四川商务职业学院2013年文秘专业调研工作总结
2013年1月-3月涉外文秘专业相关教师通过走访企业、座谈、电话采访、网络、电子邮件和调查问卷等形式对四川博立通国际货运代理有限公司、成都鑫禾普运业有限公司、成都环航国际物流有限公司、四川大田国际货运有限公司、成都市温江区政府办公室、成都沃特酒店、成都市海源清馨生物科技有限公司等9家企业，对我院2010级文秘专业毕业生和我院其他专业部分毕业生进行了跟踪调查和访谈，重点针对企业现有文秘人员状况、要求和文秘专业毕业生就业情况、对课程设置建议等方面进行了专业建设调研。虽然说在调研工作中遇到了各种各样的困难，但是经过我们小组成员的共同努力，还是较顺利地完成了专业调研工作，取得了大量第一手资料，现主要从以下几个方面对本年度专业建设调研做出总结。
一、 调研过程思路框架图
我们整个调研过程大致可以分为四个阶段：工作筹备阶段、实施调研阶段、问卷统计和分析阶段以及后期总结阶段。
调研思路框架图
二、工作筹备阶段
1、调查课题和走访企业的确定
文秘专业在选择调查课题时，重点针对我们今年人才培养方案的修订工作来展开的。经过几天的思考与讨论，我们选择了“企业对文秘人员用人需求情况”和“我院文秘专业毕业生就业情况跟踪调查”这两个主题，主要考虑从用人单位和我们毕业生实际就业情形两个方面着手，从用工方和员工方切实了解文秘人员在成都市场的一个需求状况和我们的学生和工作对接的真实情况。
在确定走访企业时遇到一些困难，由于我们需要调查的是企业办公室人员的需求状况和工作情形，每个企业本来文秘人员数量较少，办公室部分工作性质是企业内的保密内容，所以有很多企业的办公室工作状况不愿外人走访或调研，我们主要利用系里建立的实训基地中的企业关系和每个调研小组成员个人的社会关系，最后确定了9家走访企业，还有部分企业我们是通过电话联系、电子问卷的方式取得调研结果。
2、调查方案的设计
统筹考虑到我们调查课题的背景、价值与意义、我们调查课题的目标，我们主要采用走访、座谈、问卷调查和电话、网络调查想结合的调查方案，目的是通过多种方案的结合，取得尽可能多的第一手资料。大家的讨论后然后修改、反复如此将方案定下来。
3、小组成员分工
文秘专业教师数量较少，我们的专业调研小组一共由4名教师组成：沈卫、李贤明、白瑞和王薇。沈卫老师主要负责总体调研工作的安排、企业走访、毕业生就业情况的跟踪、数据分析和调研报告的拟写，李贤明老师是物流教研室主任，主要负责联系我系物流实训基地的相关企业，并和我们一同前去走访企业，白瑞老师主要负责问卷的设计和相关企业的走访、毕业生就业情况跟踪，王薇老师主要负责前期资料的收集和后期资料的整理工作，并走访相关企业。
三、工作实施阶段
2013年1月14日，调查问卷设计和打印工作全部完成，我们分别联系各家企业和公司进行走访和座谈。在座谈的过程中，我们事先拟写了访谈提纲，整个座谈过程一般都比较顺利，但比如在对温江区政府办公室的人员进行访谈后，因为机关工作性质，只能接受一些口头的调研，不能给我们出具书面的盖章调研成果。整个企业的走访主要是在寒假期间完成的。在访谈中我们给企业同时发放了调查问卷，还有一部分企业我们通过网络的形式发放电子问卷，共发放企业调查问卷20份，回收有效问卷17份。
在走访企业的同时，我们加强和保持与2010级文秘专业毕业生的联系，由于中间是春节阶段，我们和他们的联系一直持续到3月份，主要包括调查问卷、座谈、网络沟通和E-mail 的形式。共发放问卷80份，回收有效问卷75份。整个调研过程得到了同学们的大力配合和支持。
2013年3月中旬，我们基本完成了所有企业的走访调研工作，也对毕业生的就业情况有了比较清楚的了解，我们小组成员将问卷归总，并在小组内针对调研的经过和结果进行了多次讨论。问卷顺利完成后，小组成员感受颇多，都认为自己在此次实践活动中增长了见识，学到了知识，如语言交际能力、问题处理能力等等，尤其是增加了对企业第一线情况的了解，对我们专业课程的设置和教学工作的改进都有很大的借鉴作用。虽然工作艰辛，但小组成员都觉得收获很大。
四、问卷统计、分析和报告拟写阶段
问卷的统计工作是个比较累人的工作，特别是脑力的消耗是很大的。在问卷的统计时期，我们小组首先要考虑我们要统计来的数据来干什么，来说明什么问题，在此问题上，小组成员之间相互商量，相互讨论，一个数据的统计基本上是全体小组成员共同决定。虽然说此种方法数据的统计效率较小，但是数据的高质量行是不容置疑的。
调查报告主要是在问卷的统计和分析基础上完成的。同时后期我们进一步完
善了调研工作总结和调研成果的收集，并对调研取得的毕业生就业状况统计成表，为我们以后跟踪调查和持续访谈创造了良好的条件。
五、调研工作总结
（一）从企业调研结果来看：
1. 企业内文秘人员结构：从调研的企业来看，企业普遍都需要文秘人员，小型企业一般文秘人员在2-3人左右，大中型企业相对需要人数更多一些。现在中小型企业对文秘人员的要求一般在大专及以上层次，基本都是需要具有较高专业技能的学生，对于我们走访的货运国际公司对文秘人员的英语水平有较高要求。
2. 企业能为本专业学生提供的工作岗位类型：所调研的企业基本上都是成都市及周边中小型资企业，能提供给本专业学生的工作岗位是：办公室文员、前台接待、企业秘书等。
3. 企业对本专业学生的能力要求：有良好的沟通能力，较强的语言水平，独立工作的能力和端正的工作态度以及工作中的吃苦精神。
4. 企业认为本专业学生最需学习的几门课程：秘书实务、写作、办公自动化、市场营销、商务沟通和商务英语。
5. 企业认为本专业学生最需的职业证书： 部分企业要求文秘学生有秘书职业资格证书、英语四、六级证书、普通话证书、驾照等，但是也有三家企业的人事经理认为，他们不需要学生提供的任何证书证明，但是良好的语言表达能力以及交际能力是他们在面试中比较注重的，也就是说，他们更注重的是学生对于工作的实践能力和动手能力以及人际交往能力和良好的沟通技巧。
6. 企业认为该本专业学生最需要解决的突出的知识缺陷：实践应用能力不够强，所学知识和工作脱节，学生的动手能力不强。
（二）从毕业生调研结果来看
1.2010级毕业生去向：我们调研的43名2010级文秘专业的毕业生，有3人回老家进入当地政府机关单位当公务员，所占比例为6%，除1人未找到合适接收单位，所占比例为2%，其余39人分别进入各中小型企业，所在地区包括成都市以及四川省各地市区县，有部分毕业生去了广东等沿海地区。
2.2010级毕业生就业情况：学生主要在中小型企业从事办公室秘书、文员、助理等工作，有部分学生从事销售类工作和财务类工作（具体公司信息请参看后面的学生就业单位一览表）。
3. 学生认为最需具备的能力：办公室日程事务的管理能力，沟通能力，懂得一定的社交礼仪，做事认真踏实。
4. 学生认为最需要学习的几门课程：秘书实务、秘书写作、办公自动化、市场营销、商务沟通、商务英语。
5. 该专业学生最需的职业证书：秘书职业资格证书、英语四六级证书、普通话证书、计算机证书、驾照。
6. 学生最需要解决的突出的知识缺陷：实践应用能力不够强，动手能力不强，在校期间对实际工作的感受太少，刚工作很多都不知道如何上手。
（三）意见和建议
综合对各类企业和毕业生的调查结果，本教研室准备从以下角度开展工作：
1. 文秘专业的总体就业形式良好，但我们的学生总体素质不高，要想学生学的好，一定要激发他们的兴趣，因此教研室需要进一步调研市场，了解秘书就业市场的要求，知道学生以后工作中需要什么知识。
2. 不光培养学生的专业素质，更注重学生的人文休养，树立学生良好的社会责任心，培养正确的工作态度，坚决杜绝眼高手低。应加大涉外文秘知识的灌输力度，加强文秘专业学生知识面的拓展，在教师的引导下，在校期间鼓励学生多看书、看好书。在人才培养方案的修订上增加人文类学科的课程种类和比重。
3. 如今企业更看重的是员工的实际工作能力以及能否为企业创造更大的价值。因此在对人才的培养上，应多进行案例教学，而且案例一定要与时俱进，来自工作的第一线。提高学生的动手能力和实际操作能力，我们学院应加快文秘实训室的建设进程，使学校在校学习期间就能在仿真实训室中学习和演练实际工作技能，体会真实的工作场景，提高学生的动手能力，以便毕业后能较快适应工作的实际需求。在人才培养方案的修订中可以加大《秘书实务实训课程》比重，并尽快根据实际工作的需要编制我校的实训校本教材，同时鼓励学生加强社会实践活动，利用寒暑假自主实习，教师加强指导和监督。
4. 多开设一些更有实际意义的课程。将学与用结合起来，解决学和用的脱节问题。多与企业联系、沟通，多给学生创造、提供一些校内或者校外的专业实习机会。加快我院文秘实训室建设进度，让我们的综合实训课能在仿真实训室中开展，从而提高学生的综合实践能力和动手能力。
5. 保持对往届毕业生的跟踪调查，经常性地取得第一手信息和资料。这需要学院的大力支持。
（四）成功与不足
在整个调研过程中，我们主要有很多成功和不足之处，现在回想起来，这次调研活动能圆满完成，主要有以下一些成功之处：
1. 在前期准备工作中，搜集资料花的时间比较多，资料掌握得相对充分； 对问卷的设计比较符合实际情况。每个成员都充分调动自己的个人资源，积极主动地参加调研，配合整个调研活动的完成。
2. 在团队协作上，我们分工合作，基本上能够充分发挥每个组员的能动性，并且组内相对民主，相互讨论的氛围比较好，尤其得到了物流专业老师的支持和配合，使得很多调研工作得以顺利开展。
3. 在整个调研过程中，我们的工作思路相对比较清晰，分工比较明确。另外，开会频率也控制得比较好。问卷题目内容丰富，目的明确，不显枯燥乏味。访谈前事先准备了访谈提纲，能够在有限的访谈时间内控制好方向和节奏，尽可能地多了解我们想要知道的信息。
4. 在对毕业生信息的跟踪调查过程中，一方面得到了相关辅导员教师的大力支持和配合，他们为我们提供了大量的基础信息，同时我们老师能够耐心细致的和同学们交流，并对同学提出的在工作过程中遇到的问题给予耐心的解答和分析，为双方的沟通创造了良好、和谐的氛围。
以上成功之处希望能在以后的调研过程中或者其他工作中继续保持。 毋庸置疑的是，在整个调研过程中，我们也存在着许多问题，下面来重点谈一下这些问题：
1. 前期准备工作还是不够充分，主要是在相关企业的联系上，有不少企业联系了但不愿接待我们，而我们原有的企业资源和实训基地又比较少，所以最后能选择的企业不是很多。访谈时普遍比较匆忙，比如和物流专业组老师一起去走访的几个物流运输公司，他们对物流专业的问题比较感兴趣，而对我们文秘人员的调查就显得简单一些。还有些公司、企业，我们去的时候只有相关秘书人员接待我们，办公室主管不在，所以有些公司未能给我们提供书面证明。
2. 由于前期企业资源比较有限，所以很难做到对企业按照行业来分类进行调研和分析，所以后期得到的调研数据对行业情况的了解程度不够充分，只能做到去调研能联系、能接纳我们的企业。
3. 在对毕业生的跟踪调查过程中，由于时间比较匆忙，我们未能做到全部实地走访，主要是通过网络、电话、座谈等方式了解毕业生的工作状况，他们也都
刚到工作单位，对企业的信息了解不够全面，我们主要通过收集问卷、询问等方法获得信息，还有部分第一手的资料、图片还未能全部收集到位。
4. 问卷设计存在不合理，没有针对企业不同状况而设计多份问卷，问卷中有些问题适用性不强。比如涉及到课程、证书等题目形式专业性比较强，受访者表示不够了解。在最后的开放式问题中，大部分受访者由于时间原因或嫌麻烦受访者表示不清楚要怎样回答该问题，而没有作答，从而对我们信息的收集有所影响。
5. 最后阶段数据的分析还显粗糙，因为时间关系没有制作更为直观的统计图、表，表格的制作不够简洁方便，导致之后的数据统计也出现了困难。
通过历时两个月的调查，我们获得了大量企业用人单位的第一手资料和信息，拓宽了视野，增长了见识，启发了我们的思维。同时，我们深刻感受到我们的培养目标与实际工作岗位存在一定差距，增强了加快涉外文秘专业培养方案的修订与教学内容教学方法改革的责任感和紧迫感。吃一堑，长一智，我们在这次专业调研活动中认真总结经验教训，争取今后的专业调研活动针对性更强，对我们的人才培养方案的修订和教学工作有更大的帮助和指导意义。！
经营管理系物流教研室涉外文秘专业：沈卫
2013年4月20日