海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度
一、目的
为有效管理公司文件及档案资料，力求规范统一、存储有序、查阅方便，全面落实规范化、信息化及安全化的目标，特制定本管理制度。 二、适用范围
适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。
三、文件管理 （一）文件编码规则
1、公司内部公文编码
（1）一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：
注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。
（2）三级编码，文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要 （JY）、公告（GG）、通报(TB)、简报(JB) 、通知(TZ)、意见 (YJ)、决定(JD)、决议 (JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、报告(BG)。
（3）四级编码，文件下发年份
（4）五级编码，文件归档序号：三位数，从001开始排序 示例：
文件流水号 下发年份 通知 壹大行政部
2、合同或协议编码
（1）一级编码：（同公文一级编码）
（2）二级编码：壹大科技统一为行政部（XZ）,云昶统一为YC。 （3）三级编码：合同（HT），协议（XY）
（4）四级编码：合同类型，分为商业合同（SY）和劳动合同（LD） （5）五级编码：合同下发年份。
（6）六级编码：合同签订编号：三位数，从1开始排序。 （7）示例：文件流水号 下发年份 合同类型
行政部
壹大
3、公司对外公文编码 a外来文件编码
（1）一级编码：收文公司，壹大科技有限公司（YD） （2）二级编码：来文单位，政府部门（ZF）,公司（GS） （3）三级编码：阿拉伯数字来文年份，
（4）四级编码：文字流水号，每年从001开始编码 （5）示例：YD-ZF-2016-001 b对外发文
（1）一级编码：发文公司简称，海南壹大科技有限公司（YD） （2）二级编码：【阿拉伯数字】代表发文年份
（3）三级编码：（外）文字第nnn号，nnn代表流水号，每年1月1日自动归0。
（4）示例：YD[2016]（外）文字第001号 （二）、文件的编写管理流程
（1）文件的编制 各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。 （2）文件的审核由董事长或授权的相应职位的人员负责，确保文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。 （需填写《文件下发归档审批表 （3）属于公司范围性的文件由行政部负责统一编号、印制、下发。 仅针对本部门的文件（例如简报，部门会议纪要等）由各部门按本规定自行编号，下发。
（4）通用类合同由行政部统一编制，如涉及专业技术性的合同可由专业部门编制，但必须经过行政部审批再报董事长审批确定后方可对外签订。
2、文件的更改
（1）文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管单位编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准流程。
（2）文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其职位人员审批。
（3）文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。
（4）作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经董事长批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经董事长批准，并加盖“保留”印章，方可留用。
3、文件的归档
（1）文件审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件归档登记表》中。
（2）需借阅文件、资料的人员，需填写《文件借阅审请单》，经部门经理或者董事长批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅登记表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长借阅时间的，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。
4、文件的保管
（1）文件的存放柜地必须保证防火、防风、防盗、防虫、防尘、防潮，
（2）文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件硬盘存储等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。
（3）凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政部或者相关部门归口保管。
（4）各类文件的保存期限以《文件归档登记表》的规定为准。 （5）文件归档前须附文件清单及目录，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。
（6）人员离职时，应整理好手头文件，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理负责安排人员接手。
（7）任何文件发放时必须标明发放编号；
（8）更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用、作废、或者销毁等处理。 二、档案管理
1、行政部下设档案管理室，设专职（兼职）档案员，档案员应履行职责，做到立卷归档、存放有序、发放登记、借阅审批、月底盘点； 2、档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至董事长、行政部负责人各一份；
3、各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须提交一份至档案管理员签收保存，同时将电子文档传给档案员统一存档；
4、所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；
5、每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具备有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；
本制度经呈董事长签批后颁布实施。 本制度自签发之日起生效，解释部门为行政部。
其他专项控制性文件管理制度根据实际需要再行拟定。
附件一、文件下发及归档审批表 附件二、文件下发登记表 附件三、文件借阅审批表 附件四、文件借阅登记表 附件五、文件归档登记表 附件六、文件收回登记表
海南壹大科技有限公司 2016年1月12日
附件一：
文件下发及归档审批表
附件二：
附件三：
附件四：
附件五：
附件六：