一、科研档案工作的基本原则
(一)
为建立健全我校科研档案工作，加强科研档案的科学管理，充分发挥科研档案在科学研究中的作用。根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家教委、国家档案局联合发布的《科学技术档案管理暂行规定》，国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章、特制订本办法。
(二) 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。
(三) 科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
(四)
科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的同步。
(五) 努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理?洌⒅鸩讲捎孟冉芾砑际跏侄危罅⒌蛋感畔⒆试矗９ぷ骱蜕缁岱⒄狗瘛?
(六) 把科研档案工作列入单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位科研经费中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。
二、科研档案立卷制度
根据国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》，科研档案实行部门立卷制度。即由科研文件材料形成部门和课题组负责立卷工作。由于科研人员了解科研文件材料的形成过程、规律、内容、价值、数量、载体形式等实际情况，所以有利于对科研文件材料进行系统整理。
(一) 部门立卷的具体办法：
1.课题组
课题组主要负责科研成果类档案的立卷工作，具体办法：(1)课题结束后，由本课题组长指定专人负责立卷工作，档案人员指导，监督其立卷；(2)档案实体除按“立卷要求”整理外，文件性材料为第一卷，如鉴定证书、鉴定申请表、查新报告、推广应用证明等；研制工作报告、总结为第二卷，数量多者为第三卷；(3)立卷人还应按档案馆要求报送该课题情况的软盘。软盘内容如下：项目名称、研制单位、主要协作单位、项目负责人、研究工作起止时间、主要参加研究人员(以鉴定证书排列顺序为准)、任务来源、鉴定时间、文号、课题进展情况、研制过程简介、归档时间、密级、保管期限、主题词、获奖情况。
2. 科研处
科研处负责向档案馆移交科研综合类材料，优秀学术论文、科研奖状、科研成果请奖申报书、科研专利。按部门立卷的要求，负责立卷及报送软盘的工作。
(二)立卷要求：
1. 按照保持科研文件材料的有机联系和便于查考的原则立卷；
2. 拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补；
3. 科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋，盒方式保管，每件科研文件材料用线装订；
4.
每卷档案应填写卷内目录、备考表、案卷封面、编写件号、页啧(有字为一页，页号写在非装订线一侧的上角)。每件文件材料的左上角盖上有关档号页号、保管期限等戳记，并逐项填写；
5. 声像材料应分别立卷专柜保管，档号必须与文字材料保持一致，并按《声像载体档案工作规范》要求处理；
6. 对于有密级的档案，按《科学技术保密条例》办理。
三、科研档案归档制度
(一)归档时限
1. 科研成果类档案在鉴定后2个月内归档，课题组长应指定专人负责归档立卷工作，否则，申请报奖时档案馆不予盖章，科研管理部门不得申报成果；
2. 其它类科研档案由科研处负责在规定的时限内统一归档；
3. 暂不申报?蛑卸稀⑼Ｖ沟难芯靠翁猓诳翁饨崾蛑卸稀⑼Ｖ购罅礁鲈履诠榈怠?
(二)归档手续
1. 科研成果类档案在申请鉴定前，应到档案馆进行资料审查，并在申请鉴定表上盖章，该表经科研处盖章后，与鉴定后的科研材料一起归档。
2. 归档时应填写《移交清单》(一式两份)，双方签字后各留一份备查。
(三)归档要求
归档材料应齐全完整、要求原件。
(四)归档范围
详见附件
四、科研档案管理
(一)分类：
KY0科研综合类
KY1科研成果类
KY2优秀学术论文类
KY3科研专利类
(二)查阅、借阅：
凡无密级或已解密的档案，单位或个人凭有效证件均可查阅，经课题组长同意后方可借阅；凡有密级的档案，只有课题组成员方可查阅、借阅。
(三)鉴定和销毁：
1. 由课题组、科研处和档案馆组成鉴定小组，进行档案价值的鉴定；鉴定包括对科研档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限和密级；
2. 鉴定后提出存毁意见、修改密级，应解密的案卷应及时开放，充分发挥其作用。
3. 凡要销毁的科研档案，必须编制销毁清册，经有关业务审查，主管校长批准。销毁时要指定监销人，以防失密。
五、科研档案的开发利用
(一)努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平、提高社会效益和经济效益服务。
(二)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
(三)根据科研工作需要和条件的可能，选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料，进行定题跟踪服务。
(四)了解与单位有关的技术市场动态，积极为开拓市场提供服务。
(五)定期编制科研档案目录或内容摘要，在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。
(六)充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科研成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。
(七)注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册、印发宣传。
六、科研档案工作岗位职责
(一)分管科研工作的校领导的职责
1.
组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规、把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展科研档案工作提供条件。
2. 定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。
(二)科研管理部门领导职责
1. 将科研档案工作纳入科研管理的?ぴ豆婊湍甓燃苹?
2. 制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。
3. 要及时催促课题负责人、专职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。
4. 支持档案部门的工作，关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。
5. 组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。
6. 指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。
(三)档案馆职责
1. 根据国家有关档案工作的方针、政策和法规、制定本单位科研档案工作的各项管理制度。
2. 监督、指导、检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作、检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。
3. 负责科研档案的接收、管理、提供利用、组织鉴定、统计等业务工作。
4. 积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用。
5. 遵守国家有关科技保密的规定，保证科技机密及档案的安全、维护本单位和科技人员的合法权益。
(四)教研室主任职责
1. 把建立科研档案列为教研室的工作内容之一，提出要求、定期检查、做到各课题组织积累科研文件材料的工作与科研进展同步。
2. 课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统、确定保管期限和密级，并签署意见。
3. 课题负责人和主要课题组成员调离学校时，应将所负责科研内容交接清楚，将已完成的科研项目档案向档案馆移交后，方可办理离校手续。
(五)课题组长职责
1.
主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务，在课题结束后，组织收齐并组卷，做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。
2. 提出科研档案案卷保管期限和密级，填写科研档案归档说明书，并组织填写卷内目录、备考表及档案移交清单。
3. 向科研管理部门办理移交手续。
(六) 科研人员职责
1. 按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。
2. 课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。
附件
高等学校科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综 合
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5
6科研行政管理文件材料
科研计划管理文件材料
科研成果管理文件材料
科研经费管理文件材料
申报科学基金及有关批复
学会工作(学术活动)材料长期
长期
长期
长期
长期
短期
KY121 科研准备阶段
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5开题报告与课题调研论证材料
任务书、合同、协议书
课题研究计划、设计
计划执行情况、计划调整或撤销报告
课题投资和预决算材料长期
永久
长期
短期
短期
KY122 研究实验阶段
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5
6实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)
数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)
设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)
研究工作阶段小结、年度报告
配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等
样品、标本等实物的目录永久
永久
永久
长期
永久
永久
KY123 总结鉴定阶段
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5
6
7
8
9研究报告、研制报告
论文专著
工艺技术报告
技术诀窍报告
专家评审意见
鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)
鉴定证书
推广应用意见
课题工作总结永久
永久
永久
永久
永久
长期
永久
长期
长期
KY124 申报奖励阶段
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5科研成果登记表
科研成果报告表
科研成果奖励申报与审批材料
科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件
专利申请书或证书原件或影印件永久
永久
永久
永久
永久
KY125 推广应用阶段
序 号类 目 名 称保管期限
1
2
3
4
5
6
7转让合同、协议书
生产定型鉴定材料
成果被引用或投产后反馈意见
推广应用方案及实施情况
推广试生产的设计文件、工艺文件
成果宣传报导材料
对外学术交流材料永久
永久
短期
长期
长期
短期
长期