档案管理办法总则

一、档案管理办法总则 为规范档案管理工作，特制定本办法。 二、公司档案管理办法范围 公司建档范围确立为: 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料; 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料; 财务、会计及其管理方面的文件材料; 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料; 经营管理方面的文件材料; 生产技术管理方面的文件材料; 产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料; 仪器、设备方面的文件材料; 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料; 科研、技术引进、转让方面的材料; 教育培训方面的文件材料; 信息、情报方面的文件材料; 党群(工、青、妇) 组织方面的文件材料; 其他具有利用和保存价值的文件材料。 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。 公司档案还包括声像资料: 照片档案:新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成; 影片档案:原版底片、拷贝及文字说明; 录音档案:唱片、录音带; 录像档案:政治、经济、科技、文娱、广告活动。 三、公司档案管理办法体制 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。 四、档案管理办法工作 (一) 档案材料的收集: 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限; 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全; 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 (二) 档案的归档、立卷与管理。 区分全宗，确定立档单位。 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm 至2cm 之间，材料过窄应加衬边; 材料过宽应折叠整齐; 字迹难辨认的，应附抄件; 以每一案卷端正书写标题。 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片) ，按一定次序排列和存放。 每年对档案进行一次清理: 清除不必要保存的材料; 对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (三) 档案的保管: 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全; 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案; 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。 (四) 档案的鉴定: 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 (五) 档案的销毁: 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存; 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁; 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 (六) 档案借阅、利用工作 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 借阅期限不得超过枣星期(如三个星期) ，到期归还; 如需再借，应办理续借手续。 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 公司内档案管理办法利用的方式有: 1) 、提供档案原件; 2) 、提供档案复印件; 3) 、提供文献索引资料。 7、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 8、档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。 9、依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。 10、政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。 五、附则 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。