备品备件采购和管理方法
目的：规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，降低资金占用率，特制定本制度。 备品备件的采购方法：
1，选择供应商
1.1，在做采购计划后，选择合格供应商进行询价，议价，由部门领导审核；
1.2，凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 2，价格调查
2.1，已核定之物料，供销部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；
2.2，本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利供销部比价参考；
2.3，已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
2.4，采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；
2.5，采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场。 3，询价、比价和议价
3.1，根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
3.2，采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3.3，在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
3.4，供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应,送请购部门确认；
3.5，专用材料或用品，供销部应会同使用部门共同询价与议价；
3.6，对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
3.7，对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他技术、商务谈判，要求有两人以上参加。
4，购前核决及权限
采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，,在“请购单”上详填列以下事项，呈报负责供销上级核决， 核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈采购部门经理或公司经理核决。
4.1，询价或议价结果及拟订“订购厂商”,“交货期限”与“报价有效期限”；
4.2，注明与厂商议定的付款条件；
4.3，需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书。
5，价格复核与市场行情资料提供
5.1，采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
5.2，采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考
6，订购作业
6.1，采购人员接到经核决的“请购单”之后，对金额较大的或批量采购，“交货期限”；
6.2，应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方提出明确订货意向。
7，签订采购单
7.1在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款：
a供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
b采购物料的详细描述，包括品名、型号、规格等，如有超出标的的特殊要求需特别注明；
c订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数； d价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款；
e交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； f付款方式；
g所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）； h质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法；
I运输方式和销售发票的要求。
7.2采购单
7.2.1经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，有授权代理人签字，对方签章后生效；
7.2.2采购单一式二份，双方各保存一份。供销部负责采购合同跟踪和存档；
7.2.3采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度；
7.2.4发货要求供应商在送货单上注明“订货编号”及“包装方式”以便验收确认。
8，订货合同
长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。应与承售商定买卖合同书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书的第二联送会计单位供整理定金或付款用。
9，紧急订货
采购部门接到各部门以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专人迅速办理。
10，进度控制及事务联系
10.1采购部门将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控制采购作业进度；
10.2采购人员为能按照进度完成作业是，应填制“进度异常反应单”，
并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟定对策处理。
11，采购作业方式
除一般采购作业方式外，供销部门可依材料使用及采购特性，选择下列一
种最有利的方式进行采购：
a集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项、目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购；
b长期报价采购:凡经常使用且使用较大宗的材料，采购部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 12，退货作业
对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。 13，验收与付款
13.1货物进厂验收：货物进厂供应商交货时供销部通知仓库，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符合后签收。仓库出具收货单并有库管员签章入库。如发现不符时，即通知采购部会同处理；
13.2对有专项质量要求的材料物资，通知质检部派质检员验收。验收合格后由仓库出具收货单并有库管员签字。
14，付款结算
14.1，采购款项须按采购合同规定或采购购单所约定的时间由财务部统一支付；
14.2，付款申请由采购人员或被委托采购人员提出。申请付款应严格按照采购,合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急。必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票。申请付款单位应注明预付款、已付款、余款。经相应负责人签字之后，方可办理付款手续。 15，进度控制及异常处理
15.1，供销部应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；
15.2，采购人员于供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及处理对策，及时上报并按照批复意见处理。 16，质量评价
使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。
17，产成品库存量应根据企业销售渠道的特点，以一个季度销售量的一倍库存量为宜。各项物资的库存量要依据库存变动的情况和对市场的预测进行动态调整。
18，纪律
18.1，参与采购过程的各相关部门，既要明确分工明确，又要相互配合，还要发挥相互监督的作用，确保企业利益不受损害； 18.2，参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风；
18.3，采购部门应根据需要，制定采购计划，报分管领导批准，方可进行采购，在,采购过程中，要货比三家，择优选购；
18.4采购部门在制定采购计划单时，应根据实际情况，核定进货数量以及品种，避免出现长期库存积压情况；
18.5，所有采购的物质原则上应当日内必须办理入库手续，如车辆在工地或行进途,中发生故障，而就近购买材料维修（急需、急用），采购人员必须凭使用人员，维修人员，相关领导的签字证明，方可办理出、入库手续；
18.6，材料入库，仓管人员必须依照相关单据、订单、随货同引联，对进货商品名、等级、数量、规格、金额、单价、效期进行核实，核实准确后方可办理入库手续，若单据与商品实物不相符，应及时上报采购部门，若进货商品未经核对入库，造成货单不符，由该收货人承担因此造成的损失；
18.7，领用人员应由所属部门开具出库单（配件流向表），并由所属部门及维修人员签字确认后，经部门领导签字，方可办理出库手续，单据上应注明产地、规格、数量等；
18.8，所有领料单必须有相对应《配件流向一览表》，两张单据所等级的配件必须一致，且一车一用，不得出现任何一单多车现象； 18.9，仓管人员应账目清楚，财物相符，对短缺或滞用物品及时上报，避免供不应求或积压浪费，做到合理库存和采购；
18.10，对于原材料的采购，应先通过检测，实验，方可使用。对质量不合格，达不到要求，应拒收、停收。同时还要根据生产消耗报表、
生产情况，合理收购储备，确保生产正常运转；
18.11，国外备件或技术要求高的备品备件采购需技术部门会同采购；
18.12，备品备件采购完成，应及时按照财务规定索要发票办理入库手续。及时到财务办理结算及挂,帐手续。
备品备件的管理方法：
1，货到后及时办理入库手续，严格执行先入库后出库的流程进行办理，对于系统有订单，且货到库房的，不得以任何非质量原因的理由拒绝办理入库手续，当天内未及时入库的备件每次考核备件库管员50元。
2，督促采购员对于临时采购未下订单的及时下订单，以备完成入库手续。
3，严格按照出库类别（生产用、退货）分发至各帐户别名中。 4，货到入库后如需出库，应及时办理出库手续，没有出库单综合库有权拒绝将实物出库。对于暂时未下订单需紧急出库的可先行出库（给库房开具证明后），待下了订单后及时补办出库，以平衡账物。 5，如需领用其他部门所报计划库存有的备件，需与相应部门沟通，征得对方同意后方可出库。并及时在本部门下月计划中报相应备件。 6，综合库负责备件领用的监督管理，对于质保期较短的备件，严格控制采购量，避免库存时间过长而使备件丧失价值。相同备件采用先进先出的原则，先采购的备件出库完毕方可允许各车间出库后采购的备件。
7，备件库存额度规定
7.1，根据各车间固定资产额度以及设备运行状况，为保证生产的连续运行，规定综合库备件库存总额不得超于45万元；
7.2，各部门须有经营意识，根据各自备件库存额报月度计划，备件计划需考虑周全，做到前瞻性。避免造成公司流动资金在备件库沉积；
7.3，库管部作为公司备品备件管理部门，每季度对备品备件库存量进行审核，分析费用并进行考核。若库存备件费用超标，将按超标额度的10%对车间进行考核；
7.4，经查实存在库存备件超过5个月没有使用的，说明该备件计划失误，按备件价值的30%对车间进行考核。