《山西档案》2009年增刊
・专门档案・41
干部人事档案管理中存在的问题及对策
范少丽
(夏县档案局,山西夏县044400)
部的重要资料,品德作风、实记载,,。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,干部人事档案管理的内涵、标准、方式、手段等都发生了很大变化。干部人事档案管理如何顺应时代要求,更好地为党的组织、人事工作服务成为这项工作的中心。但多年的工作实践,我们感到,干部人事档案在使用和管理中还存在一些比较突出的问题,应当引起足够的重视。档案部门管理的任何一种档案都是非常重要的,都具有很强的技术性、专业性、保密性,但是人事档案与其他档案相比较,更具有特殊性。由于共产党这支队伍质量,关系着党的纯洁和战斗性,关系着党的执政地位。中国共产党要时时刻刻建设这支队伍,要时时刻刻改造这支队伍,使其保持永远的先进性。其档案由专门的行政部门来管理是实现这一目的的最重要手段。所以在一般条件下,是不能把干部人事档案与其他的档案相提并论的。干部人事档案不仅要由行政部门专门管理,而且管理者更需要特殊的技术性和专业性,还需要严密的组织性、纪律性等党性。当然我并不是说其他的档案管理人员不需要组织性、纪律性等党性,而是不一样。所以我认为,干部人事档案在目前只能由专门的行政部门来管理,而不能由专门的档案部门来管理。其原因就是不管是档案馆还是档案室都不是行政部门。让档案部门管理干部特别是党员干部人事档案,有远离党的直接控制的感觉,事实上也必然给党管干部带来诸多不便。
一、干部人事档案管理中存在的问题
一是随着各级干部交流力度的加大,归档材料的及时性有待加强。由于不同行业、不用部门对归档材料的要求和管理力度的不同,干部在跨行业、跨部门交流时,常有材料归档不及时的情况,有些材料还因此造成永久的遗失,限制了档案工作发挥应有的作用。
二是随着干部选拔任用、监督管理的日益严格,
。一些干部人事档案
,、党龄、学历往往前后不一致,比如年龄,有的与身份证上的记载出入很大,在实施竞争上岗、公开选拔制度和转员制度时,这些都关系都到干部本人的切身利益,有时甚至直接决定了干部的进退去留。档案记载的前后不一,给正常的干部工作带来了不必要的麻烦。
三是随着科学技术手段的不断更新,档案管理人员的素质有待提高。虽然干部人事档案信息管理系统已普遍采用,计算机信息管理的水平也在不断提高,但总体看,一些先进手段尚没有完全采用,有些档案员对资料的检索仍习惯于手工操作,当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施等,这既不利于档案的保管,又降低了工作效率。
四是档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少,专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,外语水平不高,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在党校人才培养中,重视科研教学人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。
二、解决问题的对策
一是加强干部人事档案材料的收集工作,健全档案内容。一方面要完善各种规章制度。严格执行中共中央组织部《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》。归档材料必须完整、真实,文字清楚,对象明确。凡规定由组织部门审查盖章的,必须印章齐全。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核等形成的总和材料,须经本人见面签字。人面呈报表和录用聘用审批表,必须有批准机关名称、时间和文号。制度上墙,让操作人员有章可循,规范操作,按制度办事。
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《山西档案》2009年增刊
建立档案管理簿册,及接收干部人事档案材料登记簿、
转出干部人事档案材料登记簿、销毁干部人事档案材料登记簿、复制干部档案材料登记簿、缺少干部人事档案材料登记簿。进一步完善干部人事档案材料收集的各项规章制度。另一方面我们要广泛收集材料。属于干部档案的材料必须及时送交档案室,并要求各部门对半年或年终收集的材料及时检查核对,集中送交鉴别入档。对干部工资改革、职称评定、干部任免、离退休、干部奖惩、组织考核、民主评议等工作中形成的材料,要求及时递送档案室,做到全面、具体、及时、完整无误。
二是加强干部人事档案材料的审查鉴别,部人事档案的真实性。。,,案。,应坚决杜绝粗心大意,在档案鉴别时,管档人员要认真负责,确保档案材料真实、完整。另一面要严肃工作纪律。所收集的材料难免真假难辨,良莠并存,故意混淆是非和有意篡改档案材料,给我们的工作带来很大麻烦。作为档案管理人员平时要多注意业务学习,不断提高自己的鉴别能力。在鉴别过程中要能明辨是非,要善于通过对比、分析、校对、核实,去伪存真、去粗存精,坚决把那些虚假的材料拒之门外,努力维护干部人事档案的真实性、完整性。如对年龄的确定可采取“三统一”原则,即利用档案中最早的记载、党表中的记载和身份证三方统一,对出现前后年龄不一致的情况,可根据档案中最早的记载反复推测,合理排除各种因素,从而确定最终的年龄。
三是加强队伍建设,提高人员素质。首先要选准档案管理人员。注重挑选那些党性强、作风正、有强烈的事业心和责任心,忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员。其次要加强学习。既要主动与同级档案部门加强联系,学习档案管理的基本要求和方法,也要加强与上级组织人事部门的沟通,掌握干部人事档案管理的特殊要求,使档案工作人员一方面熟悉档案工作的基础知识。一方面了解组织人事工作的自身特点,找准档案工作与干部人事工作的结合点。再次要保持档案工作的相对稳定。档案工作是一项专业性很强的工作,档案管理人员业务的熟练来自于长期经验的积累。人员变动频繁,不仅不利于档案工作的收集与管理,也不利于档案工作人员业务水平的提高。因此,可以适当倾斜政策,保证档案管理人员合理的待遇,以吸引人才、留住人才、用好人才,使干部人事档案管理工作更加科学、规范,最大限度地发挥干部人事档案在党的建设、发展经济和干部管理工作中的作用。
对高职院校档案工作的思考
解 青
(运城农业职业技术学院,山西运城044000)
目前我国的高职院校的档案室一般都具有双重职
能,一方面对本院校的档案工作进行监督指导的管理职能,另一方面又对本院校的档案进行收集、保管并提供利用的服务职能。双重职能是高职院校档案室的基本性质和工作基础,管理职能是维护学校档案的科学管理,为档案工作提供有利保证;服务职能是开发学校的档案资源,为学校的各方面建设提供强大的信息支持,二者是相辅相成,缺一不可。但是,就目前状况来看,不少高职院校的档案室的职能没有随着学校的发展而日益强化,反而越来越弱。高职院校档案室的这种状况不仅严重制约学院档案工作的正常开展,也势必影响整个教育事业的健康发展。为此,自己结合目前学校工作的一些特点,对档案工作提出一些思考性的探讨,以强化档案工作,从而推动高职院校的档案工作扎实、稳步地向前推进。
一、高职院校档案工作的现状
随着社会日新月异的发展,目前不少高职院校的档案工作不如人意。主要表现在以下几点:
首先,档案的机制没有真正建立起来。许多院校的档案工作没有纳入学校考核的范围,没有建立目标责任管理,缺乏必要的激励和约束机制,干多干少一个样,干好干坏一个样,档案管理人员的积极性调动不起来。
其次,档案规章制度不健全。大部分院校的归档是照搬照抄,没有与学校的教学工作真正结合起来,造成了实际工作的烦琐。还有一些单位对档案工作不重视,对档案管理人员随便更换,缺乏档案资料清点移交和接收的必备签字手续。