血站档案管理

　　1 血站档案编研工作的意义 　　开展档案编研，有助于推动无偿献血工作；开展档案编研，有助于发挥档案在决策中的作用；开展档案编研，有利于促进血站文化建设；开展档案编研，有助于加强档案保护；开展档案编研，有助于加强档案管理信息化建设。 　　2 血站档案编研工作存在的问题 　　2.1 重视程度不够。档案管理工作滞后，一是一些领导在决策时，对档案管理在采供血工作中的地位和重要性认识不到位；二是业务科室工作人员往往更重视专业工作，而忽视在工作中形成的各种档案材料的收集、整理与归档；三是缺乏责任感，错误地认为文件材料归档仅是档案室或档案员的事，与己无关。 　　2.2 缺乏统一的规范标准，管理体系不健全。许多血站的档案管理人员多为兼职，缺乏系统的档案管理专业知识；而业务科室也没有指定专人兼管档案资料的收集、保管和整理归档工作。现有的机关或医院的档案管理模式也不完全适用于血站的档案管理，国家和有关部门没有这方面的规范标准，“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。 　　2.3 归档文件的整理存在弊端，不归档文件的管理存在漏洞。由于档案人员多为兼职，立卷工作难度大，案卷质量也难以保证。同时，往往到年终才将文件一次性清理上交，既让档案室难以承受年终接收归档文件和分类归卷的大工作量，也因长期分散保存而造成丢失和他人无法利用。对于不归档文件材料，如采供血工作过程中形成的重份文件、未成文的草稿、统计草表、作废的登记表和科室间的业务交接等，往往被忽视而没有纳入档案管理范畴，造成丢失和泄密。 　　2.4 对非纸质档案资料的管理重视不够，信息化手段不足。不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入，对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域。 　　3 血站档案建设的思路 　　3.1 加强档案管理人员培训，提高管理人员的综合素质。组织档案人员学习《档案法》等法律法规，提高对档案管理工作认识程度以及管理能力。邀请专家 　　讲授档案管理知识以及输血医学档案的范围特点和作用；根据档案管理规范化的要求，确定档案工作人员的职责。一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初，根据文件材料归档范围，将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、系统。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好文件的收发、登记工作，保证文件的完整确切。五是做好文件的催办工作，凡是经承办人员处理完毕的文件要及时收集，并检查承办情况是否已经注明，搞好平时归卷，使文件材料管理有条不紊，便于查找利用。六是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查。 　　3.2 规范程序，健全档案管理制度。档案管理工作必须有严格的制度做保证，围绕档案完整准确、合格、安全、保密和方便利用，制定各项制度，如献血资料收集、数据计算等，同时，按输血医学档案工作程序，对每个环节、每道工序都提出具体要求，做到“人人有岗位、事事有人管、项项有章程、件件有要求”，建立输血医学档案工作的正常秩序。要认真贯彻实施《档案法》和《献血法》，把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理。切实加强制度建设，经主管领导审批，由采供血专业机构和档案管理部门制定一套适合血站特点的业务档案管理标准和规章制度。档案管理人员要增强责任感和紧迫感，在工作实践中做有心人。妥善处置不归档文件材料，改变以往重视年终整理归档而忽视平时材料形成过程的状况，扩大档案管理的覆盖面。不影响业务工作的前提下，尽量缩短各科室从档案材料形成到移交归档的时间，以减少或避免毁损、丢失现象，保证档案的完整性。加强对不归档材料的管理，不归档不等于不管理。要责成、监督各科室兼职档案人员严格管理、妥善处理和及时销毁不归档材料，避免其丢失、泄密。 　　3.3 加强信息化建设，做好业务档案的信息化管理。借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，血站应从自身的工作实际情况出发，创造条件，力争实现档案管理的自动化、现代化。 　　(作者单位：洛阳市中心血站 来稿日期：2011-12-06)