甲供物资设备管理办法

甲供物资设备管理办法

第一章 总 则

第一条 昌九城际铁路股份有限公司（简称公司，下同）建设期甲供物资设备管理办法（简称本办法,下同）所称甲供物资设备，是指由中国铁路总公司（简称铁路总公司，下同）组织公司或由公司直接招标采购供应的物资设备。

第二条 甲供物资设备指批准设计文件内的形成工程和实现工程功能所必需的物资、设备，分铁路总公司物资管理部组织公司采购（简称部管物资，下同）和由公司招标采购（简称建管物资，下同）两类（甲供物资设备目录见附件）。

第三条 本办法适用范围：公司负责建设管理的工程项目。

第四条 公司成立以总经理为组长，公司领导班子其他成员为副组长，技术装备部、工程管理部、计划财务部、安全质量部负责人为成员的物资设备管理领导小组（简称领导小组）。对公司建设期物资设备的采购、供应、质量管理及供应商信用评价实施统一领导。领导小组职责：

1．研究决定物资设备招标采购、管理重要事项。

2．审定物资设备管理办法。

3．监督、指导物资设备的招标活动。

4．监督、检查、协调物资设备采购供应工作。

5．督促、指导物资设备进场验收及存在问题的协调。 —1—

6．检查、指导施工单位日常物资管理工作。

7．审批每季度向铁路总公司上报的供应商信用评价情况。

8．审批甲供物资设备合同及资金承付。

9．需要领导小组议定的物资设备相关事项。

公司建设期物资设备管理日常工作由技术装备部具体负责。同时明确公司相关部门职责。

（一）技术装备部

1．负责制定公司建设期物资设备管理的有关制度和办法，建立健全物资设备采购供应管理体系和质量控制管理体系，降低采购供应成本，确保物资设备质量。

2．负责公司建设期甲供物资设备招标采购、供应、管理等工作。

3．负责与铁路总公司有关部门及物资代理公司建立相应工作机制，及时上报甲供物资设备招标请示及采购建议计划，按时完成物资设备采购供应的相关工作。

4．组织和实施建管物资的招标采购工作。

5．负责甲供物资设备供应组织和货款结算等，保障甲供物资设备的及时供应。

6．加强供应商日常管理工作，根据铁路总公司供应商信用评价办法，每季度对供应商信用情况进行评价并向铁路总公司物资管理部报告。

7．负责全线物资设备的日常管理工作，建立健全甲供物资— 2—

设备管理台帐。

8．深入施工现场，调查了解物资设备采购、供应、存储、使用、质量等情况，找出存在的问题，研究改进办法，完善管理，提高现场管理和保障水平。

9．配合计划财务部做好材料价差调整工作。

（二）工程管理部

1．审核经现场指挥部审查、施工单位提交的甲供物资设备需求计划。

2．审核设计单位提供的甲供物资设备技术参数、技术要求和有关设计图。

3．进行甲供物资设备招标文件、采购合同的联签、审核。

4．协助协调现场物资设备的供应、管理工作。

（三）计划财务部

1．协助提供甲供物资设备清单和概算单价。

2．负责甲供物资设备合同的归口管理和联签、审核、归档（正、副本各一份）。

3．负责甲供物资设备价款按时复核与支付工作。

4．根据《关于铁路建设项目实施阶段材料价差调整的指导意见》（铁建设„2009‟46号），完成材料价差调整工作。

（四）安全质量部

1．对现场物资进行日常质量监督，并纳入对施工单位的日常考核。

—3—

2．负责对物资设备质量管理体系运行情况进行监控。

3. 进行甲供物资设备招标文件、采购合同的联签、审核。

4. 协助协调现场物资设备的供应、管理工作。

（五）现场指挥部

1．负责检查、落实公司有关物资设备的管理规定，做好本管段物资设备采购、供应、保管的组织协调工作。

2．负责审核本管段各施工单位提报的甲供物资设备需求计划清单、技术要求等。

3. 负责监控本管段物资设备质量，掌握现场供需动态、组织甲供物资到货验收，及时向公司反馈信息。

第五条 甲供物资设备按规定招标采购

1．国内物资设备招标执行《中华人民共和国招投标法》（中华人民共和国主席令第21号）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》（国务院令613号）及铁路总公司的相关规定。

2．铁路建设采用列入国家实行生产许可证制度的工业产品目录、铁路行政许可目录、铁路产品认证采信目录内的铁路专用设备，必须选用通过许可认证的物资设备。

3．采购新型物资设备时，必须检查新型物资设备的技术评审报告、产品质量检验报告和产品验收标准，不得采购缺少上述文件的物资设备。

4．高速铁路站后系统集成采用施工总承包方式，施工总承包范围内的物资设备纳入施工单位总承包合同，由施工单位采— 4—

购。

第二章 相关单位职责

第六条 勘察设计单位职责

1. 根据《铁路建设工程施工招标投标实施细则》（铁建设

[2010]205号）的要求，在报送施工图及施工图预算的同时，向公司提供甲供物资设备清单及技术参数、技术要求和有关施工图。清单包括物资设备名称、规格型号、数量、编制期概算价、运杂费等。

2．必须严格执行铁路总公司关于铁路专用物资设备管理的相关规定。需要采用列入国家实行生产许可证制度的工业产品目录、铁路行政许可目录和铁路产品认证采信目录内的铁路专用设备（以下简称许可认证物资设备）的，必须采用经许可认证的物资设备并在设计文件中明确标明，严禁采用未经许可认证的物资设备。

3．设计阶段采用新型物资设备的，必须在设计文件中说明采用新型物资设备的必要性和依据，并注明新型物资设备的规格、性能等技术指标和验收标准，以及使用注意事项等内容。

4．对提供的甲供物资设备清单的准确性和完整性负责。由于设计单位原因造成采购的物资设备不能满足工程要求或损失浪费，应由设计单位承担相应责任。

第七条 监理单位职责

1．负责审核施工单位提报的甲供物资设备需求计划，核实 —5—

计划与施工组织的适应性和真实性。

2．依据合同约定对进场甲供物资设备的品名、规格、型号、数量、外观、检测报告、合格证书、质量保证承诺（包括产品质量保证期和产品缺陷召回、经济损失责任赔偿的承诺等）进行检查验收，并按规定检测；未经检验或检验检测不合格的物资设备不得使用。

3．按规定要求对施工单位的抽样检验或试验进行见证或平行试验。

4．协助处理物资设备进场、安装、调试、测试及交验过程中的有关问题。

5．对未经监理单位验收或者验收不合格的物资设备，应拒绝签认、签发验收记录，并及时通知、督促施工单位单独保管，严禁在工程中使用和安装，并限期清理出现场。

6．因监理未认真履行职责造成现场物资设备管理、使用发生问题，应承担相应责任。

7．应负责对甲供、自购物资设备质量验收资料的真实性、准确性、完整性负责；应按规定对施工单位、检测机构等提供的资料进行检查、核实，确认后予以签署。

第八条 施工单位职责

1．按照公司要求提前提报甲供物资设备批次招标计划（见表1）；根据施工组织安排及时提报甲供物资设备需求计划，并对所报资料的真实性、准确性、完整性负责。

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2．依据合同约定对进场甲供物资设备的品名、规格、型号、数量、外观、检测报告、合格证书、质量保证承诺（包括产品质量保证期和产品缺陷召回、经济损失责任赔偿的承诺等）进行检查验收，并按规定检测；未经检验或检验检测不合格的物资设备不得使用。

3．建立健全甲供物资设备的质量管理体系以及各项管理台帐，对计划、采购、收货、仓储、发放、使用、质量检验等情况进行记录。严格执行铁路总公司和公司甲供物资设备管理的各项规章制度。

4．甲供物资设备收、发凭证实行有权领料人管理制度，施工单位在申报第一次甲供物资设备需求计划时，应同时提供有权领料人的的身份证明（身份证复印件）及委托授权书，报技术装备部、现场指挥部，物资代理公司，监理单位进行备案。

5．根据工程实际需求，搭建必须的仓储设施（库、棚、场等），加强物资设备仓储管理工作。

6．严格执行《铁路物资技术保管规程》，加强对甲供物资物资的现场管理，执行仓储标准化管理，规范物资设备进、出场的监管和卡控制度，严格按照物资仓储和保管的规范要求，做到存放科学安全、堆码整齐规范、标识明显准确、“十防”措施齐备有效。

7．严格按照技术标准、设计要求和采购合同的质量条款对甲供物资设备进行验收，严禁不合格的甲供物资设备使用到工程 —7—

中。

8．在使用或安装甲供物资设备前，必须按规定进行检验或试验。甲供物资设备供应厂商提供的质量合格证明文件以及对甲供物资设备的验收、外观检查等工作，并不免除施工单位必须确保所使用甲供物资设备合格的责任和义务。检验、试验的原始依据以及供应厂商提供的合格证、质量证明文件等资料是工程竣工交验的重要内容之一，必须妥为保管。

9．应随时接受公司、监理等单位有关部门对甲供物资设备采购、储存、使用、质量、管理等方面的监督检查。对于监督检查发现的问题，施工单位要立即整改，同时公司视情节轻重给予其相应的处罚。

10．甲供物资设备中的工程物资设备验收合格后由施工单位保管，因搬运保管不善造成丢失、损坏的，由施工单位赔偿。

11．由于自身原因导致停工待料、经济损失的，由施工单位承担相应责任；造成质量事故的，按照铁路总公司及公司有关规定给予相应的处理。

12．按照《铁路建设项目物资设备供应商信用评价办法》（铁建设„2009‟91号）要求，将甲供物资设备供应商不良行为向公司技装部报告。

13．应负责对所形成、收集的甲供、自购物资设备质量验收资料进行整理和保管；应对所编制资料的真实性、准确性、完整性负责。物资设备竣工文件资料归集严格按照原铁道部《铁路建— 8—

设项目资料管理规程》（TB10443-2010）要求执行。归集标准应符合公司的相关要求。

第九条 物资代理公司职责

1．物资代理公司必须严格履行部管物资设备采购供应服务合同及建管物资设备招标代理委托服务合同，做好部管物资设备采购供应服务工作及建管物资设备招标代理工作。

2．物资代理公司根据公司物资采购建议计划及时编制部管及建管物资招标文件，部管物资招标文件报铁路总公司物资管理部。承担部管物资及建管物资招标的具体工作。

3．协助公司管理部管物资采购合同；督促生产商履行部管物资生产供应合同。

4．全程掌握部管物资合同履约情况，及时协调解决供需矛盾。

5．负责部管物资供应工作。对实行驻厂监造的重要物资，按要求驻场监造，同时督促生产商按计划生产。

6．具体负责部管物资质量监控和索赔等工作。

7．建立健全甲供物资设备各项管理台帐，对计划、采购、收货、仓储、使用、质量检验、价差等情况进行记录。

由于物资代理公司的原因，影响甲供物资招标，部管物资供应，或部管物资出现质量问题的，公司将有关情况上报铁路总公司物资管理部，按铁建设„2007‟219号文件规定的办法进行处理。

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8．协助公司完成物资设备竣工文件资料的归集工作。

第十条 施工、监理、物资代理等相关单位必须接受公司有关部门在物资设备供应、管理方面的协调、检查和考核，完成交办的物资设备供应方面的临时性工作。对未认真履行合同和遵守有关规定的单位，公司视情节轻重给予其相应的处罚。

第三章 招标采购

第十一条 部管物资由铁路总公司物资管理部组织招标、公司参与评标；建管物资由公司组织招标、评标工作。

第十二条 部管物资由公司按照铁路总公司有关规定与物资代理公司签订部管物资招标采购和供应的服务合同和建管物资招标代理服务合同。

第十三条 公司根据施工图和施工组织设计以及物资设备采购周期，组织设计单位编制甲供物资设备清单和技术要求等。物资设备清单包括物资设备规格、型号、数量、概算单价。

第十四条 由技术装备部牵头，工程管理部、计划财务部、安全质量部等部门参加，对设计单位提交的甲供物资设备清单和技术要求等进行审核。根据审核后的甲供物资设备清单和技术要求等，编制招标计划。

第十五条 公司将各部门审核后的甲供物资设备招标计划报铁路总公司工程招投标管理办公室批准。

第十六条 根据评标委员会的评标报告及招标结果公示情况，确定中标人。技术装备部做好甲供物资设备招标价格与概算— 10—

的分析对比，评标结果及时向铁路总公司进行报备。

第十七条 属部管物资，公司根据招标结果，发出中标通知书，与中标人签订物资设备供货合同，并向未中标人发出中标结果通知书；属建管物资，根据评标委员会的评标报告及招标结果公示情况，在公司领导小组核准后，发出中标通知书，与中标人签订物资设备供货合同，并向未中标人发出中标结果通知书。

第十八条 甲供物资设备中标价低于概算价格所节省的费用，列入建设项目招标节余；中标价格超出批准概算价格时，技术装备部配合计划财务部根据《关于铁路建设项目实施阶段材料价差调整的指导意见》（铁建设„2009‟46号），完成材料价差调整工作。

第四章 组织供应

第十九条 需求计划的编制

1．需求计划由施工单位按季度、月份分别编制。季度需求计划须在上季度最后一月的15日前报送（见表2），月份需求计划须在上月20日前报送（见表3），月份需求计划若需调整，必须提供相关依据。

2．涉及I、II类设计变更的工程，施工单位使用甲供物资设备时，必须在季度需求计划中按照批复的变更设计文件编制并上报甲供物资设备调整计划。

第二十条 需求计划的实施

施工单位提交的甲供物资设备需求计划，须经监理、现场指 —11

—

挥部审查后报送技术装备部。工程管理部审核后，由技术装备部根据供货合同，编制甲供物资设备采购订单（见表4）。

第二十一条 由公司向物资代理公司或供应厂商提交甲供物资设备供货订单并督促其保质、保量、及时供应。

第二十二条 物资代理公司承揽代理业务的甲供物资设备，由物资代理公司负责组织供应服务，包括生产过程监控、督促供货、质量追踪等工作。

第二十三条 验收

1．现场指挥部组织施工单位和监理单位对进场的甲供物资设备的品种、规格、型号、数量、检测报告、合格证书、外观质量等按供货合同共同检查验收，并做好验收记录（见表5），共同签字确认。

2．到达焊轨基地的钢轨、到达轨枕厂的轨枕预埋件(如有)，公司委托焊轨厂、轨枕厂进行检查验收并保管，由技术装备部根据验收记录和质量证明文件等资料予以确认。

3．物资代理公司应及时组织对代理供应服务的物资设备在验收中反映问题的调查处理，界定责任，提出解决问题的办法，并形成处理报告，提交给公司。对造成经济损失的，协助公司做好索赔工作。

第二十四条 物资设备到达合同指定地点后，施工单位负责卸货和二次倒运工作，并承担相应费用。

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进场的甲供物资设备验收后，由施工单位负责接收、运输和保管。

第二十五条 施工单位和监理单位应按有关规定和要求对进场的甲供物资设备进行检验或试验。

第二十六条 进场的甲供物资设备在使用前经检验或试验不符合技术要求的，由监理单位组织封存和督促供应商限期清理出现场并报告技术装备部、安全质量部。

第五章 使用管理

第二十七条 技术装备部须建立甲供物资设备采购供应情况统计表（见表6），加强动态管理。施工单位物资管理部门必须建立甲供物资设备核销台帐，并按月将甲供物资设备月度收、发、存明细表（见表7）上报公司技装部。

第六章 应急预案

甲供物资设备因各种原因出现供不应求时，实施下述应急预案：

1．原则上按公司《甲供物资应急采购供应管理办法》要求执行。

2．按照就近的原则，可由公司统一组织在项目内中标厂家（供应商）范围内调剂供应。

3．各施工单位应服从公司对甲供物资设备的调剂供应。调剂供应以保障现场施工急需为原则，调剂的甲供物资设备可以是 —13

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采购合同内的物资设备或有关各方库存的符合设计要求的物资设备（甲供物资设备调剂表见表8）。

第七章 合同管理

1．技术装备部负责甲供物资设备供应合同的起草并组织公司相关部门与供应商就甲供物资设备合同的有关事宜进行商洽和签订。计划财务部负责甲供物资设备合同的归口管理和归档工作（正、副本各一份）。

2．公司严格执行部管物资到货验收制度，对不合格物资设备依据合同及时处理。

3．技术装备部组织部管物资代理公司及公司有关部门对所管项目的部管和建管物资设备办理索赔相关事宜。

第八章 货款结算和付款

第二十八条 根据合同约定需要预付货款（含订金、押金等）的，由技术装备部填写大额资金使用联签单，同时附订单或请购单等有关单据，交计划财务部按有关规定办理预付款手续。

第二十九条 甲供物资设备供应厂商按照合同约定，在交货点验收合格后，凭以下所列单据向公司结算货款：

1．已交货且未结算甲供物资设备的全额发票、运杂费发票、付款申请书；

2．公司出具或认可的验收单据。

第三十条 公司委托物资代理公司代理服务的甲供物资设备供应厂商，将货款结算所必须提交的单据送交物资代理公司，— 14—

经物资代理公司按合同约定条款对单据的真实性、准确性进行核实，确认无误后统一交技术装备部、计划财务部审核，作为支付货款的依据。

第三十一条 公司收到上述供应商提交经审核正确的单据，在扣除合同约定的该批物资设备价值的质量保证金后，按合同约定的时间支付货款。质量保证金的支付按照合同约定的条款及供应商质保金申请报告（见表9）和甲供物资质量情况评定表予以支付。

第三十二条 物资代理公司根据经审核无误的票据有关信息填报《甲供物资设备供应商请款台帐》（见表10），并以季度为报告期，统计甲供物资设备的料差情况，分部管物资、建管物资分别编制《昌九城际铁路股份有限公司甲供物资设备料差统计表》（见表11），做好盈亏统计分析。

第九章 罚则

第三十三条 违反本办法相关规定的，视情节轻重给予以下处罚：

1．通报批评，并责成责任单位限期整改。

2．向责任单位的主管单位通报，必要时要求主管单位对其进行整顿。

3．按铁路总公司和公司信用考核评价规定的相关内容进行考核。

4．情节严重的，责令停工整顿。造成经济损失的，依法承 —15

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担相应赔偿责任。

5．施工单位越权采购、不严格验收、擅自使用不符合采购合同要求的甲供物资设备或者其它严重违反本办法的行为，除按上述条款处理外，还须向公司支付所涉物资设备采购合同总价1%～5%的处罚金。

第十章 附 则

第三十四条 本管理办法由公司技术装备部负责牵头解释。 第三十五条 本办法自印发之日起施行。

附件： 甲供物资设备目录

附表：1.甲供物资设备批次招标计划统计表

2.甲供物资设备季度需求计划表

3.甲供物资设备月份需求计划表

4.甲供物资设备采购订单

5.甲供物资设备验收记录表

6.甲供物资设备采购供应情况统计表

7.甲供物资设备月度收、发、存明细表

8.甲供物资设备调剂表

9.质保金申请报告

10.甲供物资设备供应商请款台帐

11.甲供料价差统计表

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附件：

铁路建设项目甲供物资设备目录（一）

（铁路总公司物资管理部组织建设单位采购）

注：

1. 钢轨采购执行铁路总公司相关规定。

2. 铁路通信骨干网建设时，光纤传输设备、数据通信设备、时钟同步设备和GSM-R核心网共用设备纳入本目录，由物资管理部组织建设单位统一采购。 —17

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铁路建设项目甲供物资设备目录（二） （建设单位采购）

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—21—

注：

1.不需要安装的运输生产设备（含建管甲供目录中未列出的），由建设与运营协商，

根据初步设计批复，在概算范围内委托运营单位招标采购。

2.未签订施工合同的项目应严格执行修订后的甲供物资设备目录，已签订施工合同的项目仍执行原合同确定的甲供物资供应范围与方式。

3.在建项目已签订合同中尚未采购的原甲控物资设备改由承包单位自主采购，建设单位按标准施工招标文本通用条款第5.1.2条补充合同，并做好进场物资检验工作。

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表1:

甲供物资批次招标计划统计表

施工单位：物资部长签字并盖章 施工单位联系人及电话（传真）：

监理项目部：监理签字并盖章 公司指挥部：盖章

交表日期：

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表2:

甲供物资设备季度需求计划表

项目名称： 编号：

施工单位审批人： 经办人： 联系电话：

监理单位（公章） 审核人：

公司指挥部：

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表3:

甲供物资设备月需求计划表

编制单位 （公章）： 年 月 日 编号

监理单位（公章） 审核人 ：

公司指挥部： 注：

1、备注栏：说明该批次物资设备使用处所及依据。2、对于桥梁支座、道岔等生产周期较长的甲供物资设备，需提前2个月提报。

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表4:

甲供物资设备采购订单

（单位）：请按以下计划发货 合同号：

昌九城际铁路股份有限公司技术装备部

年 月 日

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表5：

甲供物资设备验收记录表

甲供物资验字第 号

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表6:

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甲供物资设备月度收、发、存明细表

审核: 编制: 施工单位电话(传真):

备注：本表由施工单位填报,于每月25号向公司技装部提报当月甲供物资设备收、发、存明细情况。

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甲供物资设备调剂表

调出单位（盖章）：

调入单位负责人： 经办人： 年 月 日

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表9:

质保金申请报告

编号：质XX-XX 致：昌九城际铁路股份有限公司

根据招标文件（ ）、中标通知书、买方的投标文件及买卖双方签订的供货合同（合同号： ）中规定的质保期要求，贵公司于 年 月 日至 年 月 日已验收我公司一批 。货款总计 元（大写： 元），已付款 元（大写： 元），现质保金期限已到，且我公司供应的 无任何质量问题，特请贵公司将以上质保金 元（大写： 元）退还我公司。

特此申请，望办理为感！

户名： 开户行： 银行账号：

申请单位：XX公司

申请日期： 年 月 日

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表10：

甲供物资设备供应商合同履约台帐

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表11： 昌九城际铁路股份有限公司甲供料价差统计表

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