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加强学校档案资源整合的思考
作者：余明红
来源：《中国教师教学论坛》2013年第06期
【摘 要】档案资源整合，是集团学校在办学中实现有效资源重组的重要组成部分，能够促进档案资源更好地服务于学校的建设与发展；尽快实现档案资源的有机融合，是合并学校面临和亟待解决的难题。因此，要加强开展集团学校档案资源整合工作，落实资源整合的有效利用，本文对合并学校应该如何进行档案资源的有机整合进行了深入详细的探讨。
【关键词】学校整合；档案管理；资源整合
档案资源整合的内涵，不仅是指对学校和个人在学校活动中形成的，对学校有保存价值的全部档案的管理，要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。一方面将分散在8个学校的档案资源进行集中，完善各个学校档案馆实现基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地对集团学校提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。
就目前而言，档案资源分散、馆藏档案信息质量不高，导致难以满足学校领导决策服务的需求；由于档案管理体制的制约，各个学校的综合档案在档案资源整合上难以突破；档案管理上的部门分割、条块独立，也造成了档案资源信息分散，不能实现最大最优的信息利用。 只有通过档案资源整合，才能把档案馆真正建成向集团学校提供利用的中心和档案信息服务中心。
1.深入开展集团学校整合前的调研工作
集团学校在未进行实质性整合前，各校区都在各自的区域独立办学，在管理体制、档案实体分类、立卷归档和档案信息化管理方面都存在差异，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。 为此，我们在8校合并的整合过程中，通过深入地了解到：一是不同的学校在实质性整合前原来隶属关系不同，基本职能也有所差异，以至于配套运行的档案管理制度、规章、分类办法等不可避免的存在差异。二是由于各个学校在实质性整合前不同的档案管理体制导致了不同的管理模式，有的在实质性整合前实行集中管理，即文书、教学、科技、基建、学生等档案归综合档案室管理，有的则实行分散管理，相关职能部门承担着分类档案的管理工作，如校办负责文书档案、教务处则负责教务、教学档案、学生处则负责学生档案等，由此给档案整合工作