在《秘书工作》杂志上发表的文章
基层行政机关公文制作在格式上易犯的五点错误
国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布的《国家行政机关公文格式（GB/T9704—1999）》（以下简称《格式》），对行政机关公文的格式，包括纸张大小、公文眉首、主体、版记等作了相当明确的规定。但，在一些基层行政机关，特别是乡（镇）一级的行政机关，对《格式》缺乏必要的学习和理解，在制作公文过程中，随意性较大，导致一些行政公文在美观和规范性上较为欠缺，在一定程度上影响了公文的正规性、规范性和权威性，有损于行政机关的形象。
1、公文用纸纸型和技术指标不符合要求。2000年1月1日实施的《格式》对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为公文用纸纸型，删去国内常用的16K型纸张。也对公文用纸的主要技术指标作了规定，一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5-9.5。但，《格式》实施近六年来，在一些行政机关仍使用早年的16K型纸张，纸质因年久发黄、陈旧，耐折度低，严重影响公文的美观和使用。
2、发文字号的标识不正确。《格式》规定：“发文字号的年份应标全称，要用六角括号‘〔〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”，但，在一些行政机关公文中不难发现，发文字号的年份竟用中括号“[]”括入，甚至有些单位和部门还用圆括号“（）”括入，而序号的编排也有编虚位的现象。
3、字体使用不当。《格式》规定：发文字号、主送机关、公文正文（主题词部份除外）、抄送单位、印发机关和印发时间均用三号仿宋体字；公文标题用二号小标宋体字；主题词部分的“主题词”三字用三号黑体字，后标全角冒号，词目用三号小标宋体字；上报公文需标识签发人姓名，“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字；行文日期中的“零”写为“○”，不能写为阿拉伯数字“0”，也不能写为英文字母“O”，更不能写为中文大写数字“零”，如“二○○四年”，不能写成“二00四年”、“二OO四年”、“二零零四年”，因为“0”、“O”、“零”与中文小写“二”和“四”均不相匹配。
4、文字排布不正确。《格式》规定：发文字号居中排布，上报公文需标识签发人姓名时，发文字号居左空1字排布，签发人及姓名居右空1字排布；主送机关回行时仍左侧顶格排布；成文时间右空4字；主题词的词目之间空1字；抄送部分左空1字标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号；左空1字标识印发机关，右空1字标识印发时间；页码的标识为单页页码右空1字，双页页码左空1字。
5、行距不正确。行政公文中，以行作为标识公文中纵向距离的长度单位，以三号字高度加三号字高度7/8倍的距离为一基准行，一般每面排22行，每行排28个字。发文字号于发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线之间的距离为4mm；公文标题于红色反线下空2行；主送机关于公文标题下空1行；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
构成一篇规范性的公文需要诸多因素，但其格式却是相对统一的，作为一位行政机关工作人员，特别是涉及制作行政机关公文的文秘人员，在制作印发公文之前，一定要对《格式》进行必要学习和理解。当然，最有效的办法是，有关部门对文秘人员进行有目的的集中培训，让从事文秘工作的有关人员有一个学习交流的机会，在学习和交流中得以进步，从而不断提高行政机关公文制作的水平。
备注：本文被更名为《基层公文格式常见错误》发表于2007年《秘书工作》杂志第2期