文件编号：威奥特财字[2004]第 2号
费用支出申请和报销的审批制度(试行)
根据公司组织机构、领导分工和业务流程的调整，现就
有关费用支出的申请和报销流程修订并规定如下：
1 本制度适用于以下所有费用和支出的申请和报销：
1.1 期间费用：指当期发生的、不能直接或者间接归
入项目成本或直接计入损益的各项费用，包括管理费用、营业费用和财务费用。
1.2 项目直接费用：指从项目立项至项目完成所发生的、与执行项目有关的相关直接成本和直接费用，包括为项目执
行而支出的各种工程费用开支和其他直接或者间接归
入项目的费用。项目所用设备、材料、辅料采购支出的
报销审批，按项目预算管理、合同管理等相关制度执行。
1.3 固定资产支出：指购建固定资产的支出，必须同
时满足以下条件：
1) 为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；
2) 使用年限超过一年；
3) 单位价值较高：一般的标准为单价2,000元；
2 按照全面预算管理的要求，根据各项费用支出的预算额度，财务部对预算内、外的支出采用不同的申请和报销审批流程：
2.1 预算内支出：指同时满足以下条件者为预算内支出：预算已获批准、申请支出的额度未超出预算、申请支出的时间符合预算规定的时间范围;
2.2 预算外支出：符合以下条件之一者为预算外支出：
1) 预算未获批准；
2) 申请支出的额度超出了预算；
3) 申请支出的时间不符合预算规定的时间范围;
2.3 如果责任中心的季度实际执行结果偏离季度预算≥±30%，在预算调整方案正式批准之前的所有费用支出的申请和报销的审批，均按照预算外支出的审批权限和审批流程执行;
3 费用支出的相关责任主体：
3.1 支出申请人（以下简称经办人）
1) 即费用支出的直接经办人，是费用支出的直接责
任人。通常应由经办人（或按本条第2款规定委托代办人）填写借款或报销凭证，并签名表示对其真实性负责;
2) 有权审批的各级主管人员本人的费用原则上应
由本人亲自填写支出申请或报销单据，并报上一级主管审批签字；如由助理或秘书代办，按本制度“3.2代办人”的有关规定办理;
3) 公司总裁本人的费用支出：由执行总裁和财务总
监联名审批;
3.2 代办人：受直接责任人的委托，代理直接责任人填写单据、报送相关领导审批、与财务部办理报销手续等事务。但是直接责任人需在“经办人”处亲笔签名表示对其负责，同时代办人署名并旁注“代”字样;
3.3 审批人：指按照本制度规定有权进行审批的各级主管和公司领导。审批人有义务对申请人的支出进行严格审核，如发现不符合财务制度规定或超标准的支出，应拒绝审批并向申请人提出批评教育，必要时可提请按本制度规定对责任人进行调查或处罚;
4 预算内支出的审批权限和审批流程：
4.1 预算内支出的审批权限：
注：[货币单位:千元（下同）]
1) 交际应酬费：包括宴请、礼品及其他与交际应酬相关的费用；
2) 工程劳务：指需外包给公司外部第三方（个人或公司）的工程劳务相关费用，不包括本公司工程和项目管理人员的工程直接或间接费用；
3) 销售代理费及佣金：指需支付给公司外部、不论是否有正式代理协议的个人或公司的销售代理费用或佣金；
4) “工程劳务”和“销售代理费及佣金”执行项目预算；其余各项费用均按部门或公司预算执行；
4.2 预算内支出的审批流程:
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管（指享受公司部门级待遇的负责人，包括但不限于部门经理/总经理、主任等，下同）按权限审核并签字；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见或建议：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核有关费用的审批手续是否齐备：包括但
不限于上级主管签名的出差报告和交际应酬审批单等；
c) 审核支出的性质属于预算内还是预算外;
4) 财务部经理：
a) 对部门主管有权审批的支出，做出是否可以
报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见
或建议并报财务总监审核；
5) 超出部门主管审批权限的支出，在以上审批流程的基础上，需加报经办人所属分管公司领导和财务总监审核批准；
6) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见；
7) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关笔迹和原始凭证无误后付款；
5 预算外支出的审批权限和审批流程：
5.1 预算外支出的审批权限
5.2 预算外支出的审批流程
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管：无权审批，但必须签字表明对支出负责；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核支出的性质属于预算内还是预算外。
4) 财务部经理：签字并提出审核意见。
5) 分管公司领导：按审批权限审批并签字；
6) 财务总监：
a) 做出是否可以报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见
并报执行总裁或总裁审核。
7) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见。
8) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关
笔迹和原始凭证无误后付款。
6 费用支出数额较大，经办人员垫付有困难时，可向财务部借款。借款的审批权限和流程与上述报销的审批权限和流程相同。财务部严格执行“前帐不清，后帐不借（付）”的原则，所以，经办人员应及时办理报销手续。
7 责任审批人出差、休假或外出离开办公室一个工作日以上的，可按以下办法之一办理报销的审批：
7.1 由报销申请人将有关单据传真给责任审批人签字；
7.2 责任审批人授权其下级经理或临时由其上级经理代签，但必须向财务部提交书面的授权书，授权书必须明确授权签字的范围和时间，授权人对授权行为承担相关的责任;
8 财务部发现以下情况，可拒绝报销人的申请并报告有关部门进行调查，并根据调查结果视情节轻重对有关责任人进行处罚：
8.1 没有有效的审批人签字的；
8.2 审批人越权签字或不按规定授权导致公司产生经济损失的，审批人要承担直接责任；
8.3 申请人假冒审批人签字的，申请人承担直接责任；
8.4 有审批权的各级主管违反本制度第三条第2款的规定，将本人的费用支出授意由下属作为“经办人”，而自
已作为审批人签字的，该主管负主要直接责任；其代办的下属如果不如实旁注“代”或向财务部或内部审计部汇报真实情况的，负连带责任;
9 处罚方式：根据公司《员工奖惩管理条例》的有关规定，视情节轻重，对有关责任人按以下方式之一予以处罚：警告；申诫；记过；记大过；开除。
10 违犯公司有关财务或费用管理制度，造成直接经济损失的，要视情节对直接责任人和失察的审批人进行经济处罚，具体的经济处罚规定参见相关的财务或费用管理制度。 11 本制度解释权归财务部。
12 本制度自发布之日起实行，以前的规定与本规定不符的，按本规定执行。
北京威奥特信通科技有限公司
2004年4月21日