办公室 档案管理 制度

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条立卷方法。文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

第四条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

二、档案的管理和利用

第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。