一、目的
为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。 二、适用范围
公司内部所有人员。 三、管理部门
办公用品的管理部门是公司行政部，采购由行政部实施采购。由公司总经理室监管执行。 四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产管理制度。
2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
5、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。 五、采购管理
1、办公室所有办公用品的采购工作，统一由行政部办公室进行。 2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，需填写《办公用品申领单》，交行政部进行审核及采购，具体物品发放依据实际采购情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为：
A、行政部门定期向各个部门统计需采购的物品，填写《办公用品申领单》（附表一）；
B、行政部确认库存无可用或可替代的物品后，填写《办公用品采购预算清单》（附表二）并及时采购；超出办理权限（即大件物品），即由行政部上报总经理审批；
C、一般办公用品由公司指定配送公司送货上门，验收完毕后签字确认，即可在财务部核销账目；大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序，购买后凭签字签呈核销费用。
D、行政部将物品发放给所需部门人员，领用人需在《办公用品领用登记表》（附表三）上签字确认； 六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政部登记入库；对不符合要求的，由行政部采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票由行政部签字确认入库后，方可报销。 3、行政部须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。 七、办公用品的领用
1、一般办公用品的发放，由行政部依据《办公用品领用标准表》（附表四），在登记好《办公用品领用登记表》（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。
2、领用时，领用人须在《办公用品领用登记表》（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待部门或行政部人员在《办公用品领用登记表》（附表三）上登记签字。
3、员工领用单价在100元以上的物品，需经部门主管核准同意。 4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放，应由行政部指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。
6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管
1、办公用品由行政部统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应及时入库存储，行政部采购人员应做好验收及时入库，在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。
4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由行政部统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。
5、定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。 九、办公用品的使用
1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。 十、用品转移
1、员工离职时应依《办公用品领用登记表》（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写《办公用品移交表》（附表八），离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。 十一、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政部提出维修申请。
2、行政部若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。 3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写《办公用品维修记录单》（附表五）。
4、维修经行政部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由行政部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》（附表七）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交总经理室，由总
经理决定是否需进行报废处理。 十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。 2、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由总经理室商议决定。
4、如公司出现内盗情况，一经查出，直接派送公安局。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。 十三、其他
1、本制度仅限于南通高格电气自动化有限公司内部使用；
2、本制度解释权归公司行政部所有，凡本制度未涉及事项依照公司总经理室规定执行；
3、本制度由公司行政部负责制定和修改，由公司盖章后生效并自发行之日始执行。
附表一：《办公用品申领单》 附表二：《办公用品采购预算清单》 附表三：《办公用品领用登记表》 附表四：《办公用品领用标准》 附表五：《办公用品维修记录单》 附表六：《办公用品遗失单》 附表七：《办公用品报废凭证》 附表八：《办公用品移交表》
附表一
办公用品申领单
申请月份：月 申请人：部门/职位：
附表二：
办公用品采购预算清单
采购人： 年 月 日
附表三：
办公用品领用登记表
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附表四：
办公用品配发标准
换新，进行发放。
附表五：
办公用品维修记录单
日期：________年____月____日 填表人：_____________
附表六：
办公用品遗失单
时间：________年____月____日 填表人：________
附表七
办公用品报废凭证
附表八
办公用品移交登记表
年 月 日