作者：王茂跃
山西档案 1997年01期
文件与档案的关系属于档案学基础理论研究范畴。我国档案界对这一问题并未达成共识，还存在着种种不同认识，但总的来说，“大部分研究者都认为文件与档案……是两种事物；另一部分则主张……它们实际上是同一事物。”[1]笔者认为，两种事物论把我们的认识引入了误区，就是同一事物论也还存在着将文件与档案视为同一概念的认识误区。因此，重新认识文件与档案的关系就很有必要。
应当说明的是，本文提及的“文书亦称文件”，是指“各种载体的文字、图表、声像等记录材料。”[2]
误区之一：文件与档案是两种事物
两种事物论者认为，“从形式和外观看，文件与档案为同一实体，具有同一关系（感性认识）；从内容和实质上看，文件与档案为两种事物，具有转化关系（理性认识）。……前者说明档案也是文件，因为实体相同，后者说明档案又不是文件，因为性质各异。”[3]
简单地看，这一论述是无懈可击的，但稍作分析，还是存在着问题。第一，违反了逻辑规律。该论者一面说“档案也是文件”，一面又说“档案又不是文件”，这就犯了逻辑上的错误。第二，片面地理解了唯物辩证法形式与内容的关系。唯物辩证法认为，任何事物都具有一定的形式和内容，内容决定形式，形式必须适合内容，同一内容可以有不同的形式，同一形式也可以去适应不同的内容，形式与内容是统一不可分的。该论者一方面以形式上考察文件与档案，认为“档案也是文件”，另一方面从内容上考察文件与档案，却认为“文件与档案为两种事物”。这就将同一实体的文件与档案的形式与内容人为地割裂开来，很显然是一种错误的认识方法。该论者为了证实自己的观点，还举出了“这就如同果珍瓶一样，当贮存饮料的效用完成后，可将其当作的茶杯使用，此时，从外观形式看仍是原来的果珍瓶，但从功能、实质上看已属茶杯”这一事例。的确，从形式上看，果珍瓶与茶杯是相同的，但果珍瓶与茶杯并不是同一事物。因为一事物之所以是这一事物而不是另一事物，这是由该事物的内容而不是形式所决定的。果珍瓶与茶杯尽管形式相同，但它们的内容已发生了变化，这也就决定了果珍瓶与茶杯是两种事物。与此不同的是，尽管文件与档案的形式有所不同（即载体与记录方式相同，保管方式不同），但内容却完全相同（即记录于载体之上的信息），这也就决定了文件与档案依然是同一事物，或者说属于同一事物。所以用果珍瓶与茶杯（形式同内容不同）这样的例子去说明文件与档案（形式有所不同内容相同）的关系是极其不恰当的。
其实，文件与档案同属一物的观点，旧中国和新中国的档案学者都有过明确的论述。何鲁成说：“实则文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程。”[4]龙兆佛对此说得更为详细，“文书和档案原来是表示一样东西的两个过程。在第一个过程中，我们称文作文书，第二个过程我们又叫文作档案。事实上文书是文，档案也是文，文只是一样东西而已。”[5]吴宝康教授也指出，“文件与档案本来属于同一事物，是同一事物发展过程中的不同阶段。”[6]
如果我们用欧美国家通行的文件生命周期理论来作证实，就更能说明问题了。该理论把文件从形成到最后销毁或永久保存看成一个完整的运动过程，并根据不同的运动阶段把文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件三种，文件只有运行到了永久保存阶段才能称为非现行文件、历史文件或档案。很显然，现行文件、半现行文件和非现行文件都属于同一事物（即文件）。由于文件生命周期理论不符合我国档案工作的实际，相比较而言，现行文件相当于我国的文件，半现行文件和非现行文件相当于我国的档案，因而文件与档案也自然应该属于同一事物（因为我国尚未认同现行文件这一概念，仍称为文件，而文件又有广义与狭义之分，因此，为了避免造成文件概念的混淆，就不宜将同一事物明确界定为文件；更何况我国的文书工作与档案工作是两个分立的系统，尚未对文件与档案实行一体化管理，加之文书学与档案学是两门独立的学科，因而也不能说档案属于文件，所以采用同一事物这一表述是必要的）。
那么为什么大部分研究者都认为文件与档案是两种事物呢？这是有其原因时。文件的不断产生是造成档案与文件分离的根本原因。“文书、档案分裂之原因，为旧文书日渐增加，办稿人员无法保管，不得不另设一处管理之。”[7]
也就是说，文件在文书处理部门，档案由档案机构保管，这种因社会进步而形成的过细分工易于使人们误认为文件与档案是两种事物。“文书与后来处理这两个过程的责任分裂了，手续也分开了，于是同一样东西，就被当作两样东西看待。”[8]这就说得再清楚不过了：文件与档案不是两种事物，而是属于同一事物，是同一事物在不同阶段的两个名称。
误区之二：文件与档案是同一概念
值得指出的是，有一种观点虽然也承认“文件和档案是同一事物在不同阶段的称谓，尽管在不同阶段，二者的社会功能和存在方式不尽相同，但毕竟它们是同一事物”，但又进而认为，”“由此，我们完全有理由说，文件与档案属于同一概念，它们只不过是这同一概念下的不同语词而已”，“就是平常所说的存在同义词或多词一义的情况。”[9]这就在正确认识的基础上形成了新的认识误区。
为什么说文件与档案不是同一概念呢？因为同一概念所反映事物的形式与内容均完全相同，如马铃薯和土豆、玉米和六谷就是同一概念。而文件与档案的内容相同，形式却有所不同，两者并不是毫无区别的同一事物。如果文件与档案真的是同一概念的不同语词，是同义词，那么文件与档案自然就是同一概念，文件也就是档案，档案也就是文件。若此，起草文件就可以称打印档案，打印文件也可以称打印档案，正式文件也可以叫正式档案。这显然是行不通的。该论者也意识到同一概念的提法是有欠缺，于是作了补充说明，“文件也是档案，只不过在现行机关运转处理阶段，习惯上不叫档案而已。”[10]既然习惯上不叫档案（实际上是不能叫档案），仍称为文件，可见文件与档案的区别还是存在的，并不能象：“同义词或多词一义”那样随便通用。因此，将文件与档案视为同一概念，无异于否认了文件与档案之间的区别，就会给文书工作和档案工作造成极大的混乱，因而是不可取的。
综上所述，文件与档案是既有联系又有区别的同一事物，两种事物论仅仅看到了文件与档案之间的区别，而同一概念论看到的仅仅是文件与档案之间的联系，这都是对文件与档案之间关系所作的简单化与绝对化的理解。
注释：
[1][3]乔健：《从形式和内容看文件与档案之关系——兼评以文件为属的档案定义》，《档案工作》1993年第2期。
[2]《中国大百科全书·图书馆学、情报学、档案学》卷，中国大百科全书出版社1993年版，第460页。
[4][7]何鲁成编著：《档案管理与整理》，档案出版社1987年翻印版，第46、28页。
[5][8]转引自何鲁成编著《档案管理与整理》，档案出版社1987年翻印版，第46、28页。
[6]吴宝康：《“文件生命周期理论”引发的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期。
[9][10]刘智勇：《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第5期。
作者介绍：王茂跃 241000安徽师范大学档案馆