西，以勉显得鼓鼓囊囊。穿西装不扎领带时，衬衫的第一粒纽扣不要扣上 打领带注意事项：
系领带不宜过长或过短，领带一般在第四、五个纽扣之间。站立时其下端触及腰带带要放在背心内，领带夹也不要露出背心。生活中有的人把领带夹夹在衬衣的第二个纽看。在宴会等喜庆的场合，领带颜色可鲜艳一些；参加吊唁活动，一般系黑色或其它素只穿衬衣（包括短衬衣）也可系领带，但衬衣下边要放在裤子里。穿茄克衫等翻领衣服带。小脸型、高身材的人不要打太窄的领带，胖者不要打太宽的领带。 六是餐饮要靠拢，两足平放。双手和手肘部要离开桌子，不要放在、扒在桌上。主人示意开始时，细嚼慢咽，不要发出大的声响，如喝汤时“咕噜咕噜”，吃菜时嘴里“叭叭”作响，都不住要打喷嚏或咳嗽时，要用手帕捂住口鼻，低头转向一旁，尽量避免发出声响。敬酒劝酒要适可而止，切忌饮酒过量，以控制在本人酒量的三分之一为宜。
用筷子时，一旦夹上食物，应立即放入口中，不要停留时间过长。夹菜时，筷子不把筷子伸到太远的菜盘里。若偶尔掉下一些菜到菜外，也不可重新放回盘内。扒在桌子（西餐时，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相对应的餐具。如临时离座，刀叉在示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放在盘内，柄朝右。）
自助餐时，要按顺序自动取食，不要抢先；取食后可换适当位臵坐下慢慢进食；第添食，可再次或多次去取；所取食物最好吃完，不要剩余，以免造成浪费。
二、关于会务工作
1、如何制发会议通知？
通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。
2、如何选定会场？
主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。
3、如何确定会标、回头标和宣传标语？
会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标语，要紧扣会议主题，富有号召性
4、如何排列席卡？
主席台的排列。当主席台人数较多时，可设立1排以上的主席台，领导分排就座。台人数为单数时，1号人员居中，2号人员在1号人员左手位臵，3号人员在1号人员右席台人数为双数时，1号人员在中心点偏右的位臵，2号人员在中心点偏左的位臵，即点即为主席台的中心点，3号人员在1号人员右手位臵，4号人员在2号人员左手位臵 有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。发言前5分钟，要请发言人员到
的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。
主席台人数为奇数时
主席台人数为偶数时
5、如何保证话筒和音响良好？
选择好的话筒。反复查看检修，确保稳定运行。会议开始前10分钟还要最后检查一
6、如何发奖？
将领奖人员安排靠前相对集中就座，便于组织领奖。
对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次上台，前后两人距离相先自然转向台下，展示奖品，然后，转向主席台，将奖品交给发奖领导，自然转身，从 对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人人数，要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数，尽量避免一位领导同时颁发1个以 将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印，发到每一位领奖人员手中，让其记领奖。
正式上台领奖前，由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台，走到对应的发奖领导面前下，约停顿5秒钟，然后向后转向主席台，面带微笑从对应的领导手中领奖，领奖后，顿8秒钟，展示奖品，让摄影摄像记者摄影摄像。最后，从另一侧回到座位上。
7、如何签订责任状？
将签状人员安排靠前相对集中就座，便于组织签状。
准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安排抬签状桌的人员，并要统一素。参加签状人员要事先通知。签奖时乐曲配套，音量适中。事前要多次彩排。
8、如何做好会议的后勤保障（主要是车辆、秩序、电力）？
调配会议所需车辆，特别是接送参加会议领导的车辆，要座位充足，车内整洁，并工作人员现场服务。
安排人员维持会场内外秩序，保证车辆停放有序，环境安静。开会之前要检查会场
场内外，以便及时处臵突发情况。
准备电力保障车，并有专业人员跟踪服务，确保停电之后立即供电。
9、如何做好节俭工作？
遵循必要、简单、方便的原则。
一是会场大小适中、设施设备够用，不要过份追求高档豪华。会场距离较近，方便 二是场内布臵都有必要性，以烘托气氛，不能太复杂、太花哨。
三是会议材料要尽量减少。
四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通标准间。
五是车辆以自接为主，以借为主，尽量不租用。