机关公文规范性要求及常见错误分析
一、关于公文种类的常见错误
（一）报告与请示文种混淆。报告与请示都属于上行文文种，即向上级机关报送文件的文种，其中，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，以及回复上级机关的询问，请示适用于就某项工作向上级机关请求指示、批准，两者在行文目的上不同，不能混淆使用。
关于“报告”，需同时注意以下事项：1.报告中不得带有请示事项；2.在正文最后独立成段，注明“特此报告。”或者“以上报告如有不当，请指正。”
关于“请示”，需同时注意以下事项：1.请示应当一文一事，一文主送一个单位；2.在正文最后独立成段，注明“当否，请批复。”或“以上请示如无不当，请批复。”。3.“请示”应注明联系人和联系电话，具体编排格式为：在成文日期下一行，段落缩进二个字，放在圆括号中。
（二）报告与汇报混淆。报告属于党政机关公文正式文种，汇报不属于•党政机关公文处理条例‣规定的规范性文种（关于＊＊的汇报，关于＊＊的建议）
（三）平级单位之间沟通协调工作使用“请示”“报告”。请示和报告都属于上行文；向市级发改、财政等部门行文时，以及向不相隶属的机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求
批准和答复审批事项，都应该使用函。
（四）通告与公告文种混淆。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般由中央国家权力机关或者国家级行政机关制发；通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见和建议。
补充：凡正式制发的文件，文种必须在•党政机关公文处理条例‣所规定的文种类别中，不可以生造文种。
二、关于制发文件时的常见问题
（一）行文必要和规格问题。•党政机关公文处理条例‣规定了“从严控制公文制发数量”和“严格掌握公文制发规格”两项原则。有些通知等文件只是进行普通的工作部署，可以使用函头通知制发，不必使用带有字号的正式文件制发。转发上级文件时，需要提出本级单位详细的工作要求，否则，可以不必再自己行文转发。
（二）公文审签流程不符合规定要求。由市教育局制发的文件，正确的审签流程是：科室人员起草文件，并经科室负责人、分管领导同意文件内容→科室起草人员填写发文稿纸并签字→科长审签→办公室主任审签→科室分管领导审签→局主要领导审签（如需报请主要领导审签的）。
补充：1.依据局发文稿纸上的审签程序，按照逆时针顺序依次审签；2.不带签发日期的签发，属于无效签发。
三、关于公文版式的规范性要求及常见错误
（一）页边距及字体、字号。正式公文要求上下左右页边距依次为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm（以前为3.2cm、3.2cm、
2.8cm、2.3cm）（办公室文书人员掌握即可）。各科室报给办公室所有材料的页边距上下左右可依次设置为3.0cm、3.0cm、2.6cm、
2.6cm，标题及正文内容可统一设置为30磅；如无特殊要求，正文文字一般使用3号仿宋字体。
（二）文件标题的规范性要求及常见问题。标题需由发文机关名称（一般单独一行）、事由和文种三个部分组成，由市教育局制发的文件在标题中必须带有“威海市教育局”。标题的字号、字体一般使用2号方正小标宋（以前要求使用创意简标宋字体，因许多办公电脑保存有之前的党政机关公文，为保证公文能正常显示，需同时在电脑中安装两种字体）。
常见错误：
1.标题较长时，将固定词语断开换行；标题分成多行时，多行标题排列成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形形式。要领：标题应分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，居中对称排列，长短适宜，间距恰当，不可以断词换行；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形
2.需要转发上级多部门联合发文、一一罗列各部门名称导致标题太长。要领：可以使用•关于转发＊＊等九部门＊＊的通知‣格式，在标题中列出牵头发文单位名称，将多个部门使用数字概
括。
3.转发文件时，标题中多次重复出现文种。如•关于转发＊＊的通知的通知的通知‣。要领：可修改为需要转发的文件字号加事由的标题（必须要由两部分组成），如•关于转发鲁教办发„2013‟7号文件进一步加强教育新闻宣传工作的通知‣
（三）正文标题层次及其格式错误。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注，其中，第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
常见错误：
1.第一层标题后加标点符号。要领：第一层标题一般与正文具体内容分开，在标题的最后不使用句号等句末标点。
2.第三层次阿拉伯数字后的标点符号使用“、”。要领：此处的标点应是一个全角点号“.”，具体使用时可以切换为全角标点输入点号或者在半角点号（直接点击数字键盘区域的“Del”键）后打一个空格。
补充：二、三层次的标题，如果后面紧接着正文具体内容时，在标题的最后可以使用句号等句末标点；如果二、三层次的标题独立成段，后面不是紧接正文内容时，在标题的最后可以使用句号等句末标点。
（四）发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“„ ‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即数字前不加“0”，例如：1不编为01），在阿拉
伯数字后加“号”字。
常见错误：文号中的六角括号“„ ‟”，误用做“【 】”或“[ ]”。
（五）正文中引用其他文件时格式错误。需先引文件标题（放在书名号中），后引文号（文号中的年份应使用六角符号“„ ‟”括起，而不能使用“【 】”或“[ ]”放在括号中），后面的正文中需要再次引用该文件时，可以使用文件的简称或者直接引用文号。
例如：根据威海市委、市政府•中共威海市委 威海市人民政府关于贯彻国家和省中长期教育改革和发展规划纲要的实施意见‣（威发„2011‟3号，以下简称•实施意见‣）
（六）附件说明。即公文附件的顺序号和名称。文件如有附件，应在正文下空一行首行缩进二个字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。如果有多个附件，可使用阿拉伯数字标注附件顺序号
常见错误：1.转发某文件或印发某方案类文件，需要转发或印发的文件标题不需要在正文后添加附件说明。2.正文后不注明“附件：”或者误为“附：”。
例如：
＊＊＊＊（正文）。
†党政机关公文处理工作条例‡2. ＊＊＊＊＊＊
（七）发文机关署名及成文日期：正文之后，必须要注明发文机关名称（以前没有这一项要求）。发文机关名称的下一行使用阿拉伯数字注明成文日期（以前要求使用汉字数字格式），年份应当标年、月、日全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；署会议议定或通过即生效的工作署会议议定或通过日期，领导签发即生效的文件署领导签发日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（八）附件的规范性要求及常见错误。附件即公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当在正文后另起一页编排；“附件”两字及附件顺序号用黑体字顶格编排在页面左上角第一行，且附件顺序号后不所使用冒号；附件的标题居中编排在页面第三行，附件的字体、字号、行距等格式要求与正文的要求相同。
四、补充及其他
（一）市教育局下发文件时的主送单位格式为“各市、区教育局，高技术产业开发区、经济技术开发区教育局，工业新区社会事业局，机关各科室，局属各单位，市直各（有关）学校、幼儿园”；在正文中涉及各市区时，第一次可使用“各市区教育行政部门（以下简称“各市区”）”，以后均使用“各市区”即可。
（二）在并列使用书名号、双引号时，并列的各要素之间可以不再使用顿号。