KEWS Employee Expense Administration Policy
员工费用报销管理制度
版本号: Version 6
生效日期：2016年4月3日
目录
1. 目的及目标 2. 范围
3. 员工费用管理的概述 4. 员工费用管理审核环节 5. 员工费用的分类和定义 6. 员工费用报销管理流程 7. 员工费用的报销管理
8. 员工费用报销管理流程的颁布和执行 9. 常见问题集锦 10. 管理附表
1. 目的及目标
建立一个明确和科学严谨的员工费用报销管理流程是美联集团总部对旗下全球每个公司的管理要求，是公司实现有效的费用控制的管理平台,并同时保障员工因为商务活动所支付相关费用的报销权利。
2. 范围
公司员工所有与经营活动有关的商务旅行和其它费用。员工费用报销管理流程包括员工的差旅费、业务招待费、员工通讯费和餐费、商务会议的会务费以及必要的其它费用。不包括公司员工所有与经营活动无关的费用项目。
公司员工的薪资福利收入不属于本管理流程的内容。
3. 员工费用管理的概述
员工费用报销管理流程的制定必须完全符合美联集团颁布的有关职业道德和商业规范手册规定之Policy 1，同时遵循其颁布的SPI相关条款EXP12的要求，并符合中国的实际情况，包括费用的分类和定义、管理和控制流程、费用报销的标准、报销单据的规范使用和费用报销的时效性。清晰和完善的管理流程能够确保员工费用报销的正确性和及时性，并且帮助员工理解在什么时间该做什么和怎样做。
4. 员工费用管理审核环节
业务部门单据审核环节批准人应对该笔支出的真实性负责及注意费用的管控，避
免过度浪费。财务部门应对数据和发票的吻合度、发票的真假性及各种合规性、合理性负责。
5. 员工费用的分类和定义
5.1 差旅费：因公司经营活动的需要在同城或异地之间商务旅行时所发生的费用，
包括商务旅行的交通费 (含非自驾、自驾车以及员工个人支付的商务包车的费用)、酒店住宿费、员工餐费等。
5.2 业务招待费：因公司经营活动的需要而发生的招待客户、供应商或其它商业合
作伙伴的费用。
5.3 员工通讯费：仅指员工合理的手机话费套餐，不包含其它各项娱乐点播项目产
生的费用。
5.4 员工餐费：包括公司或部门的员工聚餐费用以及员工加班餐费支出。
5.5 商务会议的会务费：因公司经营活动的需要参加各种商务会议而发生的会务费，
包含参加地方政府要求的各种培训式会议的费用。
5.6 其它费用：主要指出差过程中的其他零星费用开支，包括但不限于出国签证办
理的费用，境外在规定范围内允许报销的行李托运费等需要员工个人代为支付的费用。
6. 员工费用报销管理流程
管理流程图
* 除总裁和副总裁外，所有员工均需填写
7. 员工费用的报销管理 7.1差旅费
（1）差旅费报销票据的规范 1）商务旅行交通费：
a.非自驾交通：需提供已经发生的包括飞机、火车、汽车、出租车、地铁、公交车在内的正规发票，各类定额发票不作为报销凭证。异地商务旅行发票上的地点和日期必须与《商务旅行申请表》上的地点和日期一致，同城商务旅行发票的时间应与业务发生日一致。
b.自驾交通：员工使用自驾车进行商务旅行享受一定数量的里程补贴，并提供出差日期前后一个月的等值或大于该值的加油发票，相应的过路费及停车费凭出差地当天的正规发票予以报销。
c.商务包车：通常的商务活动不容许采用商务包车，除非经过行政部及VP书面批准的由员工个人支付的临时特殊项目，届时经办员工需事先填写《商务租车申请表》，并且在费用报销时提供车辆租赁地当日的正规发票。 2）酒店住宿费：
包括出差期间的酒店住宿费和相应的服务费及税金、网络费用、符合规定的洗衣费，需提供入住酒店开具的发票及住宿清单作为报销的有效凭证，该凭证的酒店所在地及入住时间必须与《商务旅行申请表》上的地点和时间一致。 3）餐费：
根据公司规定的餐费标准，对于超过一天并需要在异地住宿的国内商务旅行（参加会议除外），Grade 2-6凭实际出差时间申请餐费补贴，Grade 1凭出差地的餐费发票据实报销。对于国外的商务旅行，Grade 1-6凭出差地的餐费发票据实报销。具体分类如下：
（2）差旅费报销标准 1）非自驾交通：
a.飞机：凭正规有效的发票据实报销，其中包括特殊紧急情况发生的改签费或退票手续费。
公司原则上不允许订购公务舱，但以下情况例外：
✧ 国际航班：大于6小时的海外出差，怡口公司的总裁和副总裁可以订
购公务舱,但需要事前获得Marmon Water亚太区总裁的批准。 ✧ 国内航班：如遇自然灾害或订票时间或偏远航线的航班限制等特殊原
因造成的国内航班经济舱订票困难，经过行政部核实后，可以申请订购公务舱，但该等申请需事先获得怡口公司副总裁及以上的批准。
以上情形下，员工如需要订购公务舱，应遵循以下的管理流程：
b.火车：凭正规有效的发票据实报销，其中包括合理的退票手续费。 c.汽车：凭正规有效的发票据实报销，其中包括合理的退票手续费。 d.出租车：凭正规有效的发票据实报销。 e.地铁：凭正规有效的发票据实报销。 f.公交车：凭正规有效的发票据实报销。 2） 自驾车：
a. 里程补贴：里程数在国家颁布的公路行驶里程标准的基础上按行驶地点间
的实际数据诚信填写，补贴标准为每公里人民币2.5元。 b. 过路费、停车费：凭正规有效的发票据实报销。 3）商务包车：凭正规有效的发票据实报销。 4）酒店住宿标准：
酒店住宿的其它费用的报销标准：
a. 网络：据实报销。
b. 洗衣费：住宿3天及以上可据实报销。
c. 付费食品(包括房间内迷你吧的食品)：不予报销。如员工在入住酒店用餐，按照下述5)条款中员工餐费标准报销执行。
d. 酒店付费娱乐项目（不包括招待客户或其它商务合作伙伴）：不予报销。 5）餐费: 下表为各级员工商务旅行中餐费的报销及补贴额度，已发生的费用凭正规有效的发票在每个对应的限额等级内据实报销。
一天以上的国内商务旅行餐费补贴额度 (Grade 2-6):
一天以上的国内商务旅行餐费报销额度 (Grade 1):
一天以内的国内商务旅行餐费报销额度 (All Grades)*:
* 如两人或以上同行, 餐费需由职位最高者支付并进行报销, 报销额度不得超过60元/人/餐。
餐费标准的其它说明：
d. 员工在国外商务旅行中的餐费实行实报实销形式，据实填写早、中、
晚餐费用。如果是机打发票，发票日期必须与出差日期时间段相吻合，但累积的报销总金额不得超过上述的限额标准。
e. 在昆山工厂与上海办公室之间的业务活动，不得报销餐费。
7.2业务招待费
（1）业务招待费报销票据的规范
业务发生地当日正规发票及消费清单作为据实报销的有效凭证，同时完整填写《餐饮报销申请表》及《招待费用报销单》。所有的业务招待费需要提供消费明细单及机打发票。该项费用的报销必须严格遵守SPI-EXP12的规定，高一级主管在其参加的招待活动中承担付款和报销申请，不得由下一级员工代为申报，否则将作为无效申请。
（2）业务招待费报销标准：凭正规有效的发票据实报销。
（3）公司各个部门的主管需要加强控制和管理业务招待费，并根据商务活动
的需要合理安排，防止过渡支出的现象发生。 每位员工有责任和义务遵守《海外反腐败法》，并相互监督。
7.3员工通讯费
（1）通讯费报销票据的规范
采用后付费制电话套餐的员工应提供正规的发票及月度账单；而采用预付费制电话套餐的员工应在该费用套餐订购或变更时出具相应的套餐协议文件的复印件并同时提供月度打印的通话记录作为报销的有效附件，并在费用发生期提供对应金额的发票。如员工需报销一个以上的手机号码话费，该手机号码需提前告知人事行政经理并登记在员工通讯录上。
（2）通讯费报销标准：下表为员工手机话费的报销限额，已发生的费用凭 月度正规有效的发票在每个对应的限额内据实报销。
7.4员工餐费
（1）员工餐费报销票据的规范
公司或部门的员工聚餐均需部门经理提前填写《餐饮报销申请表》并获得其上级审批。随后凭当日发票及消费明细单据实报销申请。个人加班餐费标注在《费用报销单》其它栏目并完成说明栏的加注。 （2）员工餐费报销标准
a) 公司或部门聚餐凭正规有效的发票据实报销。
b) 加班餐费60元/人/餐。当加班人数为2人或以上时,加班餐费可由职 位最高者支付并进行报销,报销额度不得超过60元/人/餐的标准。（本项 目仅限于当日加班时间超过两小时的Grade 1-5中没有加班费的员工。）
7.5商务会议的会务费
（1）会务费报销票据的规范
因公司经营活动的需要而参加的商务会议事前应取得上级主管的书面批准，参加员工应填写《商务会议申请表》并同时提供有关的会议邀请函等文件作为有效附件，会后提供会议发票。 （2）会务费报销标准
凭当日正规有效的发票据实报销。
7.6 其它费用
（1）其它费用报销票据的规范
各项因员工出差过程中发生的零星支出应该提供业务发生当日正规发票，并完整填写《费用报销单》其它B或C栏目的说明栏。 （2）其它费用报销标准
凭当日发票据实报销。
7.7费用报销的其它说明
（1）除费用报销所需的各类原始发票以外，上述涉及的管理申请表均为本管理流程的必要附件，需要员工在商务活动发生前填写完成并按照《审批权限表》的审批权限要求取得上级主管的书面审批，
（2）员工在商务活动结束后填写《费用报销单》及相关附表，经财务部核 准后进入付款流程，如发现不合格的原始票据或不合理的报销申请将退回至报销员工并取消该部分的费用报销，包括假发票、已逾期的发票及项目内容和发生时间与商务活动不相符的发票。《费用报销单》及相关附表一经修改将不再有效，员工需重新填写并获得审批。
（3）员工业务招待费单笔金额大于等于1500元需要在完成上述7.7-（2）步骤后，填写《费用报销单》之附表2b。如果单次业务招待活动参加人数大于5人，可选择主要的人员信息完成该附表。
（4）外币汇率换算：境外发生的住宿费等大额费用需要使用信用卡支付的，报销时以信用卡划款结算时的实时汇率为基准折合为人民币报销，同时在提交报销单据时将此刷卡凭证附在住宿清单后以供审单参考；对于预先使用人民币现金兑换外币现金并用于支付交通费、餐费等小额费用的部分，以兑换时银行的结算汇率为基准折合为人民币报销，但注意报销的费用总额不超过兑换的现
金总额，同时在提交报销单据时请将此银行兑换凭证附在发票后以供审单参考；对于不属于上述两种情况且没有确切合理的凭证作为汇率参考的外币费用，一律以集团内审公布的网站汇率为基准予以报销，汇率查询网址：http://www.oanda.com/currency/converter/。
（5）所有机打发票抬头必须开具为“昆山怡口净水系统有限公司”。 （6）发票粘贴标准：一天的原始票据用一张A4纸分类粘贴，并在A4纸的右下角标注填报日期。
（7）各类附表排放顺序：费用报销单(附表2)-商务旅行申请表(附表1)-商务租车申请表（附表3）-商务会议申请表(附表4)-业务招待费明细表(附表2a)-主要被招待人信息明细表(附表 2b)-特殊事项说明书（附表5）-原始单据。
7.8费用报销票据的时效性
所有费用报销原始票据的时效为商务活动已发生并取得相应法定票据后的 次月内，其中通讯费是45天。对逾期提交的报销费用，财务部将不再受理并退回至报销员工。
对在规定的报销时限内已提交至财务部，但审核不合格需要退回至报销员工修改的报销单据，请在自退回之日起的一个月内重新提交至财务部，逾期未提交的财务部将不再受理。 7.9费用报销的审批和付款
公司所有员工费用报销单及其附表2的审批按照《审批权限表》的“Expenses Reports”部分执行。
报销费用的付款时间为每月的15号和25号所在的日历周，需要报销费用的员工应在财务部执行以上付款日期的前两个工作日将已经完成审批流程的报销单及其有效的管理附件和票据提交到财务部，未能及时到达的，顺延至下一次付款日支付。 公司所有员工的商务旅行费用实行先支付后报销的方法，公司不执行差旅费备用金制度。报销费用的付款全部采用银行转账的支付方式。
8. 员工费用报销管理流程的颁布和执行
8.1 本管理流程自公司管理层批准后方可执行； 8.2 财务部和行政部负责本管理流程的解释及修改； 8.3新的版本颁布后，本管理流程自动终止。
9. 常见问题集锦
9.1 问：不属于出差过程中发生的其他支出，例如快递费、体检费、文具类、维修
费填写何种报销单据？ 答：该类报销填写《付款申请单》。
9.2 问：《费用报销单》及相关单据比较多，请问有没有统一的排放顺序？
答：目前驻外销售人员的单据大部分都是以快递的形式寄给审批人批准，那么
为了以防审批人漏签，也为了提高财务审单效率，《员工费用报销管理制度》7.7-（7）规定排放顺序为：费用报销单(附表2)-商务旅行申请表(附表1)-商务租车申请表（附表3）-商务会议申请表(附表4)业务招待费明细表(附表2a)-主要被招待人信息明细表(附表 2b)-特殊事项说明书（附表5）-原始单据。
9.3 问：原始发票粘贴标准是什么？
答：《员工费用报销管理制度》7.7-（6）明确规定：一天的原始票据用一张A4
纸分类粘贴，并在A4纸的右下角标注日期。
9.4问：报销制度规定如果和高级别人员出差，住宿标准可以随高级别人员标准报销，
但是我的报销单还是被退了回来？
答：如果和高级别人员一起出差，需在报销单主表的左下角的旅行目的备注高级别人员姓名，财务需要根据姓名来查找高级别人员当日的出差地做比对。
10. 管理附表
10.1 附表1：《出差申请》
10.2 附表2：《费用报销单》及附表2a,附表2b,附表2c 10.3 附表3：《商务租车申请表》 10.4 附表4：《商务会议申请表》 10.5 附表5：《特别事项说明书》 10.6 附表6：《员工费用报销职级表》
附表1
附表2 《费用报销单》及附表
（本表仅作为示例，实际以OA系统为准）
审批:复核:
注：以上信息的填写仅适用于外部招待费用，请详细填写。
附表2c
里程补贴标准¥ 2.50每公里
For week ending:
13-Jun-15
附表3（本表仅作为示例，实际以OA系统为准）
EcoWater Systems (China) Car Rental Application Form
美国怡口净水系统（中国）汽车租赁申请表
附表4（本表仅作为示例，实际以OA系统为准）
EcoWater Systems (China) Business Meeting Application Form
美国怡口净水系统（中国）商务会议申请表
附表5（本表仅作为示例，实际以OA系统为准）
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EcoWater Systems (China) Business Special Item Explanation Form
美国怡口净水系统（中国）总部特别事项说明书
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附表6
员工费用报销职级表
(供参考, 若职级发生更新, 以最新人事信息为准)
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