【摘要】随着计算机技术和网络技术的发展，档案的数字化、档案管理的信息化已成为档案工作的时代主题和未来的发展趋势。21世纪社会的信息化建设已带动了档案信息化建设的发展，档案管理软件的应用已成为档案信息化建设的主要工具。自20世纪九十年代出现的早期档案管理软件开始，至今已有不少人在做关于档案管理软件的学术研究，并取得了一定的研究成果。本文主要通过中国知网，对1994年到20010年内关于档案管理软件进行全面检索，并对检索内容和结果进行比较分析，来进一步了解我们国档案管理软件的研究情况，并阐述研究中存在的问题与不足。
【关键词】档案管理软件 研究分析
随着宽带和移动宽带、云计算、传感网、物联网、智慧地球，泛在计算等新概念、新思想和新技术的提出与发展，社会信息化建设热潮的到来，利用软件进行档案信息化管理已成为不可阻挡的发展潮流在。自20世纪九十年代开始，档案部门已开始着手开发或者购买相关的软件进行档案的整理、利用等工作，改变了传统的档案管理模式，使得档案部门的工作效率大大提高。
一、
对档案管理软件的认识
国家在2001年6月颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》中指出“档案管理软件，是指各机关、团体、事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。”林林、陈伟斌更是详细地诠释了档案管理软件的含义：“档案管理软件是指档案管理的计算机程序及其相关文档。档案管理软件的计算机程序，是指为了科学有序地管理档案，根据档案管理的自身特点和程序，由计算机可执行的代码化指令序列，或者可以被自动转换代码化指令序列的符号化指令序列或者符号化语句序列；相关文档，是指用来描述程序的内容、组成、设计、功能、规格及使用方法的文字资料和图表。” [1]二者都很好地说明了档案管理软件在档案管理中所扮演的重要角色。
根据我国档案管理信息化的发展历程，我国的档案管理软件的发展可分为三个阶段：1、单机版档案管理软件阶段（90年代初）。此时期的档案管理软件运行平台单一、功能比较简单，并且此时期的档案管理软件多为档案部门根据自己的需要自行开发，通用性比较差。2、网络版档案管理软件阶段（90年代中后期）。此时期商业开发的档案管理软件占据了主流市场，并且软件的功能增多，适用性增强。出现了大量的专门从事档案管理软件研发的公司，如津科、世纪科仪、珠海泰坦、量子伟业等。3、电子文件管理系统阶段（21世纪初至今）。为了适应电子文件管理的需要，此时期的管理软件选择具有跨平台性的开发工具进行开发，采用多种技术集成，并具有强大的自定义功能。[2]
为了满足社会需求的多样性，档案管理软件开发公司研发出了多种不同性能的档案管理软件：如量子伟业公司研发的综合档案馆管理系统、企业文档管理系统、流媒体管理系统。深圳伟图的城建档案管理软件以及其他的人事档案管理系统软件、水力档案管理系统软件、电力档案信息管理系统等等。
二、
档案管理软件的研究状况及其分析
根据所掌握的资料来看，学术界对于档案管理软件的研究始于上世纪九十年代初，并且到本世纪初期一直呈现出增长的趋势。从论文的发表数量来看，虽然数目在逐渐增加，并且最高达到了18篇，但是，通过对论文内容的具体分析来看，档案管理软件的研究状况值得我们深思。
1、
档案管理软件研究总体状况及其分析
打开中国知网，以篇名为检索项，以“档案管理软件”为检索词，按时间顺序，从1994年到2010年，共检索到162篇期刊文献，4篇硕士论文，0篇博士论文。下面主要对搜索到的162篇期刊文献进行分析。
在这162篇文献中，根据检索到的文献篇数与年代的对应关系，可制得如上的柱形图。
从图形反映的数据中可以明显看出，在1994年到2010年这一期间里，学术界对于档案管理软件的研究总体上呈现以下几大特点：第一、自1994年开始，关于档案管理软件的研究一直没有停止过，并且呈现出不断增长的趋势；第二、从1996年到2006年里，这十年是档案管理软件研究的集中时期，发表的论文总体上明显增多；第三，2006年以后，学术界对于档案管理软件研究有下滑趋势。
2、
档案管理软件研究内容及其分析
通过对以上162篇文献的阅读与分析后，笔者发现在这段期间里，学者对于档案管理软件的研究内容主要集中于以下几方面：
2.1、关于档案管理软件开发诸问题的研究
档案管理软件的开发问题研究在档案管理软件的研究中占据绝对部分，其中主要涉及开发、设计原则、开发类型和开发中的注意点。
2.1.1开发、设计原则
至于档案管理软件如何开发，在开发中应当坚持什么样的原则。不同的学者有不同的见解, 冉朝霞认为“为了保证设计目标的实现，结合用户需求，基于Web的档案管理系统的设计应当遵循实用性原则、信息集成原则、开发性原则、利用面向对象技术原则、可伸缩性原则、高可靠性原则、易操作性原则、安全性原则”[3]俞志华在《浅谈档案管理软件的开发》写道：“档案管理软件开发研制的原则是文档一体化原则、综合管理原则、馆室衔接原则。”[4]二者从不同的角度对开发设计原则进行了论述，但两者并没有涉及到兼容性原则，软件之间的兼容性与否直接影响着软件的使用价值。如果缺乏兼容性，何谈信息的集成呢？
2.1.2、开发类型及产品
档案管理软件的开发主要包括三个种类型：一是购买软件公司生产的通用性软件。例如上海造币有限公司、杭州市档案局、雨润集团档案部门等购买的就是量子伟业公司的档案管理软件。二是购买通讯性档案管理软件，然后对其进行二次开发，以满足自己需求。例如，上海理工大学使用的档案管理软件是在原购买的软件基础之上，又花了20万重新开发出来的软件系统。三是档案部门提出自己的要求，让软件公司根据自己的需要重新开发一款满足自己要求的软件。例如，量子伟业公司于今年7月份就为上海通用汽车有限公司完成了量身定做的档案信息化管理软件。四是是档案部门或者高校自行开发的软件。例如南京大学档案馆使用的就是南大自己研发的“南大之星”档案管理软件。中原油田档案馆张静根据档案管理的特点和科研院所的实际情况，用Visual Foxpro6.0自行开发了档案管理软件。[5]中铁郑州勘察设计咨询院有限公司的档案工作者何林青也根据设计院的行业特点，自主开发编制了一套档案管理软件系统。[6]
对于通用性软件与专用性软件的优缺点，介文红在《档案管理软件应兼顾通用性与专用性》做了很好的阐释；“定制开发这种方式的优点是能够最大程度地从某个档案馆（室）的实际业务管理需要出发，开发出适合该档案馆（室）个性特点的管理软件系统。由于没有商业推广的可能性，其缺点很明显：开发费用高、开发周期长、可靠性与稳定性差、维护升级困难。”商品化软件则正好与之相反。为了很好地利用二者的优点，达到资源互补。”介文红文提出了兼顾通用性与专用性的“四级开发模式”，即在软件基础平台公共化的基础上满足档案馆（室）个性化需要，适应档案馆（室）功能扩展的一种方案。[7]但胥向东在档案管理软件开发工作究竟向何处去方面，坚定地认为必须走开发通用性档案管理软件之路。[8]
2.1.3开发中的注意点
乔志刚、范志刚结合他们研制开发的“计算机《档案管理系统》软件”，认为在成功开发档案管理软件系统时应当注意以下几个问题：首先，确定好软件开发课题是成功的基础，其次，选择好运行平台是软件应用推广的前提。最后，认真分析用户需求是成功的关键。软件开发必须满足用户需求，才能被用户接受，也才能发挥出研究的价值。[9]朱正健结合当前的信息环境认为：档案管理软件的开发应当面向档案利用、开发必须具备上网条件、提高开发档次，避免重复开发。[10]
中国天辰化学公司的李芳基于对不同软件的使用和对其他一些软件的调研，对档案管理软件开发中的一些问题也提出了自己的见解。首先、档案管理软件要适合信息社会的要求必须综合考虑到相关软件的同步开发。其次、开发的软件要具备保护电子文件的真实性、原始性功能。再者，兼顾旧版本软件的数据转换问题。[11]总之。档案管理软件的开发，开发人员必须同档案管理人员建立良好的沟通与协作，深入了解档案工作的各个环节，开发出来的档案管理软件才能更贴近档案工作的现实。
2.2、关于档案管理软件选择诸问题的研究
由于档案管理软件需求的不断增大，从事档案管理软件开发的公司与日剧增。市场上的档案管理软件玲琅满目，层次不齐，也出现了鱼龙混杂的现象，导致单位在购买时难以买到理想的产品，所以规范档案管理软件成为当前迫在眉睫的事情。
孙振辉、毕超霞在《档案管理软件市场亟待规范》中列出了我国档案管理软件存在的问题。由于既懂计算机又会档案的这种人才的缺失，导致我国档案管理软件的开发处于一种无序的状态，软件重复开发的现象相当严重，严重地浪费了国家的经济财富。其次软件质量较差，价格却很高，而且售后服务质量差，这些问题都鲜明地反映了我国档案管理软件市场的混乱。[12]因此必须抓紧改善市场环境，培养专业人才提高档案管理软件的质量。
不规范的市场给购买者带来众多的陷阱，不仅造成了经济上的损失，更严重了影响了工作的质量与效率。所以，在选择档案管理软件时，应当注意以下几个方面：首先要考虑企业的自身状况和实际需求，其次要认真了解软件的功能，再者软件系统维护要方便，界面友好，最后还要考虑档案管理软件公司的情况。[13]刘春波，闫霜二者也认为在选择档案管理软件应当考虑软件的功能、兼容性、稳定性、便捷性等因素以确保选取到性价比比较高的软件产品。[14]
2.3、关于档案管理软件使用诸问题的研究
纵观学者的研究内容，在使用方面的研究主要集中于两大方面，一是具体系统软件的应用及影响研究，二是档案管理软件测评指标体系的研究。
2.3.1具体系统软件的应用及影响研究
在这方面的研究相对比较多，有世纪科仪档案管理软件在水力工程监理中的应用研究[15]、档案管理软件在煤矿企业中的应用研究[16]、津科档案管理软件在气象档案信息化管理中的开发应用[17]等等。中国工程物理研究所档案馆工作的李志鹏同志，就论述了商业档案管理软件对档案工作产生了重大影响。主要表现“在对文件、档案信息的管理逐步从后端局部的辅助性管理发展到对文件的前端控制、全程管理、全文管理，涵盖了档案管理甚至文件管理的全部环节；对档案工作的影响面之广，主要表现在商业档案管理软件的应用领域拓展到了各行各业的档案部门，应用范围遍布全国各地。”[18]王敏捷在文献中也写道：“档案管理软件的应用体现出来很大的优越性。首先是实用性，电子文件借助计算机网络，一是获取信息速度快，途径多样化；二是减少人工重复书写，省时省力，大大提高了工作效率；三是信息存储能力强，各部门都可根据需要，实现快速提取和使用。其次是方便性，一是促进了档案信息由静态管理向动态管理、被动服务向主动服务、分散管理向系统管理的转化；二是易增易删易改；三是节省年度组卷时间。[19]
2.3.2档案管理软件测评指标体系的研究
在档案使用过程，如何去评测这个软件的好坏？如何去衡量软件的各项指标？这些问题使得档案管理软件的测评已成为推进档案信息化进程中的最迫切需要解决的问题。对于软件的评测结果不仅在单位选择档案管理软件方面起到重要的作用，还可以指导软件开发商更规范地设计档案管理软件，并规范软件市场。“要测评首先要构建一个合理而系统的测评指标体系。体系应当是按照一定层次结构组成的有机整体，这些测评指标分别说明被测事物的不同方面，可分为四种：常规功能测评指标、可选功能测评指标、性能测评指标和公司指标”[20]祝洁根据测评指标的内容方面来讲，档案管理软件的测评可以主要从基本功能测评指标，基础性能测评指标和用户文档测评指标三个方面来衡量。[21]二者虽然出发角度不同，但共同的观点是：在当前形式下，只有构建了科学、合理、可操作性强的档案管理软件的测评工作，才能使档案管理软件的开发和使用逐步走上科学化、标准化、规范化的道路，，顺利实现档案的现代化管理。
三、
档案管理软件研究存在的问题
虽然自20世纪九十年代开始，已有学者开始研究档案管理软件，并且在随后的十几年中，研究的热潮也在不断地提高，但通过对其研究内容进行分析后，我们发现，档案管理软件的研究仍存在许多问题与不足。主要表现在以下几个方面：
1、
研究热情不高
通过上文提供的数据，我们知道关于档案管理软件研究的论文在2006年达到最大篇数18篇。可是同样以“档案”为题目，在中国知网中检索2006年发表的关于档案研究的论文，篇数多达6177。从上面的柱形图，我们也可以地明显地发现在这十几年中，档案管理软件研究总体上都处于不紧俏状态。最低为4篇，最高也不超过20篇。而且通过检索，关于档案管理软件研究的硕士论文篇数只有4篇，而博士论文篇数则为零。这不仅折射出学术界对于档案管理软件的研究热潮不高。更是反映出在我国档案管理软件的发展，并没有大家想象的那样迅速。泱泱大国，那么多的档案工作部门，难道在推行档案管理信息化建设过程使用的档案管理软件就没有值得研究的吗？难道所有的软件使用起来都能近人如意吗？难道在推行档案管理信息化，够买软件过程中就没有遇到困难，没有疑惑吗？如果有，为何保持沉默不敢拿起笔来研究呢？
2、
研究内容单调
纵观检索到的162篇文献的研究内容，可以发现目前档案管理软件的研究绝大部分集中于研究档案管理软件的开发问题，特别是对软件产品的开发研究，但是研究中缺乏有力的实例作为证据。他们主要是对产品的开发流程、系统设计原则、以及开发中的一些注意点进行了纯粹理论上的论述。但很少涉及到软件的具体性能，以及优缺点的研究，造成研究内容单调、理论与实践相脱节的研究现象。
其次，在研究过程中，并没有深刻地反映出我国档案管理软件使用的现状。的确有些部门档案管理信息化发展较快，档案管理软件能够得到顺利应用。但是决不能管中窥豹，一叶障目，认为档案管理软件已得到了广泛的应用。事实上，目前仍有很大比例的档案部门并没有采用档案管理软件管理档案，这不仅跟领导的重视程度有关，还跟档案工作者的计算机水平有关。
因此，必须要通过实地调研来深入了解我国的档案管理软件的使用情况，做出更加科学合理的研究,改善我国档案管理软件的研究内容单一，理论与实践相脱节的现象。为我国档案管理软件研究提供更加广阔的道路，加快我国档案管理信息化建设进程。
文章来源：档案界