谈机关单位档案的交接工作

　　[摘 要]档案的交接工作是档案工作的基础，作为档案人员一定要重视这一问题，这样才能把档案工作做好。《机关档案工作业务建设规范》规定："机关档案人员调动工作时，必须在办先档案移交手续后方能离开岗位。"然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有-部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题。 　　[关键词]机关档案；交接工作；分析 　　一、档案交接不及时 　　一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得-部分基层单位档案工作前后脱节。 　　二、档案交接手续不严密 　　按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在-些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，忽视了档案交接工作中的重要内容和档案交接工作的基本要求。 　　三、档案监交工作不严格 　　（一）档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中 　　档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗前先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对末办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续末办理，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。 　　（二）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作 　　档案交接分为移交和接收两个方面，要认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：（1）对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数；（2）对借出的档案要及时催还， -时归还不了的要说明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；（3）对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；（4）按档案移交要求编制档案移交收据及表格；（5）撰写档案移交说明。而对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：（1）了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；（2）向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；（3）必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。 　　（三）认真做好档案监交工作 　　档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，对由档案机构负责人监交，档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收入各执一份，单位存档一份。文接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。由于档案有时数目很大，因此我们更应加强基层单位档案交接工作。 　　（四）加强档案管理人员的继续教育培训 　　为适应档案管理发展的需要，要通过多种教育途径，对档案管理人员实施继续教育，培养高素质的档案技术人才，建立一支能与档案管理现代化相适应的档案队伍：（1）要有针对性地在培训内容中，加强开拓创新能力、爱岗敬业精神的培养；（2）在档案培训中，要不求规模求效益，让参加培训的档案人员真正学有所得；（3）要有针对性的鼓励档案工作人员从多种渠道接受继续教育；（4）采用现代化教育手段提高继续教育的水平；（5）采用有效的教育方法提高档案管理水平。 　　（五）加强机构变更单位、重点工程、重大活动档案移交归档的监控 　　1.新建、撤并单位的档案工作 　　撤并单位要主动与档案行政管理部门联系，向其反映情况，提出档案移交方案，并要求档案人员在经费冻结和工资停发前完成任务，以保证档案接收工作的进度；档案馆对撤并单位要及时进行、业务指导，并依法行使监督职能，对在撤并机关档案移交工作中应交不交或久拖不交造成严重后果的责任者，要依法追究其责任；撤并单位要明确档案接收范围，档案整理一要规范，二要齐全。档案移交工作要依照《机关档案工作条例》第二十六条"撤并机关要将全部档案移交给档案馆或业务主管部门或由合并后的机关代管"的规定，视其不同情况而定。 　　2.重点建设项目的档案工作 　　重点工程项目档案，作为工程建设的原始记录，真实地记录了重点工程建设的过程，是国家的珍贵历史记录，也是我国实现现代化建设的重要条件。因此，要求各有关单位要依法加强对重点工程项目档案的收集工作，要各司其职，采取措施，在项目申请立项时，就开始进行项目文件材料的积累、整理和审查工作，各项目主管部门档案机构要及时了解工程建设的进度，及时对项目档案工作进行业务监督、指导，以保证项目文件材料的齐全、完整。 　　总之，基层单位档案交接工作是一项责任重大的任务，前中共中央总书记、国家主席胡锦涛指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步、提高国民素质有促进作用，而且对维护祖国统-、加强民族团结、保持社会稳定具有重要作用。” 　　参考文献： 　　[1]王桂琴.浅谈加强基层单位档案管理工作的建议[J].吉林工商学院学报。2011（05）. 　　[2] 周祥路.浅谈事业单位档案管理的创新及其改革[J].办公室业务，2012（21）. 　　[3] 李小霞.浅谈怎样进行档案移交工作[J].山西档案，2008（S1）.