公司档案管理流程,公司档案管理方法

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第一条 管理部门

1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第三条 文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第四条 档案分类

1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3．同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5．档号的表示方式如下

A A ——B B C C D ——E E

其中 A A 为经办部门代号，B B 为大类号，C C 为小类号，D 为档案卷次，E E 为档案目次。

第五条 档案名称及编号

1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条 档号编写

1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。

2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第七条 档案整理

1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1．永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；

（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。

2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。

3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。

4．1年保存：结案后无长期保存必要者。

5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条 档卷清理

1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第十条 调卷程序

1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理以备催还。

3．在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。

第十一条 调卷管理

1．“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2．调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

4．调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。