个人工作的时间管理
第一单元 个人工作的时间管理
第一课：时间的特性
时间的意义。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论我们做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定我们事业和生活的成败。
每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由我们自己来决定做什么--每天13个小时。如何根据我们的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使我们能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。
世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被忽视而又最令人后悔的就是——时间。时间是一种宝贵的资源，没有什么东西可以取代它的位置。一旦花过之后，时间就会永远消失。
时间具有以下基本特性。时间的不可替代性：时间是任何资源都替代不了的。时间的不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现在、未来的方向流逝。时间的可变性：时间既是常数又是变数。它公平地给人以每天24小时、86，400秒；同时，它也最不公平，因为它给任何人的都不是24小时、86,400秒。善用则长，荒废则短。
时间对于不同的人，体现的价值是不同的。时间价值意味着：对于出租司机，每月可赚4500元；对于一位销售经理，每月绩效目标就是100万元；对于一位副总经理，每月绩效目标就是1000万元。每天的价值，对于一位司机是150元；对于一位销售经理就是4.545万元；对于一位副总经理就是45.45万元。每小时的价值，对于一位司机是12.5元；对于一位销售经理，就是5682元，而对于一位副总经理就是5.682万元。每10分钟的价值就分别是2．10元、950元和9500元。
第二课：管理我们的“个人帐户”—时间
时间管理的内涵主要包括两方面：做我们真正想做的事；获得长期的满足感。做我们真正想做的事：尽早地学着把心思真正集中到自己一生中想要完成的
事情上，这是一种很好的训练。当我们进行有关确定做事的轻重缓急以及怎样管理时间的训练时，这点很重要。 时间管理是一种能力，是一种决定生活中什么东西重要的能力。透过时间管理，可以看出人的价值观和人生观。很多人花在考虑如何度过一个假期的时间，远甚于为人生大计作打算所花的时间。他们没有想到这一点：究竟哪一个更能带来长期的满足感？ 为何要进行时间管理：良好的时间管理使我们的生活有能力保持平衡状态，或者让我们发现不平衡的地方。譬如：我们是否把过多精力投入到工作中，而忽视了休息、密友、家人呢？时间管理是许多人必须努力掌握的技能之一。很多人都拥有这项技能。于是，对于那些没有这种技能的人，他们的潜力便不能得到很好的发挥，取得的成就也就不能够体现他们应有的能力。 个人时间资本分析。假设我们的退休年龄是60岁，现在年龄是30岁，我们所拥有的工作资本是60,240小时；工作日休息资本是22,590小时；而我们能够在假日休息资本是41,040小时。个人的时间资本随其寿命不同而各异。即使一天工作16小时，一个人在其职业生涯中拥有的工作时间亦只有160,640小时。即使把工作时间资本和休闲时间资本合在一起，一个人拥有的时间亦不超过区区数十万小时。 你的时间损失不外乎集中在以下几个方面：1.目标设定方面的时间损失；2.设定计划方面的时间损失；3.做决策方面的时间损失；4.工作组织方面的时间损失；5.工作开始时的时间损失；6.每日安排上的时间损失；7.信息沟通方面的时间损失。
请判断哪些是造成时间消耗的因素？造成耗时的因素有：电话/不速之客的干扰/会议/杂乱的办公室/做无用的尝试/不会说“不”/想法、尝试过多/做白日梦/记忆力差/怨天尤人/压力、紧张/缺少反馈/缺乏自我约束/不充分的工具与设备/不耐烦、急躁/信息不完全或信息来得迟/过多的文案、邮件、读物/对交派下去的工作很少检查/不懂先做该做的事/错误的倾听。
第二单元 规划你的时间 第一课：个人目标的设定。
目标设定的原理：人类的行为可以分为三种。第一种是：目标导向行为，就
是为了达到目标所表现出来的行为，如为满足饥饿的需要而寻找食物或准备食物。对目标导向行为而言，动机强度随这种行为的进行而增强，直至目标达成或遭受挫折而停止。第二种是：目标行为，就是直接满足需要的行为，如进食。目标行为开始后，需要强度就有减低的趋势。第三种是：间接行为，就是与当前目标暂时无关系，而为将来满足需要做准备的行为。 目标设定的五个原则：目标设定的第一个原则是目标的具体性。必须用可以核实的事实来描述。要切中特定的目标，而不能笼统。把目标尽可能具体地表达出来是一件重要的事情。如果不能具体的话，要为目标设定一个行动计划并分为各个具体步骤就很困难了。第二个原则是目标的可衡量性。目标一定是可以量化的，验证目标的数据或信息，也一定是可以获得的。一旦我们具体地、明确地确定了之后，下一步就是决定如何去衡量。如果很难进行衡量，那实现起来就会有困难。我们经常会听到身边的同事说：“我得减肥了。”问题是，减多少？如果把目标设定为一个月减掉5斤，那么就可以说是拥有了一个可衡量的目标。原则之三是目标的可实现性。目标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标。用刚才减肥的例子，一个月减掉5斤是可以实现的。但要想在一个月里减掉20斤就不那么容易了。即使我们靠极端的方式达到了这个目标。一旦你恢复到原先的生活方式，体重必定会反弹，无法达到预期。这说明了确保目标可实现的重要性。目标设定的第四个原则是目标的现实性。目标是实实在在的，可以证明和观察的。制定目标时要注意切合实际。有些目标因为脱离实际而没有意义，比如，掌握世界上所有的语言。目标设定的第五个原则是目标的时效性。为目标确定一个实现时间，就会加强采取行动的紧迫性——现在就开始，不要往后拖。
目标设定的7步骤是：1.先拟出你期望达到的目标；2.列出好处；3.列出可能的障碍点；4.列出所需的知识、协助、训练等资讯；5.列出寻求支持的对象；
6.拟订行动计划；7.制定达成目标的期限。 分解目标的方法，可以形象地理解为剥洋葱法。如图，人生的目标，好比一个洋葱，如果从洋葱外层剥起，就可以直面我们的日常行为，涉及到近期现实的目标。随着层层剥离，我们发现，人的成功失败，关键因素正是日常“琐事”所致，不是我们常常认为的“运气”。导致人与人之间“运气”差异的正是我们的日常行为积累。
按由将来到现在、由大到小、由高到低的顺序依次递进将目标分解为：1.首先需要找到自己的梦想，然后将梦想明确化，变成人生的终极目标。终极目标最有效的方法是制定自己的人生使命宣言或信条。2.将人生终极目标演化成为人生的总体目标。人生的总体目标以1-2个为宜。3.把总体目标分解成若干个5-10年的长期目标。4.再把每一长期目标分解成若干个2-3年的中期目标。5.继而再把每个中期目标分解成若干个6个月到1年的短期目标。6.进而，再将每一个短期目标分解成月目标、周目标、日目标，最后落脚于“此时此刻”该干哪些具体的事情上。 第二课：规划我们的每一天。
正是这些看似微不足道的小事在影响着我们的职业发展，当然还有个人生活和学习。对于很多人而言，他们并不缺少宏图远志，也极富聪明才智。但就是这些琐碎的事务、不良的习惯成为了个人发展的瓶颈。
事实表明，制定好每天的计划有很多好处：减少做决定所花的时间；明确每天努力的方向；增加工作的积极性；提高工作的质量。
通过6个步骤可以制定一天的时间表，这个6步骤的正确顺序是什么呢？
1．每天腾出15分钟时间制定当天计划；2．写下我们要完成的这一天的任务；3．给这一天的任务制定时间顺序；4．估计每项任务所需时间的长度；5．给每项任务分配时间；6．把每项任务填入时间表，提醒自己某个时段该干什么。
如果使用不当，电话也很容易导致时间的浪费。打电话时，一些会导致浪费时间的习惯是：过多的社交闲谈；没有用纸和笔记录一些有用的东西；没有准备好说什么；没有给出确切的答复；不得不接听所有打进来的电话；在做非常重要的事时打电话；不认真听取电话的内容。如果我们在电话上总是浪费时间，请试用以下4个方法：1、用笔和纸写下要打的电话。无关紧要的电话或是与工作无关的私人电话请略去。2、打电话时请尽量围绕主题。避免漫无边际的闲谈。3、站着打电话。这样可以加强紧迫感，避免把打电话作为一种休息。4、增强自己的语言技巧来结束电话。
如果使用不当，计算机、网络也很容易导致时间的浪费。使用计算机时，应注意：整理电子文档：1.在系统中创建工作文档。2.把要长期保存的文档移入适当的文件夹，及时删除不需长期保存的文件。3.在桌面上创建快捷方式以便能直
接进入工作文档。管理email：1.收到email立刻处理。2.读完email后立即从邮箱中清除。3.创建专门的文件夹保存email。不在英特网上浪费时间：1.收藏你感兴趣以及有用的网址。2.熟悉几种不同的搜索引擎。3.上网要有目标，不要对不相干的信息过于好奇。
第三课：提高效率使你的时间增值
高效的10条法则包括：1．利用计算机；2．别做完美主义者；3．避免使自己承受成为创新者的压力；4．在不同工作之间做变换；5．别浪费时间在还未接到的项目上；6．制定不随意更改却适宜的截止日期；7．保护并珍惜自己的时间；
8．保持专心一致；9．制定工作目标；10．做自己喜欢做的事。
工作高效法则之一是利用计算机。各行各业中想要增加工作效率者，都得利用个人计算机的最新软件来做好工作。利用计算机，可以让我们事半功倍。高效法则之二是别做完美主义者。如果我们发现再多花努力，也不会让最后的成果有显著的改善，那就别再为这项工作过度烦恼了。做得好，但别要求做得完美。顾客没有时间和精力追求完美，对大多数的项目来说，做好95%-98%就已经相当好了。应该注意的是，这不同于产品和服务的质量管理项目。高效法则之三是避免使自己承受成为创新者的压力。当我们进行每个项目时，千万不要为了重新创造不同方法或要做得更好而觉得有压力。别被一些错误的想法所阻碍，认为自己就得揭发一些事实真相，或是得提出创见给老板。一般情况，大多数成功的企业解决方案，都是一些为符合特定需求，整理出来的常识罢了。高效法则之四是在不同工作之间做变换。就算我们自认为是专家，也要做一些专长以外的项目。在工作时间表中注入一些变化。安排每日时间表时，记得一天当中最好能变换工作1-2次。变化能为工作增添乐趣。高效法则之五是别浪费时间在还未接到的项目上。在我们开始进行项目前，先把契约、订单及最后预算拿到手再说。对于那些后来可能接不到的项目，别浪费时间在上头。先得到老板或客户的正式许可，再开始进行项目，因为既然取得了许可，当然就可以投入热忱去做。高效法则之六是制定不随意更改却适宜的截止期限。工作高效率的人会指定截止期限并严格遵守。没有截止期限就很难有做事的动机。在制定截止期限时，别把期限订得太紧。试着多留几天宽限，以免发生意外。比如：资料找不到、外包因故延迟、最后关头做更改，或是另一项急迫的项目必须先花时间处理。高效法则的第七条是保护
并珍惜自己的时间。大多数忙碌的成功者都知道时间所带来的无情压力。他们不断地掌握时间，就像在工厂中，留意数量有限的珍贵存货一样。成功的时间管理者会把一天以小时作为划分单位，小心运用自己的时间。高效法则之八是保持专心一致。畅销书《寻找冠军》的作者林格说，成功者会专心致志在手边的工作上。他们会一直做到工作完成为止。他们一次只专心做一件或两件事，不会漫无方向地做事。有效率的工作者会把时间花在能比别人做得更好、更快的工作上。高效法则之九是制定工作目标。美国著名惊险小说作家斯蒂芬金规定自己每天要写1500字。只有在他生日、圣诞节和国庆日时除外。知名钢琴制造公司斯坦威德国厂每年要出产800台钢琴。想要赶上截止期限并获取成功的员工和组织，就会制定工作目标并达成它。真正想要增加工作效率的人，就会制定生产目标并达成它，然后不断做下去。高效法则之十是做自己喜欢做的事。当我们喜欢上自己的工作时，工作就变得不再是工作。许多效率高手，除了乐于工作外，也能从超高效率本身获得快乐。
高效率的员工都有自己的待办工作清单，也会照着待办工作清单来做事。有了待办工作清单，我们就可以在一天中查阅时间表来保持工作进度。有3种待办工作清单是必备的：首先是每日待办清单。把每天应做的事项输入该清单，并把每日待办清单列出，提醒自己当天该做什么事。从这张清单中，设计以小时为单位的时间表，并且每天都更新这张清单。项目待办清单。这个清单中包括所有正在进行的项目，并把每项项目的截止期限输入其中。每周检视几次这项清单，利用它来确定自己的每日待办清单，以把所有需要立即做完的必要事项都列进去。长期待办清单。这个清单中包含一些想做，但目前还没有签约的项目。因此，就不需要指定项目的截止日期。每周检查一次这项清单。
我们通常会遇到这样的无奈：当我们有心情做某件事情时，却不能立即去做。有时候，期限紧迫的截止日期，令我们得把比较喜欢的工作先搁置在一边。比如：当我们正沉浸在策划某个极有创意的活动中，但明天早上就得交出一份报告。如果放纵自己先策划，就可能没有时间来写报告。要避免这样的问题时常发生，需要我们懂得如何制定优先顺序。制定优先顺序有以下好处：1.帮助合理分配个人的精力；2.帮助更有效地规划每一天；3.使你事半功倍；4.使你目标明确。 制定优先顺序有以下五个步骤：1．列出一天的任务；2．问自己哪些任务是
需要完成的；3．根据重要性给任务排序；4．注意将个人的优先顺序与团队的优先顺序相匹配；5．将制定好的优先顺序纳入时间表。
第三单元 克服时间管理中遇到的困难
第一课：时间管理的7大禁忌。
迷惑：我们的目标是什么，人生倘若随大流，瞎忙空耗，没有明确的人生目标，那么终究免不了一事无成的命运。因此，目标既是做事的原动力，也是成功的基石。
犹豫不决：有了目标之后，就要有行动，一步一步完成目标。否则一切都为零。
精力分散：精神和体力超负荷。在设计自己的职业生涯时，千万要注意：选择最有利于发挥自己优势的职业，即择己所长。
消极拖延：我们常常认为事情可以拖到明天，从而造成了消极拖延。为什么会造成消极拖延？造成消极拖延的原因有：认为做某事花费时间太多；认为长期性工作可以拖延；某事现时对自己不重要；没有承诺去做某事；现在没有兴趣做它；没有完成工作的期限；看不到做某件工作的现时利益。 消极拖延的表现：我希望不做或有奇迹发生，即取消做某件事的责任；我就是开不了头。自我实现预言的一种。它把自欺变为现实，最终导致自我失败。
逃避：躲进幻想的世界。
打扰：一个成功的时间管理者懂得避免一些不必要的应酬和打扰，使自己更专注于自身的工作。对于一些毫无意义的打扰，要懂得说“不”。
完美主义：何谓完美主义？当我全力以赴，但我想那还不够好；当我付出所有，但我猜那还不够多。不能做太阳，还能做星星；不能做公路，还能做小径；不能成为劲松，还能做小树。只要有意义，何必介意巨细？追求完美只会导致空虚与挫折。
第二课：在人际交往中克服时间管理的困难
处理来自同事的打扰时，可采用以下方法：与同事定期见面、交谈。这样有助于彼此沟通，而且可以为解决问题提供时间上的平台，不需要一有问题立刻就来找你。遵守“办公室里保持安静”的原则。防止同事找你无休止地聊天、闲谈
而浪费彼此的时间。去同事的办公室谈话。这样可以确保你一说完要紧的事就可以主动离开。关闭办公室的门。当你正在构思一个重要方案、计划，或者和重要客户打电话时，不妨使用这个方法。这样可以很大程度上防止无关紧要的打扰。 处理来自来访者的打扰时，可以采用以下方法：设前台或秘书筛选来访者。这样可以滤去很大比例的打扰性来访，为你节省时间。站着会客。当来访者进入办公室时起身，既可以表示尊敬也可以让谈话变得紧凑，避免无关紧要的长谈。为每个拜访设定时间限制。这样做主要是让自己有紧迫感，更有效率。向同事发出“求救信号”。如果某位来访者总是喋喋不休，浪费你很多宝贵的时间，不妨和一位同事事先说好，如果很久还没有结束拜访，就让同事出面说要开会或者有急事要处理，打断拜访。
会议是另一种典型的导致时间浪费的事务。有些与会者脱离主题，在毫不相干的问题上纠缠不清。有些与会者毫无准备，主持人对会议失去控制。好像仅仅是为了开会而开会，而不是解决问题。想要使会议更高效，不妨尝试以下清单。
一次成功会议的“必做”清单之一：确定明确具体的目标。确保参加会议的每个成员都有事可干。把会议的议程打印出来，根据各个主题的重要性安排时间。会前把打印的议程单分发给所有与会者，使他们能够明确会议安排，并准备好自己想要说的东西。确保不要让与会议无关的人出席会议。指定一个主席来主持会议，指定秘书做会议记录，指定记时员来掌握会议时间。
一次成功会议的“必做”清单之二：为会议制定一个不寻常的开始时间。可以采用与众不同的方式，例如：将开会时间定到10：10，这样你就表现出了你对会议的重视程度，因而每个人都会按时参加会议。确定一个大家都同意的散会时间，并确保遵守约定。在一些会议里采用传递物件的方法（一本书，或者一把雨伞）决定发言者，只有拿到物件的人才能发言。这样可以确保纪律性，掌握好时间。会后立即传阅会议记录。
第三课：在信息处理中克服时间管理的困难
每天我们都要面对大量的信息，这些信息来自网络、电话、文件、私人交流等。如果我们没有能力控制、筛选这些信息的话，很容易造成信息的泛滥。
筛选信息的3步骤：1、检查日期：从最近的开始浏览，根据日期来查找一些重要文件会给你的工作带来很多方便。2、查明来源：有些无关紧要的信函、
印刷品可以略去，或者让下属代为处理。3、分清事实与观点：这点很重要，有些文件仅是客观信息的描述，而有些（如工作计划、项目建议书）则是观点的阐述。花在这两类文件上的时间也是不同的。
如何面对过多信息？可以通过3个步骤解决：1.明白自己不必通晓所有的事情；2.阅读文件时，先浏览文件的标题；3.创建一个“已读”文件夹，归纳所有读过的文件。
过多的书面工作会大大降低工作效率。每天不停地阅读、浏览、整理案头工作，弄得筋疲力尽，工作效率却很低下。如果我们有这方面的不足，不妨尝试以下3个方法。1．转发文件：有些文件尽管发送到了我们这里，可最终的接收人并不是我们自己。这时我们就应该及时将其转发给合适的人。这样不仅减少了自己的工作量，也使企业内部信息沟通顺畅。2．立即回复：许多邮件回复起来很方便，我们完全有能力即时回复，那就不要犹豫，立刻将其处理好。3．处理不需要的文件：有些人总是将收到的文件保存起来，担心将来会利用。当我们决定是处理还是保留某些文件的时候，请记住：我们需要的是有用的文件而不是一张纸。
如何保存我们的文档和保存了哪些文档一样重要。请尝试建立以下3种文档，它们可以协助我们提高工作效率：1．提醒文档。类似于工作清单，它包括每日、每周工作计划，时刻提醒你该做些什么。2．点子文档。在点子文档中，你可以保存一些关于工作的灵感和想法。也许近期没法立刻实现，但对于将来的发展会有用处。3．阅读文档。这个文档类似于一个私人电子书库，里面包含了你平时上网或收到的一些有价值或感兴趣的文档，可以利用空闲时间阅读。