人事档案管理流程

人事档案管理流程

1目的

本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）人事档案管理的流程和控制要点，旨在规范人事档案管理，保证人事档案的完整性和安全性，提高人事档案的管理质量和利用效率，为全行人力资源管理服务。

2适用范围

本文件适用于本行所有劳动合同制员工的人事档案管理活动。

3定义、缩写与分类

3.1定义

人事档案管理：是指本行为提高员工人事档案的管理质量和利用效率，而从档案资料的收集、整理、鉴别、分类、归档以及查（借）阅、转递等环节实施一系列规范化管理的过程。

人事档案：是指组织人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，可分为档案正本和档案副本。

3.2缩写

无

3.3分类

1）人事档案可以分为：档案正本和档案副本

a）档案正本：是由历史地、全面地反映一个员工情况的档案材料构成，全卷分为24大类（详见附件五），是一个员工全部原始材料的总和；

b）档案副本：是概括反映一个员工情况的档案材料，由员工人事档案正本主要材料的复制件(或重复件)构成。

2）人事档案的查（借）阅可以分为：内部查阅和外部查（借）阅

a）内部查阅：是指本行内部有关部门因工作需要，在履行有关查阅手续后办理员

工人事档案的查阅；

b）外部查（借）阅：是指外部有关单位因工作需要，在履行有关查（借）阅手续后办理员工人事档案的查（借）阅。

4职责与权限

5原则与基本规定

5.1 原则

1）集中管理原则：本行人事档案应由人力资源部门统一集中管理，严禁任何个人私自保管人事档案材料。

2）保密性原则：本行人事档案管理人员以及档案使用人员要严守秘密，不得泄漏员工人事档案内容。

3）严肃认真原则。本行应强化对人事档案的管理工作，严肃认真的开展人事档案的资料收集、整理鉴别、分类归档以及查（借）阅、转递等各项工作。

5.2 基本规定

1）本行人事档案的日常管理工作由人力资源部门负责，并配备档案室和专（兼）职人事档案管理人员。

2）本行各分支机构及部门要积极配合人力资源部门做好人事档案管理工作，及时将员工不同时期形成的各类人事资料送交人力资源部门鉴别、入档、入室保管。

3）本行员工辞职、退职、自动离职、解除劳动合同后，其人事档案应及时转递到新单位或由职工自己委托当地人才流动服务中心代为保管。

4）本行应为领导班子成员建立人事档案正、副本，其中正本交由省联社人力资源处管理，副本由本行人力资源部门管理；其他员工原则上一般只建人事档案正本即可。

5）查（借）阅本行员工人事档案，应遵循如下规定：

a）本行内部查阅员工人事档案应填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经人力资源部门经理签字同意后，在专人监督下方可查阅；

b）外部有关单位因工作需要查阅本行员工人事档案的，查阅单位应派二名中共党员持正式介绍信，填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准，在专人监督下，方可办理查阅；

c）本行员工人事档案一般不得外借，如必须借出使用，须填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准后限期归还，本行人事档案管理员在外借前应做好档案内容的详细登记工作，借出单位借出期间不得擅自转借他人；

d）本行任何个人不得查阅本人及其亲属档案；

e）档案查（借）阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容；

f）外部查（借）阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经本行人力资源主管领导批准同意后才能复制（拍摄），且复制的有关材料要经本行核对无误后盖章确认；

g）在查阅档案时，查阅人要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。

6）本行员工人事档案的转递应遵循如下规定：

a）调入人员的档案交接：

 本行接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，由人力资源部门经理根据主管领导同意转入签批意见，安排档案管理员办理接收手续；

 档案管理员对照转递通知单所列内容逐项验收，材料不齐的，应退回给转出单位，待补齐无误后，方可在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章并退回回执；

 档案管理员将转来的档案入室，并登记注明档案转入时间、数量等内容。 b）调出人员的档案交接：

 本行档案管理员提取转出人员档案，按规定整理装订，由人力资源部门经理对档案内容的完整性审核确认无误后，报人力资源主管领导审批同意后，密封加盖人事公章并编号，填写《XX农村银行员工档案材料转递通知单》（附件二）；

 本行档案管理员将密封好的员工人事档案交综合办公部门机要岗用机要寄出，并登记注明档案转出时间、数量等内容；

 本行收到档案接收单位回执后，由档案管理员做好回执登记和保管；若一个月内未收到回执，要及时查问，避免丢失。

c）本行员工人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带。

7）处罚规定

本行人事档案管理过程中存在弄虚作假、营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

6流程描述与控制要求

7检查监督

8附件

附件一：《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》 附件二：《XX农村银行员工档案材料转递通知单》 附件三：《XX农村银行员工人事档案转递审批表》 附件四：《XX农村银行人事档案查（借）阅登记簿》 附件五：《XX农村银行人事档案正本内容分类》

附件一

XX农村银行查(借)阅人事档案审批表

人事档案管理流程 文件编号：

附件二

XX农村银行员工档案材料转递通知单存根

第 号

XX农村银行员工档案材料转递通知单

第 号

收件人： 收件单位盖章： 年 月 日

附件三

XX农村银行员工人事档案转递审批表

附件四

XX农村银行人事档案查（借）阅登记簿

附件五：

人事档案正本内容分类

第一类 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。 第二类 自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第三类 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第四类 考察、考核、鉴定材料：考察材料，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。 第五类 审计材料：经济责任审计结果报告。

第六类 学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

第七类 培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

第八类 职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格材料：职业资格考核合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格申请表等材料。

第九类 评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

第十类 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院士、中国工程院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第十一类 政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据

与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

第十二类 更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

第十三类 党、团组织建设工作中形成的材料：

（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料； （二）中国共产主义青年团入团志愿书； （三）加入或退出民主党派的材料。

第十四类 表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第十五类 违纪违法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检查院不起诉决定书；法院刑事判决、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得的行政处理决定等。

第十六类 招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

第十七类 任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

第十八类 辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员

人事档案管理流程 文件编号：

审批表、辞退决定材料；罢免材料。

第十九类 工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

第二十类 出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

第二十一类 党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

第二十二类 健康检查和处理工伤事故材料，录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

第二十三类 干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

第二十四类 其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

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