当前，面对人事档案利用率不断降低的现状，人们对人事档案保存的必要性提出较大质疑，本文正视人事档案利用现状，客观剖析了利用较少的原因，阐述了人事档案保存的重大意义，形成了人事档案保存与管理新理念。
一、人事档案的利用现状
人事档案是以个人为单位，通过收集、鉴别、整理、立卷、保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的文件材料的总和。个人的转正定级、职称申报、各种保险的办理以及出国、考研等有关证明的开具都会用到人事档案。另外，人事档案也是单位评聘、选拔、任命干部时的重要参考依据，利用范围比较广泛。
同时，人事档案一直被认为是一种重要的信息载体，随着各项档案法规、方针、政策的宣传、贯彻和执行，特别是将档案管理水平纳入对单位工作的重要考核内容之一以后，上至各级领导，下到单位个人对档案更加重视。人事档案由专职人员管理，其待遇和社会地位均有所改善。按常理说，诸多因素的改善，理应大幅提升人事档案的利用率，然而，实际的情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在单位选人、用人中的参考作用不是日益加强反而逐渐被弱化；保存和管理人事档案的人力、物力投入不断提高，而利用人事档案的人次和卷次仍然很低。
二、人事档案的利用主要受其自身特点影响
1.机密性
人事档案是一个人的履历、身份及各种关系的真实记载，其中的很多内容涉及个人隐私甚至国家机密。《干部档案工作条例》规定任何人不得泄露人事档案内容，个人不得私自保管档案材料。人事档案的利用有严格的审批、借阅手续。根据相关规定，不允许本人及亲属查阅本人档案，即使是人事档案管理人员也不能擅自查阅自己的档案材料。如确有需要应向档案管理部门提出申请，填写借阅审批单，经审批同意后，由人事档案管理人员提供所需内容，并按规定进行复制，加盖档案材料证明章。
因此人事档案的机密性导致人事档案的利用率降低。当事人出于“怕麻烦”等因素的考虑，一般不到万不得已是不会查阅人事档案的。“只有在国家，社会组织和个人的权益受到影响、侵害、损失，或发生权益纠纷时，有关社会组织或个人才会对它们产生利用的需求。”
从这一层面讲，人事档案利用的少是正常现象。因为无论是国家、集体还是个人，谁也不希望权益受损的事情频繁发生。人事档案利用得少正是政通人和，社会安定、和谐的体现。
2.一次性
当事人在利用人事档案解决问题之后，一般情况下不会再次利用相同的档案材料。例如当事人通过查阅“报到证”时间来确认工龄的起算年限。类似问题一旦经过查阅人事档案得以确认解决后，不会再次发生，所以同份档案材料就没有再次被利用的可能和必要。人事档案的这一特性限制了人事档案的利用次数。
3.专一性
由于人事档案是以个人为单位来组织材料，其证明和参考作用一般情况下只与其所记录的当事人发生利用与被利用的关系。因此只有与人事档案材料内容相关的当事人或组织才会去利用，与其无关的个人或组织是不会利用的。这就限制了人事档案的利用范围。
三、人事档案的利用价值分析
随着经济的发展，科技的进步，社会变革的深入，人们价值观念的转变，各种快捷高效的个人评价渠道和手段的涌现不断挑战人事档案的“权威”地位。而人事档案的内在特点限制了人事档案的利用。利用率低，保存和管理代价高，造成很多人质疑人事档案的保存意义。表面上看，人事档案的保管价值似乎远大于其利用价值。而一般来说，档案的利用价值决定了其保存价值，即利用的越多保存意义越大。人事档案的利用情况是否意味着人事档案没有必要继续保存呢？答案自然是否定的。究其原因主要有以下两点：
1.人事档案的凭证价值决定其保存意义。
实际上，很多档案的保存不仅仅是为了利用，像人事档案这样的档案，其保存和利用是同等重要的，其利用价值并不能决定其保存价值，人事档案被保存本身，无论被利用与否都具有重要的价值。这是人事档案不可替代的凭证价值所决定的。
人事档案的凭证价值是人事档案最重要的价值，也是其优于其他个人评估手段的根本。作为我国人事管理制度的一项重要特色，人事档案虽然利用有限，但它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是个人人生轨迹的真实记载。无论在什么样的条件下，只要有人事档案的存在就能够充分证明各种人事信息的真实性。人事档案的存在对于保障个人、集体和国家的利益，维护社会稳定起到了关键的“凭证”作用。
对于像人事档案这样具有凭证价值的档案来说，存在是其主要作用，而被利用只是次要的。虽然偶尔人事档案的凭证价值也会发挥勘误的作用，但这不是其主要作用。因为一方面，出现问题的毕竟是极少数情况，另一方面同样问题也不可能发生在每个人身上。所以这种档案的利用也只能是少数。比如，“文革”后，利用人事档案的凭证价值拨乱反正，平反了大批冤假错案。这充分证明了人事档案的保存意义。同时从侧面说明对人事档案的凭证价值利用的少才是正常现象，利用的多反而是不正常的，必定有碍社会的和谐发展。
2.人事档案在现代社会中仍然发挥着重要的参考价值。
直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。首先，从个人角度来说，在求职、就业、升学、晋升、计算工龄、转正定级、工作调动、职称评定、调整工资、享受各种福利待遇、出国等各种社会活动中，人事档案都发挥着重要的参考作用。人事档案是伴随个人一生的，是个人履历和诚信的证明。现实生活中不乏因为人事档案材料不完整而造成无法就业、升学、出国、转正、享受各种福利等等的事例。其次，从人力资源管理角度来说，人事档案是组织人事部门按照干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及业绩等内容的文字材料，是组织考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。由此可见，人事档案不是可有可无的，其参考价值在社会活动中经常发挥着不可替代的作用。
四、转变人事档案管理观念，充实人事档案内容，实施动态管理。
综上所述，人事档案的内在特点限制了它的利用率，然而人事档案的保存价值并不与其利用成正比。如上文分析人事档案利用率低反而印证了社会的稳定、和谐，是正常现象。同时，作为我国人力资源管理的重要手段之一，人事档案在社会生活中无论对个人还是对集体、国家都发挥着不可替代的作用。这就是人事档案的保存意义所在。因此，作为人事档案管理人员，要正确认识人事档案的自身特点，转变以利用价值论保存价值的观念，借助当下档案管理发展的有利条件，掌握现代管理手段，提高工作效率，认真做好人事材料的收集、整理，保证档案内容的真实、完善，改变人事档案内容千篇一律，缺乏个体差异的现状，及时更新人事档案内容，使人事档案不仅能真实记录一个人的成长历程，也能够全面地反映一个人当前的业务水平，工作状况，业绩创新能力。在人事档案内容更新手段和动态管理上寻找人事档案管理的突破口，以便最大限度地发挥人事档案的保存价值。
（作者单位：河北省地质调查院 保定市第一中心医院）