公文管理制度
第一条:为了规范公司公文处理程序,保证公文高效、安全、流畅运行,特制定本条例。
第二条:本条例适用于公司所属各部门。
第三条:公司行政部是公司公文和外来公文的归口管理部门,负责收、发文处理和文档管理工作。
第四条:公文的种类
(一)、决定、决议类
1、对重要事项或重大活动作出安排,用“决定”。
2、对会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(二)、通知、通报类
1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项,用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况,用“通报”。
(三)报告、请示类
凡上行文均使用呈批呈阅件。其中,向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准,用“请示”。
(四)、公函类
对外商洽工作、询问和答复,用“函”。
(五)、会议纪要
记录和传达会议议定事项和主要精神,以便在一定范围内贯彻与执行,用“会议纪要”。
第五条:公文的格式
一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。
(一)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并应标明发文机关和公文种类。如:公司××部关于××××的通知。
(二)、发文字号。
1、发文字号包括公司、年号、顺序号。
2、主题词是公文标题的简缩词,用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。
3、公文一律加盖印章,并应注明签发人。
4、加盖印章的页面如无正文时,应在页面左上方括符说明(此页无正文)。
5、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样,下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件,应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导,如需同时报送几个上级机关或领导,可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。
6、密级公文应分别标明“秘密”字样,是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。
7、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。
8、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。
第六条:行文规则
(一)、公司各部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。
(二)、公司各部门可以联合行文。
(三)、公司所属各部门不得越级请示。
(四)、请示的公文一般应一文一事。
第七条:部门申请公文办理程序
(一)、起草必须使用办公室统一的文件格式。
(二)、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批,办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门,以公司级文件下发。
(三)、公文用印应填写用印登记,经相关领导签批后,办公室方可办理。部门自行用印,应建立登记制度,办公室将随时不定期进行检查。
(四)、传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
第八条:收文处理程序。
公司处理来文程序应注意:
(一)、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定,并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。
(二)、对需要催办的文件,要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况,填妥收文处理笺向发文部门复命。
(三)、公文办理完毕,主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。
(四)、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文,一律由办公室呈报。
第八条:公文立卷、销毁。
(一)、与公司经营活动有关的上级机关来文,重要会议文件资料,经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。
(二)、公司各相关单位应在当年三月三十日前,将上年度应当立卷归档的材料收集整理后,向办公室集中移交。
(三)、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后,采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法,进行整理立卷。
(四)、没有存档价值和存查必要的公文,应由办公室列出清单,征求业务部门意见后,经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件,要指定专人(两人以上)监销,监销人应在销毁文件清册上签名。