公司物资采购实施办法
为规范公司物资材料的采购行为，控制采购成本，提高经济效益，强化采购业务的监督管理，特制订本实施细则。
本实施细则根据《中华人民共和国招投标法》、《国有工业企业物资采购管理暂行规定》、《中国XX集团公司物资管理办法（试行）》以及集团公司ISO9000质量体系文件的有关规定，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约、分级负责、集体决策的原则制订。 本细则适用于公司及所属各单位的物资材料采购工作。
物资材料采购机构及其职责
公司生产经营综合部是公司物资采购的归口管理部门，公司及下属各成员企业应成立物资材料采购领导小组，负责本单位物资材料采购的领导工作。领导小组成员由单位相关行政领导及相关部门负责人组成，单位行政负责人任组长。人数为单数并不少于5人。全面负责公司及各成员企业的物资采购管理工作，
物资材料采购领导小组的主要职责：
贯彻执行国家、行业有关物资采购的法规及集团公司物资采购的制度、办法。
组织和领导采购活动。
确定本单位以及下级单位物资采购的权限。
确定物资材料的采购方式。
审批招标采购方式中的招标机构及人员组成、评标机构及人员组成，以及评标大纲等。 审批竞价采购方式中的评议小组人员组成。
负责将采购活动中的重大问题向上级单位报告并贯彻其决定。
负责采购项目的最终决策。
对违反本细则造成经济损失的单位及责任人作出处罚决定
各单位物资管理部门是物资材料采购的主管部门，在物资材料采购领导小组的统一领导下，负责物资采购的具体管理工作。其主要职责：
贯彻执行公司物资采购的制度、办法。
编制物资采购计划，并上报公司生产经营部。
进行合格供应方的评审。
提出采购方式报领导小组审批。
负责采购过程的具体实施。
签订与履行采购合同。
负责采购资料的管理和归档。
计划的制订
物资需用量计划的制订:
各单位的经营计划部门根据经营目标及经营计划，按年、季、月编制物资需用量计划或工程承包合同、招标投标文件、施工组织设计、工程进度、设计图纸报单位主管物资采购部门。 物资采购计划的制订：
物资采购部门根据审核的物资需用量计划，结合库存情况、在途情况编制物资采购计划，报
主管行政领导审批。
一次性采购计划在5万元以上的，经单位批准后，应在3天内（或正式签订合同前）报公司生产经营部备案。
采购方式及采购权限
对于一次性采购计划金额在5万元以上（含5万元）的物资材料以及采购金额虽在5万元以下，但品种集中适合招标采购的物资材料，应按邀请招标或公开招标的方式进行采购。 对于小批量物资材料的采购，应实行竞价采购的方式进行采购。
各单位物资材料采购领导小组应以文件的形式明确本单位及下属单位物资材料采购部门的采购权限（包括品种、数量、金额等），并严格执行。
招标采购程序
各单位物资采购部门，在本部门物资采购权限内，根据物资采购计划，提出拟招标项目，载明品种、规格、数量、质量（技术）要求、交货期等内容，报物资材料采购领导小组批准，进行招标采购。
招标工作由物资采购部门负责组织，也可委托有关专业招标机构实施。
招标人应当具备以下条件：
具有法人资格或依法成立的其他组织。
有与招标项目相适应的经济、技术管理人员。
有组织编制招标文件的能力。
有组织开标、评标、决标的能力。
确定招标项目后，采购单位要成立评标小组，负责评标工作。评标小组由物资、合同、技术、财务、质量等部门的人员及有关专家组成，人数不少于5人。
招标方式分为公开招标和邀请招标。
公开招标：
由招标人在国家计委指定的《中国日报》、《中国采购与招标网》、《中国经济导报》、《中国建设报》等任一媒介上发布招标公告，凡符合资格要求的潜在投标人均可参加投标，投标人的资格可采取预审或后审的方式进行。
邀请招标：
选择三家以上有资格的潜在投标人以投标邀请书方式，邀请其参加投标。
采购项目有特殊要求，或项目受到现场特殊环境条件限制，或高度专业化或只有一两家潜在的投标人，经单位采购领导小组批准，可以不进行招标。
招标文件编制与审查
招标文件由物资采购部门会同相关部门编制（或由委托的招标机构编制），报单位物资材料采购领导小组审定。
招标文件一般应由下列部分组成：
第一部分 投标须知
第二部分 投标文件的组成（包含招标产品的名称、数量、规格等要求）
第三部分 交货进度
第四部分 技术规范
第五部分 招标图纸（如有）
附件： 参考资料（如有）
招标公告
招标公告包括以下主要内容：
招标机构（或招标人）名称、地址。
项目简介。
资金来源。
投标企业的资质和附加资格条件（见第二十二条资格审查内容）。
招标（或资格预审）文件发售日期、地点和售价。
投标（或资格预审）截止日期及获取招标文件方法。
采取邀请招标的项目，投标邀请函的内容与公开招标公告内容基本一致。
资格审查
资格预审资料包括企业法人营业执照复印件、企业资质等级证书复印件、企业简史和以往的同类项目业绩、企业现状（人员、设备、财务等）、履约情况等。
对于重要项目可提前组织实地考察。对取得投标资格的潜在投标人，其资格预审资料应作为投标辅助资料。
对资格预审合格的单位发出招标文件。
未进行资格预审的招标项目，须在评标中进行资格后审，由评标小组组织专家审查。 发售标书
公开招标按招标公告规定的时间和地点发售招标文件。招标人不得透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
邀请招标按投标邀请函规定发售招标文件。
招标文件的澄清
发售招标文件后，投标人通过研究招标文件，可以用书面或口头的方式提出问题，招标人按规定的日期统一组织答疑，并可与投标人协商交换意见，但最终的答疑必须用《招标文件补充通知》的书面形式通知所有投标单位。
投标书的递交
投标人应按招标文件的规定，在投标截止时间之前和规定的地点递交投标文件。
投标人对投标文件的撤回、修改应采用书面文件形式。对投标文件的撤回、修改的书面文件应在投标截止时间之前递交。
开标
招标项目应按规定的时间、地点由招标人负责开标，投标人的法定代表人或其授权代理人按标书文件规定出席开标会，并邀请上级单位领导、上级有关部门负责人、公证单位人员参加。 开标时投标人和（或）公证人检查投标文件的密封情况，确认无误后由公证人监督当众启封开标。开标时应宣读投标人的名称、报价（总报价，必要时包括主要组成内容的报价）以及必须宣读的附件或声明，并书写公布。开标过程应作记录，存档备查。
开标的结果有公证人在场的应由公证人宣读公证词，并出具公证书。
投标书有下列情况之一者为废标：
未加盖公章和法人代表或其授权的代理人签章；
有两个以上最终报价（按招标要求的建议方案报价除外）；
迟到的投标书；
其他符合招标文件规定的废标文件。
投标截止后，投标人提出的任何附加优惠条件、条款或声明不得作为投标文件的一部分。 对投标文件中含义不明确的地方，允许投标人代表作简要解释，但所作的解释不得超过投标文件记载的范围，或改变投标文件的实质性内容。
评标
评标工作在评标小组领导下进行。
在评标前应编制评标大纲。评标大纲由招标机构负责编制。评标大纲应包括评标工作计划、评标原则、评价项目与因素、分项权重与记分方法、评标保密要求等内容。评价因素一般按价格、商务、技术（包括技术性能与质量保证）、资信四个方面，根据招标项目具体情况和公布的评价准则确定，进行定性分析，定量打分，各类评分权重视招标方式、项目特点和技术复杂程度确定。评标大纲须经单位物资材料采购领导小组批准。
评标小组应对所有投标文件进行评审，并要求投标人对投标文件中含义不明确的地方进行必要的书面澄清，但不得对投标文件作实质性修改。
招标文件是对投标文件审查、澄清、评议的依据。评标过程一般分为审阅投标文件、初评、澄清问题、定性评议、定量打分和编写评标报告。其中评标报告应确定评定排队顺序和推荐意见。评标报告由评标小组分别写出技术初评报告和商务初评报告并由招标机构汇总成评标报告报本单位物资材料采购领导小组审议。
决标及中标通知书
单位物资材料采购领导小组对评标小组提出的书面评标报告和推荐的中标候选人进行审核，提出意见，最终集体决策（决标格式表见附件1）。
决标后由招标人发出《中标通知书》，主要内容应包括中标的合同价（必要时包括主要单价）、提供履约保函的时间（一般应在签订合同协议书的同时）、签订合同时间（一般为接到中标通知书的10天内）。中标通知书一式三份，中标人、合同签订责任部门、留招标机构各一份。
《中标通知书》发出后，物资采购部门应在规定的时间内与中标人签订合同书，并按招标文件规定，通知未中标单位，并在规定的时间内退还其投标保函。
合同谈判及签约
物资采购部门会同合同管理部门在中标通知书发出后与中标人进行合同谈判，并按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
合同谈判一般不得对招标过程中双方承诺的合同条件做实质性的修改。
合同由双方法定代表人或其授权代理人签订。
招标、评标过程中如遇有重大意见分歧时，应及时上报物资材料采购领导小组进行审竞价采购程序
对于不具备招标条件的小批量物资材料采购，原则上应从质量、信誉等方面择优选择2～3家或以上的供货单位参与竞价采购。
物资采购部门在本部门的采购权限内，根据采购计划，提出小批量物资材料采购项目，载明品种、规格、数量、质量要求、交货期、参加竞价的供货单位等内容，经单位物资材料采购领导小组批准后实施。
竞价采购应成立竞价评议小组，竞价评议小组由合同管理、物资采购、技术、质量部门等有关业务人员组成。
参加竞价的供货单位原则上应是已签订供货合同或有供应业绩，信誉良好的供货厂商，并通过合格供应方的评审。报价文件应送达或传真到合同管理部门。
评议小组按照报价、质量、信誉等因素对报价文件进行评议，并书面推荐拟确定的供货单位。经单位物资材料采购领导小组批准，确定供货单位。物资采购部门会同相关部门进行合同谈判并签约。
验收程序
货源处验证
采购合同中提出采购方需到供货商的货源处对货物进行验证时，须在合同中规定验证的安排。 采购方在货源处的验证不能免除供货商提供合格产品的责任，也不排除以后采购方对该产品的拒收。
物资入库验收（包括检验和试验）：
物资的入库验收工作由物资部门的采购员、保管员及质量部门的质检员共同进行。
进货物资应具备下列产品证明资料：产品合格证；产品规格型号、数量证明；材质化验单（如有）；检验、试验数据（如有）；图纸、使用说明（如有）等资料。
采购员在移交进货物资的同时，须向保管员正式移交“产品证明资料”。
因资料不全而不能验收的物资，设置“待验收物资库”或在仓库内划分“待验收区”，予以存放，悬挂醒目标记，并登记备案，符合要求后再验收。未经验证的物资不得发放使用。
货物验收时，验收人员要仔细核对到货物资的名称、规格、型号，检查外观和包装，再对物资质量是否合格进行验证，物资质量经验证合格，确定无误后再进行计量验收。验收后，采购员、保管员及质检员应在物资验收单上签字。
对验证不合格及数量短缺的物资，应及时分析、报告，并整理相关原始资料，向供货厂商进行索赔。
对于业主提供的物资，在验收（包括检验和试验）中，若发现缺损和不合格，应予记录，并向主管领导反映，由物资部门向业主供应部门报告处理，确保业主提供的物资满足工程质量和数量的要求。
对未按规定进行验收的物资，财务部门不予付款。
保密责任
涉及评标及决标过程和结果的任何人员必须遵守《中华人民共和国招标投标法》、《国有工业企业物资采购管理暂行规定》以及《中国XX集团公司物资管理办法（试行）》等有关规定，不透露属于审查、澄清、评价、排序、推荐中标单位的任何情节、资料、建议等情况。 违反保密规定造成经济损失的有关人员应依照《中华人民共和国招标投标法》规定承担相应责任。
各级审计和监察部门是招标活动的行政监督机构，参加招标工作的重要会议，参与评委和投标人的资格审查，监督、检查评标工作，对招标工作提出意见或建议。对招标投标过程（包括招标、投标、开标、评标、中标等工作中泄露保密资料、串通招标、串通投标、歧视排斥投标、违规评标、违规授标等）违法活动进行调查、核实、处理。
资料的管理和归档
招标实施部门对招标、评标过程的资料和最终形成的合同文件要加强管理，设专人负责，按
照要求编号归档，不得遗失。
招标责任单位和招标机构在中标通知书发出后三十天内，须对招标、投标、评标文件整编归档。汇总整编的招标评标的文件至少应包括：
招标项目的立项报告；
招标工作计划；
招标公告；
资格审查资料；
招标文件及审查文件、补遗材料；
开标记录；
评标大纲；
评标报告、记录；
评标中形成的商务、技术对比表及文件；
澄清材料；
评标报告含评标专家签字表、打分表、评分统计表等；
决标纪要；
中标通知书；
中标单位的投标文件。
以上文件应有序的装入档案盒，按文档管理要求提供卷内目录和案卷目录。
未中标单位资料按规定存放。
监督与处罚
合同管理部门应设立专职或兼职价格管理员，严格履行价格监督职责，控制采购成本。 各级监察、审计、财务、物资等部门应对物资采购工作加强监督。各级单位应定期公布物资采购情况，内容包括产品规格型号、采购数量、单价、工程需用量、采购方式、采购日期、供货单位等。
对违反本细则，在物资采购过程中致使集团公司遭受经济损失者，应按《XX集团公司职工过失责任经济赔偿办法》进行处理，并据情追究相关责任人的连带责任。
对过失人员及相关责任人员，还应根据有关规定追究相应的行政责任。若触犯法律，构成犯罪，移交司法机关处理。
附则
本细则自发布之日起执行，原规定、办法与本细则相抵触的按本细则执行。
本细则由公司生产经营综合部负责解释。
议。