党政机关办公自动化方案

党政机关办公自动化

解决方案书

2010年1月

目 录

一．办公自动化需求.................................................................................................... 2

二．解决方案................................................................................................................ 3

2.1 系统特点.......................................................................................................... 3

2.2 基本功能.......................................................................................................... 5

2.2.1 公文处理.............................................................................................. 5

2.2.2 文件管理.............................................................................................. 8

2.2.3 信息发布.............................................................................................. 9

2.2.4 内部通讯............................................................................................ 10

2.2.5 档案管理............................................................................................ 10

2.2.6 辅助办公............................................................................................ 11

2.2.7 系统定制............................................................................................ 12

2.2.8 基础数据............................................................................................ 14

2.3 系统扩展........................................................................................................ 15

2.3.1 电子签章............................................................................................ 15

2.3.2 手机短信............................................................................................ 17

2.3.3 手机办公............................................................................................ 17

2.3.4 公文交换平台.................................................................................... 22

2.4 运行环境........................................................................................................ 23

三．实施与服务.......................................................................................................... 24

四．报价...................................................................................................................... 26

五．相关介绍.............................................................................................................. 27

5.1 合强公司简介............................................................................................... 27

5.2 党政机关典型用户....................................................................................... 27

一．办公自动化需求

党政机关在国内最早开展办公自动化，经过各级各地党政部门十多年的探索和实践，在领导、业务专家和IT专家的共同努力下，党政办公自动化已经成为经验最为丰富和需求最为成熟的应用领域。总结党政机关办公自动化需求主要有以下几个方面：

1、公文处理能力要强

党政办公的核心内容是公文处理，这就要求办公自动化系统必须具备优异的公文处理能力，能够很好的支持公文处理的各个环节，如：收发文登记、文种流水号、文件修改痕迹保留、文件套红、电子签章、文件归挡等等，并且在公文数量大的情况下具有良好的处理效率。

2、文档管理能力要强，能够实现文档一体化。

党政办公政策性强，办公中经常需要利用相关文件和档案，这就要求办公自动化系统要能够实现对文件和档案的有效管理，实现文档一体化，为全体办公人员查阅利用相应的文件和档案提供方便。

3、界面直观、操作简单

党政办公涉及机关全体办公人员，办公人员电脑使用水平参差不齐，如果办公自动化系统的界面与纸质办公差异很大，充满技术术语，操作复杂，将会使一些人员产生畏难情绪，如果领导无法掌握，办公自动化将无法进行下去。界面直观、操作简单对顺利导入办公自动化尤其重要。

4、具备高度的可靠性和安全性

党政办公特点是公文数量大、处理环节多、责任大，时效强，办公自动化之后，所有的公文都在办公自动化系统中处理，这就要求办公系统持续可用，系统的任何错误、故障和漏洞都可能严重影响工作，所以党政机关办公系统应具备高度的可靠性和安全性。

5、具有一定的灵活性

办公系统对各个办公要素均应提供自定义功能，当管理或业务发生变化时，通过简单的设置调整即可满足需求，而非经常需要修改程序代码，这样一来就可以避免由于修改程序代码造成的不可靠。

6、支持手机移动办公

随着3G移动时代的来临，随时随地轻松办公已成为党政机关的强烈需求，办公系统应能够支持手机移动办公，当领导外出公干时，可以利用手机随时访问单位的办公系统，查看和处理本人的待办工作和邮件，查询单位最新信息。

二．解决方案

通过对党政机关办公自动化需求全面与深入的分析，总结之前多年从事党政机关办公自动化系统开发与实施的经验，2005年合强公司以“适用、易用、可靠、先进”为设计理念，基于主流的“J2EE架构+移动互联网技术”，设计开发出了全新一代党政办公自动化解决方案“合强A8协同办公系统（党政版）”。

合强A8协同办公系统（党政版）通过提供全面的自定义功能，深度满足党政机关的办公自动化需求，并在安装、设置、学习、使用、维护等环节力求直观简便，使用户单位可以将精力集中在办公业务本身，而非复杂的概念与技术。产品历经众多党政机关多年的实际应用和合强公司的不断改进，已成为逻辑严密、细节完善、成熟可靠的党政办公自动化系统。下面我们对该系统进行具体的介绍：

2.1 系统特点

 符合党政机关办公规范

系统功能逻辑符合党政机关办公规范，完全符合《中国共产党机

关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》 《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》 等规范，对党政机关办公的各种要素均提供有效的支持，并实现文档一体化办公。

 灵活的自定义功能，充分满足各单位的办公自动化需求

系统中组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问和操作权限、打印格式等全面提供自定义，自定义项目丰富，能够很好的满足各单位现在和未来的办公自动化需求。

 良好的易用性

系统具备充分的易用性，无须安装客户端程序，全部应用和管理操作都采用浏览器，操作界面直观易懂，符合日常办公习惯。

独创的可视化表单定制方法和智能化流程定制方法，大大降低了表单和流程定制的复杂度，使定制工作高效并且不容易出错。  高效和安全的系统

系统设计开发全面贯彻“负载均衡、效率优先”原则，使系统在大用户量（3000人以上同时使用）和大文档量（1亿个文档以上）具有良好的使用性能；同时，系统提供了全面的信息安全控制框架，可以适应各级党政机关对信息安全的需求。

 支持手机办公，大大提高了办公的便利性

合强在手机办公技术上的突破，使手机成为实用的办公终端，在响应速度、显示清晰度和功能操作等方面充分满足日常办公应用。当领导外出公干时，可以利用手机随时登录办公系统，查看和处理本人的待办工作和邮件，查找需要的信息和文件。

2.2 基本功能

系统组成

系统主界面

2.2.1 公文处理

公文处理能够支持收文处理和发文处理的各个环节，实现收文处理和发文处理的电子化。具有文件修改痕迹保留、文件自动编号、发

文和收文登记簿、文件套打、电子签章、流转监控、委托办理等功能。  收文处理

凡外单位（上级单位、下级单位或相关单位）发至本单位的所有公文统称收文。根据文件性质的不同，收文可分为办理性文件和阅知性文件。收文处理就是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节。一般单位的收文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程。

办文处理流程实例

阅文处理流程实例

 发文处理

以本单位名义发出的一切公文统称发文，是具有效力和规范格式的文书，接收单位可以是上级机关、下属单位或相关单位。发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等环节。发文按文件性质又可以分为多种发文，如正式发文、内部呈报件发文或专报件发文等。发文处理流程一般采用自由流程。

发文处理流程实例

 表单和流程自定义

公文处理的表单和流程可以由用户单位自定义，自定义项目丰富，自定义方法直观，用户单位的系统管理员能够快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理表单和流程。

 文件修改痕迹保留

系统集成Word和WPS作为文件编辑工具，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分，并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。

 处理信息记录

每个流转公文都带有“意见汇总”和“流转历史”两个域，“意见汇总”自动记录了每个办理人填写的意见，“流转历史”自动记录了公文流转处理的过程信息。

 文件编号

系统提供了定义“流水号”的功能，可以根据本单位收文和发文的分类定义文种流水号，文种流水号记录该类文件的编号信息和当前序号，收发文表单中可以直接调取当前文种流水号，

当前流水号被使

用后序号会自动加1。

 发文登记和收文登记

公文发送之前可以调用发文登记操作，在发文登记簿中进行发文登记；收文处理之前可以调用收文登记操作，在收文登记簿中进行收文登记；登记信息可以从表单中自动提取，无须重复输入。

 文件套打

文件套打功能可以将文档中的内容提取到word形式的套打模板文件中，充分利用word对文档的排版优势，按照套打模板文件预先定义的格式完成内容打印。

 流转监控

相关领导可对工作流转进行实时监控，了解每个人员和每个文档的办理情况，并可进行催办和特送。

 委托办理

可将相关工作委托给其他人办理，可设置委托时限，时限到后自动收回委托办理权限。

 日常审批

单位中各项日常审批工作（如：请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等）也可定义成表单与流程，通过网上进行流转办理，办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。

2.2.2 文件管理

 可以根据需要设置文件库

用户单位可以根据实际需要设置文件库，文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。

文件库设置实例

 文件库中提供多重访问权限控制

文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。

文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。

文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。

用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限，确保单位中的文件按权限进行管理和访问。

2.2.3 信息发布

 电子公告

用于单位内部重要信息的发布，如公告、通知、表彰、批评等，电子公告的发布人由系统管理员设置。发布人可以发布公告，

发布时

…

可以设定保留天数和公告对象，在保留天数内的公告出现在“近期公告”视图中，并且只有公告对象才能看到公告，可针对用户单位全体、部门或个人发布各种公告。  在线新闻

用于单位内外部新闻的发布，近期新闻在主界面的左下角滚动显示。  电子论坛

提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 2.2.4 内部通讯  电子邮件

为每一个办公人员提供了一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。  在线短信

可以即时感知用户是否在线，可以进行实时交流和留言。系统中其它功能模块调用在线短信进行提醒。

2.2.5 档案管理

 实现文档管理的一体化

档案管理子系统与协同办公系统无缝衔接，办公中处理完的文件可直接归档到档案系统，办公人员可直接查看档案目录对档案进行借阅利用。

档案管理原理图

 符合档案管理规范

档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准，支持文书档案归档新规则，可实现对电子档案和实物档案的全面管理。 2.2.6 辅助办公  日程安排

提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。  会议室管理

可以查看会议室的状态、进行使用申请和审批，并具有使用记录。  物品管理

可以设置多个物品仓库，提供物品的入库、库存和出库管理，具有物品领用申请与审批功能，并可以进行各种查询与统计。  人事管理

提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。  考勤管理

提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。

2.2.7 系统定制  组织机构

设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。  表单定制

可视化表单定制界面，直观、易学、易用，可以根据本单位业务需要自定义表单，表单定制功能强大，能够支持实际业务中的各种表单格式。系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。

表单定制界面

 流程定制

智能化流程定制界面，流程定义只须输入流程名称和各个环节的名称，所有自定义项目全部通过打勾和选择来完成，流程定义快捷并且不容易出错。流程的自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。

这里还提供了一种自由流程定义模式，在现实中有些工作无法用固定的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程；自由流程无须定义流向，工作可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一个办理环节。

流程定制界面

2.2.8 基础数据  常用意见

可以定义常用的意见文字，减少日常办公中填写意见时的输入。  数据字典

各种常用的输入信息可以做成字典，表单中可以调用相应的字典，输入时只需选择字典项，方便输入，又规范了输入信息。  流水号

可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号，文档中调用流水号可以取得相应文种的当前编号，并对流水号自动进行+1计数。  打印模板

可以预先定义各种打印模板，日常办公中可以调用打印模板进行文档套打或正文转换。  上传用户单位的LOGO图片

主界面左上角的位置可用于显示用户单位的LOGO，用户单位可以上传本单位的LOGO图片，图片格式可以是jpg或gif。

2.3 系统扩展

2.3.1 电子签章

电子签章系统由签章功能组件和印章钥匙盘组成，安装签章功能组件之后，具有印章钥匙盘的用户可以在文档中加入印章或个人手写签名,其他用户可以对签章进行验证。

表单中进行签章

WORD正文中进行签章

2.3.2 手机短信

手机短信子系统可以通过短信收发器（也可以通过运营商的各种短信平台）进行短信发送。办公中的提醒、通知等信息可直接发送到办公人员的手机上，办公人员还可进行短信的单发和群发。

2.3.3 手机办公

手机办公子系统将办公应用从电脑延伸到手机，各级领导外出时可以通过手机随时随地了解本单位的状况和处理紧要工作，大大提高了办公的便利性。

局域网办公用户

合强在手机办公技术上的突破，使手机成为实用的办公终端，在响应速度、显示清晰度和功能操作等方面充分满足日常办公应用。  只传内容不传界面，具有良好的响应速度

采用Client/Server结构，办公中只传输内容，不用传输界面，内容呈现采用逐级传输机制，确保只传输必要的信息，有效降低了传输量，大大提高了手机办公的响应速度。  操作界面直观清晰

专门为手机设计的一维操作界面让手机办公直观清晰。可以支持系统中的自定义表单，表单中的各个域在手机上的显示顺序可以配置。

 不仅可以查看内容，还可对日常工作进行办理

可以查看日常办公、文件库、电子公告、电子邮件、在线短信、日程安排中的内容，进行邮件和短信的处理；同时实现了所有流转工作均可手机办理，可进行工作的签收、查看、填写意见、提交、退回、撤回等操作，支持系统中定义的所有流转逻辑。  支持各种手机客户端

可以支持Android、iphone、Symbian、Windows Mobile等操作系统的手机客户端，能自动适应各种分辨率显示屏幕。 操作介绍

图1 登录界面

图2 办公系统模块列表 图3 日常办公文件夹

图4 待办工作列表

图5 签收工作

图6 查看工作附件

图7 查看流转历史

图8 查看意见汇总 图9 填写意见

图10 提交工作

图11 选择后续环节 图12 选择后续办理人

图13 退回工作

图14 撤回工作

图15 文件库列表

图16 文件夹列表

图17 文件列表

图18 浏览文件

图19 电子公告列表

图20浏览电子公告 图21 电子邮件列表

图21 浏览电子邮件 图22 在线短信 图23 日程安排列表

2.3.4 公文交换平台

公文交换平台实现各个单位之间的公文自动交换。协同办公系统带有公文交换接口，发文处理完成后，可以直接通过公文交换接口发送到公文交换平台上各个收件单位的收件箱中；通过公文交换接口还可以把外单位来文从公文交换平台自动接收到办公系统中。公文交换平台一般有以下两种应用形式：

1、上级单位建立协同办公系统和公文交换平台，协同办公系统联结公文交换平台，自动与平台进行公文交换；下属单位没有协同办公系统可直接登录公文交换平台收发公文。

2、下属单位部署了自己的办公系统后，也可与公文交换平台进行联接，实现办公系统与公文交换平台之间公文的自动交换。

2.4 运行环境

 服务器硬件

PC服务器或小型机（内存1GB或以上、硬盘40GB或以上）。  操作系统

中文Windows（2003、2000、NT）Server 或Linux 或Unix 或 Aix等。  数据库 MySQL或ORACLE  网络

局域网，或局域网＋互联网（互联网可以采用“固定IP接入方式 ”或“动态域名解析方式”或“VPN方式”），以及无线网络。  电脑客户端

PC电脑，内存256MB以上；中文Windows（2003、XP、2000、9x ）等；IE6.0或以上，可以支持IE8.0。  手机客户端

Android、iphone、Symbian、Windows Mobile等操作系统的智能手机。

三．实施与服务

我们为党政机关客户提供以下标准化实施与服务：

四．报价

五．相关介绍

5.1 合强公司简介

合强软件机构设有上海和强软件有限公司、厦门合芯信息技术有限公司、厦门合强软件有限公司，10年来一直致力于办公自动化软件领域的产品研发与应用推广，各公司分别是上海市政府和厦门市政府认定的高新技术企业和软件企业。

公司现有员工一百二十余人，其中80%以上员工毕业于国内著名高等学府。公司建立了现代企业管理机制，实行董事会领导下的总裁负责制，设有研发中心、营销中心和营运中心。

公司通过产品细分深度满足各类客户的需求，现已形成具有自主知识产权的合强A8协同办公系统、党政集群办公平台、全景移动办公平台、合强智能办公系统、手机办公、公文交换平台等产品。合强产品已在全国近万家党政机关、重要行业和企事业单位成功应用，先后荣获“中国优秀软件产品”、“上海市优秀软件产品”、“上海市重点新产品”等数十项荣誉，公司总裁何洁冰当选为上海市三八红旗手、中国十大IT管理女性、上海市十大IT新锐和徐汇区科协副主席，徐汇区政协委员。

十年来，合强软件秉承均衡发展，永续创新、卓越品质、合作双赢、回报社会的经营理念，凭借执着的追求和不懈的努力，目前已发展成为国内最为专业、产品覆盖面最宽、用户数量最多、最具竞争力的办公自动化软件供应商。

5.2 党政机关典型用户

长春市委组织部

长春市发展与改革委员会 长春市财政局

长春市纪律检察委员会 长春市城乡建设委员会 长春经济技术开发区管委会 长春市商务局 长春市社会保险局 长春市价格监督检查局 长春市农安县委组织部 长春市公安局交通指挥中心 长春市政府投资建设管理中心

厦门市委办公厅 厦门市政府办公厅 厦门市财政局

厦门市政府机关事务管理 厦门市公安局 厦门市交通委

厦门市道路运输管理处 厦门市贸易发展局 厦门市外商投资局 厦门市教育局 厦门市规划局 厦门市司法局

长春市农安县委组织部 共青团吉林省委 吉林省质量技术监督局 哈尔滨市质量技术监督局 鞍山市宁远镇人民政府 邯郸市交通局 山西省监狱管理局 山西省工商行政管理局 山西长治市委 山西柳林县人民政府 山西晋中市建设局 山西浮山县人民政府 内蒙古劳动教养管理局 内蒙古呼和浩特边防检查站 内蒙古包头市政协

内蒙古乌兰浩特市人民政府 内蒙古呼伦贝尔市广播电视局 云南省政府610办公室 云南省机械设备成套局 云南省军区曲靖军分区 云南省大理州财政局 云南省大理州经济委员会 云南省临沧市农业局

云南省临沧市镇康县政府办公室 云南省临沧市镇康县财政局 云南省临沧市永德县财政局 云南西双版纳国士资源局 云南西双版纳科学技术局 新疆自治区劳动和教养管理局 新疆自治区测绘局 新疆乌鲁木齐信息产业局 新疆博州市人民政府 新疆图木克舒市人民政府 新疆建设兵团农一师 新疆塔城市公安局

厦门市卫生局 厦门市园林局 厦门市旅游局 厦门市体育局 厦门市港口管理局 厦门市委组织部 厦门市委宣传部 厦门市委统战部 厦门市总工会 共青团厦门市委员会 厦门市人民防空办公室 厦门市政府侨务办公室 厦门市政府台湾事务办公室 厦门市思明区员当街道办事处 厦门市思明区梧村街道办 厦门市思明区嘉莲街道办 陆军某集团军司令部 泉州市人事局 泉州市公路局

上海市人民政府新闻办公室

上海市建设和交通管理委员会科学技术委员会

上海市黄浦区质量技术监督局 上海市黄浦卫生监督所 天津市人事局 广州市林业局 湖北省财政厅 湖北省公安厅 湖南省劳教管理局 株州市国土资源局 株洲市财政局 株洲市醴陵市财政局 湖南长沙县财政局 湖南长沙县国土资源局 湖南益阳市资阳区政府

新疆阿克苏地区国土资源局 新疆吐鲁番市人民政府 新疆鄯善县人民政府 新疆托克逊县政府

宝鸡市国有资产监管委员会 宝鸡市陈仓区人民政府 陕西韩城市环保局 甘肃省委宣传部 甘肃省政协 甘肃省直机关工委 甘肃省道路运输管理局 兰州市中级人民法院 甘肃金昌市委办公室 嘉峪关市社会和劳动保障局 甘肃庆城县人民政府 甘肃张家川县财政局 甘肃庆阳市人事局 银川市卫生局

宁夏自治区人民防空办公室 桂林市公安局 桂林市交通局

贵州省质量技术监督局 贵州军区预备役师团 遵义市司法局

遵义红花岗人民检察院 四川德阳市发展与改革委员会 四川眉山市教育局 四川眉山市水利局 四川眉山市计生办 四川眉山市彭山县国土局 四川乐山市公安局 四川乐山市国资委 四川乐山市夹江县财政局 四川宜宾市翠坪区林业局

杭州市行政执法局 杭州市档案局

杭州市政府侨务办公室 宁波市镇海区政法委 宁波市镇海区国土局 宁波市镇海区农业局 宁波市庄桥街道办 杭州市拱墅区检察院 杭州市江干区检察院 浙江江山市交通局 温州市水利局 温州市房产局 浙江东阳市广电局 浙江象山广电局 浙江缙云广电局 江苏宜兴市人民政府 江苏句容市财政局 扬州市邗江区财政局 江苏宜兴经济开发区管委会 南京市公路建设处 青岛市北区财政局

安徽滁州市南谯区人民政府 芜湖市财政局 芜湖市公路局

芜湖市南陵县人民政府 郑州市广播电视局 新乡市广播电视局 河南濮阳市公安局 唐山市质量技术监督局 唐山市迁西县财政局 邯郸市交通局

拉萨市人民防空办公室 青海循化县人民政府