公司制度管理办法
各分支机构、总公司各部门：
现将《制度管理办法》印发给你们，请遵照执行。特此通知。
附件：公司制度管理办法
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附件
制度管理办法
第一章 总则
第一条 为加强公司制度体系的建设和管理，根据国家相关法律法规及公司章程的规定，制定本办法。
第二条 本办法所称公司制度，是指公司或公司职能部门、分支机构在其职责权限范围内，根据国家法律法规、结合公司经营实际情况制定的经营管理规范和行为准则。
针对特定事项或特定期间的实施方案、工作通知以及处理决定等，不属于公司制度，但涉及公司资源分配、绩效考核的方案除外。
各部门、分支机构不得采取内部工作通知书、邮件等其他形式制定、修订公司制度或改变公司制度内容。
第三条 公司制度的制定、修订、执行和废止等适用本办法。
第四条 公司制度管理应遵循合规性、合理性、一致性、稳定性等原则。
第二章 公司制度体系
第五条 公司制度依据其效力层级、审批权限及适用范围，划分为以下五类：
（一）治理制度。包括公司章程、股东大会议事规则、董事- 2 -
会议事规则、董事会各专业委员会工作细则、监事会议事规则、经营管理决策委员会议事规则、经营层工作制度以及因涉及股东权利义务需由股东大会审议通过的公司制度。治理制度按规定分别由股东大会、董事会审议批准。
（二）基本制度。除治理制度外，以下制度属于公司基本制度：
法律法规、监管部门规章、公司治理制度明确规定应由董事会审议批准的制度；
涉及公司决策层职能和权限的，需经董事会审议批准的制度； 涉及公司重大经营事项，包括但不限于公司人事管理、财务资金支出、员工违规处罚等，需经营管理决策委员会审议批准的制度。
（三）一般制度。除治理制度、基本制度外，由经营层制定、以总公司名义发布的公司制度，一般制度由总经理批准或董事长批准。
（四）部门工作规范。在治理制度、基本制度、一般制度的基础上，进一步明确总公司职能部门内部或指导分公司对口部门的工作事项、工作流程、工作标准等内容的规范性、程序性文件。部门工作规范由该部门的分管领导批准，在部门内部或分公司对口部门执行。
（五）分支机构制度。指分支机构根据本机构的具体情况和实际需要，在与公司治理制度、基本制度、一般制度不相抵触的前提下，或在总公司授权范围内制定的制度。分支机构制度由分
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公司负责人批准，在所辖机构内部执行。
第六条 公司制度的效力层级从高至低依次为治理制度、基本制度、一般制度、部门工作规范/分支机构制度。
效力层级低的制度不得违背效力层级高的制度。同一效力层级制度之间相互冲突的，由相关制度的审批权人进行解释并及时修订。
效力层级高的制度审批权人有权修订和废止效力层级低的制度。
第三章 制度管理组织体系和职责
第七条 股东大会、董事会、经营管理决策委员会分别在其权限范围内审议批准相应的治理制度、基本制度及其修订和废止，具体审批流程在公司审批程序指引中另行规定。
第八条 总经理、经营管理决策委员会分管领导审核批准一般制度及其修订和废止，审核由经营层起草并拟提交决策层审议的治理制度、基本制度。
第九条 公司制度管理部门负责公司制度管理的各项具体工作，具体职责包括：
（一）建立健全公司制度管理机制，促进公司制度的科学合理及有效执行，负责制度体系的建设及维护；
（二）评估分析公司制度建设的需求，收集有关制度建设、制度管理的合理化建议；
（三）组织协调对公司制度的合理性、有效性进行评估分 析；
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（四）督促、协调各项公司制度的起草、修订和废止；
（五）审核公司制度草案或修订草案；
（六）牵头起草、修订有关公司制度；
（七）公司制度文档的动态维护;
（八）制度的宣导及用户化管理；
（九）制度执行情况的检查和监督；
（十）其它与制度管理部门相关的职责。
第十条 总公司各职能部门（以下称“职能部门”）在其职责范围内负责本部门制度管理的具体工作：
（一）起草或修订属本部门职能范围的各项制度；
（二）负责本部门起草或修订的各项制度在执行过程中的指 导、落实和督促；
（三）负责对本部门起草或修订的各项制度的合理性、有效 性进行评估分析，适时修订或废止；
（四）负责分公司对口专业管理制度起草的指导和审核。 第十一条 各职能部门及各分公司设制度管理岗一名，负责本部门或分公司的制度管理工作。各职能部门制度管理岗由本部门副处经理以上人员兼任，分公司制度管理岗由分公司合规负责人兼任或专人担任。
第四章 制度起草与审核
第十二条 公司各职能部门负责牵头起草、修订与其职责相适应的公司制度。难以确定某项制度职能部门的，除相关决策机构、董事长另有指定外，由公司制度管理部门牵头组织制度所涉
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部门参与起草、修订。
制度管理部门认为公司制度存在缺陷，可以要求职能部门起草或修订制度。
第十三条 职能部门在制度的起草、修订过程中应提前以书面形式征求相关部门的意见，涉及分公司的制度至少应征求三家以上分公司的意见，职能部门征求意见及相关部门或机构反馈意见应同时抄送制度管理部门阅知。
第十四条 职能部门应将起草、修订的制度初稿提交制度管理部门审核，制度管理部门应在五个工作日内向职能部门反馈审核意见。制度管理部门认为必要时，有权组织相关部门和人员进行审核及专题讨论。
第十五条 职能部门对其起草、修订制度的科学性、合理性负责。有关各方对制度文本有不同意见的，职能部门有权确定上报审批的文本。
第十六条 根据法律法规应履行员工民主审议程序的制度， 由人力资源部门负责安排员工民主审议事宜。
第五章 制度编号及技术规范
第十七条 公司制度编号由四部分组成：公司代码、部门代码、制度类别、制度序列号。
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（一）公司代码：由公司英文名称缩写而成，如XX保险股份有限公司代码为JXL；
（二）部门代码：由部门中文名称拼音简化而成,如人力资
源部为RLZ。
（三）制度类别
治理制度（ZL）、基本制度（JB）、一般制度（YB）、部门工作规范（GF）
（四）制度序列号：01、02、03…..
第十八条 分支机构制度编号由四部分组成：公司代码、分公司代码、部门代码、制度序列号。
JXL：
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（二）分公司代码:一般由分公司中文名称拼音简化而成,如北京分公司为BJ。中文名称拼音简化具有重复性的机构代码如下：河南分公司代码为HEN，湖南分公司代码为 HUN，海南分公司代码为HAN；湖北分公司代码为HUB，河北分公司代码为HEB；陕西分公司代码为SAX，山西分公司代码为 SNX。
（三）制度序列号：01、02、03…..
第十九条 制度文本要标明修订状态。其编号规则为：制度 每修订一次，修订状态从1、2、3…依次递增。
第二十条 制度文本应符合以下技术规范：
（一）制度名称：通常采用“管理办法”、“暂行办法”、“规定”、“若干规定”、“实施办法”、“实施细则”、“工作规范”。
（二）一般结构：通常分为章、节 、条、款、项。除“条”外，其他均非必须。30条以上或按结构不少于五部分的设“章”。每章内有两个以上层次的内容，仅靠章的划分仍难以解决逻辑问题的，可以设节。同一章节的条文，应当按照从一般到特殊，从抽象到具体，从共性到个性的顺序排列。
（三）特殊结构：将制度内容按顺序直接列举，采用结构层次序数，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，主要适用于技术标准、工作标准、规则、部门工作规范等。
（四）条：每个条文的内容都应当具有相对的独立性和完整性。一个条文一般规定一项内容，同一项内容一般规定在同一个条文中。
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（五）款：款隶属于条，一般每条不超过四款。一条内容包含两层以上互相关联的意思，并不宜再划分为两条时，应当分款。一款内一般规定条中的一层意思，同一层意思的内容一般规定在同一款中。款的表述格式一般采用自然段，不加序数或编码。
（六）项：没有分款的条，或者包含两层以上意思的款，都可以分项。项的内容不具有相对的独立性和完整性，各项的内容必须与列项的叙事内容相联系，才能表达完整的意思。项以序数形式分段表述，序数用汉字加括号，如（一）、（二）、（三）等。
第六章 制度审批和发布
第二十一条 制度审批流程由职能部门发起，基本制度、一般制度主送总经理，涉及公司重大决策或战略规划的制度主送经营管理决策委员会审议后由经营管理决策委员会负责人签发，部门工作规范主送部门分管领导。制度会签部门及领导应包括该制度涉及的部门、制度管理部门及制度管理部门分管领导。
第二十二条 制度提交审批时，职能部门应同时提交起草说明。起草说明包括制度起草的背景、制订或修订的主要内容，征求了哪些部门和分支机构的意见。对未予采纳的有关部门和分支机构的不同意见，应在起草说明中如实反映并说明理由。
制度管理部门应在制度审批环节向制度审批者如实反映有关不同意见。
第二十三条 应由董事会审议批准的制度，按第二十一条规定的流程完成审核后提交提案。
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第二十四条 公司制度根据本办法第五条规定获得批准后，按照公司公文管理制度、公司保密制度的有关规定由发文部门提交制度管理部门设定制度编号后予以用印、发布。分支机构制度在其所辖机构范围内发布。
第二十五条 发文部门在正式发布制度时，应同时发送制度管理部门备案，由制度管理部门将正式发布的制度导入公司制度管理文档库，供有关人员查阅和使用。发布制度时有特殊保密需求的，由职能部门在制度发布前向发文部门及制度管理部门明确说明。
第七章 制度的执行及检查
第二十六条 各职能部门负责本部门职责范围内制度的指导、落实、监督、执行等工作，在监督制度执行过程中若发现公司制度存在缺陷，应及时书面反馈制度管理部门。 第二十七条 各执行单位（包括职能部门、执行制度的部门及分支机构）应当采取有效措施对已发布的制度进行学习和宣导，使与制度实施有关的相关部门和人员能够掌握、了解制度内容、确保制度的贯彻执行。
第二十八条 各职能部门应开展本部门职责范围内制度执行情况的检查工作。对于违反本部门职责范围内制度的行为，除适用降薪、降职、撤职、辞退等重大违规处罚的情形外，各职能部门和制度管理部门可依据公司“责任追究”或“员工违规处罚”等相关规定提请有权实施处罚的部门进行惩戒。
第二十九条 制度管理部门和审计部门应该对公司制度执行- 10 -
情况进行检查及评估，并可根据制度检查情况及依据公司“责任追究”或“员工违规处罚”等相关规定提请有权实施处罚的部门进行惩戒。
第三十条 适用降薪、降职、撤职、辞退处罚的重大违规行为处罚，制度管理部门、审计部门、纪检部门、各职能部门有权提出处罚建议，可依据公司“责任追究”或“员工违规处罚”等相关规定提请有权实施处罚的部门进行惩戒。
第八章 制度的解释、修订与废止
第三十一条 公司制度的解释权与其审批权限一致。制度审批者出具的解释与该制度的效力相同。
第三十二条 职能部门、制度管理部门有权对制度执行中发生分歧、争议的具体事项提供专项意见。
第三十三条 职能部门、审计部门、制度管理部门应追踪制度的执行情况，评估分析有关制度的合理性、有效性，适时提出修订或废止建议。
第三十四条 公司制度有下列情形的，应及时修订或废止：
（一）违反国家法律法规、监管规定的；
（二）与效力层级高的制度相冲突的；
（三）效力层级相同的制度对同一事项的规定不一致的；
（四）不适应公司管理模式、结构不一致的；
（五）制度审批者认为应予修订或废止的。
第三十五条 制度废止程序参照制度制定的有关规定。新制 定的制度导致原有制度应予废止的，应在新制度发布时予以明确。
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第九章 治理制度特殊规定
第三十六条 治理制度的管理适用本章规定。
第三十七条 治理制度的起草、审核由相应的提案权人或董事会办公室负责安排。
第三十八条 治理制度的审批程序由提案权人发起，按法律法规、公司章程的规定进行。董事会办公室负责治理制度所涉行政审批、核准、备案等事宜，并在获批后五个工作日内向制度管理部门备案。
第三十九条 治理制度不向全公司发布。各职能部门、分支机构需使用治理制度文本的，需经董事会办公室负责人及其分管领导同意。
第十章 分支机构制度特殊规定
第四十条 分公司可根据本机构的具体情况和实际需要，在与治理制度、基本制度、一般制度不相抵触的前提下，或在总公司特别授权的范围内，制定在其所辖机构范围内适用的制度。
第四十一条 分支机构制定、修订及废止其制度，应参照本办法的相关规定。
第四十二条分公司以下机构应严格遵照执行总、分公司制定的制度，除法律法规或监管部门有明确要求外，原则上不再自行制定制度，如确有必要制定制度的，需向总分公司申请和审核，并详细说明理由。。
第四十三条 分支机构制度在报请分公司负责人批准前应经分公司合规负责人审核。
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第十一章 附则
第四十四条 本办法由董事会审议批准，自发布之日起施行。
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