2014年暑假业州镇教师培训之信息技术教案
——如何整理电脑文件 黄丽华
围绕三个部分交流如何整理电脑文件
1、为什么要整理？
2、怎样整理？
3、如何改进？
一、为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有木有？校长站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！中心学校各部门要上传的资料怎么也找不到！每个月的食堂、营养餐报表在茫茫的文件中分不清！有些文件夹的文件名不知道是什么内容，还要一个一个地打开查看。
（一）电脑文件最容易乱的地方在哪里？
1、系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings**
2、桌面Desktop
3、我的文档MyDocument
4、个人下载目录X:Downloads
（二）文件管理的真谛：在于文件方便、快速提取。
科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在。
（三）电子文件三要素：文件存放路径，文件保存属性，电子文件分类
（二）整顿(Seiton)
1、目标：把需要的文件定位、定量以便用最快的速度取得所需。
2、整理三要点 ：盘符固定化 结构科学化 存放目视化
A、盘符固定化：操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘
B、结构科学化：骨架：适合的文件夹，科学的分类、
层级：适中的层级数，结构的深度
内容：控制文件夹与文件的数目
C、存放目视化：规范化地命名文件夹和文件
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”„„。
文件名＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”„„。这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20140701 演讲比赛”、“20140710 旅游照片”
（三）清扫 Seiso
定期清除和归档，将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
1、定期归档文件。桌面上下载的各种文件要处理并定期归档。
2、把所有你认为装得位置不合理的软件都卸载装到一个合理的位置。
什么叫合理的位置？因人而异。理论上任何软件都可以装在任何
位置，可有些人认为C盘里除了系统不能装任何东西。我个人的看法是：
A、所有常用的，不生成记录的软件都可以放在C盘的program files目录，比如office、photoshop、视频处理软件、需要安装的抓图软件、各种播放器、下载工具、个性化的浏览器比如遨游浏览器、虚拟视频软件等等，都放在C盘默认目录。
B、所有能够生成并需要保留记录的软件都不放在C盘，但是要放到一起。比如QQ、UC等会生成聊天记录和图片文件，这些是要保留的；等等。
C、所有绿色软件都不放在C盘，但也要放在一起。比如绿色的抓图软件，列车时刻表，绿色的文本编辑软件等等。这样做的目的是从装系统后可以立即使用。
3、定期清扫垃圾。安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告
安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除
装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除
安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
（四）清洁 Seiketsu
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
建立完善的文件结构-------规范化地命名文件夹------周期性地将文件归档
培养每天清洁的良好习惯？
软件：1、下载软件，下载时，把软件存放在规划好的位置中；
2、安装软件，安装软件要安装在合适的位置，并且记住
这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。
资料：1、下载资料，下载的各种资料放在临时文件夹；
2、归档资料，对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。
（五）素养 Shitsuke
整理电脑---清理环境—管理工作---总结思想
突出一个“理”字
修身是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新生事物，处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思想。这就是素质的提高。 所谓素质，其实无非就是一种习惯。如果你习惯于把餐巾纸丢在地上，就是没素质的表现。如果你把它放入垃圾桶，看上去就是一个有素质的人，但只是看上去。如果你的这种行为是经过思考的，那还算不上真的有素质，但如果是下意识的，认为这是一件应该的必须的不得不这样做的事情，那你就是一个真正的有素质的人。
同样，做到习惯性的给自己的文件分类，习惯性的使之有序并便于检索，习惯性的将手边的事情做得井井有条，这就是素质的提高。毋庸置疑，这种提高必然会改变别人对你的看法，因为这使你看上去是一个有条理的，干练的人。
电脑的空间因整理变大！生活的空间因清理变宽！思想的空间因总结变扩！
小结：电脑文件管理的”5S”
整理：文件架构-----建
整顿：区别文件-----分
清扫：定期归档---归
清洁：每日整理----整
素养：效果不错---推
三、如何改进？整理文件夹的技巧
技巧1：发挥我的文档作用
1、我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。
2、利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。
技巧2：经常执行磁盘碎片整理
经常执行“磁盘碎片整理”，因为你整理文件的过程中，文件的索引会改变，磁盘会产生很多的碎片文件。也可以借助其他的系统清
理软件，清除系统运行时产生的垃圾文件，这样可以让系统更快地运行。
技巧3：学会使用快捷键和组合键
使用 Ctrl 或者 Shift 键，方便选择多个文件，进行删除和移动的操作。如果使用 Shift + Delete 组合键，会彻底删除文件而不进入回收站。如果回收站满了的话，再删除文件就会直接删除。 技巧4：发挥快捷方式的便利
如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。
技巧5：注意区分要处理的和已完成的
当你在网上看到PPT课件时，可以下载到一个临时的“temp”文件夹中。待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按课题名或分类地存放在文件夹中。及时地处理过期的文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯。
技巧6：建立目录索引文件
虽然把文件分门别类存放了，但时间长了，目录太深，一层一层查找也很麻烦的，在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后，新建一个表格，然后按照我们的分类方式隔行输入：图片、电影、电子书，在图片分类下再建立二级目录名，例如明星、汽车、壁纸等。 第三步，右键单击“图片文字”，选择“超链接”，在
弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件夹，单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录，保存到桌面上，以后打开这个文档，直接单击相应的文字，比如单击“壁纸”，就可以切换到壁纸文件夹了。 小提示：如果要更改某个超链接，直接右键单击该文字，选择“编辑超链接”就可以了。
警告：
⊙不要删除你还会使用的文件
⊙不要删除其他用户或属于其他人的文件
⊙不要删除重要文件（夹），例如 C:WINDOWS 或者 Documents and settings 目录
⊙不要删除注册表项和系统文件
⊙不要试图去整理文件（夹）名为Temp 或者 Temporary的文件，因为这些是系统或者应用软件使用过程中存放临时文件的地方，这里的文件其实并不需要整理。如果你非要去重新排序，按照分类整理，估计会花上你够长的时间。
总之，科学的电脑文件管理带来什么呢？
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最大的问题是：难以坚持，所以，我们贵在坚持，坚持好习惯。