商务信函组成
letterhead（信头）
reference(参考编号) date(日期) inside name and address (封内行名和地址 ) attention (经办人)
salutation(称呼)
subject（事由/标题）
body (正文)
***************************************************************
complimentary (结尾敬词) signature (签名) cc to XX (抄送) enclosure (附件) p.s. (附言)
必有：
1.The Letterhead 信头
（外贸(公司)商号的信笺，一般都印有信头，包括写信人的公司名称、地址、电话号码、传真号及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。地址的排列应由小到大。） 2. The Date 日期
2002年1月3日 中 2003年2月1日 美
2003年1月2日 英
以日开头，无逗号：15 January 2008
以月开头 有逗号：December 1, 2007
不可以缩写：2011, not 11 September, not Sept. 日期可用基数词序数词：
3rd November 2010 3 November 2010 (British English) day/month/year November 3rd, 2003 November 3, 2003 (American English) month/day/year
3. The Inside address 封内地址
日期下空两行 写封内地址。封内地址信息与信封正面的信息应一致。 例如：
Mr. Douglas Cowles
General Manager
Cowles Engineering Co Ltd 12 Bracken Hill Manchester M68 8AS 注意：
a. Courtesy（礼貌） titles are used in business correspondence（信函）, such as Mr., Mrs. and Miss.
b. If you do not know whether a lady is married or not, use Ms. All these are followed by family names.
c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, use Dear Madam or Sir. They are not followed by family names.
d. If you know the appropriate departmental head, you‟d better address the letter to him or her, by his official title not by his or her name. Thus a letter concerning purchasing should be addressed to:
The Sales Manager,
the recipient‟s（收信人） address.
e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title:
Prof. Smith. Dr. James White
4.The salutation 称呼
①Dear Sir (or Dear Madam for both single and married women) is used for addressing one person, and
②Dear Sirs or Gentlemen (or Mesdames) for addressing two or more, as where a letter is addressed to a firm.
③If the receiver is known to the writer personally, a warmer greeting “Dear Mr. Sb.” is then preferred.
④Salutation is usually typed two spaces below the inside address（封内地址） or the attention line（注意项下）, and followed by a comma for “Dear Sir”, “Dear Sirs”, and a colon（冒号） for “ Gentlemen”. ( never write “Gentleman”) Dear Sir 和 Dear Sirs 后面用逗号(，) Gentlemen后面用冒号(:)
其位置是在封内地址下面的两行，并于封内地址平头。
目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen （中文译为“敬启者”“执事先生”），Dear Mr. xxx 。
5.The body of the letter 正文
6.Complimentary close 结束语
相当于中文结尾的“谨上”、“谨呈”，一般位于信的正文之下略偏右下方。
7.Signature 签名
Never sign a letter with a rubber stamp（橡皮图章）.不可以盖章 . Yours truly,
for The Overseas Co. Ltd.公司名称 (signature)手写
James Smith印刷 Manager 职位
如信件是负责人口授，由秘书或速记员打印的，可以在签名前用„pp‟ or „per pro‟, or „for‟来表明是授权来写此信的。
可有可无：
8. The References 参考编号 为便于存档分类而编的号。
包含文件号、部门代码、签发人的姓名大写字母。几种形式： 在信头印上
Your ref: JBD/WM Our ref: WDW/LP
9.The Special Markings 特殊标记 机密信件CONFIDENTIAL
10.The Subject Line 标题、事由
事由就是信的主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边线开始,其它格式的信中,打印在信文的中上部, 它能引起收信人对信文主题的注意.
如需要注明对方经办人，希望收信商号迅速交给经办人办理，可以在收信人名称地址下面加 Attention (Attention of)字句。（也可加粗体，加下划线，或者删除Re：or subject 等字眼）
e.g. : Richard Thomas & Baidwins Ltd. 151 Cower Street
London, SC7 6DY, England Attention: Mr. Cave or Attention of Purchasing Manager or For the Attention of Mr. Cave
11.The Carbon Copy Notation 抄送（位于 签名的左下角 ） 显示出抄送给第三方CC: 不显示抄送给第三方BCC:
Yours faithfully
for The Overseas Co. Ltd
(Signature)
W. Black Marketing director
c.c. Mr. J. Cooper
12.The Enclosure 附件
（若随信附有附件,须在签署下注明, 通常注明附件的内容及份(件)数）
注明随信所附的样品、样品本、价目单等。在签名下注明Encl.或Enc.。一个附件是自成一体的一件物品。如附件不止一件应注明2 Encls. or 3 Enc.，或详细列明。 cc Mr. J. Cooper
2 Invoices enclosed or 3 Enc./Encls. 3 or
Enclosure: 1 B/Lading or Encl. As stated
13.The Postscript 附言，再启
（附言有可能产生对写信人在下笔之前计划不周之嫌, 所以应尽量避免使用） Eg： P.S. The samples will be mailed to you tomorrow.
一、缩行式(Indented style)
封内地址和其他需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格。 信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格。
信头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2－3个字母的位置；日期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3－5个字母的位置。
二 、齐头式：
每一行都是从左边开始取齐,成一垂直线
每一行，包括日期和签名等都从左边的空白边缘开始，每行取齐，成一直线；除信的正文外，信的其余部分都采用开放式标点。
三 改良齐/平头式
(Modified-blocked format)
信的正文部分采用平头式，作者的地址、日期、结尾敬语及签名采用缩行式。 把完全平头式的一些项目（日期、结束语、签名等）从左边移到右边。
是改良平头式和缩进式的结合，信正文的每一段落的第一行采用缩行式；其他部分采用改良齐头式。
China National Import & Export Corp. Shanghai Branch
Shanghai China（信头）
Ref. No.351/10578 22nd march, 2001 Messes. Alfred & Co. Sherman Oak California 91403 U.S.A.（收信人地址）
Dear Sirs,
**************************************
Yours faithfully
China National Import & Export Corp. Shanghai branch
James Smith （签名）
信封地址
信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。 Sender‟s name Stamps Sender‟s address
Recipient‟s name and title Recipient‟s address
Specification（详述）
英文地址的写法和中文相反，由小到大
(ex: 号—弄—巷—路/街—城市—国家)
地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄出信人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。
邮寄方式
Confidential 机密信 Registered 挂号信 Private 私人信 Express 快递邮件 Ordinary Mail平信 Immediate (Urgent) 急件 Printed Matter 印刷品 By air/Par Avion 航空 Sample Post 样品邮件 Parcel Post 包裹邮件
转交
C/O 由……转交 Eg：
Mr. Charles Wood C/O Mr. J. W. Smith
由Mr. J. W. Smith 捎交给 Mr. Charles Wood
注意事项
1. 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 2. 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
3. 意思表达明确，要注意：避免用词错误；注意词语所放的位置；注意句子的结构。 4. 避免废话连篇；避免不必要的重复；短句、单词的运用。
5. 避免含糊笼统，应该让读信人得到准确的信息。
6. 内容正确，语法正确，使用的商业术语、信的组织结构、标点符号、字母的大小写也要正确，还要保证数字、日期、地点、商品名称等正确。 7. 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。