公文的种类与格式（提纲）
张为人
一、公文的种类
党的机关公文的常用种类：
（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排。
（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（四）意见：用于对重要课题提出见解和处理办法。
（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。
（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（七）公报：用于公开发布重要决策和或者重大事件。
（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。
（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复：用于答复下级机关的请示。
（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 （十二）规定：用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十三）（十四）办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。
（十五）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。
（十六）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。
文种比较：
1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。
2文种独立性不同。法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。 3功能相同或相似但使用文种不同。
4请示与报告的异同：
（1）共同点：行文方向一致；报送要求一样；签署形式一样。
（2）区别：行文目的不同；行文时限不同；结束语不同。
二、公文的格式（略）
参见《机关公文处理手册》第三章。
三、行文规则
（一）行文的总原则：行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
（二）党的机关行文关系、行文方式及需要注意的问题：
1行文关系
（1）上下级之间领导和被领导的关系。
（2）上下级之间业务指导和被指导的关系。
（3）平行机关或不相隶属机关之间的关系。
注意事项：
在实践中，还应从法理学、行政管理学和党的执政地位去认识。
2行文方式
（1）上行文：下级机关、组织向上级机关、组织的行文。
①逐级上行文：下级机关向直接上级机关请示、报告工作。
②多级同时上行文：下级机关同时向上级机关和更高一级机关行文。主要用于报告突发事件或重大自然灾害。
③越级上行文：下级机关越过直接上级机关向更高一级机关直至中央行文。一般用于揭发、控告直接上级机关等特殊情况。
注意事项：
向上级机关行文应主送一个上级机关，如需其他机关阅知，可以抄送；请示应一文一事；涉及多部门的事项应协商一致；请示件不能直送领导；对不符合行文规则的上报公文，上级机关秘书部门可退回下级呈报机关。
（2）下行文：上级机关向所属下级机关的行文。
①逐级下行文：上级机关对直接下级机关行文。
②多级下行文：上级机关直接行文到下属几级机关。
注意事项：
党委各部门要根据各自职权范围行文；部门之间对同一问题未取得一致意见，不得各自向下行文；向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。
（3）平行文：同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用“函”行文。
（4）联合行文：两个以上平行机关之间就同一事项联合发文。
（5）受双重领导的机关行文：受双重领导的机关向上级机关行文，要写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其另一上级机关。
怎样写好一篇公文
（讲授提纲）
中共四川省委党校（四川行政学院） 叶黔达
一、树立办文工作的几个新观念
（一）树立依法行文意识
取决于 依法治国的大背景
《办法》的法律地位
公文的性质作用
要求 行文主体、文种、内容、制发程序合法
学法、懂法、守法
（二）树立公文写作的系统观念
立足于系统提高写作能力
主体：表达能力、认知水平、政策修养
甘当“无名英雄”
客体：熟悉公务活动和社会生活
重点、热点、焦点
注重调查研究
载体：合法、真实、规范
树立良好文风
受体：注意承办效益
研究接受心理
（三）树立新的公文写作群体意识观
客观环境 应对复杂的经济社会生活
受文对象整体水平提高
信息源的增加
主观环境 写作工具的变化
强化集体智慧、群体思维，淡化个人功过
强化职务写作意识，淡化个人写作观念
（四）树立新的文风观
充分认识文风反映党风政风时风
不良文风的表现 虚华不实
假大空
僵化刻板
冗长拖沓
恶果：欺骗他人，损害诚信，助长歪风，丧失民心
（五）树立公文规范观念
立足于 公文处理工作现代化的需要
提高公文处理效率的需要
包括 公文格式规范
公文文种规范
公文处理规范
公文写作规范
二、从接受心理谈公文写作
公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及到交际的双方即言者（写作主体）和受者（写作受体）。公文的写作，目的是给对方（即接受对象）看的，写作效益的体现，关键还在于接受对象（即受文对象）对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。因此，写作公文一
定要充分考虑读者，注意研究读者（即受文对象、接受对象）的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强文章的执行力和承办效益。
读者的限定性
读者的变化性 公文受文对象的接受心理，也要受内因外因的驱使而发生变化
“境（心境）随时迁”与“因人而异”
1．求真心理
依据 实事求是是公文处理的基本原则
主人翁当家作主地位所决定
历史经验教训所激发 泛化心理
要求 本质真实
说真话、叙真事、讲真理
注意把握“平衡手法”
内容注意可行性、可操作性
2．求尊心理
依据 人们主体意识增强的基本需要
实现公关协调目的的交际需要
要求 适度得体
注意用语角度
礼貌策略 有理、有节、有利、有礼
3．求新心理
依据 江盈科《蔽箧集.序》：新者见嗜，旧者见厌，物之恒理，„„新则人争嗜之，旧则人争厌之。 喜新厌旧人之常情
要求 新观点、新内容、新信息
写作形式、语言、技巧既遵循规范，又 不断创新
与时俱进
4．求近心理
依据 交际、传播学“距离论”的运用
希望讲心里话、身边事，“文中有我，我中有文”
要求 事近、理近、情近、心近
想群众所想，急群众所急，写群众所愿，办群众所需
热点、焦点、难点
内容注意针对性、及时性、实效性
语言注意生动性、群众性、可读性
5．求简心理
依据 信息社会 生活节奏加快，重视时间的经济效益和社会效益
知识化、年轻化的心理要求
要求 树立公文信息经济观
说真话、实话，不说假话、大话、套话、空话、废话
说短话、写短文，篇无赘句，句无赘字
公文格式规范简明，每个文字、符号都传达实信息，不要空信息
6．求知心理
依据 求知欲是高层次需要
要求 不能不深、不透、不新
也不能以艰深文浅陋
7．求利心理
依据 追求最大利益、最大效益，是社会主义市场经济条件下办事的基本准则，也是各类机关单位制发公文的目的
注意 公文之“利”涉及权、责、利
要求 涉及社会利益、经济利益
兼顾国家、部门、集体、群众、个人各方面，要有双赢观点
协调的方面 内设机构、部门单位、上下级、大局、国家集体与个人
协调的内容 法律、政策协调、职权协调、利益协调、关系协调、程序协调
三、公文力求主旨突出
一篇好公文总的要求：
主旨突出，观点鲜明；内容恰当，表述得体；
思路清晰，结构严谨；语言流畅，格式规范。
（一）正确使用标题
1．从标题作用看标题形式的选择
提示文章内容范围
揭示文章中心
标题形式 四项式标题
公文式标题
新闻式标题
2．公文式标题中事由的用法
事由的用法
××局关于 政务信息 工作 的通知
偏 正
××局关于 加强 政务信息工作 的通知
动 宾
（二）确立主旨句
1．主旨构成及要求
2．显示主旨句的主要方法
（1）题目明旨
（2）开门见山
（3）篇末点题 篇末作结，一语破的
前提后点，首尾呼应
（4）片言居要
（5）一线贯通
（三）正确使用主题词
二、务使观点鲜明
（一）观点必须正确
1．依法行文
2．符合领导班子意志、意愿
3．符合群众利益，经得起实践检验
（二）恰当运用条、层首句（小标题）
1．作用 提示条文内容范围
揭示条文内容中心（条旨句）
2．尽量采用条旨句
3、紧扣标题，围绕主旨；严谨有序；协调概括
（三）文中注意强调观点
1．层前总提语
2．层后总括语
3．文中强调语
（四）注意观点的层次性，深刻提炼观点
（五）注意观点的新颖性，选用有磁性的观点
三、内容要充实、恰当、得体
（一）重视材料与观点的必然逻辑联系
1．用观点统率材料，材料说明观点
2．恰当安排材料
（二）注意材料的质与量
1．克服两种倾向：材料过多不精要、典型材料过少内容单薄
2．使用材料的三个结合
3．注意材料的代表性，善于选型
4．注意材料的深刻性
（三）注意内容得体
1．三个出发点： 文种特征
写作目的和意图
受文对象要求
2．几个关系： 重点与全面的关系
领导与群众的关系
历史与现实的关系
务虚与务实的关系
对上与对下的关系
长与短的关系
四、理清思路，安排好结构
（一）总分思路——总分条文式结构
1．开门见山，开篇明旨
2．条文要求： 多用条首句 排列有序
分类恰当 恰当安排条文层级、数量
（二）递进思路一递进式结构
1．结构形式
2．主旨安排
3．内容重点
党委机关会议会务工作组织
艾津璧
概 述
党委机关会议是指党委召开的党代表大会、党代表会、党委全体委员会、党委工作会议、党委专题工作会议等。
会务工作是整个会议服务的重要组成部分，是使会议正常进行和取得预期效果的重要保证，也是各级党委办公室的重要工作之一。实践证明，会务工作的水平高低，服务的周到与否，将直接影响会议的效果。
广义的会务工作包含：会议的组织协调工作、会议的文件起草工作、会议的后勤保障工作、会议的宣传报道工作、会议的安全保卫工作等，我们今天主要讲会议的组织协调工作，即平时一般所指的会务工作。
一、会 前 准 备
（一）会议的确认
接到领导的指示后，要当场确认：
⒈会议名称
⒉会议内容
⒊会议时间
⒋参会范围
⒌会议日程
（二）落实会议地点
⒈宾馆条件与会议规格要相适应
⒉宾馆的床位与会议规模要相符合
⒊宾馆有合适的会场和分组会议室
⒋不熟悉的地点要到现场实地考察
（三）拟定会议建议方案
会议方案是会务工作的总体纲要，编制会议通知和会务须知都必须以会议方案为基础，会议的筹备也必须严格按照会议方案的分工进行，所以在会议地点确定后，要及时拟定会议建议方案，报领导审定。
拟定会议建议方案的注意事项
⒈建议方案中应包括：会议名称、内容、时间、地点，参会范围，会议日程，会务工作分工，会议要求等；
⒉文字要简单明了，但内容却要周到全面，尽可能想得周到、详细些，一旦领导审定，即可具体操作；
⒊方案中要明确分工，每项工作都要落实到具体单位，避免疏漏，以保证会议的筹备工作井然有序。
（四）印制证件
会议方案确定后，应尽快印制好会议出席证、列席证、工作证、车证等必要的证件，召开党代会时出席证、列席证上应有代表照片。
⒈制发证件的原则
⑴证件制作要规范，确保证件的严肃性；
⑵重要会议证件上应有照片、姓名单位，便于保卫人员识别；
⑶证件发放要严格控制，并按编号进行登记，以便查对；
⑷证件丢失，应先报告保卫组备案后，再补发；
⒉证件分类
出席证－发会议正式代表和特邀
代表，可以有照片、姓名单位
列席证－发会议列席代表
来宾证－发会议邀请的来宾
工作证－发会议工作人员，按活
动范围分两种
记者证－发记者，按活动范围分两种
（五）收集名单
待通知发出后，要重点组织对代表名单的收集，收集名单时要注意核对清楚代表的姓名、性别、单位、职务。
名单收齐后，一般视情况可按照省领导、各市（州）领导、省级部门领导的顺序编造名册，并交总务组安排住房。
（六）人员编组
⒈分组原则
⑴地域组合
⑵行业组合
⑶混合编组
⒉小组规模
⑴小组的规模要适中，根据参会人数和会议室多少确定，一般在30人左右为好，以保证代表都能充分发表意见；
⑵省级领导除主要领导外，可以分散编入各小组中。
⒊小组召集人的确定
小组召集人可在市（州）和省级部门主要负责人中确定，全委会的小组召集人应是党委委员、候补委员。
（七）安排座次
大中型会议，应依照会议名单顺序为代表安排座次。座次排定后，在会议桌上摆放座签，同时印制座位图发给参会人员。
⒈安排座次应遵循的规则
⑴按照职务大小
⑵从前到后
⑶从左到右
⑷从中间到两边
⑸按地域、行业相对集中
⑹按姓氏笔画为序
⒉副省级以上领导排名顺序
⑴省委书记
⑵成都军区司令员、政委
⑶省长、省人大主任、省政协主席
⑷省委副书记
⑸成都军区副司令员、副政委
⑹成都军区空军司令员、政委
⑺省委常委
⑻省人大副主任
⑼省政府副省长
⑽省政协副主席
⑾省高级人民法院院长、省人民检察院检察长
⑿省军区司令员、政委
⒀省老领导
⒁全国人大常委、全国政协常委
⒊省委全委会议排名顺序
⑴省委常委
⑵省委委员（按姓氏笔画为序）
⑶省委候补委员（按得票多少为序）
⑷不是省委委员、候补委员的省级领导
⑸省委、省人大、省政府、省政协秘书长、副秘书长
⑹省纪委常委
⑺不是省委委员、候补委员的市(州)委书记，市(州)长
⑻不是省委委员、候补委员的省级部门主要负责同志
⑼部分科研单位、高等院校及大型企业党委书记
⒋省上召开的重要会议排名顺序
⑴副省级以上领导
⑵省委、省人大、省政府、省政协秘书长、副秘书长
⑶市(州)委书记，市(州)长
⑷党委部门主要负责同志
⑸政府部门主要负责同志
⑹群团部门主要负责同志
⑺金融部门主要负责同志
⑻新闻部门主要负责同志
⑼部分科研单位、高等院校及大型企业党委书记
⒌主席台座位排序
⑴单数排列
⑵双数排列
⑶双数按单数排列
（八）编制会议须知
会议须知是告知参会人员应知晓事项和应遵守规定的会议重要文件之一，包括：日程安排、分组名单、住房安排、常用电话、注意事项、作息时间等，会议须知编好后送领导审定后即印刷装订成册。
（九）报到准备
会务人员应在报到前进驻开会地点，把证件、会议须知和文件等装入文件袋备发，并做好其他报到的准备工作。
（十）布置会场
⒈党委会议会场布置应庄严、大方、朴素 ；
⒉主席台应布置在会场最醒目的位置，以确保主持人的视野开阔，能掌握整个会场情况； ⒊会标悬挂在主席台正上方，红底白字，字体为粗宋或大黑；
⒋党代会的会场要悬挂党徽，两边摆放旗帜；
⒌为了美化会场、烘托气氛，在主席台台沿和背后应摆放花卉和植物；
⒍会场形式由会议类型所决定
一般有长方型、园桌型、回字型；
⒎排与排之间要保持足够的距离，方便代表的进出，特别是主席台和回字型会场内圈，应保证领导能正面行走；
⒏合理的设置通道，通道要保持一定的宽度，保证代表迅速入场；
⒐人场口要留有一定的空间，起疏散分流作用，避免造成入场时的混乱；
⒑在没有专门主席台的会场内，可考虑将主席台位置垫高，以便会议主持人掌握会场情况。 （十一）音响设备检查
⒈会前要对音响设备进行仔细检查、试听，并注意各个角落的效果，以保证会议的音响效果； ⒉需要播放音乐时，应事前找准磁带的位置。要作好录音准备，重要的会议，要安排摄影、摄像，以留存资料；
⒊按照某些会议的要求，还应安装多媒体系统，多媒体系统的摆放，应保证主席台的领导和与会人员都能轻松方便的观看。
二、会 期 服 务
（一）会议报到
⒈报到是会务工作最集中、最繁忙的阶段，因此，必须集中力量做到报到前的一切准备工作。要与发文组、总务组密切配合，协同一致，使报到工作有条不紊，忙而不乱；
⒉代表来时，要逐一登记、发放证件、文件、指定住房并向其简介会议安排情况等；
⒊要随时掌握报到进展，如发现代表请假和换人，要对名单和座位图、座次牌进行修改，并及时告诉发文组、总务组和小组联络员；
⒋报到结束后，要及时对报到情况进行统计，并将报到结果报会议秘书组负责人。对未按时报到的代表，要及时联系询问原因并督促其尽快到会。
（二）会中联络
⒈会务组要在会议秘书处的领导下，做好承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作； ⒉要加强和各方面的联系，注意倾听代表的意见和要求，和各工作机构密切协作、主动配合，及时改进服务工作；
⒊要注意掌握会议的进展情况和及时处理临时出现的特殊情况，确保会议顺利进行；
⒋随时掌握代表请假情况，对主席台就座领导，要在前一天进行核对并给以提醒；
⒌对会议中的临时变动，要及时进行调整，并立即通知有关人员。
（三）大会签到
重要会议都应进行签到，将出席、列席和缺席会议的人数、人员及时统计，并将结果填写“代表出席情况报告表”，在会议开始前送主持人。
（四）会场服务
⒈会议召开前，会务人员要提前对会场布置、照明、座签、音响再进行一次检查，确保无误； ⒉代表入场时要引导就座，特别应注意对主席台的引导；
⒊会议中，负责会内、会外必要的联系或传呼电话等事宜，并承担领导临时交办的事情； ⒋和保卫人员密切配合，维持会场秩序，制止无关人员进入会场，机密会议，应严格控制知密范围。
（五）散会检查
大会结束后，要和保卫人员、服务员检查会场，对遗失的文件和其它物品，应及时设法交还失主，对涉密文件要对文件编号和发现地点进行详细登记后退还发文组。
三、会 后 工 作
（一）通报情况
会议结束后，会务人员应将会议传达的范围、会后需印发的文件和要办的其他事宜通报值班室，以便解释答复各地询问。
（二）收集资料
⒈大会结束后应收集会议发出的各种资料一套，做为资料留存；
⒉录音磁带要加以清理，磁带合上要标明何人何时在何会议上的讲话并编好顺序，长期保存； ⒊各种照片等资料也要注意收集整理。
（三）总结提高
会议结束后，对办会工作要及时进行总结评价，肯定成绩和找出差距。特别对办会中有改进或创新性作法的要认真总结，对经验和教训都应实事求是的分析，得出客观的结论，使今后的工作更加规范化、科学化。
公文校核应注意的几个问题
陈继宁
一、公文校核的重要意义
（一）充分认识公文的重要性
《中国共产党机关公文处理条例》第二条阐明：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”
没有公文，党政机关就会瘫痪，至少是难以正常运行。我们经常开会，大量的会议是传达、学习、讨论、贯彻执行文件。
（二）公文校核是确保公文质量的关键环节
《条例》第十八条规定：“公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。”《条例》第二十条又规定：“已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。”
公文起草工作非常重要。但如果没有公文校核这一关，你们说行不行？绝对不行。公文校核是形成公文最后的把关环节，如果我们文秘人员的工作没有做好，会有什么后果？一是加大领导审批的难度和工作量；二是由于领导太忙，领导也没有把好关。这种有问题或甚至说不成熟的公文加以贯彻执行，就会对我们的事业造成不同程度的损害，至少是产生不良的影响。所以我说，公文校核是确保公文质量的关键环节，公文校核与公文起草工作同样重要。
顺便说一句，各部门制发的公文，包括为党委、政府起草的代拟稿，应当由办公室（秘书处）进行校核把关，保证公文一个口子出，这也是《条例》所要求的。不能由业务处（室）起草后，直接交领导审发，或把代拟稿送省委、省政府办公厅。
二、公文校核的主要内容
公文校核的内容《条例》第十八条列了6个方面，我把它归纳为把好“四关”，即行文关、格式关、文字关和内容关。
（一）把好行文关。这是需要把好的第一道关，首先解决发不发的问题。
《条例》第十一条规定：“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”我们要按照这个规定，认真审核每一件公文，切实把好这第一关。 在实际工作中，不应该发文而要求发文的有以下3种情况：
一是主观上想更好地推动工作。认为这项工作很重要，要求提高发文的挡次。本来可部门发文的，要求省政府或省委发文；本来应政府发文的，要求党委、政府联合行文。举几个例子。 二是为扩大本单位本部门的影响。这往往只涉及一个单位、一个部门或一个系统、一个地区的事情，是局部的事情。
三是部门利益。
（二）把好格式关
公文的格式是公文的外观形式。格式把关主要有以下4个方面：
1文种选择。
2用纸格式。
3文面格式。
4排版、印刷与装订格式。
（三）把好文字关
把好文字关是对文秘人员最基本的要求，是公文校核中最基础、也非常重要的环节。 我认为公文的语言运用，总的要求是8个字，即准确、简明、朴实、规范。
①准确：这是公文的性质决定的，必须准确无误地把思想内容表述出来，一就是一、二就是二，不能含糊不清，模棱两可，产生误解，产生歧义。
②简明：要求语言精炼，能用一句话表达清楚的不用两句话，能用一个字表达清楚的不用两个字。总之，用尽可能少的文字，表达尽可能多的内容。能把文章写短，能把公文写短，那才是本事。
③朴实：要深入浅出，通俗易懂，不堆砌华丽的词藻，尽量避免使用冷僻难懂的词，不要用抒情性语言、描写性语言，以及拟人、夸张、幽默、讽刺等修辞手法。公文的表达手段主要是叙述、说明、议论3种。
④规范：遵守语法规则，使用规范化语言。用词正规、庄重、严肃，不轻浮、不俗气，使用书面语言，一般不用口语、方言，比如闪火、雄起，不要用在公文中。
《条例》第十六条、第十八条对公文的文字要求作了明确规定，大家下来认真看一看。在此我就在工作中经常碰的几个方面的问题，提出来和大家共同探讨。
1错别字。注意一些成语的用字，一些成语来自于典故，用字特别，如山清水秀、青山绿水、画地为牢。
2标点符号。按国家发布的《标点符号用法》使用。
3简称，一般不用简称或使用规范简称
我们来看看周总理修改的例子。我们都知道，周总理尽管公务繁忙，但对文件审核十分重视，
对文字用语反复推敲，经常亲自动手修改文字，我们来看几个例子：
①不遵守法令甚或贪图小利与外国〔间〕谍商〔人〕进行勾结者。
②程〔潜〕陈〔明仁〕两将军。
③打倒恶霸，实行双减〔减租减息〕，改善民生。
4规范用词
高等学校——高等院校
马克思列宁主义、毛泽东思想——马列主义
5数字用法。见手册。
6压缩冗长文字
①删去废话。
②改写。
7公文结构。结构是对文字的有机组合。结构条理清晰、层次分明，才能清楚地表达发文意图和思想，也便于受文单位理解和贯彻执行。同时，结构调整往往能压缩篇幅。
（四）把好内容关
顾名思义，就是对公文的内容严格把关，包括是否符合党的方针、政策，是否符合法律、法规，以及主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否准确、内容是否完整。我理解，就是对公文内容是否有实质性的改动。从这个意义上讲，它是公文起草的延续，是形成公文最重要的环节。内容把关上，注意以下几点：
1符合政策
《条例》第十八条明确要求，公文校核要看公文“是否符合党的路线、方针、政策”。 ①党章。
②党的决定。如十六大报告、十六届三中全会通过的决定：《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》。
③上级机关文件，特别注意同类文件。
④党和国家领导人的重要讲话。江泽民“七·一”讲话、“五·三一”讲话，胡锦涛“七·一”讲话。
⑤本机关以前发的文件。保证政策的连续性。
⑥有关部门的相关政策规定，避免部门之间打架。
2符合法律、法规
《宪法》第五条规定（2004年3月14日修正本）：“一切国家机关和武装力量，各政党和各社会团体，各企业事业组织都必须遵守宪法和法律。”
“任何组织或者个人都不得有超越宪法和法律的特权。”
法律具有最高权威、具有普遍的约束力。因此，各级机关制发公文，必须按照国家法律的规定去阐述和反映本机关职权范围内的事项，不得与法律的规定相违背。
依法治国、依法行政。今年4月20日，国务院正式公布了《全面推进依法征实施纲要》。我国已经加入世贸组织，经济领域的很多东西还得与国际惯例接轨。一方面，我们要加强法律、法规的学习，同时，在公文校核中碰到有关法律、法规方面的规定，而我们自己又拿不准的，多向法制部门的同志请教，或先请法制部门把关。
3材料真实
材料真实，是指公文所依据、所引用的材料来源可靠，内容翔实，准确无误，没有水份。人物、事件、时间、地点、数字等，都是确切的，没有移花接木、添枝加叶，也没有人为编造和虚构。
如果材料不真实，公文中的观点就站不住脚，公文就难以成立。
4判断准确
公文中的判断主要有3种：
①情况判断。如形势判断、成绩和缺点判断、问题判断等。
②性质判断。即事物的定性分析，如正确还是错误、人民内部矛盾或是敌我矛盾，违纪还是违法等。
③量的判断。如多数与少数、比例判断等。
判断准确，要求判断符合客观情况、符合逻辑、并且表述鲜明。同时，判断用词用语要恰如其分，掌握分寸，该两面说的不要说一面，该加强限制的词不能随便去掉，不能模棱两可、含混其词甚至出现歧义。
5内容完善
一般地讲，公文要提出问题，论述问题，解决问题，在内容上形成一个整体。内容完整，受文单位就能完整地理解行文机关意图，就能全面地按公文要求去办。公文内容不完整的表现有：提出这个问题，论述的却是另一个问题；有上文、无下文，有情况、无分析，有要求、无措施，或者事情只讲了一半，或者交代不清楚等。
6主题鲜明
主题是公文加以阐述的中心，是内容的灵魂。一个公文只有一个主题，主题是公文全部内容的支撑点，公文内容根据主题确定，公文论述围绕主题展开。内容杂乱，主题就无法突出，内容是鉴另主题是否鲜明的主要标准。
主题是否鲜明不是很好把握。这主要看是否完善、准确地体现了发文机关的意图。如果体现了发文机关的意图，突出了行文要解决的主要问题，达到了行文机关的要求，就可以说主题是鲜明的。
顺便说一句，公文是要充分体现发文机关的意图，而不是起草单位的意图。所以部门送来的代拟稿，部门意图得到了充分体现，但是否体现了发文机关的意图，需严格把关。
上述对内容的校核分6个方面来讲，具体审核把关时，可能是综合性的，如既不符合政策，判断也不准确。下面举几个实际例子。
通过上述3个例子，我想在公文内容把关上应特别注意以下4点：
①对实质内容修改后，应返回起草部门（处室）征求意见；对自己拿不准的，如对涉及机构、投入、职级等敏感问题，应请有关部门拿出书面意见。
②有争议的问题请领导裁定。A：职能部门未达成一致意见，将两方或多方的观点提出来，也可加上我们自己的观点，请领导审定。B：起草部门与我们未达成一致意见，且内容比较重大的，请领导审定。
③有签发权的领导包括最高领导审批后，仍可对实质内容进行修改，包括对领导修改的内容进行修改。修改后再呈领导审批。
④要有高度的责任感和敬业精神，真正对从事的工作负责，对党和人民的事业负责。没搞这种工作的人，甚至觉得你在讲大道理。领导都签发了，你还要改，一是得罪部门；二是有可能得罪领导。我们也常常被领导批评。受气、受委屈是难免的。但不论得罪谁，不能受多少气，我们既然从事这个工作，就一定要对事业负责。并且最终也能得到领导的理解。
行文关、格式关、文字关、内容关四关中，格式关、文字关是基础，是我们首先必须做好的工作，也是对我们工作最基本的要求。但若满足于此，是远远不够的。必须在行文关、内容关上下大功夫、下苦功夫。把好了这两关，就可以称得上一位优秀的文秘工作者。但把好这两关非常不容易，它不仅要求很高的文字水平，而且要求较高的理论水平、政策水平、宽广的知识面，既熟悉上情，也了解下情，总之，要求较高的综合素质。这就要求不断努力，不断积累。
三、从事公文校核工作的粗浅体会
我从事文秘工作的时间很短，希望我们大家一起共同探讨，互相交流。
审核把关，这就对你的水平有两个方面的要求：
①比公文起草者水平高
②达到或接近领导的水平（至少是你这个集体的总水平按近领导的水平）
不只是文字水平，而且理论政策水平，对情况的熟悉程度都要更高，否则，你怎么改人家的东西？那只能是越改越糟。只有你比别人站得更高，那怕是高1厘米，比别人看得更远，那怕是远1寸，你才能发现问题，你才能发现原来的东西有不充实的地方。
领导水平是很高的，我们感到领导的要求是越来越高。这里有两点：一是水平低了没法当好参谋助手（这是我们办公厅（室）的职责），不能为领导分忧。因为你改的东西领导都看不起。二是领导太忙，他没有精力对公文逐字逐句地审核。这要求我们站在领导的角度来为领导审核把关。否则，不成熟的公文就可能出笼。我们一开始时已谈到这个问题。
因此，回到我们最先讲的问题，从事公文校核工作确实非常重要，从事这项工作非常光荣。为了高那1厘米，为了远那1寸，你必须付出艰辛的劳动，你必须不断地努力，不断地积累。根据我的体会，要做到“五多”，即多阅读、多参会、多调研、多思考、多总结。
（一）多阅读
只有多学习，不断提高充实自己，才能提高工作能力和工作水平，也才能胜任好本职工作，并且秘书处也有这种条件，拥有大量的各种资料。现在是知识爆炸的时代，各种信息、资料及多，学习中，还得讲究方法也可以分几个层次：
第一层次：文秘工作者必须阅读的。党章、党的决定、各个级别发的文件、中央、省、市、部门主要领导的重要讲话。
第二层次：围绕自己的所学专业多读一些书籍，不要说成为专家，甚至是懂行的人。读自己感兴趣的书籍，如历史、哲学、文学作品等。做到一专多能。这既是当前工作的需要，更是为了今后发展的需要。
第三层次：有时间就尽量多看的。各种简报、资料、调研报告等。
（二）多参会
看会议材料与到会听又有所不同。你会了解到很多材料上没有东西，特别是一些专题讨论会，你会获得很多信息。
（三）多调研
调研是了解真实情况最有效的方法。它比看材料、听报告更进了一层，是由自己主导，直接占有第一手材料。
调研要了解真实情况，不要搞形式主义。
1调研前认真准备，包括背景资料、调研工具、调研提纲等。
2调研要有科学的方法。
开会座谈：根据不同的主题，人员要分类，不能有陪同人员。
提问的艺术：不能提引导性问题，即提问中暗含答案的问题。
记笔记、录音：根据情况而定
3调研后要评估（每天晚上都要评估，看是否达到预期目的）
（四）多思考
我体会，思考的过程，就是消化、吸收的过程，可边看边思考，去粗取精，去伪存真，思考使你头脑中的知识条理清楚，分门别类。
思考不仅使你明白所读、所听、所看的道理，而且还会产生新的思想。养成思考的习惯，有时会使你产生顿悟，使你突然明白了长期百思不得其解的道理。
对领导审改的东西认真思考，会学到很多东西，领导审改的东西都是改得很好的。
（五）多总结
善于总结的人，他的脚步始终是朝前的。
总之，通过自己不断的努力，成为一个有思想的人，成为一个优秀的文秘工作者。
谢谢大家。
公文处理的程序
戴卫东
一、公文处理的原则和要求
（一）公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
1.实事求是：按照公文内容，该拟办的要拟办，该送阅的要送阅，该存档的要存档。特别是在发文工作中，应该发的要发，能不发的坚决不发。
2.按行文机关要求：行文机关要求文件发至哪级，就发至那级；该传达至什么范围，就传达至什么范围。
3.按公文处理规定：按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定进行处理。如办理请示件应请有关职能部门提出意见的或送本单位领导审批的，就应送有关部门征求意见或送领导审批，办文人员不能自作主张。特别是对涉及领导题词、活动等文电，要按规定把好关，不能凭办文人员的感情从事，关系好的就积极去办，没有关系的就靠边站。
（二）公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求。
1.依法行文：发文机关必须依法成立并具有法定职权（党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门对外不能充当公文的作者，办公室根据授权除外），必须在作者职权范围内依法制发公文（越权制发无效），擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。公文的内容要合法。公文的文种和制发程序要合乎规定（如须经本机关领导签发或经会议通过）。
2.集中管理：由机关的办公厅（室）主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作，公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁（其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存公文）。要建立并执行统一的公文处理工作制度（如发文办理、收文办理、公文保密、归档等制度）。
3.准确及时：登记和办理要准确，防止发生错误，该送的领导和部门都要送到。公文拟办意见要准确，公文拟稿要体现发文机关决策、反映领导意图。公文都具有一定的时效性，特别是突发事件、自然灾害等特急件、党委、政府的重要文电和领导的重要批示，都不能拖延，除了要不断提高公文处理人员的素质外，还要制定和落实应急预案。
4.安全保密：公文传递要符合规定，如密件要包装密封，传递密件应通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。设有机关文件交换站的城市，在市内传送机密级、秘密级文件，可通过机要文件交换站进行，如用传真、计算机网络等传输密级公文，必须有加密措施，密码电报不得明传，密电密复，不得明电、密电混用。公文传阅要保密，如复制的公文应当与正式印发的公文同样管理，密级公文的复制要按规定审批。如密级公文存贮在微机上，要有相应的保密措施等。
二、公文处理的基本程序
公文处理分为收文处理和发文处理两类。
（一）收文处理：分为阅件和办件两类，送有关领导和有关部门阅知的为阅件、需办理答复的为办件，一般包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。
1.阅件办理关键是确定分送范围。什么样的阅件，分送什么范围的领导，都应根据阅件的内容来确定，不漏送，不错送，不扩大范围送。办文人员应对领导的分工、职能部门的职责有明确的了解，才能使阅件范围的确定恰到好处，既不多增加领导阅文负担，又确保领导阅读到应该阅读的文件。分送范围的确定原则上应报经本部门领导批准。分送要保证阅读范围内的每个人都能看到文件，在文件份数允许的情况下，最好每人一份；在份数较少的情况下，首先分送主要负责同志，其他可组织传阅。分送阅件应当使领导知道这个文件分送了哪些领导和部门，便于领导对文件作出批示。
传阅件一般按领导的排序由前向后传送，从主要领导开始，依次传下去。传批件一般按领导的排序由后向前传送，从分管领导开始，再传至主要领导。如上级文件和上级领导对本地、本部门工作的批示，均应先送主要领导阅示。如下级机关的请示、需要办理的事项，应先送有关部门提出意见，报分管领导和其他领导审批后，最后送主要领导审定。传阅中要掌握文件的运转速度和去向，遇有领导外出时，应在传阅单上注明，不要使阅件在半路受阻，并注意待领导回来后适时送阅。
2.办件办理关键是要提出正确的拟办意见。要求办文人员一是要掌握来文内容，搞清请示事项。如请示中要解决的问题是什么，有几项，理由有几条，是否符合“一文一事”。二是查找档案资料，对照先例比较。如干部任免、党纪处分、纪念活动、领导题词等，一般情况下都可以从以往的档案中找到类似的办理的程序和结果。如纪念领导人九十诞辰，可查一下纪念八十诞辰是怎么办理的，有多大的规模，也可以找同一类别的领导人诞辰是怎么进行的。又如有些事情，前几年没有批准，现在又报来了，就要清楚以前的办理情况和原因。把这些有关材料复印或摘录下来，供领导决策参考是非常有益的，同时也可保持政策的连续性。三是把握政策规定，领会领导意图。办文人员要有政治头脑，有政策水平，有主见。可以说，凡是向上级请示的问题，都希望上级能按请示中的意图给予答复。这种情况下，提拟办意见必须符合党的方针政策，从全局上考虑问题，按政策规定办。如修建纪念设施问题，市委请示省委，省委可请宣传部提出意见，省委宣传部的意见经省委同意后再以省委名义上报中央审批。如干部处分问题，一般都应建议提请常委会审议。同时，也要了解领导意图，如请示中事项已与领导衔接过或领导已有意见的，则应送领导审示或按领导意见办。四是尊重部门意见，注意协商协调。一般情况下，请示中涉及的有关事项，应请有关职能部门提出意见，如经费涉及财政部门，干部问题涉及组织部门，机构编制问题涉及编办等，原则上应纳有关业务部门的意见。如有些问题不一致，应经过协调协商，提供给
领导的是一个符合实际、切实可行的建议。如协调的不一致，则应将各方意见和理由列出，报领导协调或裁定。五是意见有根有据，用语规范准确。按照以上要求提出的拟办意见都应有依据，为什么同意这一条、不同意那一条要说得清楚、明白，便于领导决策时参考。同时因为是拟办意见，要送领导审批的，应注意用语规范准确。如用“我们建议”而不用“我们同意”，说“我们倾向于第几方案”而不说“我们赞成第几方案”。
（二）发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
经领导签发的公文在正式印发前，应当由文秘部门复核，也即核发。核发的重点是：
1.审批手续是否完备。一是看审批权限是否准确，二是审批的领导人有无遗漏。如市委文件应有市委领导签发，市委办公室文件应有市委办公室主要领导或市委领导签发。几个部门联合发文，应请每个部门的领导审签。
2.公文清样的格式是否合乎规定。版头与发文机关是否一致，文种是否适当，发文字号、标题、主送机关、发文机关署名、印章、附件、主题词、印制版记等要素是否完整、齐全，做到该有的不漏，不该有的不加。
三、省委办公厅公文处理的有关规定
（一）省委、省委办公厅文件现有版头。
主要有4种：
1.中共四川省委文件（川委发）：主要用于以省委名义发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的公文，批转下级机关的重要报告、请示。
2.中国共产党四川省委员会（ ）（川委）：主要用于省委通知事项、任免干部、批复下级机关的请示，向中央报告、请示工作，与有关地区和部门联系、商洽工作。
3.中共四川省委办公厅文件（川委办）：主要用于省委办公厅根据省委授权，传达省委的指示，转发上级、同级机关的公文，批转下级机关的报告、请示。
4.中共四川省委办公厅（ ）（川委厅）：主要用于省委办公厅答复下级党委或部门的请示，向上级机关报告、请示工作，发布有关事项，与有关部门联系、商洽工作。
另外，还有中共四川省委办公厅发电（川委办发电，用于省委办公厅根据省委授权布臵紧急性工作、通知会议、调整各类领导小组）、中国共产党四川省委员会办公厅（川委厅函，用于省委办公厅与有关部门联系、商洽具体工作，通知会议）、议事纪要三种。
（二）省委办公厅发文的有关规定。
1.严格控制文件数量。“九不发”：控制和减少党政联合行文，政府职权范围内的工作，由省政府行文。部门职权范围内的工作，由部门行文，凡本部门发文或几个部门联合发文能够解决的，不以省委名义发文。凡是法律、法规已有明确规定的，不再行文。党中央、国务院已发到县一级的文件，无新的内容，不再另行文。需行文贯彻的中央和国家部委文件及一般表彰性事项，由相应的省级部门发文（如涉及面宽，可报省委或省委、省政府同意，冠“经省委同意”或“经省委、省政府同意”由各部门发文）。省级部门以省委名义召开会议的通知或调整各类领导小组成员，经省委领导批准后，可冠“经省委领导同意”，由部门自行发文。可采用电报、电话布臵或当面议定的事项，不再行文。各地、各部门向省委、省政府报送的一般性请示，以电话或印送领导批示方式回复，不再行文批复。会议上已部署的工作和领导同志在会议上的讲话已印发会议文件的，一般不再行文。
2.严格报送程序。各地、各部门凡需以省委、省委办公厅名义发出的文件，均应将代拟稿送省委办公厅秘书处按程序办理，一般不直送省委领导或省委办公厅领导。凡需以省委、省政府或省委办公厅、省政府办公厅联合印发的，属党委部门和群团组织起草的，将代拟稿送省委办公厅秘书处，省委办公厅先办理。属政府部门起草的，将代拟稿送省政府办公厅综合秘书处，由省政府办公厅先办理。
代拟稿应打印，并有报送说明和有关附件材料。报送说明应写明拟稿原因、过程、时限要求等情况，加盖本单位公章，注明联系人及电话。附件材料要齐全，如上级机关下发的同一主题文件、涉及的有关文件规定、征求部门意见的情况等。
3.严格审批程序。起草单位→省委办秘书处→省委办分管领导→省委秘书长（或办公厅主任）→分管省委常委→分管省委副书记→省委书记。
党政联合行文由省委办公厅印发。其中省委部门或群团组织起草的，经省委办公厅核稿，转省政府办公厅核稿、省政府领导会签后，再由省委办公厅送省委领导签发。由省政府部门起草的，经省政府办公厅核稿、省政府领导审签后，转省委办公厅核稿并送省委领导签发。
（三）省委办公厅收文办理的有关规定。
1.党政分工的原则。各地、各部门向省委、省政府报送文件，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属于政府职权范围的工作，以政府或部门名义报省政府；如需同时送省委、省政府，主送单位应当写“省委、省政府”。一般来说，下列情况应及时报省委：省委（省委领导或省委文件）明确要求报送的，本地、本部门贯彻落实省委重要文件和重要会议、省委领导批示的措施和情况，本地、本部门工作的年度计划和报告、半年情况及工作中的重要情况（突发事件等）。
上报的请示，需省委审批但需要省政府了解的，主送单位应当写“省委、省政府”，由省委办公厅负责办理并答复，省政府办公厅负责分送省政府领导；需省政府审批但需要省委了解的，主送单位应当写“省政府并报省委”，由省政府办公厅负责办理并答复，省委办公厅负责分送省委领导。
给省委的请示、报告，均统一送省委办公厅秘书处，请示3份，报告20份（报告一般送省委各常委、各秘书长、办公厅）。给省政府的由报送单位另送。
2.归口报送的原则。凡报送省委和省委办公厅的文件一律交省委办公厅秘书处，统一收文，统一办理，不得直送省委或省委办公厅领导（省委领导要求直送的除外），也不得在按规定程序报送的同时，又送领导个人。
向省委、省政府报送简报，应当少而精，一般只报送一种简报。市州委和省级各部门的下属单位的简报，不能报送省委、省政府。
报送省委、省政府的非密级请示、报告，在报送纸质公文的同时，应通过四川党政网报送电子公文。
3.及时办理的原则。各地、各部门报省委的请示，省委办公厅一般应在15个工作日予以答复。办理程序为：由省委办公厅秘书处提出拟办意见，经办公厅分管领导同意后，转有关职能部门提出办理意见，有关承办部门一般应在5个工作日内提出意见并返回省委办公厅。属具体业务问题，请有关承办部门答复来文单位，并将办理结果抄送省委办公厅秘书处。涉及几个部门的，应指定主办部门，由主办部门与协办部门协商，提出统一意见。需省委审批的，由省委办公厅秘书处报分管省委领导或省委主要领导审批。
四.公文处理中常见的不正确现象
（一）版头使用不正确。版头与发文机关不一致。党委和党委办公室文件、大小版头混用。
（二）文种使用不正确。如请示、报告不分，决定、决议不分，通知、函不分。可采取“三看”：看公文事由、看受文对象、看公文出台的环节。
（三）文面格式不正确。如绝密件不标份号、上报公文不标签发人、被批转的公文作为附件、印制版记未居最后一页等。
（四）公文报送不正确：如党政不分、越级上报、多头报送、请示非“一文一事”。
以上介绍了公文处理的基本程序和省委办公厅秘书处的有关规定。有不正确或不清楚之处，请大家提出来共同探讨。
谢谢大家!
文件归档
黄远咏
一、文件立卷归档
（一）文件立卷归档的定义、作用和要求。
1定义
将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，按照有关规定进行整理立卷，移交档案室或档案人员的工作，就叫文件立卷归档。
2作用
一是为国家积累档案财富。一是方便文件的查找利用。三是为档案工作奠定基础。 3要求
一是应归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整，正式文件的定稿应加盖印章，并有领导签批意见。二是应归档文件的制作和书写材料应符合档案保管要求，避免使用不耐久的字迹材料。三是立好的卷要科学、合理，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于档案保管和利用。四是归档时间及手续上的要求：文书档案由机关文书部门或业务部门整理好后于次年6月底前移交档案室；会计档案由财会部门整理好保存一年后，移交档案室；基建档案在工程竣工验收后由基建部门整理移交档案室。移交档案时应造具移交清册，交接双方履行签字手续，以明确责任。
（二）确定文件归档与不归档的范围。
1确定文件归档范围的原则
凡是反映本机关职能活动和基本状况的、已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件属于归档范围。
2文件归档与不归档的具体范围
国家档案局国档发〔1987〕27号文件《机关文件材料归档和不归档的范围》，对一般机关文件归档与不归档的范围作了具体规定。各单位应按照国档发〔1987〕27号文件要求，结合本单位实际，制定本单位文件材料归档与不归档范围，报单位领导批准后实施。
（三）文件分类的定义、要求和方法。
1定义
文件分类就是运用科学的方法，将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别，使其构成有机体系。
2要求
首先，同一层次的分类标准要同一，同位类之间界限要清楚，不能相互包含。其次，分类类目的设置要科学合理，便于档案保管和利用。
3分类方法
第一种分类方法：保管期限一年度一组织机构分类法，即先将文件按其价值的不同分为永久、长期、短期三种保管期限，在同一种期限的文件内按文件所属年度分类，同一年度内的文件再按组织机构分类。内部机构的名称就是类名，原则上哪个机构办理的文件就归入那个机构类别中，由几个机构共同办理的文件归入主办机构。一般地，内部机构比较稳定且分工明确的立档单位宜选用这种分类法对文件进行分类。
第二种分类方法：保管期限一年度一问题分类法。文件分保管期限和年度的方法同第一种文件分类法，同一年度内的文件再按问题进行分类。文件内容涉及多项问题的，按其涉及的主要问题归入相应类别。一般地，内部机构不健全或者机构之间分工不明确的立档单位宜选用这种分类方法对文件进行分类。
文件分类方法要保持相对稳定，不宜经常变动。
（四）文件立卷的定义、要求和步骤。
1定义、要求
将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程就叫立卷。
立卷的要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2步骤（五大步骤）
第一组合文件：一般文件按问题结合责任者立卷；会议文件按会议名称、届次立卷；统计报表、名册按格式、名称或地区立卷；简报、刊物按名称结合期号立卷。
第二卷内文件系统化排列：按重要程序或时间先后顺序排列，同时密不可分的文件应排列在一起。
第三拟写案卷标题：案卷标题由三部分组成：责任者（地区、通讯者）十问题十文种。案卷标题应准确揭示卷内文件的内容和成份，结构要完整，文字要通顺，一般不超过50个汉字。
第四案卷编目：包括填写卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面、卷脊项目。
第五案卷装订：卷内文件要去掉金属物，破损文件要托裱，安迹褪变文件要复制。装订方式为“三孔一线”。
二、归档文件整理的新方法
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准——《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），并规定从2001年1月1日起正式实施。我省档案行政管理部门规定：省级机关从2001年起开始实施新标准，各市（州）的实施时间由当地档案行政管理部门根据实际情况自行确定。
（一）《归档文件整理规则》的特点和意义。
1特点
一是简便易行；二是具有兼容性（兼容计算机和手工管理两种方式）。
2意义
一是有利于提高机关档案工作的效率；二是有利于档案保护和保密；三是有利于机关文档一体化管理的实现；四是有利于实现档案管理现代化。
（二）归档文件整理的定义和内容
1定义：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2整理的内容
一是文件装订：以件为单位进行装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。
二是文件分类：有三种方法：保管期限一年度分法、保管期限一年度一机构分类法、保管期限一年度一问题分类法。各单位根据实际情况选用其中一种文件分类法。
三是文件排列：归档文件在分类方法的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
四是文件编号：编号项目包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）。编号项目以归档章的形式在归档文件首页上端空白处注明，在实现了计算机辅助管理文件的条件下，计算机自动生成归档文件处理单，可以不盖归档章。
五是文件编目：归档文件应逐件编目，提示每件文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数及需要注明的情况等项目。
六是文件装盒：包括将文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作。
（三）实施《归档文件整理规则》的注意事项。
一是过去的档案工作规范应与《归档文件整理规则》各自独立使用，现在仍采用传统立卷方法整理文件的单位，要完全执行原有的规范标准，不能同时套用新标准的某些条款。实施新标准，应从一个新的整理年度开始。
二是新标准只适用于纸质文书档案的整理，其他门类和载体的档案仍按原有规范管理。
公文管理
叶海峰
按照这次培训安排，让我讲一讲公文管理。由于我从事这项工作的时间不长，水平有限，谈不上讲课，只是把这几年公文管理工作中的一些情况和体会与大家一起交流，共同学习、提高。如有不对之处请大家批评指正。今天我讲的题目是：公文管理的有关规定和应注意的问题公文管理是公文处理的一个重要组成部分，历来是党的一项十分重要的工作。加强公文管理也是各级办公厅（室）秘书部门的一项重要职责，这项工作做的好与坏，不仅影响公文处理，而且关系到党和国家机密的安全。从我省近几年公文管理情况来看，总的是好的。各级领导重视，制度比较健全，公文管理人员做了大量认真细致的工作，付出了辛勤的汗水，确保了公文及时、准确、安全、保密的运转，较好的发挥了公文的效用。但是，也有一些部门在公文的管理上或多或少的存在这样那样的问题，必须引起足够的重视。
一、省委办公厅公文管理的有关规定及工作中存在的主要问题
（一）在发文与签收环节的有关规定。中央、省委（含办公厅）文件、刊物，只发给组织，不发给个人。发各市（州）县（市、区）的文件主要从省机要通信局寄出，每月初附有上月文件发放核对表；发给省委各部委、省级各部门的文件主要是从省政府机要文件交换站发出，附有发文通知单。各市（州）、县（市、区）委办公厅（室）和省级各部门办公室应及时核对发文通知单，如有差错要及时联系。在签收方面主要存在以下问题：一是有的收取公文时不签字或者是只签姓不签名，有的擅自拆看本单位机要文件，因为省政府机要交换站场地比较狭窄，人员比较拥挤，秩序不是很好，不利于公文的保密。甚至于有个别单位请临时工参与机要交换工作，有的因公或因私不到交换站而让别的单位交换员代签代收，有少部分单位交换员去得晚，不及时清退本单位的文件签收单，有的单位去得早却不在交换站内，而是在外面花园闲谈，到机要交换快结束时也找不到人，影响了我们的工作，也影响了保密室信件的分发，甚至于影响了省委领导的工作及时间，因为省委常委秘书每个工作日的10时要取一次文件、信件，如果我们从交换站回来晚了以后时间衔接不起。二是交换员与公文管理人员之间交接机要件没有建立登记签收制度，即使文件整包丢失也无从查找，更分不清责任，这件事情在市（州）存在、省级机关也有，其中有一个市由于交接手续不清，丢失了一包密级比较高的文件、并且份数也比较多。三是收发签收制度坚持得不好，有的有签收但没有登记，有的几天、十几天总登一次，有的先行办理后再补登记。四是交换员与机要管理人员交接以后，机要管理人员不及时拆封、清点、核对。我处每次发出的文件信封袋内装有《发文通知单》。发文通知单按发文次数依次编号，发文通知单主要反映发文次数，内装文件名称、份数、是否相符，省级机关收到我处发出的文件后要及时核对发现有什么问题，立即告诉我们，便于查找原因。24小时以后未得到反馈，视作无误；发市（州）县（市、区）在第2个月初对上月发出的公文有一个核对清单，各市（州）县（市、区）接到以后要及时
核对，如有问题及时告知。
（二）公文传阅环节的有关规定。省军级中央文件（含中办文件），有关的发各市（州）委、省委各部委、省级各部门党组（党委）主要负责同志阅读。发至市（州）级的省委（省委办公厅）文件，一般发市（州）委10份，省级各部门党组（党委）1份，供党委（党组）成员及有关领导同志阅读。发至县级的省委文件，省级各部门、党组（党委）一般发1至5份，各市（州）委20份、县（市、区）委5份，供县处级以上领导同志和有关部门领导同志阅读。发至县团级的中央文件、省委文件，原则上县团级单位都配发，县（市、区）委发20份，市（州）委和省级各部门按实有县团级单位配发（机关按3-5个处室配发1份文件），供县级以上领导同志和其他相当县处级职务的党员干部及有关部门的领导同志阅读。公开发表的中央、省委文件，一般在党报上发表，另印发各市（州）委、县（市、区）委2份，省级各部门1份，供存档备查，党员干部可通过党报阅读，也可由所在党组织传达到党员干部。在传阅方面存在以下问题：一是扩大了传阅范围。根据（中办发〔1985〕37号）文件规定，有关的省军级文件，现任市、州和省委各部委、省直各单位党组（党委）主要负责同志可以阅读，中办确定的中央在川单位和高等院校阅读，范围不可过宽，要从严掌握。但在实际的工作中，不按规定执行的现象较为普遍，从每年清退的情况来看，公文处理签上传阅的领导多、阅读的处（室）过多，这不利于公文的保密，也不符合公文阅读的要求。二是横向传阅公文的现象在少数单位依然存在。横向传阅公文绕过了公文管理人员，导致公文管理人员被动工作。就是造成公文的丢失，管理人员也一无所知，假如造成了公文的失泄密，公文管理人员是负有不可推卸的责任。三是有的公文管理人员对其所从事的公文管理工作的重要性认识不足，保密观念淡薄，有章不循，有法不依。前段时间省委办公厅在职干部、职工听了省国安厅孙厅长讲了隐蔽战线上的一些案例。从事公文管理的同志一定要有保密观念，提高防范意识。四是公文管理人员兼职过多，有的兼职档案管理，办公用品的采购、四川党政网电子公文的签收、核心密码网的签收、以及领导交办的其他工作等，这么多的工作导致了公文管理人员精力分散。五是中央省军级文件和绝密文件要坚持当天送阅当天收回，领导当天阅读不完的可在第2个工作日再进行送阅，防止公文丢失。六是不严格执行借阅制度。外出开会带回的公文应交机要管理人员处进行登记、统一管理。省委的会议比较多，有些文件在会议上直发，会后不再进行发文，往往在会议上发的文件，有些是属于清退的范围，会议过后公文管理人员要主动问一下单位领导有没有会议文件。防止文件停留在有关外室或个人手中。七是送阅公文不及时，造成公文积压（川委厅〔2000〕45号），中共四川省委办公厅关于提高公文处理效率的意见有明确的规定，希望大家照文件精神执行，加速公文运转、提高公文时效性。
（三）公文的复印与翻印上环节的有关规定：复印上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关的名称、翻印日期和份数，复印件应当加盖复印机关戳记。复印的公文应当与正式印发的公文同样管理。对录有密级公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。涉密计算机不能上互联网。这方面存在的主要问题有：有的单位复印机无专人管理，对复印“三密”文件没有建立严格的申报、审批、登记、送阅、签收手续或者自行到社会上营业性场所复印，失泄密漏洞很大。如2002年有一个单位10多份省军级文件、全部进行了拆散，准备进行激光拍照上自己单位的局网，由于当时我处清退文件的通知发出及时，该局也进行了及时清退，才没有造成大的影响。
（四）公文的清退环节的有关规定：中央省军级文件和绝密级中央、省委文件要按规定按时退省委办公厅。省级机关每年清退两次，上、下年各退一次，上半年清退上一年度的下半年文件，下半年清退当年的上半年文件；各市、州、县每年清退一次，每年上半年清退上一年度的全部省军级文件和绝密级文件。当前的主要问题是个别市州和少部分县（市、区）对文件的清退工作不太了解，如前年（川委办〔2002〕23号）绝密文件，很多县（市、区）不按规定时间清退，有些自行销毁了，有些存档了，清退的效果非常不好，各市（州）要加强对县（市、区）的培训，特别要加强对机要管理人员的培训。
（五）公文销毁环节的有关规定：销毁标有密级的公文，应经本机关（单位）主管领导批准，并履行清点、登记手段，保证不丢失、不漏销。销毁纸质公文，应采用焚烧、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应使用符合保密要求的碎纸机；送造纸厂销毁的，应送保密工作部门指定的
厂家销毁，并由送件单位二人以上押运和监销。禁止将密级公文作为废品出售。个人不得擅自销毁公文。当前存在的主要问题有：一是公文销毁未进行登记、鉴定。从近两年中央省军级文件、省委绝密文件的清退看，都会有个别单位清退不齐，其原因就是说由于当时在销毁其他的文件时一起毁了。二是不按规定到指定造纸厂销毁。驷马桥造纸厂由于沙河整治搬迁高新区石羊工业园区成都市电子仪表印刷厂内，省保密委在川密办〔2003〕20号关于转发中共成都市委保密办、成都市国家保密局《关于文件监销站搬迁更名的通知》的通知对有关事项说的比较清楚，一定要在指定的监销站销毁，不能够价比三家，只顾经济利益，不讲保密法规。
（六）电子公文签收的有关规定：2003年6月1日我们实行了公文网上交换，利用四川党政网统一软件平台，通过“四川省公文交换中心向各市（州）、省委各部委、省级各部门交换；县（市、区）由各市（州）进行转发。要求接收部门及时接收电子公文，一般性公文在24小时内接收，加急公文在8小时内接收。如不能正常接收，或发生故障，接收部门应及时与发送部门联系。关于县（市、区）由各市州转发问题我们也征求了有关市州的意见，大部分市州同意网上公文由他们进行转发，其实我们发市州与发县（市、区）在时间上没有太多差别、全省182个县如果签收不及时，催签起来很麻烦，分散由各市州掌握更利于提高公文的时效性。通过一年来的试运行，大部分单位在电子公文的签收上做的非常不错，很多市、州的做法值得我们学习与借鉴，有些市、州下发的文件基本取消了纸质公文，印的份数非常少，主要用于领导传阅和存档。但是，省级机关部分电子公文的签收上不够及时，积极性不是很高，热一阵、冷一阵，我们去年对几个别单位不及时签收公文进行了通报，从通报以后有较大的转变。另外在这个地方想说一下，省委有时急件多，特别是节假期间，省委领导、省委办公厅领导要求立即发出去，我们就电话通知省级机关各单位来取或通知在党政网上签收下载，大部分单位做的比较好，能够在规定的时间内取件或签收，但也有个别单位不能积极配合。
造成以上问题主要有以下几点原因：
一是有的单位领导对公文管理不够重视，认识上有偏差，认为这项工作是办公厅（室）秘书部门的内部事务，不产生经济效益。平时很少过问，或者是出了问题以后才过问一下，未纳入本单位公文处理的目标管理进行考核，没有经常研究和定期检查公文管理工作，导致了公文管理工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。
二是公文管理队伍不够稳定，人员变动比较频繁。公文管理岗位上的新手多，业务不熟悉，没有经过系统的培训。
三是制度不健全，或者制度是健全的，但是已经过时，沿用以前的办法、老经验、老习惯办事。
四是有的单位对公文管理人员关心不够，不解决实际问题，使公文管理人员消极工作，思想负担重。
二、关于做好公文管理工作的几点想法
公文管理工作是机关的一项基础性工作，不能简单等同于收收发发。要做到及时、准确、保密，需要从几个方面添措施。
（一）加强对公文管理工作的领导。领导重视是抓好公文管理工作的关键。各地各部门要加强对公文管理工作的领导。各单位在进行保密检察时，要把公文保密作为保密检查的重点内容之一，既充分发挥公文的效用，又确保党和国家秘密的安全。
（二）加强公文管理的队伍建设。公文管理是一项政策性强、责任重大、无私奉献的工作。这方面的制度多、规定细。各地各部门必须按照中央关于对选拨任用机要人员的有关条件选用政治上可靠，责任心强，精通业务，热爱这项工作的党员同志专职管理党内公文，基层单位也应按同样条件配备专职或兼职的公文管理人员。同时要保持这支队伍的相对稳定。有的单位如请的有临时工交换员或者机要管理人员要及时更换。对新近从事公文管理工作的同志，要先进行业务知
识培训和保密教育，使他们懂得公文处理的基本程序，熟悉公文阅读，管理和清退的一系列规章制度和保密法规、然后再上岗。各地各部门要经常组织本地区、本部门、本系统的公文管理人员进行业务知识和保密法规的学习，增强保密观念，提高做好公文管理工作的自觉性。
（三）建章立制，强化管理。各地各部门要建立健全公文管理的各项规章制度，严格履行公文收发、传递、借阅，翻印复印的登记签字手续，加强中央和省委公文的管理。
1建立健全统收、统发、统管制度。收发文必须实行统一归口管理，坚决克服文件多口进出的现象。办公厅（室）秘书部门要统一文件的收发，完善登记制度，包括收文、发文、借阅、清退、外带文件移交归档等各个环节，做到登记的表簿册齐全，件件有记载。登记要由公文管理人员具体承担，不能代登、补登。要做到每件文件随收随登，不要一个阶段一次性总登。
2建立健全公文传阅制度。要按照规定组织干部（包括高级干部）到阅文室阅读公文。不得将秘密公文带到宿舍、医院等公共场所或其他不适宜的地方。因公外出确需带秘密公文的，要经有关领导批准，履行登记、签字手续，并妥善保管，用完后及时退回。
省军级和绝密公文，必须在限定的人员中阅读，不得随意扩大范围，从严控制批阅有关处（室）阅读。应由专人签收，登记、呈批、传阅、保管、并专卷送阅，专柜存放，并按时清退发文机关。应尽量减少知密人员。
离退休干部可按原来职务或经批准享受的职级待遇阅读相应级别的中央和省委公文。各单位可由老干部管理部门采取传阅，阅文室阅读、组织传达等多种办法解决老干部阅读公文的问题。《办公厅通报》这个刊物按照省委的要求，享受副省级以上待遇的老同志，每人配发一份，请各地各部门要及时送阅，每年你们也要组织收回。
我处每年的12月份对下一年度配发各地各部门的发文份数进行调整，确需增减文件份数的单位于当年12月以前写出书面报告。我们根据该单位的级别、内设机构等进行调整，原则上每年调整一次，无特殊情况中途不再调整。
3建立健全公文的翻印、复印制度。中央、中央办公厅发至省军级的文件未经中央办公厅批准，一律不得翻印、复印；发至县团级的中央文件，由省委办公厅根据中央办公厅的授权，按规定份数翻印，各地、各部门不得自行翻印或复印。绝密文件一律不得翻印。秘密公文一律不准到社会营业性场所翻印、复印；备有复印机的单位也不得为个人复印秘密公文。未经批准，不得将中央和省委的秘密公文录入计算机，或者上本单位局域网。
4建立健全文件定期清理、及时清退和销毁制度。各地各部门要定期对收到的中央和省委公文进行清理、检查，以便及早发现问题，解决问题。
严格按照省委办公厅要求清退省军级中央文件、绝密级公文。逾期未退的，要说明原因，不得无故拖延不退，不得擅自销毁省军级公文和绝密公文。
5稳定队伍、加强培训、提高素质。政治强，业务精并相对稳定的队伍是公文管理的基础。各地要相对稳定公文管理人员，不得随意调换，如确需调换，须经审查并征得上级公文管理部门的同意。要抓好培训工作，采取多种形式包括以会代训、派出学习考察等，提高公文管理人员的业务水平，最大限度地调动其工作积极性。
最后，我衷心地感谢各地、各部门办公厅（室）对省委办公厅秘书处发行工作、公文管理工作的大力支持，谢谢大家。