认真履行职责 当好办公室主任(龚鸿文)
2006-10-31 15:44:44
善于调动自身的力量，战胜客观困难。第三要具备应变能力。说通俗一点，就叫“见子打子”。在工作中，我们会遇到一些预想不到的问题，这就需要我们头脑清醒，随机应变。身为办公室主任，在喝酒场合中，人人都醉了你不能醉，在把领导安全送回家之前你不能睡，领导休息了可能你还要加班，所以要时刻保持清醒的头脑，千万不要喝醉误事。第四要有沟通协调的能力。办公室主任要尊重上级，尊重下属，尊重平级的同事。还要有较强的表达能力，要能说会道。有人说我们见人说人话，见鬼说鬼话，也不是批评我们，只说明我们说话比较符合听话人的心理，否则说话没人听。除了说以外还要能写，办公室主任要是笔杆子，文字表达能力要强。
四是文化知识素养。首先是语言文学听说读写，办公室主任听话要听得很清楚，不能张头冒耳，要是给你交代五件事情，你只记住两件，其他三件你忘了，那就不行。办公室主任要说得明白，读得口齿清楚，还要能写，除语言文学知识外还要有历史知识。有时候，领导或哪个部门给你一篇文章，里面有几个典故，你不懂，拿起笔就给人家改，这样就会闹笑话。鉴古知今，处理工作时就会游刃有余。还要具备法学、哲学、经济学等方面的知识和当办公室主任的业务知识。
五就是身体素养。身体很重要，没有好的身体，在办公室工作三下两下你就垮了，因为办公室的工作没有规律，非常紧张，体力和脑力消耗特别大，接待多的时候一天七八拨，大材料来的时候“挑灯夜战”，所以，没有一个好的身体素质是不行的。要注意劳逸结合，注意休息。要能够自我调节，避免过度的劳累，还要预防疾病，锻炼身体。
三、办公室主任的工作方法与艺术
第一是工作效率和工作方法。要善于安排好工作时间，有许多工作都是需要交叉处理的，比如说一些会议，办公室主任不去不行，但又不是很重要的会议，这样就可以把工作带到会上去做，如修改文章、批阅文件等，这不叫“不务正业”，但是重要的会议不能这样做。要把握开会的技巧，提高开会的效率。办公室主任经常主持会议，要自己给自己节约时间。要用科学技术和管理手段，调动大家的积极性，要把副主任、工作人员的积极性调动起来，不能大权独揽。办公室有五个人，就你办公室主任跳，其他四个不跳，都在给你使冷眼，看你跳，工作就无法开展。领导让你当办公室主任，把你放在一个最磨人的岗位上，其实是在重用你。办公室主任容易进步，所谓“近水楼台先得月”。办公室主任天天在领导的身边，领导许多优秀的东西你很快就学到手了，所以让你到这个岗位上，是信任你，是锻炼你，你要信心百倍。要多听多看少表态，在领导说话的时候要少插话、不插话。办公室主任要有组织协调的艺术。说话要委婉，比如办公室主任最爱讲的一个词是“建议”。“某领导，我建议这个事情这样办”。甚至对待平级都用这种说法，“我看这个事情是不是就这样定了”，其实就这么定，只是换一种说法。批评人时，要注意方法，要注意场合，我要批评一个人，把他叫到我的办公室狠狠地批评，不让大家知道。在大家面前要多表扬人，如果需要在大家面前批评人，尽可能只讲现象，不点名。办公室主任靠什么？靠三寸不烂之舌。不完全有道理，但是有一定道理。办公室就是润滑剂，但不是和稀泥、当老好人。办公室主任在公众场合要多用一些形体语言，如眼色、表情、手势，比如服务员倒水不及时，我指一下杯子暗示一下，或者开会时某个人的手机一直叫，我看他一眼，他就知道怎么一回事。或者我在台上说，下面不听，我脸色严肃一点，也可能收到一定的效果。
四、办公室主任的日常工作
一是值班、电话、印章、收发、通信。
值班。一到节假日，或有重要活动、发生重要事件，上级就可能会打电话进行抽查，有几个乡镇就是一次电话没人接，结果年终扣了分，扣得书记和乡长心痛了好一阵。因此，办公室主任必须安排好值班工作。
电话。办公室接听电话和拨打电话的频率很高，打电话和接电话都是有技巧的。我们打出去，首先要说我是某办公室某人，不能电话拨通就讲，否则讲了半天别人都不知道你是谁。我也遇到过这种情况，电话一打进来感觉一见如故，说了半天你还不好意思问对方是谁。这种时候只有见机行事多说话，看他说话中有无线索，有无什么值得你回忆、让你想得起来的东西。另外就是接电话了。电话铃响了，我们首先要自报家门：“我是政府办，„„ ”，这样可以防止一些人拨错电话而不知。电话打完了，要等对方先挂电话，你先挂，别人会说你气粗，不礼貌。
印章。办公室主任一般都管印章。我们在乡镇工作的时候常把印章放在信封里或公文包里随身携带，这是不正确的。印章要严格管理，需要盖章，要请示领导，什么内容，盖几份，什么时候盖的，要作好记录，不能乱盖。
文件收发。我记得我到牛场去的时候，有一次想找一个文件，这个文件我记得在政府办的时候就下发了，但是找不到。原因是一位领导来特区开会，顺便把文件带回去，但没有转给办公室登记处理，而是放在自己的抽屉里，其他领导不知道这个文件，时间一长，老鼠一咬，没了。因此，我到牛场第一件事，就是选办公室的人员，把办公室的运转搞规范。现在你们可以去看，2000年以来，牛场乡坚持编发大事记，牛场的副科级以上干部的行踪都有记载，特区、市、省的领导到牛场工作也有记载，翻档案时很好查。以前我在牛场乡处理过一个案子，四年后，上级来复查，所有的资料一应俱全。
二是协调和督查工作。协调就不重复讲了，我强调一下督查。现在从中央到地方都很重视督查工作，会议安排的工作要督查，领导交代的事情要督查，目标责任书的执行情况要督查，还有一些临时的重要工作要督查。但是现在有一种情况是，乡里年初安排的事年终就记不得了，安排事情随手就忘记了，到督查时现补材料，措手不及。办公室主任就要记住，有些东西是用一年的，比如目标责任书，到某个阶段，你要提醒领导，这个事情要督查或可能要督查，要提前安排。
第三是接待工作。这里我要详细说。接待有三种：高格接待、低格接待和对等接待。上级领导来了，高格接待；基层同志来了，低格接待；平级的同志来了，对等接待。接待又分有约 接待和无约接待。政府办的接待，多半是有约接待，比如市督查室的领导来了，先打个电话，或先发个传真，检查什么工作你可作好准备，是有约接待。乡镇往往无约接待比较多。有约接待比较好办，有准备，按部就班。无约接待就要靠灵活机动应变，但是也不要冒然。有时突然来了几个人，我问对方有什么事情，他们说是某个领导的亲戚，今天从他的家乡来，我问他们和这个领导预约了没有，他说没有，并要该领导的电话号码。这说明是挂 角亲，领导可以不接待，我可以说，我给你打个电话看看领导在不在，打电话的结果大家都知道，肯定是开会或出差了。如果他确实和领导约过，但也不能直接带到领导的办公室，我先给他倒杯水，说：“请稍等，我给你去办公室看一下。”然后给领导汇报，某地某人因某事找你，领导说见了，我才带他进来，说不见，我还要借故。这是工作中善意的谎言，并不是弄虚作假。无约接待有时候很尴尬，突然来了一拨客人，和领导见面了，相互不认识，我肯定要走上去，来到客人面前，自我介绍，再相互介绍，这样才能缓和局面。
接待工作主要是接待前和接待当中事情比较多，我着重讲这两个方面：
接待前的工作。有一次我们办公室的一位秘书给我讲，市政府办打电话来说他们要来五个人，到六枝检查工作，中午11点到。我问：哪个带队，这个人是什么级别，他带来的是哪些人，其中女同志有几个，坐什么车来，走哪条路线，来检查什么，要在六枝待几天，需不需要我们准备汇报材料，需不需要领导出面，是统一管吃住呢，还是要怎么样。一问，我们的秘书就答不上来了。所以说呀接待以前我们要了解清楚，特别是带队的这个人很重要，我不是说一见官就怎么样，首先要知道对方是什么级别，省级干部有省级干部的接待标准，处级干部有处级干部的规格，甚至还要问有没有少数民族，是什么民族，饮食习惯等，都要了解清楚。如果客人已在路上了，要问一问联络员是谁，电话是多少，要随时掌握情况，你不能说11点钟到我就11点等着，那不行，什么工作都要超前安排。再一个就是，把情况摸好后，如有大型接待还要制定接待方案，首先要有个名单，姓名、性别、职务，还有联系电话，走哪条路线，哪些人是住第一个房间，哪些人是住第二个房间，哪些人在第一桌吃饭，哪些人在第二桌吃饭。还有，需要开会的，哪些人坐主席台，哪些人坐下面。如果是圆桌会议，也要安排好座位顺序，来六枝是否要到生态园看看，哪些领导陪，我们在哪里接，要送到哪里，接待方案都要一一明确。还有就是点菜，不知大家有没有这个感觉？我有这个感觉，怕点菜。客人来了要吃饭，吃饭就要点菜，如果我们给宾馆说，你给我准备200块钱的菜，往往菜端上来，很不如人意。点菜是门艺术，要根据对方的身份点菜，如果对方是行政领导，什么长什么长，我就考虑在六枝宾馆接待，出去吃就要考虑一个环境好的地方，这样比较正规，他觉得有面子；如果对方是专业技术人员，来帮我们搞规划论证，什么工程师呀、水利专家呀，这些人吃饭不是很讲究，吃饱，快速吃，吃饱好干工作，酒少喝；如果说是外宾，菜就吃得非常清淡，像日本人、香港人，半锅水，放点盐，黄豆芽放进去，加点植物油，不放味精，上来就是汤，他们就喜欢吃这个，然后多准备几双筷子，一人要两双筷子，一双搭在盘子上，一双在碗里，然后换筷子吃；村干部来了，油荤大一点，要上回锅肉、扣肉这些实实在在的菜；大机关的女同志来了，千万要搞清淡，因为她们不敢放开吃呀，怕影响身材。接待还要考虑我们领导的口味，有的是不吃牛羊肉、狗肉，有的是不吃海鲜，你点了一桌菜，领导不满意，那就是失败的，领导不喜欢到某个餐馆去，你就不能到那里去点菜。领导的口味要了解，饮食习惯要掌握，要油荤搭配，大菜和土菜搭配，特别是外面来的人，要上本地菜，野菜，什么芹菜酸啦、剪刀菜啦等等。一般说来，点两三个大菜，再点一些配菜，既不浪费，又吃得饱，桌面上看得过去。
接待当中有哪些工作呢？首先是迎接来宾。人家到了，你要迎接，上级重要来宾、重要领导，我们一般到落别接、或到郎岱、新窑接。例如我们到落别牌坊接，领导下车了，我和蒋区长去接，你不能让蒋区长走在前面，你要先走在前面，然后介绍自己是办公室主任，叫什么名字，这是我们蒋区长，然后站在旁边，蒋区长上去，再介绍对方是什么长什么长。乘车是有规矩的，比如说猎豹车在前面停住了，前排已坐满了，蒋区长坐第二排，我说蒋区长请上车，蒋区长坐上去了，我跟着这个门上去，行不行？大家考虑一下。是不行的呀，你一上去，蒋区长在车上磨来磨去给你让位子呀？正确的方式是：蒋区长上车后，我把门关好，从另一个门上车。还有，坐车规范是后为上前为下，高贵的客人坐后面，级别低的坐在前面，后面一排呢又是右为上左为下，让领导坐车，我请他坐后排的右边，我从后面绕过来坐后排的左侧。上车后要主动搭话，制造一个气氛，不能让领导和客人尴尬，要找些话来说，介绍六枝情况、特产等等。一见冷场我就说几句话，等领导之间说上话以后我就不说了，我的任务完成了。一见领导之间说话断了，我又说几句，拾遗补缺。把领导接到六枝宾馆了，接来以后怎么进大门，怎么坐电梯？下车以后我一定要走在前，让领导在后，我要走在电梯门口，把电梯打开，坐电梯有个规矩，如果是电梯上有专门的管理人员，坐到几楼他给你按键，上楼下楼他给你管，遇到这种电梯，我就要请领导先上，我后上，下电梯的时候领导先下，我后下。如果是六枝宾馆这样没有专人管理的电梯，就不能让领导先上，我就要先上，上来后
我就要压住开门键，否则领导走着走着就关门了。到了楼层以后，我就不能先跑，先走门就关了，我就要压住电梯开门键让领导先走，一出电梯后到二楼餐厅，客人不晓得路，领导不晓得在哪个包间，你就要往前面跑带入餐厅。进了餐厅门以后，餐厅椅子是两三张、两三张并在一起的，圆桌一般是十把椅子在一起，你要去把椅子拉开，对着门的这个位置就是主宾位置。比如说我和蒋区长要接待客人了，如果来的是几个县的县长，蒋区长是主陪坐在主宾位上，我是副陪就在门口这个位置，客人坐两边，先右后左。我坐在门口这位置，出入方便，客人坐下来后，你的事就来了，首先要在对方介绍来宾时，你要迅速记住每位的姓和职务，可按一定顺序先记住各位的姓，再慢慢回忆或在别人称呼时补记职务，以便在蒋区长敬酒时我能准确介绍出对方，帮助领导记忆。然后要数一下有多少人，人数和碗是不是一致，多余的撤掉，不够的补上，距离拉好，人和餐具一一对应，然后我就看，餐巾纸够不够。现在服务员是餐巾纸一丢，你就自己去处理，你要把纸巾打开，一般情况是两个领导之间放一包，打开放在桌子上。物品上全后，服务员开始上菜，服务员摆菜有时候她不懂规矩，特别是一些小馆子，服务员上菜是就近放在桌子上了，再来一盘又就近放在桌子上了，她不是给你均匀的摆好，你要把菜均匀的摆好，上到五六个菜时，你就要提醒领导，意思是准备就绪，请领导剪彩。领导剪彩后，在吃的过程中，就要敬酒了，敬酒要领导先敬，蒋区长敬完了，还有王区长，领导敬完了还有客人敬，最后是我们敬，就是我们经常讲的领导先讲话，我后发言。敬酒时如果对象比你的级别高，最好你走在他后面去敬酒，不能隔着桌子：王县长，来，上网。这个话不是你说的，如果你是区长你就可以讲这个话，你在办公室不能讲这话。如果领导的酒量大，那么，“领导，你看如果行的话，我们两个干一杯。”如果酒量小，就不能这么做，只能说：“领导你看，我干完，你能干完的话就更好了。”那么他有时候干完，有时候不能干完也行。在席间，你要密切注意动向，要采取有效措施，确保领导饮酒安全。
接待结束，要送客人了。和迎客人一样，要握手，握手也是一门学问，同级都是男同志要主动，握手时要稍微用点力，人家觉得你实在，诚恳，热情；对方是市长，是上级，领导伸手你才能伸手，上级不伸手你不要自作多情；男同志和女同志握手，人家没有那意思你不要乱伸手，握手时要轻，时间要短，你不要握住不放，那是喝酒醉的表现。我们的女同志也要主动和客人握手。另外不能和领导抢镜头，必须要把领导时时刻刻摆在一个突出位置上，领导并排走，边走边交谈，你要走在他们的左后方或右后方或正后方，镜头来的时候你要让开镜头，有些照片上省长市长来了，你的位置比他们的还正中，这就不行。要记住我们是绿叶，是“护花使者”，你看我们秘书长和几办的主任有几个上镜头的？这是规矩。
第四是会务工作。要开会，你要把会场布置好。会标要简洁，主题要鲜明，一般不要出现标点符号。会标布置好后还有主席台，主席台座签按照职位高低来摆，职位最高者居中，然后依次从左到右按职务来摆。四大办中，党办在前，请王主任坐在蒋区长左边，我是主角之一，我坐在蒋区长的右边，然后我们陶主任、赵主任依次坐两边，我们政府办两位副主任谦虚点坐两边，开会是从左到右坐，就餐是从右到左坐，不一样。进入会场我们要组织签到，参会人员签到后不知道座位在哪里，我们的工作人员要指引，乡镇领导坐这一组，部门领导坐这一组。有座签比较好，大家都按座签坐，没有座签，大家都往后面坐，主持人要开会了，一看前三排是空的，就要调整布局。调整布局有个艺术，你说后面的同志请到前面一二三排就座，效果好的话有几个人到前面就座，效果不好的话可能一个人都没有，怎么办？必须要点到名字，比如我要请后三排的到前面就座，我就说某局长、某主任这排以及以后的同志请到前面就座，这样他就没办法了，都必须要到前面来坐。调整好后开始开会，一般来说要宣布几条会场纪律，像刚才侯主任讲的什么手机问题、抽烟问题等等。然后开始，我主持会议要有一个开场白呀，为什么开这次会议，会议的任务、目的是什么，是哪些人参加会议呢，我要讲清楚，在主席台上坐的有哪些人，我按级别高低依次介绍，像我们在座的都认识蒋区长了，我就不一一介绍，我就挨着念。如果在座的人有外面的客人，你们一个都不认识，我
就要一个一个介绍，介绍完后，我就说这次会议有几个议程，第一干什么，第二干什么，然后依次进行。时间就要掌握好了，不能开长会，如果哪个人话讲得太多了，主持人就要提醒，注意时间，后面还有领导的重要讲话。领导讲完话后，主持人小结会议，有需要通知的事情就通知，没有就散会。如果这个会开得很长，开到12点领导才讲完话，你主持人总结就不要再啰嗦了，两三分钟总结完了就抓紧散会。你想，四五个领导在前面讲，站得很高，讲得很细、很全面了，你还补充什么，还强调什么？没必要重复。下面是一片看表的动作，开手机的声音，装资料的声音，一片混乱，谁还会听你的？
第五是礼宾工作。礼宾这一块简单说一下，有时候我们要参加一些活动，一些正式场合要穿礼服。我们有些同志，穿西装连袖口上的那一块商标布都没有拆下来，错误，还有什么花花公子、神鹰等名牌标志也要拆下来。西装不能太长，西装长裤子短，形象很差，像新闻联播上的中央领导接见外宾，对方是什么颜色我们也是什么颜色，领带的花色基本是一致的。深色西装一定要配黑色的皮鞋，袜子也要是深色的，穿着才得体。男同志的皮带上吊很多东西，一大串钥匙、手机，还有眼镜盒，礼仪上是不允许的，男士腰间要利索。喜庆一点的场合可以穿鲜艳、活跃一点颜色的服装，遇到治丧活动就要穿庄重、素静一点的服装。在办公室，不能穿短裤拖鞋上班，女同志不能穿超短裙及过短的衣服上班，否则一弯腰就露背，一伸手就露脐，上班不能穿这种衣服，指甲不能长，不能涂颜色。
第六是办公室的保密工作。要注意文字、通讯的保密，秘密、机密、绝密要分清。 第七是信访与调研工作。信访要执行分级管理的原则，要为领导挡驾，上访人员来了要先请到办公室问明情况，看需不需要领导出面，能解决的就解决，不要牵扯领导过多的精力。 第八是安全保卫工作。领导出行、接待都需要保卫，重大活动，重点目标都必须由我们办公室来安排。
第九是行政后勤服务。办公室是管家，要管好财务、车辆、设施等，这是我们的职责。 第十是信息工作。
五、办公室的公文处理
这一点，刚才本义副主任已作详细讲解，我就不再重复了。
六、办公室主任的公文写作
文字写作要规范。例如“按照省、市、特的安排”这种说法是不规范的，“特”不是行政区域，应为“特区”。数字的写法有阿拉伯数字、中文等，正文中一般用阿拉伯数字，大写的数字多用在财务上、合同上，以免被改动，报告上就没有必要用大写数字，否则显得很麻烦。小数点后面保留几位才好？特殊需要外一般情况是两位，否则看上去很累。
七、办公室环境和办公自动化
要实施电子政务，要联网，利用先进的设备设施，实现政务信息化。办公室人员要努力学习电脑知识，比其他人员更能熟练掌握，以带动整个单位的办公自动化建设。
八、办公室主任常用的法律法规及规定
《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《中华人民共和国合同法》、《中
华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政诉讼法》、《最高人民法院关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》、《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国职业病防治法》、《中华人民共和国国家通用语言文字法》、《国家行政机关公文处理办法》、《标点符号用法》、《互联网信息服务管理办法》、《中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见》、《关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《国务院关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》。另外新华词典等工具书及上级下发的一些常用文件要放在桌上，便于随时查看和对照使用。