记录控制过程流程图
1 目的
本过程的目的是为使质量管理体系所要求的记录得到控制，确保记录的有效性、完整性，以提供符合要求和质量管理体系运行的证据，并为有追溯性要求的场合提供证实。 2 适用范围
本过程开始于：记录的策划和设计。 结束于：记录的处置。
适用于: 本组织质量管理体系所要求的所有记录。 3 职责
3.1 质保部部长是本过程的负责人。
3.2 质保部负责记录标识及编制质量记录受控清单、记录表单的更改等活动。 3.3 各过程负责人负责本部门归口管理的记录表单的策划、编制、更改以及记录的产生、审批、整理、编目、归档、保存和保护、处置活动。 4 定义
质量记录：阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件(如：检验和试验结果、内部审核结果、校准数据等记录)。 5 操作流程
5.1 记录格式的设计编制、标识
5.1.1 记录是管理体系文件的组成部分，各部门在编制管理体系文件的同时应策划编制各过程所需的记录表单，经部门领导审批后，质量记录表单由质保部备案。
5.1.2 质保部应对所有记录表单统一编号进行标识，并编制《质量记录受控清单》，其内容至少应包括名称、编号；应对记录表单的检索方法、保存期、处置方式及使用部门等做出明确规定，经质保部长批准后发布。
5.1.3 编制记录表单时，如此表单存在流动过程，应在表单的下方注明记录表单的流程。 5.2 记录填写
5.2.1 记录填写内容要完整真实、字迹清晰，不得随意涂改；各相关签名栏不允许空白；对于打印出的记录，相关栏目负责人签名必须为手写体。 5.2.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用双杠划去原数据，并在其上方填写正确的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名和日期。 5.3 记录的归档、保存和保护
5.3.1 各部门应根据《质量记录受控清单》，建立《部门质量记录清单》并按规定对部门记录进行收集、审查，并分类整理、装订成册、归档管理。 5.3.2 各部门应明确负责本部门记录保管的人员，对所有记录分类，依日期或其他易于检索的方式整理保存，存放在通风、干燥、防火、防潮、防虫鼠害等地方。
5.3.3 对于电子媒体形式的记录，要做到防潮、防磁、防压、防病毒，适当或必要时，应保留一份或多份备份或打印出来归档保存。 5.3.4 记录的保存期限
记录的保存期限与国家有关的法律法规、行业标准、相关方要求、顾客特殊要求、产品责任方面等有要求的按照相关规定执行；与上述规定没有相
关要求，但与产品检验有关的记录和管理评审、内部审核及产品审核的记录保存3个日历年，其余记录保存1个日历年。
5.3.5 质保部每年在内审时要检查一次各部门记录的使用和管理情况以及对记录格式/记录的有效性进行核查。 5.4 记录查询、借阅和复制
5.4.1 查询、借阅和复制记录须经部门负责人同意；涉及到保密记录，须经公司主管领导批准。
5.4.2 借阅（复制）记录时要办理手续，在《记录借阅、复制登记表》上注明借阅（复制）的记录名称、借阅人和归还时间等，由该部门主管领导批准。 5.4.3 当合同有要求时，记录可以在商定期限内提供给顾客或其代表查阅。 5.4.4 借阅（复制）人原则上不得将记录带离本公司，如需带离则须经公司领导批准。 5.5 记录处置
5.5.1 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由记录保管部门填写《销毁申请单》，经部门领导批准后（必要时需管理者代表批准），由授权人按照要求执行销毁。
5.5.2 有些记录不进行销毁的，按照处置方法进行处置。 5.6 记录格式的更改
5.6.1 记录表单由各过程负责部门负责根据体系文件的要求组织编制。 5.6.2 各部门可根据工作需要提出记录格式更改，填写《更改申请单》并附样表，经过程负责部门领导批准后，报送质保部备案。
5.6.3 根据《文件控制程序》的要求，质保部应及时对更改后的记录表单进行标识编号，同时修改记录的相应的格式。
5.6.4 更改后的记录格式启用时，主管部门应将原记录表单收回并作废。但对成批印刷的记录表单，允许有一定的过渡期，直至印刷的旧记录表单用完为止，在此期间，用旧版本的记录表单形成的记录仍然有效。 6 业绩指标
7 记录
8 参考文件
8.1 ISO/TS16949:2009
8.2《体系文件控制程序》 编号：QP/QX-01-2010 8.3《体系文件编写导则》 编号：QT/QX-39-2010 9 更改记录