内勤部相关管理制度
1、 内勤报表报送时间规定
2、 合同录入细则（OA ） 2.1任务划分录入
2.2所有产品合同录入后必须下推订单，特殊情况除外。 2.3合同编号原则合同编号管理，特殊合同任务计入公司任务。 2.4日期确定
2.4.1 合同订货日期确定：OA 中合同订货日期按纸质合同签订日期进行录入，下推销售订单日期与合同资料录入日期一致。因型号不规范、不完整、合同条款不明确等原因造成不能及时排产的合同，交货期按耽误的时间顺延，合同管理人员在正式合同上注明确切的回复确认时间，并要求用户书面确认。用户未及时回传合同，交货期按耽误的时间顺延，同时要求用户书面确认。
2.4.2合同评审员需在正式合同签订的当天内录入OA 系统，特殊情况除外。
2.4.3在业务人员未带回正式书面合同之前合同录入的日期标注“欠” 2.5备注栏填写对合同资料的特殊要求，包括包装要求、发货要求等。 2.6设备的特殊要求栏填写对生产过程或其他部门的特殊要求： 特殊要求：①标准、特殊加工②单独提供XX 本使用说明书③注
明产品产地等④将说明书、合格证、选型样本、光碟等单独包装入成品库 ⑤提供检验报告XX 份⑥出口要求定做木箱（熏蒸）⑦在外包装箱内货单独提供一张写有：毛重、净重等要求的清单⑧提供电子版的说明说、检验报告⑨发货前用户到我公司验货要求货物不要内包装，待验货完毕后才包装入库⑩特殊合同要求我公司技术人员到现场开箱验货
2.7 外配合同：合同资料→ 销售订单→ 采购申请单→ 采购
订单→ 采购检验（质检完成）→ 入库→ 产品发货通知单→ 出库→ 发票（此项必须在入库单生成后，发货通知才能开具）
2.8区域经理订货量的统计，按OA 中数据进行统计。 2.9每月末，合同、订单数据由合同管理人员进行维护清理。 2.10每月末，入库、出库数据由发票管理人员进行维护清
理。
2.11合同归档。
2.11.1合同分类装订成本归档。
2.11.2为整本合同编号，编号清单贴封面外。 2.11.3借阅合同后及时归还。 3、合同审核相关内容
（合同评审管理、加工件和出口产品合同管理办法） 3.1合同评审
3.1.1合同内容要求按标准文本填写完整，盖章回传生效，否则合同
评审人员可拒绝接收。（客户有特殊要求的除外） 3.1.2合同的交货期严格按我公司生产周期评审。
3.1.3付款方式和付款期按公司规定执行，特殊情况总经理同意后执
行。并必须在合同中注明。
3.1.4销售人员在签订特殊合同前，必须先经过有关部门领导评审后
才能签订，并在现有基础上加价，加价金额多少需经总经理或相关领导审批。合同签订前的审核由总经理及相关领导完成。 3.1.5成套合同必须由主管领导审核、批准后签订。 3.1.6合同撤销必须经主管领导同意后方能生效。
3.1.7当合同型号与生产型号不同时，须提供写清合同型号和生产型
号对比表。当设备合同型号的档次高于生产型号时，须经总经理及相关领导同意后方能实施，合同金额超过20万以上，必须经主管领导同意后方能实施。 3.1.8加工件和出口产品按协议执行。
3.1.9若销售人员违反以上规定、个同评审人员未完成相关手续，将
给予一定的经济处罚。 3.1.10合同管理流程
合同流程框图
3.2合同编号
备注：1、相关单位整机产品与加工产品分开签订合同。
2、加工价和出口产品合同生产计划严格按合同号执行，发货
严格按合同号执行。
3、改货合同如果有合同号，在原合同号后面直接加“改”字。 4、未明确业务员的合同可以按所属片区销售员合同号进行编号。
4、退货换货管理
4、1退货、换货管理理由合同管理组发货管理人员受理，退货、换
货必须有用户书面说明，并注明合同号及发票情况，请示部门领导同意并再退货、胡换货说明上批示处理意见方可执行，并复印一份给生产部用于查收货物。
4.2用户必须办好退货手续，即①货物退还到我公司（货物由生产
部受理）。②收到发票已抵扣的，必须办好所在辖区税务局开具的退货证明或开具红字发票的通知书。③收到发票未抵扣的，退货的同时必须退回发票。如果发票开具时间超过次月，用户退回发票的同时必须出具重新开具发票的说明发票。 4.3当用户货物型号定错，又不能在原有型号上更改时，采用换货
的方式。
4.4发货管理人员完善以上手续后，通知合同评审人员在OA 上作相
应的更改。换货如需要补差价，通知合同评审人员完善合同手续。
4.5当退货时，发货管理人员接受技术服务人员返厂货物返厂设备
检验单，并根据接受发票情况开具红字货物入库单，办理货物入库手续。
5.6当换货时，发货管理人员接受技术服务人员回厂货物返厂设备
检验单，开具蓝字出库和红字入库单，办理货物出、入库手续。当蓝字出库金额大于或等于红字出库金额时，增值税发票人员按差价开具发票，并交财务结算进入成本。