办公室接待工作流程的规范
（拟 定）
一、目的
“外交无小事”，“接待无小事”，接待作为办公室工作的重要组成部分，是展示公司形象，反映企业精神、企业文化的一项重要内容，为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，更好的展示企业文化，为进一步规范接待工作，特针对办公室接待工作流程作出规范。
二、原则
本着“热情礼貌，服务周到，厉行节约，对口接待”的原则。
三、管理
办公室为公司接待工作的对口管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤服务和保障。
四、接待流程
1、总体工作安排
接到客人到访通知后，根据公司领导安排及到访客人单位、职务及到访目的等具体情况，确定接待级别，级别可暂分为A、B、C三种级别的接待，根据接待级别，拟定接待方
案，具体安排相关接待人员，做好接待前的准备工作。
A级为一级接待标准，一般为总经理陪同重要客人到访；
B级为二级接待标准，一般为副总经理、等公司领导陪同
到访客人；
C级为三级接待标准，一般为相关对口部门领导或人员到
访，按照领导要求做好接待工作。
2、接站安排
接到客人来访通知后，办公室应在客人来访前一天提前
做好车辆接站安排，确定接站时间、地点、客人的联系方式，
做好出车前的车辆清洁、安全检查工作，并配备矿泉水、湿
巾等所需用品。负责接站司机必须提前半小时到接车地点，
如客人首次到访，必要时打印接站牌。
3、住宿安排
根据接待级别，安排合适的入住地点，提前做好房间预
定，必要时需提前前往酒店落实入住房间情况，包括要求酒
店前台人员做好房卡，开通电话外线业务，摆放洗漱包、茶
叶、干果、香烟等接待用品，并提前做好客人房间分配工作。
4、宣传工作安排
接到客人来访通知后，根据客人情况与接待级别，收集
相关资料，设计并制作公司宣传栏及广告机欢迎字幕；客人
到访后，做好跟随参观、会议拍照摄影等相关工作。
5、参观安排
接到客人来访通知后，提前通知公司相关各部门根据接
待级别开展参观接待的准备工作。
客人到访公司前，需提前通知相关领导及接待人员前往
迎接，参观过程中接待人员做好服务，拍照及摄影，并及时
调配好接送车辆。
6、会议安排
办公室在客人到访的前一天做好相关资料、鲜花、水果、
茶叶、笔记本、纸、签字笔等准备工作，打印好会议列席人
员的坐席牌，准备好笔记本电脑，做好欢迎字幕的投影，检
查会议室及周边卫生环境等一切会议准备工作。
会议开始时，办公室人员应及时为客人添加茶水，间隔
10-15分钟加水；若同一批客人有几天会议，则需更换水果
品种，并做好会议室茶杯、烟灰缸等的清洗工作。
备注：主席台及会议座位安排图示。
7、就餐安排
根据接待客人级别提前安排酒店用餐，通知参加就餐人
员，确定就餐人数，根据客人饮食口味、是否有忌口等提前
点菜，并备好酒水、香烟等，安排车辆，及时接送。
备注：宴请客人坐席安排图示
8、活动安排
客人在公司期间，按照公司领导安排如需陪同客人到周
边游玩，接待人员须提前确定游玩路线，安排景区导游，就
餐地点，出行车辆等，并准备好相机、湿巾、矿泉水、雨伞
等，游玩过程中根据客人需要服务到位，安排好整个出行游
玩活动。
9、返程安排
根据客人行程和需要，帮客人预定好返程机票或火车
票，准备馈赠礼品，安排车辆安全送至出发点，接待人员做
好酒店的退房等后续工作
五、接待礼仪
1、仪表：面容清洁，衣着得体。
2、举止：稳重端庄，从容大方。
3、言语：语气温和，礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情，不卑不亢。
5、接收名片：以恭敬态度双手接收，看后郑重收入口袋。
6、引领：通常走在客人右前方，不时左侧回身，配合客人
脚步，转弯处伸手示意。
7、进电梯时：引领客人先进、先出，及时按电梯。
六、注意事项
接待过程中涉及机要事物、重要会议等特殊情况下，要
特别注意保密，接待中既要得当介绍公司情况，又要内外有
别，对不宜拍照摄影的场合，应持委婉态度向参观人员说明。
七、总结
接待工作完成之后，应及时总结工作中存在的问题，善
于发现工作中存在的不足，敢于建议工作中需要改进的地
方，力求做到精益求精，为公司发展贡献我们的力量。