公司档案管理制度
1. 总则
1.1目的
为规范公司档案管理工作， 保证档案的完整性和保密性，使之有章可循，
特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用公司范围的文书、技术、实物、照片以及磁性载体档案的管理；
会计档案管理不适用本制度，另见《会计档案管理制度》。
1.3 职责、权限
由公司档案管理部门统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、统计和
提供利用工作，公司所有职员予以配合。
2. 档案立卷、归档程序
2.1 资料归档范围
公司归档范围如下，下述归档文件一律规定为档案原件。
（1）公司设立、变更的申请、审批、登记营业或终止、清算等方面的文件材料。
（2）涉及商业秘密方面的信息情报、教育培训方面的文件材料。
（3）政府或上级部门下达的批文证件资料。
（4）公司装修方面的合同文本和来往收据凭证资料。
（5）公司内外签定的全部合同书。
（6）仪器、设备方面的合格证、保修卡、保险单等文件资料。
（7）公司内部决议、决定、条例、规章制度、聘书等法规性文件及各类会议文件、
重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
（8）科研、技术引进、专利、文件、报批、批文、科技讨论会记录等方面的材料。
（9）其他具有利用和保存价值的文件材料。
2.2文件点收
（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。
（2）文件如已抽查，应由档案主管签字确认。
（3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办人补全。
（4）与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办人。
（5）对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。
（6）及时催办已办理完毕的文件上交回收。
2.3档案整理
2.3.1文件整理归档
（1）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订
为原则。
（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理
齐钉牢。
（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使
其整齐。
（4）案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底
稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印2份。
（5）整理案卷，使之厚度适宜，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；
字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷端正书写标题。
（6）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按
一定次序排列和存放。
2.3.2档案编号
档案严格按照分类、排列、目的的整理步骤进行全面、系统的整理，并做电
子目录方便日后检索。档案编号有英文字母以及阿拉伯数字组成，具体说明如下：
8、9、10位代表流水号001~999
5、6、7位为档案柜号 3、4位为各单位编号
1、2位公司名称
2.3.3档案的保管
（1）永久保存包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、股东会
及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、技术数据资料、重大技术开发委托合同、其他需要永久保存的文书。
（2）10年保存包括：预算、决算书类、会计凭证、计划资料、其他经核定
须保存10年的文书。
（3）5年保存包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书。
（4）1年保存。结案后无长期保存必要者。
（5）各种规章由规章管理部门永久保存。
（6）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
（7）公司设立专门位置、“专用档案文件柜”保存档案。
（8）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、
防强光等工作，门窗应结实牢固。
（9）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和退色的
材料进行修补和复制。
3. 档案的保密
对公司重要文件档案的保密措施详见《公司保密制度》章程。
4. 档案的使用
4.1档案的借阅
（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《调卷单》经总经
理核准后向档案管理人员当场调阅，当场调阅当场归还，本公司未设立档案室，这里的当场是指在档案管理员面前调阅，严禁擅自将档案带离出公司。如需将档案带离出公司必须经执行董事签字批准。
（2）档案管理人员接到《调卷单》，经核查后，取出该档案，并在《调卷单》上填注调阅日期、调阅人员、调阅原因、调阅时间、核准人签字等，将档案交给调卷人员。
（3）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案时，经执行董事批准后公司予以配合、协助。
4.2档案的归还
（1）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得翻拍，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应在第一时间报告执行董事处理。
（2）档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。
（3）档案归还时发生损坏、丢失的，并且对公司造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。
5. 档案的销毁
（1）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
（2）办理销毁手续，经执行董事批准，方能销毁。
（3）档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。
6. 附则
（1）档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
（2）公司终止、解散时，档案应移交相关控股股东、主管部门。
（3）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
本制度即日起颁发并生效。
执行董事签章：
签章日期： 年 月 日