采购价格与合同管理制度
第1章总则
第1条 目的
为规范采购价格管理及审核流程，确保所购产品高品、合理价格；为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。
第2条 适用范围 适用于公司所需产品以及公司日常所需各种物资的采购价格的分析、审核、确认以及对外采购合同的签订、履行和管理工作。本制度适用于采购开发部和采购跟单部。
第3条 权责
1． 采供部负责对供应商提供的样品价格进行询价、议价，并负责对采购合同的签订、履行和管理工作。
2． 财务部负责对价格进行分析和审查，
3．采购价格和合同由相关部门经理、生产总监审核，报总经理审批。
第2章价格审核规定
第4条 询价及议价
1．采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。
2．询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。
3．采购议价应注意品质、交期、服务兼顾。
4．供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送需求部门或生产总监确认。
5．采供部必须经常分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。
6．采供部应根据需要会同产品需求部门共同询价与议价。
第5条价格调查
1．本公司各有关部门，均有义务协助提价格讯息，以利于采供部比价参考。
2．采供部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。
3．采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。
第6条价格审核
1．询价、议价完成后，采购人员应于《样品资料表》或《采购订单价格表》上填上供应商资料和产品规格等资料，填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。
2．采供部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。
3．采供部经理审查后的价格，呈送财务部门审核，最后呈总经理确认批准。
4．总经理可视需要再行议价或要求采供等相关部门进一步议价。
5．采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采供部经理审核，再呈总经理核准。
6．经核准后的采购订单价格表，需送财务部建档。
7．已核定的价格涨跌变化的审核，应同样参照新价格的审核流程执行。
第7条采购谈判规定
1．谈判人员代表公司形象，在谈判过程中应遵守公司员工行为规范。
2．谈判中，谈判人员应和供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间，同时避免透露公司的立场。
3．采购谈判应在公司会议室中进行，以提高工作效率，不得在饭店、KTV等娱乐场所进行。
4．采购谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，防止谈判破裂。
5．谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经审批不得予以公布。
6．在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。另外不得以任何方式泄露公司的谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。
第3章合同签订
第8条采购签约权限的规定
1．公司所有的采购合同均需公司总经理签署。
2．公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。
3．对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采供部、财务部、生产部、质量部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。
第9条供应商调查
签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在100000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。
第10条采购员根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。
第11条采购合同审批程序
1．采购员提交合同初稿会审稿
2．采购合同初稿会审稿的审查
采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：
（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；
（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；
（3）质量部主要对合同质量标准要求条款的准确性进行审查并提出审查意见；
（4）生产总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；
（5）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；
（7）采供部根据公司总经理的审核意见修改合同文本，并将总经理审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。
第12条公司采供部根据对初稿会审稿修订审批后的合同定稿签订采购合同，零星物资采购根据财务部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。
第13条采购合同签订过程中各部门的职责划分。
1．公司采供部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。
2．公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。
3．公司财务部和质量部配合采购跟单部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。
4．公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
第14条采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报、图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。公司采供部、财务部、档案室、供应商各留一份采购合同原件。
第4章采购合同履行
第15条 采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
第16条 在合同履行过程中，采购跟单部应根据合同的履行情况作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
第17条 遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。
第18条 在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购跟单部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1．由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。
2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。
3．由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
4．其他合同约定或法律规定的情形出现。
第19条 合同发生纠纷时，采供部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。
第5章 合同管理纪律要求
第20条 参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。
1．泄露或私自更改合同内容。
2．丢失合同。
3．损害公司利益。
4．参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。
第21条 参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。
第22条 触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。
第6章合同资料管理
第23条 采供部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、归档工作。
第24条 财务部负责采购合同管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。
第7章货款支付规定
第25条供应商提供的产品，必经过本公司采购跟单部、品控部、财务部等部门人员的相关验收后方能支付货款，主要包括下列内容：
1．确认采购订单；
2．确认采购合同；
3．确认供应商；
4．确认送货日期；
5．确认所送货的名称和规格；
6．送货实收数量；
7．品质检验报告；
8．合法的增值税发票。
第26条 采购跟单部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。采购跟单部相关人员根据公司财务管理规定，在物资质量检验合格的情况下，会同财务部履行付款义务。
第8章附则
第27条 本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。 第28条本制度由采购中心制定，采购中心负责解释和修订。
第29条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。