第一章 总则
第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程，合理控制 费用的支出，特制定本制度。
第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等。
第三条：本制度适用各部门。
第二章 费用报销制度及流程
第四条：原始凭证有效性的规定。
1、报销人应取得真实合法的原始凭证
① 有效发票必须印有两个章：国家或地方税局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。
② 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。
③ 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。
2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但时在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。
3、经办人员因特殊原因不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销。
第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求
① 报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改：
② 业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；
③ 各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；
④ 若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
⑤ 报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；
⑥ 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；
⑦ 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；
⑧ 报销的那句各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。
⑨ 有实物的报销单须由验收后在发票背面签名确认，须入库的实物单据应附入库单；
⑩ 出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签名确认；
第六条：在一个预算期内（一个月），业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销
第八条：报销时间的具体规定
① 为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部，15号之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。
② 超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。
第九条：差旅费报销
① 公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。
② 出差补贴标准如下
a. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金
额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。
b. 出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费，回
来后补办申请手续。
c. 出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关
费用。
d. 不同级别的人员一同出差所乘坐交通工具可享受最高级别所使用
的工具。
e. 部门经理一下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，
经总经理批准后方可乘坐飞机。
f. 到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出
租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车背面详细注明时间、起止地点及事由。
g. 住宿标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿享受
一个标准间住宿标准。
h. 出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、
地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）
i. 报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，浇还预支差旅费，
否则作为挪用公款处理。
第十条：办公室费用管理
① 办公费用包括印刷各种账表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监对所属单位发生的办公费负责，经营管理部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。
② 办公用品采购和印刷各种账表等由行政负责采购、印刷。 ③ 各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印刷。
④ 各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购。
⑤ 各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用。
⑥ 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
⑦ 缝纫领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。
g. 住宿标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿享受
一个标准间住宿标准。
h. 出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、
地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）
i. 报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，浇还预支差旅费，
否则作为挪用公款处理。
第十条：办公室费用管理
① 办公费用包括印刷各种账表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监对所属单位发生的办公费负责，经营管理部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。
② 办公用品采购和印刷各种账表等由行政负责采购、印刷。 ③ 各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印刷。
④ 各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购。
⑤ 各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用。
⑥ 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
⑦ 缝纫领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。
⑧ 公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审核。
第十一条：业务招待费管理
① 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利开支等。
② 各部门因公招待必须事先申请总监批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自己审批报销。
③ 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。
④ 其他非公招待客人一律个人承担。
第十二条：交通费
① 市内办理业务人员原则上应尽量上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。
② 业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部门自行承担。
第十三条：通讯费
① 员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度：总经理及公司办公移动电话的通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额300元/月；业务人员通信费最高限额是200元/月；后台主管通
信费100元/月，其他后勤人员根据岗位需要报销标准50元/月，超出限额的部分一律自行承担。
② 报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票。
③ 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用感受电话另作他用。
第十四条：配送费用
① 费送费用包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人费用以及其他有关仓储支出等。
② 由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，计划物流负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。
③ 长期外叫车辆应签订合同，预售一定数量的押金，并交公司财务部备案。
④ 自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附“配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供相应有效票据。
⑤ 托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单。
⑥ 卖场原则上顾客自提和公司统一配送，确需导购自行送货的，需请示物流批准，同时备案后，方可报销送货费用；报销时需提供“配送费用明细表”、“送货单”。
⑦ 计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他费用支出，按公
司费用审批程序执行。
第十六条：培训费
① 培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 ② 费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核总经理审批后送一份至财务部门。
③ 费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十七条：会议费
① 各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。
② 参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费；
③ 会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。
第十八条：仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。
第十九条：未涉及的其他事项发生的费用，根据实际情况，由经营管理部上报总经理酌情处理。
第三章 借款标准及流程
第二十条：借款标准
① 员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；
② 试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。
③ 员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。
④ 员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。
⑤ 单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天通知出纳备款。
第二十一条：借款流程如下
第四章 费用审批管理
第二十条：费用审批管理
① 公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。
② 总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。
③ 审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。
④ 货币资金支付的批准方式为书面形式。
⑤ 公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。
⑥ 报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。
⑦ 审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。
⑧ 因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。
⑨ 财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
⑩ 出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。
第五章 附则
第二十一条：本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司经营管理部。
第二十二条：各部门可根据自身实际情况在公司制度的框架内，制定本部门费用报销制度，但需报送总经理审批备案后方能生效。