借款和报销管理制度
1. 目的
为了科学管理公司的费用和支出、规范操作流程、防范业务风险，特制定此管理制度。
2. 适用范围
本制度适用于北京启迪思创科技有限公司全体员工。
3. 一般原则
3.1 遵循业务实质
所有原始凭证必须符合国家税务及财经法律制度的规定，并与业务实质一致。
3.2 付款方式的选择
3.2.1汇款
若需要打款至外单位账户或非本单位员工的个人账户，必须选择“汇款”，并完整准确地填写对方单位全称、其开户银行全称（精确到支行）、开户银行所在省市及开户行账号。
3.2.2支票
若需要给其他单位开具支票，必须选择“支票”，并填写对方单位全称。
3.2.3银行汇票
若需要给其他单位开具银行汇票，必须选择“银行汇票”，并填写对方单位全称、其开户银行全称（精确到支行）、开户银行所在省市及开户行账号。
3.3 付款时间的说明
每年1-5月和7-11月的1-25日以及6月和12月的1-20日为财务付款时间，其他时间
为财务结账时间。财务结账期间所有款项不予支付。其中6月、12月财务停止收单时间为当月18日。
所有提交至财务的单据，若符合要求，在付款时间内的1周内予以付款。需要开具银行
汇票的至少提前2个工作日将审批完成的单据及所需附件提交至财务。需开具银行承兑汇票的至少提前1周将审批完成的单据、合同和银行要求的其他资料提交至财务。
此处付款包含汇款、支票、银行汇票时间具体如下：
汇款、支票、银行汇票：出纳审批完成后的周三；
以上时间若与国家法定节假日相冲突，汇款、支票、银行汇票付款时间提前。
3.4 发票要求
3.4.1开具发票要求
发票抬头为公司全称“北京启迪思创科技有限公司”（其中：移动通讯费、网络通讯费
发票抬头可为公司全称或员工姓名）。
发票内容根据实际业务内容开具。
发票上必须加盖发票专用章，且盖章单位与购票单位一致（可在当地税务局网站查询）。 发票金额大小写必须一致。
以上内容除发票上有特殊说明外，均不许手工涂改。
3.4.2粘贴发票要求
按发票类型分类粘贴，否则财务拒绝受理。
抵扣联不可以粘贴，不可折叠，随报销单交至财务。
粘贴要求整齐、牢固、美观。如上图，发票必须整齐地粘贴在整张A4纸上，发票不能
超出纸张边缘，若超出，请折回。发票粘贴好后，沿左边缘粘贴在报销单后面，发票在报销单与粘贴纸中间。
若因粘贴不牢固而导致发票丢失，财务概不负责。
3.4.3发票时限要求
移动通讯费
当年的前三个季度移动通讯费须分别在当季度结束后1个月内报销完毕（例如第一季度移动通讯费必须在当年4月报销完毕）；10月和11月份移动通讯费在当年12月报销完毕；12月移动通讯费在次年1月报销完毕。超期不予付款。
除移动通讯费外的其他所有费用
必须在发票开出后2个月内（含2个月）报销完毕。当年发生的费用发票，要求当年报销完毕，其中12月发票必须在次年1月报销完毕。超出发票开具日期2个月至3个月（含3个月）提交报销单至财务的，扣除超期金额的10%后予以付款；超出发票开具日期3个月以上提交报销单至财务的，不予付款。例如员工A收到7月开出的发票，A必须当年在9月30日之前将其报销完毕，若A在当年10月份报销，则扣除10%后予以付款；若A在当年11月1日（含）之后报销，则不予付款。
*注2：销售项目费用和研发项目费用必须在项目结束当月报销完毕。
3.4.4 发票丢失处理原则
因普通发票丢失而使用发票复印件（加盖公章）报销的，对责任人按照发票面值的25%进行处罚，直接从报销款中扣除，或者扣发工资。
3.5借款管理规定
非正式编制员工，禁止借款。
前款不清，后款不借。
员工借款时，必须说明借款原因、归还时间和核销方式，出纳据此跟踪管理此笔借款； 借款员工需自借款付款之日起2个月内将其核销完毕。超出2个月尚未核销完毕，出纳
有权选择用该借款员工的报销单核销借款；报销单仍不足以核销的，将从工薪中扣发余下金额，用以核销借款。
借款员工的直接上级承担其所属员工借款的管理和催还责任，若员工离职后（或未办理
离职手续）仍有借款未核销的，由其直接上级负责归还或核销该笔借款。此处直接上级是指借款单据上注明的第一级审批人。
3.6关于问题单的处理
问题单即不符合要求、不能予以报销的单据。以下是问题单的分类及处理原则： 发票自身问题
包含内容：假发票、发票抬头有误、发票盖章不清晰、发票开具内容与业务实质不
符、发票大小写金额不一致、发票金额与报销金额不符。
如发票自身有问题，出纳必须邮件告知经办人，经办人必须在系统自动退回前将相
应单据处理完成并提交至财务。如单据超期被退回，经办人需取回纸质单据并重新提交。
发票粘贴问题
若发票粘贴不符合要求，出纳通知经办人。经办人必须将粘贴合格的发票重新提交至财务。
3.7各种费用开具发票的注意事项
办公费
费用内容
指因公购买办公用品所产生的费用，具体包括：硒鼓、墨盒、内存条、签字笔、A4纸等办公文具和耗材费用。
发票开具内容
办公费、办公用品，或具体办公用品名称，必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 借款单和报销单附件
发票开具内容为“办公费”或“办公用品”的，必须提交办公用品采购清单。 礼品费
费用内容
指基于公司业务需要购买礼品发生的费用。
发票开具内容
礼品，礼品费。
注意事项
礼品税（发票金额的20%）由报销部门承担。出纳每月底在报销系统上上传一次礼品税数据。
内部会议费
费用内容
指公司组织与承办的、由公司员工参加的会议所产生的费用，如公司年会、半年会、季度总结会、干部会议等所产生的费用，包括场租费、餐费、相关交通费和住宿费等。 发票开具内容
据实开具。会议类发票必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。
借款单和报销单附件
会议策划案，签到表及会议情况表，内容与发票一一对应相符。
注意事项
奖品、礼品和纪念品等非必要性支出不得在内部会议费中报销，同时涉及的个人所得税
由报销部门承担。
外部会议费
费用内容
指公司员工因公需要参加外部单位组织及承办的会议时支付给外部单位的费用，不包含员工个人因参加会议所发生的差旅费、交通费。
发票开具内容
会议费，会务费。会议类发票必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。
借款单和报销单附件
会议情况表，邀请函或报名表。
差旅费
费用内容
指因公需要到非本市地区出差时所发生的住宿费、往返机场车站等交通费、外埠市内交通费、伙食补贴等费用；
出差期间发生个人娱乐及购买个人消费物品的费用不予报销；出差期间发生的招待费不能在境内差旅费中报销，必须单独提交招待费进行报销。
发票开具内容
据实开具内容、时间、地点。
借款单和报销单附件
①由公司统一预订机票，个人报销差旅费时提供登机牌；
②由公司统一预订机票，行政部门报销的机票费时提供行程单和个人明细清单，同时将相关合同或协议提交至财务备案；
招待费
费用内容
指公司因业务需要，为维护与客户或其他公共关系而发生的餐饮以及相关费用。 发票开具内容
餐费、食品、住宿费等相关的内容。
市内交通费
费用内容
指在市内因公司业务发生的公交、地铁、乘坐出租车费用。
发票开具内容
仅限公交车票、地铁车票、出租车票、交通费充值发票，并据实开具内容、时间、地点 借款单和报销单附件
使用交通费充值发票报销的，需提供明细清单。
注意事项
①因公外出，原则上一律要求乘坐地铁、公交车，因紧急特殊情况才可以乘坐出租车； ②法定工作日21:00以后的加班，以及非法定工作日的加班，可以乘坐出租车；
③所提交发票粘贴顺序必须与报销单明细填写顺序一致，发票与报销明细必须一一对应； 报销频次为每人每月一次，销售实施项目发生的，每人每月每个项目限报一次。 汽车耗费
费用内容
指与公司签订《自行驾车责任协议》的销售或售前工作职责的员工，在《自行驾车责任协议》约定的最高限额内报销的自驾车油耗费用，以及因此产生的停车费、过路过桥费和高速公路费。
限额标准
汽车耗费限额标准以员工与公司签订的《自行驾车责任协议》约定的金额为限，且公司最高限额不超500元/月，部门内部可根据实际工作在公司最高限额以下进行调整；超出限额不予报销，限额包括油耗费、停车费、过路过桥费和高速公路费。
发票开具内容
汽油费，**#汽油，过路过桥费，高速公路费，停车费。
借款单和报销单附件
汽车耗费清单。
注意事项
① 报销前要与公司行政部门签订《自行驾车责任协议》，并交至财务部备案； ② 报销频次为每人每月一次。
移动通讯费
费用内容
工作期间产生的手机通讯费用。
发票开具内容
据实开具。
注意事项
①员工个人移动通讯费报销额度由人力部门确定并交给财务备案，超额不予报销； ②必须提供实名制发票，发票上含有以下内容：姓名、手机号、话费周期、话费详单；若发票中无详单必须附上当月账单；
房租
费用内容
指公司办公地点的租房费用、工厂及驻外机构办公用租房房租。
发票开具内容
房屋租赁费、房租费。
注意事项
①报销金额必须与合同签订金额一致；
②第一次报销前以及重新签订租房合同后，需提供相应租房合同至财务备案，合同上有经办人和总经理的签字确认，涉及交税的，要求明确税金承担责任；
③ 税务局代开发票时发票中收款单位名称为签订合同的房东名称，且必须与提交报销
单据中的收款人一致，付款单位名称为“北京启迪思创科技有限公司”。
物业费
费用内容
指因公司租用场地支出的物业费、水（含饮用水）、电、空调、采暖费用，以及相关费用。
发票开具内容
水费，电费，空调费，采暖费，物业管理费。
借款单和报销单附件
①物业费合同，②饮用水有指定供应商的，报销时提供费用清单，并提交合同至财务部备案，③采暖费提供采暖合同。
装修费
费用内容
指装修、改造办公场地所发生的费用。
发票开具内容
装修费，必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。
借款单和报销单附件
装修合同。
劳保用品
费用内容
指为保证员工安全工作而采购劳动保护用品发生的费用，如工服。
发票开具内容
劳保用品。必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。
借款单和报销单附件
劳保用品采购清单
人事服务费
费用内容
指支付给人事服务公司的人事管理费，按规定缴纳的人才引进费、档案存放费等。 发票开具内容
服务费，或具体服务名称。
借款单和报销单附件
人事服务费明细表。
注意事项
人力资源部门必须将相关合同交财务部备案。
职工教育经费
费用内容
指公司员工参加培训所产生的费用，包括参加并由外部培训单位收取的费用，和聘请讲师、开发/引进课程（含网上培训）、租用培训场所、培训设备租用、餐饮住宿、资料及购买培训用品等进行内部培训所产生的费用。
发票开具内容
培训费，或与培训策划案一一对应。
借款单和报销单附件
外部培训需提交①培训合同，②邀请函或报名表，③与公司签订的培训协议。 内部培训需提交①培训策划案。
邮寄费
费用内容
指邮寄文件、资料等发生的费用。
发票开具内容
邮寄费，快递费。
借款单和报销单附件
公司统一支付支付的必须提供邮寄清单和分摊表。
注意事项
指定快递公司的，合同提交财务备案。
图书资料费
费用内容
指购买报刊资料等的费用。
发票开具内容
资料费，书籍，报刊等
印刷费 费用内容
指印刷名片、产品介绍、LOGO资料以及制作和印刷标书等的费用。 发票开具内容
印刷费、名片等。 借款单和报销单附件
明细清单，2000元以上（含）需提供合同或协议。 注意事项
有指定供应商的，将印刷合同提交至财务部备案。 网络通讯费 费用内容
指办公座机、网络宽带、电话会议使用费等。 发票开具内容
通讯费，网络费，要求必须是电信服务商或网络服务商开具的发票。 借款单和报销单附件
2000元以上（含）需提供合同/协议。 固定资产采购 费用内容
指购买固定资产（使用期限超过1年有实物形态的资产）的支出，如电脑、显示器、服务器、交换机等。 发票开具内容
具体固定资产名称，必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 借款单和报销单附件
①报销单提供资产管理员确认的《采购资产清单》（粉联），②报销单提供采购合同或订单，③固定资产采购申请单。 付款部门
采购处。
无形资产采购 费用内容
指购买无形资产（使用期限超过1年的无实物形态资产）的支出，如报销系统、数据库等。
发票开具内容
具体无形资产名称，必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 借款单和报销单附件
①采购申请单，②合同，③验收文件。 付款部门
采购处。 服务费 费用内容
指销售环节中产生的服务费、咨询费等。 发票开具内容
服务费，咨询服务费，技术服务费；必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 借款单和报销单附件
①收款信息付款信息确认表，②咨询服务协议审批表，③合同/协议，④费用申请单。 付款部门
商务法务处。 技术开发服务费 费用内容
指产品研发、试制过程中发生的技术协作和外包技术开发费用。 发票开具内容
技术服务费，技术开发费。必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 借款单和报销单附件
①技术开发合同，②验收文件。③涉及委托开发形成无形资产的，还需要提供任务书、立项报告、立项评审、技术说明书、结项报告、结项评审。
付款部门
采购处。 财务税费 费用内容
指购买印花税票、残保金、车船使用税、海关申报、报税证书等费用，以及办理银行询证函、资信证明、手续费等各种银行类费用。 发票开具内容
专用发票和收据，据实开具。 注意事项
出纳每月编制银行扣款手续费清单，相关领导签字确认后单独归档存放。
采购货款 费用内容
指采购原材料等所产生的支出。 发票开具内容
具体原材料名称（或附清单），必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 付款单附件
①采购明细清单（U8系统提供发票列表），②采购申请单（U8系统提供请购单）。 付款部门
采购处。 注意事项
供应商采购合同或框架协议，需提交至财务部存档备案。 研发材料 费用内容
指产品研发过程中发生的材料耗费，包括内存条、电子元器件等。 发票开具内容
具体材料名称（或附清单），必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。
生产耗材 费用内容
指产品生产过程中消耗材料费用，包括包装物等。 发票开具内容
具体材料名称（或附清单），必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 付款单附件
①采购明细清单，②采购申请单。 付款部门
采购处。 注意事项
指定供应商的采购合同或框架协议，需提交至财务部存档备案。 产品维修费 费用内容
指产品借用，或在北京地区售后维修过程中发生的维修费用，以及相应耗材费用。 发票开具内容
具体材料名称（或附清单），必须是增值税专用发票（发票联+抵扣联）。 付款单附件
费用明细清单。 付款部门
采购处。 注意事项
指定供应商的采购合同或框架协议，需提交至财务部存档备案。 资金往来 费用内容
指公司各银行账户之间的转款，以及事先付款至公司账户再转出的员工款项，如社保、商保、体检、公租房租金等。 相关附件
事先付款至公司账户再转出的，提供银行进账单。 公司内部银行账户之间划拨的，提供银行存款调拨单。 注意事项
不涉及报销事宜。 员工工资 费用内容
指对公司员工的劳动所支付的报酬，包括岗位工资、补贴、奖金、加班费等。 注意事项
由人力资源部门负责核算薪酬数据。 五险一金（北京） 费用内容
指公司承担的北京地区的五险一金，具体包括医疗保险、养老保险、失业保险、生育保险、工伤保险及住房公积金。 发票开具内容
为银行统一托收单据。 注意事项
由银行托收的五险一金人力必须提供相应费用明细。
附件3：单据模版
附件3.1：费用分摊表格式
附件3.2：办公用品采购清单格式
附件3.3：劳务清单格式
附件3.4：劳保用品清单格式
附件3.5：汽车耗费清单格式
附件3.6：会议情况表格式
附件3.7：市内交通费清单格式
附件3.8：招待费清单格式