漫谈机关文稿写作
一、机关人员应具备一定的文字功底
机关文稿是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。《现代汉语词典》对“公文”的解释为：“机关相互往来联系事务的文件。”2000年8月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”的定义是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
三国时期魏文帝曹丕在著名的文学评论书籍《典论》中说：“文章乃经国之大业，不朽之盛事”。南朝梁代文论家刘勰在《文心雕龙》中也说“章表奏议，经国之枢机”。这里的“章表奏议”指的都是公文，“经”是管理的意思，“枢机”是指朝廷的重要职位或重要机构。可见，自古以来，公文写作和公文处理机构就在治理国家、管理社会中占有重要地位。
作为机关工作人员，不管具体从事何种业务，都应具备一定的文字功底，都要了解和掌握机关常用文稿的基本格式、基本写法和行文规则。
二、起草机关文稿关键是要肯于吃苦
一要肯于吃苦，文字工作是一件苦差事。二要注意做个有心人（善于积累：积累理论功底、文字资料和相关素材；积累面上工作情况和重点工作的进展情况；积累领导的意图和思想火花）。
三、要掌握机关文稿的外在格式
主要以机关公文为例，其它文稿可参照。
1、纸张：一般A4纸。
2、字体：大标题用2号小标宋，正文用3号仿宋，内文小标题用3号黑体，一般每面22行，每行28个字。
3、印刷要求：版面要干净，版心不斜，正式公文要求双面印刷。为了方便阅读，一般单页码居右空l 字，双页码居左空1字（一般性材料也可居中），页码左右各加一条一字线。 注意：页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页(包括印有版记的那面) 不标识页码。这样做，是为了防止在空白页私加文字。如果想在主体部分之后私加文字，就需要在该页标识页码，这样，假公文就会露出马脚。
4、装订要求：两页以上必须装订；左侧装订；骑马订或平订的订位均为两钉钉距外订眼距书芯上下各四分之一处，允许误差±4mm 。
5、 正式公文一般包括眉首、主体、版记三部分（即公文的头、身、脚）：
☆眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
（1）公文份数序号 即每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识于左上角第一行，一般带有密级的必须标注序号，其他的可编可不编。
（2）秘密等级和保密期限 秘级分绝密、机密和秘密三种，紧急程度分特急、急件两种，分别顶格标识于右上角第1行，如同时标注秘级和紧急程度，则密级在上、紧急程度在下。
（3）发文机关标识 即人们通常所称的“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。注意：联合行文时必须把主办机关排在前边，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（4）发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。
机关代字包括发文机关代字和主办部门代字两部分。如洛阳市政府文件的代字有“洛
政”、“洛政文”、“洛政办”、“洛政土”等，“洛”代洛阳，“办”、“土”代主办这份政府文件的政府办公室、土地部门。机关代字主要是为了知道文件的主办部门是谁，便于分办、查询和归档。有的文件机关代字有七八个之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。
年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意：六角括号不是数学公式的中括号，二者形状略有不同。因为其它文件引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。
序号是发文的流水号。只要是同一发文形式，不论哪个部门主办，都应统一按顺序编号。编号不编虚位(即1不编为O01) ，不加“第”字，主要是为了减少发文字号的字数。
（5）签发人 上报的公文特别是请示件，必须标识签发人姓名。当标识签发人姓名时，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l 行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列（竖排）。
☆主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等。
（1）公文标题 红线下空2行居中排布。难点是在回行时不仅要排列对称美观，而且不能把完整的词拆开，做到词意完整，排列对称，间距恰当。注意：A ：不管前边标识有多少，主办机关有多少，首页都必须显示正文，这是原则，任何情况下不能违反。B ：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（2）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各县（市）区人民政府”。
注意：A ：主送机关过多需回行时，仍然要顶格。B ：如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可以将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上。
（3） 公文正文 即公文主体部分，要注意三点：A ：数字、年份不能回行。 B ：公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。C ：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均应使用阿拉伯数字。
（4）附件 公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断前后意思，造成阅读上的不便。这时要从正文中抽出，作为附件单独表述。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
附件在正文下空l 行、左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××”)。注意：A ：附件名称后不加标点符号。B ：附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号。C ：附件序号和名称前后标识应一致。如果前后不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了应有的的效力。
（5）成文日期与印章 成文日期是公文生效的时间。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。注意：成文日期用“大写”书写，不能用阿拉伯数字。规定零(零散的零) 要写成英文字母“○”，是因为“零”与汉字的繁写“壹、贰、捌”是一个序列，而采用“一、
三、五”这种写法用“○”比较协调。
印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。 ◇单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，然后在日期上加章。成文日期一般右空4字。
印章必须端正、居中，一般有两种加盖方式：
一种为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是：印章的图案(如国徽) 和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文
字压在成文时间上而难以辨认。
另一种为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(部门印章或专用印章多是这种样式) ，这时印章中心线要压在成文日期上。
◇当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字的位置；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm 。 ◇当联合行文需加盖3个以上印章时，必须署发文机关名称(可用简称) ，印章加盖在机关名称上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，要居中排布。
之所以这样做，是因为三个以上单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，形成至少有一个以上的印章是空白印章。出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，就规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样就不会出现空白的印章。 注意：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取过去常用的标识“此页无正文”的方法，这样做也是为了防止在空白页私加文字。
☆版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
（1）主题词 标注主题词是为了揭示公文内容，便于公文检索查询。政府系统的公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。注意：A ：主题词顶格标注；B ：每个词目之间不加顿号、空1字。
（2）抄送机关 抄送机关的标识要注意三点：一是抄送机关居左空l 字，这与主题词顶格标识不同。二是回行时与上一行对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关之间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他机关。
（3）印发机关和印发日期 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公室或文秘部门。一般印发机关左空l 字，印发日期右空1字。
四、要善于总结规律，把握机关文稿的一般模式
什么事都是有规律可循的，机关文稿写作也不例外。各个种类的机关文稿都有其相对的模式和套路，掌握了这些基本模式、基本规律、基本要求，我们就会事半功倍。对于不是专门从事文稿写作的机关人员而言，掌握了这些基本套路，应付个一般性的写作任务也就足够了。 所谓机关文稿，大体可分为四大板块：一是机关公文；二是机关常用文稿；三是调研报告；四是领导讲话稿。
★关于机关公文，2000年8月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》中共为13个种类。分别是：
1、命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告 适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
5、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
7、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务
委员会提请审议事项。
8、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复 适用于答复下级机关的请示事项。
11、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
★关于机关常用文稿，主要包括工作总结、述职报告、汇报材料，以及各种礼仪类文稿等。
★关于调研报告，也可细分为反映情况型、总结经验型、决策建议型等。
★关于领导讲话稿，我在《政府系统常用文稿写作》一书中，把讲话稿分为8大类：法定程序型、工作部署型、传达贯彻型、总结表彰型、纪念庆祝型、报告汇报型、座谈研讨型、仪式礼仪性型。
之所以把机关文稿分为上述四大块，每块又细分为若干小类，主要是告诉大家，机关常用的文稿实际上就这么多，并且每一个小类都有相对固定的写作模式，只要大家对每一类都找出一个范例，细心钻研、品味，做到心中有数，就基本上算是入门了。
下面，仅就最常用的几个文种做以简单介绍。
（一）通知
通知是行政机关广泛使用的周知性公文。它的使用范围很广，无论哪级机关，甚至企事业单位、社会团体都可使用。受文对象可以是机关单位，也可以是普通公民。
通知大致分为以下几种：
1、批转性通知。主要是批转下级机关的公文。如：《洛阳市人民政府办公室批转市卫生局关于医疗机构整顿工作报告的通知》。
2、转发性通知。主要是转发上级机关和不相隶属机关的公文。如：《河南省人民政府办公厅转发省公安厅民政厅关于切实做好城市社区消防工作意见的通知》。
3、发布性通知。主要用来发布有关法规和规章、印发领导讲话和各种重要工作方案、计划等，一般用于机关内部行文。如《关于印发×××同志在全市××工作会议上讲话的通知》、《关于印发××市人畜吃水工程管理办法的通知》等。
4、周知性通知。这类通知无需受文单位办理什么事情，只是告知他们有关事项或一些新情况，如任免人员、机构成立与变更、启用公章、单位更名、开展有某项社会活动需有关部门周知等。
5、指示性通知。向下级机关部置任务，阐述原则，交待办法，要求下级机关办理或执行。如：《国务院关于禁止传销经营活动的通知》、《国务院办公厅关于进一步加强省部级领导干部出访管理的通知》、《会议通知》等。
通知写作的一般模式：
1、批转性、转发性、发布性通知的写法。
这三类通知结构上都比较固定。其标题通常由发文机关和被批转、转发、发布的公文标题以及文种组成。重点是正文部分，一般应载明两层意思：一是明确指出所批转、转发、发布的的文件名称及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望和要求。为简练起见，也可省略第二层意思。
2、周知性通知的写法
根据通知的内容，只要交代清楚知照事项即可。
3、指示性通知的写法
一般由两部分组成。一是开头部分。主要交待发文缘由（或发文依据）。主要有“为了式”、“叙述式”、“根据式”、“混合式”等4种模式。发文缘由要充分，使受文单位领会到发通知的必要性。语言要概括，篇幅一般不超过全篇的三分之一。二是主体部分。主要写通知的具体内容，是写得全面准确，严谨具体，让受文对象看后一目了然，有较强可操作性。在形式上，既可以采用一段式，一贯到底，也可采用条文式，逐项列出。如分项列出，要注意条与条之间内在逻辑，防止层次不清，次序混乱；每一条的首句应该是该段落的主题句（领句），然后围绕主题句展开论述或叙述，以便于读者抓住关键。
会议通知也是指示性通知的一种，一般应写明召开会议的目的、名称，参加对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。
通知与通告的区别：通知的受文对象是特定的，而通告的受文对象具有不特定性；周知范围不同，通告的周知范围要更大一些。
（二）请示
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的一种上行公文。
按行文的目的，请示可以分为三类：
1、请求指示。下级机关遇到难以把握的政策性问题。请求上级机关给予明确指示。
2、请求批准。根据规定和权限，需经过上级主管机关批准才能生效，才能开展工作。（这类请示与批转性报告的共同点都是请求批准，区别在于：涉及面上的工作，涉及多个部门，需要上级机关统一协调，统一行动才能完成的工作才用批转性报告；如属本部门、本单位内部的事，只需上级批准的，用请示。）
3、请求解决。下级机关在工作中需要人力、物力、财力而无力解决，请求上级机关支持；涉及本部门权限以外的事项，请求上级机关予以协调。
请示写作的一般模式：
请示的正文一般分两个部分来写：①请示的背景和理由；②请示事项。
背景和理由是正文的开头部分，一般用来交待请示事项的原因和背景，阐述请示的理由和依据。这是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的依据。只有理由充分，才能给上级鲜明、突出的印象，才能使其看后感到请示的必要性、问题的严重性和解决的紧迫性，以便于迅速批复处理。如果缘由写得含糊笼统或套话满篇，上级就无法掌握你的具体难处，从而影响问题的及时解决。
请示事项是需要上级解决的具体问题，必须写得详细具体、条理清楚，不能含混其辞，更不能脱离实际。这样领导才能心中有数，易下决心。
请示的结尾另起一段，用语要谦恭。常用“当否，请批示”结束全文。
请示写作的注意事项：
1、要慎用请示。凡不属于同一组织系统，没有隶属关系的机关、部门、单位之间，不论级别高低、单位大小，都不构成上下级关系，行文时均不宜用请示这一文种。
2、不要多头请示。多头请示既容易造成请示对象不对而耽误事情，又会因不同领导人态度不一致造成不必要的误解和被动。
3、除紧急、特殊情况，一般不得越级请示。如确有必要，必须抄送越过的行政机关。
4、在一份请示中不能请示两个或两个以上互不相关事项。这是因为一是请示事项目分属上级机关两个以上领导分管，往往会因涉及部门多，一一传阅审批，时间会被耽误，二是诸多事项中如有一项在办理过程中受阻，也会影响到其它事项。
5、不能把请示写成报告。请示和报告是两个不同文种，区别主要有三点：一是行文时间不同，报告是在工作结束后或工作正在进行中行文，请示必须在事前行文；二是事项多少不同，报告可以是一件也可以多件（专题报告除外），请示只能一文一事；三是答复形式不同，报告不要求上级机关回复，请示则要求上级机关给予明确答复，只有得到上级机关的批
复才可执行，不能先斩后奏。
（三）报告
报告主要是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
报告按用途分，主要有三类：
1、呈转性报告，下级机关请求上级机关批准并转发的报告。
2、知照性报告，一般用来向上级汇报工作情况。
3、答复性报告，下级机关答复上级机关交办事项或查询事项的报告。
报告写作的一般模式：
1、呈转性报告
呈转性报告既可一家上报的，也可以多家联合上报。一般分为三个部分：①报告的原由；②报告的意见和建议；③报告结语。原由部分要写清报告的目的和依据，有的还要简述工作情况及存在问题；意见部分要针对存在的问题提出具体解决办法，写这部分时，一定要考虑全面，措施具体，切实可行。特别是对重要工作，一定要对指导思想、措施步骤、完成时间等提出明确要求。结语部分一般是“以上报告如无不妥，请批转各地及各有关部门执行”，以及类似这种语言。
2、知照性报告
知照性报告往往用陈述性笔调将工作进展情况、存在问题向上级进行汇报，它不要求上级批转，只是报告工作情况，让上级知道就行了。因此，呈转性报告主要是写意见，而知照性报告主要是写工作情况。
知照性报告一般分两个部分：报告引语和报告情况。引语部分通常写报告的目的、依据，工作情况概述等，一般篇幅较短。报告情况部分要重点写工作开展情况，取成的成效，还存在哪些问题等。结语通常是在正文之后写上“特此报告”，不强调时也可以不写。
3、答复性报告
主要是对上级布置的工作或查询的事项作出汇报和答复。它的写法和知照性报告大致相同。但写的时候要尽可能详细，要有贯彻落实的具体措施和取得的成效，有数字的要尽量用数字来反映工作情况。结尾部分写存在的问题和努力方向。
（四）工作总结
工作总结虽然不是《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类之一，但它的使用频率之高却是许多正式公文所无法相比的。
总结的实质就是把过去的工作实践提升到理论高度予以认识的过程，它要求把零星的、肤浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。
总结有多种写法，但不管怎样写，一般都有以下几方面内容：
1、标题。大体有两种写法。
一是公文式标题。由单位名称、时间、事由、文种等项组合而成。有的是完全式标题，即四项都有，如《××县人民政府1999年度工作总结》；有的是省去其中的一项或两项，有的也直接写成《工作总结》。
二是新闻式标题，就是把所要表述的中心观点，归纳为一句精炼的话作为标题。有时还可以用复式标题，即既有正题又有副题，正题突出中心，副题注明单位、时间、事由和文种。如《综合治理 齐抓共管 持之以恒——××县整顿社会治安工作总结》。
2、前言。即开头部分，要求简明扼要，紧扣中心，有吸引力，一般是概述基本情况，为主题内容的展开作必要铺垫。
前言的写法比较灵活，一般有以下几种方式：
★概述式：概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等。不要求全求详，一般不要涉及与中心无关的事项。
★结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。 ★提示式：对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。
★提问式：先提出问题，点明总结的重点引起人们的关注。
★对比式：对有关情况进行比较，以说明成绩，阐明优势，引出下文。
注意：不管哪种写法，都要通过适当的归纳和概括，突出一些基本的统计数字，以增强表达效果。
3、主体。这是总结的核心部分，一般包括下列内容：
一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容，必须详细、具体。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么经验和体会。这些内容中，做法、成绩是基础，经验、体会是重点。这部分内容一般比较丰富，写作中要处理好主次详略的关系。那些关键性的、有创造性的做法要介绍得详尽、具体、清楚、突出的经验体会要重点阐明，其他内容则可写得概括、简单一些。经验可以自成一个部分，分条阐述，也可以结合工作进度来写，将其纳入每部分之中。写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，提示经验的意义和效果。
二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足，以及它们给工作带来的影响、造成的损失、主客观原因以及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处理也不尽相同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点来写。
三是今后的工作设想和努力方向。是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施，或者说明今后打算，或者说明工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。
4、结尾。主要写明今后的打算、努力方向或改进意见。只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。也可以不要结尾段，以今后工作打算作为结束语。
5、落款。写上总结的单位名称，标明时间，题目中已有单位名称的，可只标明时间。 撰写总结应注意的问题：
1、要占有丰富的材料。既要有面上材料，又要有点上材料。面上的材料全面、概括，可以反映全貌；点上材料具体、生动，可以反映个性。选择材料，一是要选择最典型、最有代表性并能反映问题，本质的材料。二是要选择新颖、有特色的材料。三是要选择能为中心服务的材料，材料太多，不但罗嗦，而且会淹没中心，凡不能准确表达中心的材料，要坚决舍弃。
2、要抓住重点问题。总结不是现象的罗列和记录，一份好的总结，应当抓住重点，分清主次，总体情况全面概括，重点情况详细具体，非重点的问题，可以少用些笔墨，至于细微末节或无关问题则一律不写。抓不住这些，即使洋洋万言，也不是一篇好总结。
3、总结出规律性的东西。这是写总结的硬功夫，是重点和难点所在。有人写总结，只是把所收集的情况和材料一一堆积上去，或者原原本本地把工作的过程写出来，面面俱到，庞杂累赘，抓不住要领，形成一本“流水帐”，使人读后不知总结要说明什么问题，更不能从中得到有益的启示。
（五）汇报材料
汇报材料是下级向上级汇报工作进展情况，或政策、法规、指示的贯彻执行情况时使用的文书。
汇报材料没有固定模式，要根据上级领导的身份、分管的工作、视察调研的目的，灵活安排结构。
★其中开头部分一般要涉及以下内容：
一是表示尊重、感谢。对领导同志在百忙中到本地区、本部门视察、考察或调研表示感
谢。
二是对整体工作情况的概括性叙述。便于领导掌握面上的情况。在综合汇报材料中，这部分内容一般要在开头体现出来，是对整体工作的自我评价。
★主体部分一般要包括工作成效、做法、经验、体会、问题、下步打算、建议等内容。在具体内容的安排上，不必面面俱到，要根据具体情况，有所侧重。
撰写汇报材料应注意的问题：
1、重点要突出。既要尽量反映全面工作情况，又要根据上级领导的身份、分管的工作、调研或视察、考察的目的，突出汇报重点。如果对各方面内容一律平分秋色，并排罗列，结果是样样问题都讲了，但哪个问题也没讲透，给人留不下深刻印象。
2、条理要清楚。中心是什么，讲几个什么问题，从几方面讲，讲哪些事例，都要安排妥当，使人听起来纲目分明，中心突出，晓畅易懂。
3、用语要准确。要尽可能多用量化概念，有准确的数字做支撑，比如一个地区的生产总值、固定资产投资、社会消费品零售总额、外贸出口、限额以上工业增加值、财政收入、城乡居民收入等重要指标，不仅要写绝对值，还要写增长速度。
4、事例要典型。要注意用事实说话，不能只讲面上的宏观情况，要有鲜活的第一手资料。典型、生动的事例，常常会成为汇报材料的点睛之处。凡材料中引用的事例，都应尽可能具体，用生动的情节和语言写出来。
5、语气要谦恭。汇报材料是向上级汇报工作，不是向下级作报告。因此，汇报材料的语言必须平和、谦恭，要多用说明性、陈述性的句式。而不能使用向下级讲话时常用的祈使、指教语气。如：“必须××”、“坚决××”、“不准××”、“严禁××”等句式。
6、表述要得体。不要给人讲道理，尽可能避免阐述重大意义或理论依据。
7、篇幅要精巧。领导同志视察调研工作，有其行程安排，不仅要听而且要看，因此，在向其汇报时，要尽量简单，要用最少的文字把情况说清楚。如果面面俱到，长篇大论，动辄十几页甚至几十页，反而会使上级领导听后不知所云。
（六）领导讲话稿
讲话稿，是各级领导在各种会议上作带有指示性或指导性讲话时使用的文稿。它具有传达政策、阐发思想、指导工作、宣传鼓动、外交礼仪等重要作用，是机关、团体、部队、企事业单位常用的一种文体，也是最能综合反映领导人的思想理论水平、政策水平、知识水平和文字水平的一种文体。
由于领导风格千差万别，工作内容千变万化，因而领导讲话稿和其它文种一样，没有一种固定的模式。但是，认真研究起来，各种类型的讲话稿还是有其一般规律和基本要求可循的。从分类上看，不外乎刚才讲到的8个主要种类；从结构上讲，不外乎标题、开头、主体、结尾等部分，每个部分也都有其基本的写作模式。
1、标题部分
分题目标题和内文标题。
题目标题即讲话稿的总标题，大致有两种标法：
一是直标法（或叫简标法），由主讲话人姓名、称呼、事由和文种构成；二是复式标题法，即由一个主标题和一个副标题组成，主标题一般用来概括讲话的主旨，副标题写明“×××同志在×××会议上的讲话”
注意事项：
（1）领导讲话稿的题目标题中一般不称呼职务，而用同志。确需标注职务的，可以采取复式标题法，即在副标题“在×××会议上的讲话”之后，另起一行注明领导的职务、姓名及讲话的时间。
（2）领导讲话稿的题目标题中，一般不用标点符号，确需断句的，可用空格代替。
内文标题也就是讲话稿中的小标题，是讲话稿整体框架的支柱，体现着文章的层次和逻辑。大致有5种写法：
1、目录型标题。这种标题是将所讲的几个方面问题，以简单的提要作标题，目录式地排列下来。
2、要求型标题。这种标题是提出几个方面的要求作为整个讲话的基本框架。
3、叙述型标题。这种标题主要在总结过去工作的讲话中使用。
4、提问型标题。就是以设问的形式作为标题，下面的文章是对标题所提问题的回答。
5、混合型标题。就是把不同类型的标题结合在一起使用。
注意事项：
（1）讲话稿的内文标题要简单明了，具体的阐述将在下文中展开，标题只需点明中心和主旨即可，切忌为了全面涵盖下文内容而写得过长。
（2）每个内文标题的内容要相互呼应，句式上尽可能相同或相似，以体现文章的结构美和建筑美。
（3）内文标题的层次不宜太多，一般不要超过3个层次。
2、开头部分
开头部分通常要写明会议是由谁召开的，主要议题和目的是什么，哪些人参加，开多长时间，讲话的内容是经谁研究提出的。
这些写法，能在简短的开头语里将与会议有关的几个基本问题向听众交代请楚，且具有查考价值，因而使用最为普遍。但这些写法已延用多年，成为一种模式，往往给人以僵化之感。因此，除了通常写法外，还可以根据会议性质、讲话类型和实际需要，选择不同的角度来开头。
（1）从点明会议的主要任务开始
（2）从揭示会议召开的重要性入手
（3）从分析形势、阐述政策入题
（4）从表示祝贺、问候着眼
（5）从代表谁作报告起头
（6）从表明态度下笔
（7）从当时的天气气候或会场环境起语
注意事项：
（1）开头一般不宜过长，仅是个引子，一般三五句话，便于引出下文即可。
（2）开头语不管哪种写法，都应注意揭示会议的重要性和特殊性，概述讲话的主旨，以引起大家的重视。
3、主体部分
根据会议的性质和类型，也有相对固定的写作模式。如：工作部署性会议，其主体部分通常分为提高认识、明确任务和加强组织领导等几个部分。传达贯彻性会议，一般是先传达上级指示精神并阐述其重要地方，然后在分析本地区本单位实际的基础上，提出贯彻落实上级精神的意见，包括具体方法、步骤、措施以及要注意的一些问题等。总结表彰性会议，一般可分为颂扬成绩、提出希望、号召学习三个部分。报告汇报性会议，主要是要分析当前形势，并结合自己的思考概括为几个特点、几种动向或趋势，或者分为几个问题、几个方面来讲。仪式礼仪性会议，一般包括向对方表示礼节、对涉外活动或与会人员所从事的工作给予高度评价、对双方共同关心的事项表示态度、相机阐述本地区本单位在该方面所做的探索性工作等内容。
5、结尾部分
常见的写法有：
（1）自然结束式。即言尽意止。主体部分的内容讲完整个讲话就算结束了。常用于一般小型会议。
（2）号召式。希望或要求各级干部和人民群众，为完成什么任务或实现什么目标而努力奋斗或做出贡献等。这类用法比较多。
（3）展望式。用充满激情和希望的话，描绘出美好前景，鼓舞人们为之奋斗。
（4）总括式。即对主体部分所表达的内容和基本思想，作进一步的概括和深化，使人们对讲话的主题有更明晰和深刻的印象。
（5）指示式。提出会议的贯彻意见，并提出贯彻中应注意的问题。
（6）预祝式。多用于仪式性讲话。
注意事项：
1、要注意总结全篇，照应开头。
2、要干脆利落，宜短宜精，能使整个讲话刹住车即可，切忌展得太开，收不住尾。
五、机关文稿的写作要求
（一）观点要新颖独到。
起草机关文稿，关键是要提出观点、分析观点，围绕观点来展开论述。从某种意义上讲，文章的观点和思路比文字更重要。我市原常务副市长王文超同志曾提出文字工作者的三种境界：一是笔录领导思想；二是阐述领导思想；三是替领导出思想。这第三种境界就是我们所应该追求的，亦即我们常说的“以文辅政”。
观点是提炼出来的，关键是平时多动脑、勤思考，不能“急不择言”，随便想几句话就往上写。鲁迅先生曾经指出：“急不择言的根源，不在于没有想的功夫，而在于有功夫的时候没有去想。”
（二）思路要清晰精巧。
在文稿起草之前，应根据文章主题和领导要求，提出主要观点和任务、措施，并拉出文稿的整体框架，确定写几个问题，每个问题写些什么，一句句话、一层层意思，都要事先安排妥当。只有思路清楚，才能使写出来的东西有条有理，使大家乐意去听、去看。
思路是锻炼出来的，其有效办法之一就是接到任务后，不要急于动笔，而是先打腹稿、拟提纲，做到心中有数之后再正式起草。
（三）结构要剪裁得当。
设计文稿的结构要根据实际需要，突出和体现重点。对重点问题，要不惜笔墨，深挖细述，详细铺陈，讲深讲透；而对不太重要的问题，则可一笔带过，点到即止。一定要避免把搜集到的各种材料都往文稿中塞，不分段落结构，不讲篇章布局，该详的不详，该略的不略，什么都写到了，什么都没有写清楚，萝卜白菜一锅煮。
（四）逻辑要严谨细密。
文章每个部分及各部分内部几层意思的排列顺序，都要讲究逻辑性，体现时间的先后、内容的主次，或由大到小，由近及远，或由表及里，由浅入深，或分层递进，顺序推理，或由虚到实，使整个论述思路清晰，环环紧扣，具有强烈的内在逻辑力量。
（五）论述要准、真、深、严
1、所谓“准”，就是要把准脉搏，有的放矢。
机关文稿往往本身不仅是政策，而且是下级机关制订具体措施、开展工作的重要依据。因此，一定要讲究准确，讲成绩要实事求是，令人信服；讲形势要有说服力，给人以信心和勇气；讲任务要有理有据，让大家认识到这些任务是必须完成的；讲措施要切实可行，使人们通过努力能够达到。这就要求起草文稿时要充分占有材料、了解情况，特别是把当前需要着力解决的问题找准，如2001年，我市先后于1月、4月、8月召开了3次全市创建中国优秀旅游城市动员大会，这就要求起草人员必须及时了解工作动态，掌握工作进展情况，并针对
不同阶段的具体问题提出相应的解决办法。
2、所谓“真”，就是真情实感，推心置腹。
机关文稿的写作，要符合上级精神和基层实际，要力求全面，防止片面化和绝对化，千万不能说假话、空话、套话、不着边际的话。
3、所谓“深”，就是深刻有力，义明理达。
机关文稿的写作水平，重要的是通过论述的深刻性体现出来的。因此，要坚持“以理服人”，使各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中。要使文稿深刻有力，通常采用下列方法：
（1）摆事实，即选择代表性事例来说明道理，这种方法最常用。
（2）列数字，即通过具体的统计数字、数据来进行分析或论证。
（3）打比方，即用人们熟知的事物作比喻，使空洞的道理附着于生动具体的事物身上， 使比较深刻的道理变得浅显易懂。
（4）做比较，即通过正反两种情形、前后两种情况变化的对比，揭示问题的症结和原因所在，使人们加深对道理的理解。
（5）引经典，或引用伟人经典著作，或引用历史典故、古诗、格言、民谚等，更多的是引用上级文件、领导讲话的重要观点，来增强文稿的深刻性。
4、所谓“严”，就是语法规范，措词严谨。
包括：（1）词性、词组要合理使用，避免搭配不当。（2）句子成份要防止残缺不全。（3）陈述式、祈使式、疑问式、连动式、兼语式等结构形式要把握准确。（4）要使用好介词和介词结构，防止不需要而要和重复使用。讲话稿和公文中常大量使用介词和介词结构，很容易出现语病。如“对情节严重的，由公安、司法机关依法惩处”中的“对”这个介词，就是不需要的，加上去反而出现了语病；再如“关于对某某问题的处理”中的“关于”和“对”两个介词就重复使用了，去掉“对”字更简洁明了。（5）要注意祈使语的表达，避免出现一“要”到底。如，“要求大家要…”、“希望大家要…”、“我们必须要…”，这里的“要求”、“希望”、“必须”，都已经表示祈使意义了，再加上带有祈使语气的“要”，就有点多余了。
六、机关文稿的语言特色（明确、庄重、得体、生动）
（一）所谓明确，就是概括明确，简洁明了
机关文稿的语言要简洁明了，要怎样、不准怎样、为什么要这样，怎样对、怎样不对，成功的事情经验在哪里，出现的问题根源在哪里等，都要概括得非常明确，开门见山，一语中的，不能让人听了似懂非懂，不解其意，更不知会后要干什么。
（二）所谓庄重，就是严肃庄重，行文沉稳
机关文稿必须把握严肃、认真、准确原则，做到行文沉稳、郑重其事。在语气的使用上，多采用“是什么”、“不是什么”等陈述性语言和“要怎样”、“必须怎样”、“不准怎样”等指示性语言。
（三）所谓得体，就是表述得体，达意准确
机关文稿的谴词造句要十分注意分寸，做到达意准确，不说过头话，不说虚浮华丽的话。要正确运用“关键、首要、很好、较好、极大、大多数、少数、个别、部分、左右、大约”等词，力求达意准确。对时下流行的政治用语，要进行分辩，不可人云亦云，到处乱用；对政治上十分敏感的和一时看不清楚的问题，用词要慎之又慎，认真推敲。
（四）所谓生动，就是活泼生动，文采盎然
公文也好，领导讲话稿也好，都不是文艺作品，但绝不是说其语言可以平凡无奇，淡淡如水。其实，任何一篇成功的公文或讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。有时，一语妙用常常事半功倍，达到一种很好的效果。古代一些文件中使用的语言至今仍被广为传诵就是明证。秦代李斯的《谏逐客书》中有这么几名话：“泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深。”富于哲理，寓意很深。诸葛亮在《出师表》
中提出“鞠躬尽瘁，死而后已”被千古传诵。近代廖承志致蒋经国的信中，引用鲁迅先生的“度尽劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，在这里用得恰到好处。信中还有“寥廓海天，不归何待”的话，用得也很适当。这封信在海内外引起了很大震动，发挥了它应有的作用。
因此，撰稿人员在起草过程中，要在符合其它要求的前提下，尽可能潇洒一些，讲究一些文采，力争做到不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。有时为了显示文章的气势，不妨来几个排比句；有时为了增强文章的感染力适当的场合，也不妨来几句古诗词。 对领导讲话稿而言，还必须考虑口头表述的要求，要注意口语化，要写得顺畅易念，通俗易懂。在表述上，要尽量减少文章的层次，尽量减少序数词的重复使用。在句型上，尽量多用短名，少用长句；尽可能避免倒装句，少用“不但…而且…”、“虽然…但是…”、“因为…所以…”等关联词；叙述、议论、说明都要直来直去，不要话里套话，绕来绕去，把句子搞得很长。在词语使用上，要多用双音节词，少用单音节词；多用群众语言和口头语，少用使用晦涩生僻的词藻或方言、歇后语等。
七、要准确理解和把握领导意图
起草机关文稿具有明确的实用目的，在写作过程中，从外在格式到内在思路都要受管理机关和领导意图的制约。我们平时常说“文以载道”、“文如其人”，讲话稿更是如此。同一篇稿子，甲领导认为非常好，乙领导可能就会认为不怎么样。究其原因，关键是撰稿人员是否准确理解和体现了领导的意图，亦即是否适应了讲话人的“胃口”。
起草领导讲话稿，处于主体地位的是领导，执笔者只是为领导提供文字服务。因此，讲话稿的起草过程，自始至终都要以领导的要求为转移，时刻紧贴领导的思路要求，全力挖掘领导思想深度，准确把握领导意图重点，严格遵照领导意见修改打磨文稿，恰如其分地体现领导意图，使讲话稿真正成为表达领导思想、体现领导个性、展示领导风采的载体。
每个讲话人都有自己的特点，有的看重思路的独创性，要求义明理达，有的看重文字的严密性，要求文约意丰；有的喜欢就事说事，单刀直入，有的注重引经据典，循循善诱；有的理论功底深厚，强调以理服人，有的实践经验丰富，强调以事明理；有的以感性思维为主，重事例举证，有的以理性思维为主，重数据分析；有的喜欢平铺直叙，有的爱用一些古诗词来增强讲话的感染力。文字工作者在撰稿过程中，既要符合公文写作的体式规范，又要有意识地适应领导的特点和偏好，使讲话稿具有鲜明的个性特色。可以说，如何既使讲话稿适合领导者的思路要求、个性特点和语言风格，又要结合公文格式、内在逻辑、讲稿内容、讲话场所对这种风格作巧妙的修饰，是起草领导讲话稿的关键和难点所在。
要准确体现领导意图，提高服务水平和写作效率，撰稿人员在起草讲话稿之前，至少应对这么几个方面有所把握：一是领导者关于讲话稿“写什么”和“怎么写”的想法；二是领导者的思想内涵和决策取向，平时对哪些工作比较重视，喜欢怎样说明问题；三是领导者的日常办事风格和工作方法；四是领导者的思维特征和性格特点；五是领导者的语言特色，包括讲话的习惯、节奏快慢、口头表达能力、习惯表述用语等，都要力争吻合讲话人的期望标准；六是要弄清会议的名称、背景和听众情况（包括职业特点、文化层次、思想状况、最关心的问题等），以及讲话大概需要的时间。
善于领会领导意图，把握好分寸尺度，不是一朝一夕的事，要善于通过多种途径揣摸：一是平时要尽可能多参加一些领导同志出席的会议，了解领导对某些问题的看法和提出的一些观点；二是通过同领导进行思想交流，从中受到启发；三是随时随地留心领导的谈话，认真记录，细心揣摸；四是注意分析领导对一些问题的批示；五是多研究领导撰写的一些重要文章；六是要注意把领导同志近期在其他场合讲过的有关指导思想、基本观点，同即将起草的讲话稿紧密联系起来，为撰稿过程中阐发、拓展、完善领导思路夯实基础；七是在正式拟稿前，可以事先搞一个详细一点的讲话提纲或讲话初稿呈送，直接听取领导的具体意见。 在具体起草过程中，起草人还要正确处理好“无我”和“有我”的关系，所谓“无我”，就是讲
话稿要时刻注意体现领导的思路和要求，适应领导的习惯和特点，否则这篇稿子就有可能要“推倒重来”；所谓“有我”，就是要在领导讲话稿中注意体现自己的观点和想法，并巧妙地融入讲稿之中，如果仅仅秉承领导旨意，只是笔录领导思想，而没有自己的思考和见解，领导也不会满意，更谈不上发挥参谋助手作用。因此，撰稿人员要善于对领导意图进行补充完善、提炼深化、修正微调，乃至直接提出自己通过调查研究得来的观点或思路。这就要求我们在起草过程中，要学会进行“换位”思考、“换位”写作。为谁起草讲话稿，就要站在谁的高度，设身处地地想一想应该讲什么，怎么讲。形象的说法，叫做“关起门来当领导”，也就是“模拟领导”，模拟得越逼真，就越能写出与领导思路合拍的讲话稿。要在写作时“演好角色”，平时就要“当好角色”，特别是经常为领导起草讲话稿的同志，平时要自觉养成“不在其位，学谋其政”的习惯，凡领导考虑的重要问题都应有所考虑，尤其要注意把注意力放在对全局工作的了解和考虑上，对一些重大问题，要有自己的思考。
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