论中职学校档案管理工作的改进
作者：陈旋燕
来源：《中小企业管理与科技·上旬刊》2015年第05期
摘要：当前职业教育的发展正在经历一系列的改革，中职学校的档案管理工作也会随之产生较大的变革。中职学校作为我国职业教育体系的重要组成部分，为我国的各个行业和领域培养了大量的技能型人才。档案记录了中职学校在教学、管理、招生等各项活动中的重要信息，能够为学校发展和规划提供有指导性的依据。由此，认真分析当前中职学校档案管理工作中存在的问题、探索有效的应对措施对中职学校的教学改革及提高就业率具有重要的现实意义。 关键词：中职学校 档案管理 改进措施
1 中职学校档案管理工作的现状
1.1 重视程度不够，相关制度没有结合学校实际
档案管理是服务于学校整体建设以及教学工作的重要组成部分，但是学校的相关主管部门对于档案管理工作却没有给予足够的重视，虽然强调该项工作很重要，但在实际中很难落实。负责档案工作的主管部门对档案管理工作的指导较少，业务检查往往是应付、流于形式，缺乏实际的内容。此外，一些中职学校把档案管理及其建设放在教学工作的后面，平常不闻不问，只有在上级检查时才会有所关注；甚至还有一些学校将档案管理工作的上级指导文件生搬硬套、机械使用，脱离学校的实际情况，造成学校档案资源的利用效益差，管理比较混乱。
1.2 管理设备落后，管理措施不到位
当前，档案信息化和电子化管理成为许多学校改进管理方式的首要选择，但是相关的管理设备还很落后，表现为硬件装备水平和配备建设没有达到相关的技术标准；软件的功能不齐全，只有对档案信息进行检索或者保存的功能，相关的统计分析等高级功能还不能实现。同时，一些中职学校对档案资源的管理措施不到位，在相关制度落实的过程中，缺乏有效的监督和管理，使档案管理工作出现了一定程度的混乱。例如，由于上级有关部门缺乏相关的监督检查，一些重要的档案资源存在归档不完整、档案资源丢失、归档不及时等情况，内部缺乏一套完整、科学、高效的管理体制，导致档案管理的效率和质量难以保证。
1.3 使用效益比较差
档案是记录中职学校关于学校教学、日常工作等基本信息的重要载体，能够有效地服务于学校的教学及其管理工作，丰富的档案资源和档案材料等够为学校的教学改革、管理改进等工作提供良好的信息服务。同时，中职学校的教学目标是为社会培养技能型人才，就业质量是学校生存以及发展的重要保障，通过档案管理能够为中职学校树立良好的社会形象，推动学校的招生和就业工作。但是在实际的工作中，档案资料的利用效益比较差，重馆藏、轻使用一直是
档案资源利用不充分的根源所在，没有充分发挥为学校决策、科研、教学服务的综合价值，造成一定程度的资源浪费。
2 中职学校档案管理工作的改进措施
2.1 提高重视程度，创新管理理念，树立全员参与的意识
提高中职学校对档案管理工作的重视程度、不断地创新管理理念、树立全员参与意识等都是提高档案管理水平和管理质量的重要前提。目前，随着社会的发展及科技的进步，有许多的社交平台如微博等的广泛应用提高了信息的流通速度，学校档案管理部门可以利用这些社交平台对档案管理的制度以及重要性进行广泛的宣传，提高学校师生对于档案管理工作的认识和重视程度，促进档案管理工作进入良性的发展轨道。其次，学校要加强对于档案管理工作的领导和监督，主动关心并积极参与督管工作，完善相关的管理制度，增加相关的资金投入，结合学校的实际情况，切实解决好档案管理面临的各种问题。最后，学校要树立全员参与档案管理的工作意识，学校的各个职能部门、各个科室要主动地将相关的资料进行归档，将具有重要信息价值、保存价值的资料主动收集、整理、上交，形成上下一体、统一共管的工作局面。
2.2 拓展档案的信息来源，做好档案的需求分析
一方面，学校的档案管理工作要坚持“以人为本”的工作理念，做好档案资料的鉴定和分类，将具有不同收藏价值、利用价值、信息价值的资料进行分类收编，以方便日后的管理与更新，及时将一些没有使用价值的资料清除，减少管理工作的劳动量。要有效拓展学校档案收集的信息来源，综合采取主动收集、合作收集、跟踪收集等收集方法，提高档案收集的效率，合理地推进管理工作的规范化。另一方面，学校要做好档案资料的需求分析工作。结合学校的教学情况、科研情况等，对档案的归档、利用、规划、发展等进行合理的预测，做好长期的发展规划，提高档案管理工作的实效性。同时，学校还要做好相关科技成果、发展成果、教学成果、管理成果等的整理工作，及时了解学校外部环境以及内部管理出现的新情况、新动向，结合学校实际完善需求分析。
2.3 提高电子化管理的水平，使其发挥更大的使用效益
档案管理采用的各种手段和方法是为了充分实现对资源的管理目标，满足实际的管理需求。随着信息技术的不断进步、档案存量以及档案管理工作量的增加，电子化、信息化的管理手段能够大大提高档案管理的效率以及质量，提高档案资源的使用效益。学校要紧紧围绕发展的实际需求，提高档案资源的信息化管理水平。档案电子化管理指的是将档案资料及其信息实现数字化存储，通过软件管理平台、数据库技术、网络技术等提高档案管理的技术水平。档案电子化管理是中职学校发展的新要求，也是今后档案管理的发展方向与趋势。提高档案的信息化管理水平，不仅要有先进的硬件设施，还要提高管理人员的管理意识，更新传统的管理观念。因此，学校要配置质量满足实际需要的现代化、电子化设备，提高档案归档、收集、处理、使用的效率；同时还要加强相关网络的建设，提高档案资源的信息化使用水平，最大程度
上实现信息共享，使数字档案信息的上传、查询、检索、统计、分析等功能更加便捷、高效。档案管理的目的不仅仅是“管好”，还要“用好”，发挥其应有的服务功能，在保证数据资料可靠的前提下，将能够公开的信息及时地在学校网站上进行公布，使学校的各项工作和动态能够得到有效的宣传，提高档案资源的使用效率。
3 结语
综上所述，中职学校的教学目标是培养更多的技能型实用人才，服务于社会的发展，所以中职学校的档案管理工作也要紧紧围绕这个目标展开，并致力于实现这个目标。在日常的管理中，应重视档案收集、资料整理、归档、使用等基本的环节，采用电子化和信息化的管理方法，提高管理效率，发挥使用效率，为学校决策提供良好的信息服务。
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