在工程项目承接前,合同的协商、处理、修订中，及完工后的工程回访、业主投诉处理时须确定具体的沟通方式。
⑴.识别产品信息的沟通从事工程信息的跟踪，与业主会谈等由经营部门具体策划，通过沟通识别业主对产品的要求。
⑵.合同招待过程中的沟通合同执行过程中的沟通方式由经营部门与业主协商，沟通的方式尽量在合同条款中明确。
合同规定之外的沟通方式包括联系函、会议等。凡召开的会议，项目经理须指定人员进行记录，会议记录发放参会各方。
对于业主口头或电话通知需要招待或回复的事项，应先形成口头或电话记录，而交项目主管人员批示后处理。
⑶.工程回访与顾客投诉工程竣工之后，我司将在规定时间内主动回访业主，了解工程使用过程中存在的缺陷。对于工程使用期间业主提出的投诉，本公司也将及时地根据实际情况采取有效措施，保证工程的正常使用，实现本公司的质量承诺。回访和维修服务按'工程回访和维修服务工作程序'的规定执行。公司生产科负责回访保修和维修服务的组织和领导，各分公司生产部门负责执行分公司范围内的回访保修和维修工作。
维修期内须至少安排回访一次，每年，公司生产科制定回访工作计划，安排年度的回访工作。
回访之前，分公司生产部门对应回访的工程进行一次评审，对不能回访的须说明原因及处理办法。必要时，将处理办法去函业主确认。需要回访的工程，分公司生产部门按期发出回访函，可先发回访函或先进行电话联系，E-mail联系，根据联系的情况再组织开展回访工作。
对于业主投诉和回访中发现的不合格品，要进行评审和处理，并根据实际情况以确定是否采取纠正措施或预防措施。