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商务英语还盘函的体裁分析
武汉科技大学外国语学院 黄朝恒 黄灵
摘 要：本文以体裁分析为理论基础，结合还盘函实例，采用Swales的“语步—步骤”模式分析法，通过研究还盘函的社会功能和交际目的，分析还盘函的宏观语篇结构和微观语篇特征。关键词：体裁 体裁分析 语步 还盘函 中图分类号：F724 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2012)03(c)-242-02随着中国加入WTO，中国与世界各国的贸易活动日益频繁，商务英语在商务交际活动中起着非常重要的作用，而商务英语的信函写作历来是外贸业务人员必备的专业技能之一，如何在短时间内提高其商务英语信函的写作能力更是成为当务之急。作为一种独特的文体形式，商务英语课程的教学也引起了高校的高度重视，国内很多学者对此做过不少的相关研究，主要涉及商务英语的写作原则、写作技巧和教学方法等。本文将重点探讨商务英语信函中还盘函的体裁结构图示及语篇特征。
1 理论背景
进几年来，关于体裁和体裁分析的研究主要可以分为以下两个学派：Swalesian School和Australian School(Kay, H. & T. Dudley Evans, 1998)，前者以Swales和Bhatia为代表，后者以Martin和Ventola为代表。
Swales(1990)把体裁视为交际事件的一种分类，这里的交际事件包含多种因素，如语篇本身、参与言语交际活动的人、语篇的功能、产生和接受语篇的环境(包括历史和文化背景)等。Martin(1993)通过系统功能语言学研究体裁，认为体裁是“一种有步骤的、以交际目的为导向的社会交往过程”。Ventola(1995)也认为体裁是一种具有可辨认步骤的交际过程，具有常规性。虽然两种学派的表述不尽相同，但对体裁的界定在本质上是一致的。两者都认为交际的目的决定着体裁的存在，并使某类语篇大体上具有相同的图式结构，而这种图示结构会影响语篇的内容和语言风格的选择(Kay，H. & T. Dudley Evans，1998)。两者都强调体裁的常规性和制约性，均认为体裁是需要语言使用者共同遵守的、程式的社会交往工具，具有重复性和习惯性，其基本原则是不能随便更改的(王水莲，2001)。体裁分析是语篇分析的一个分支，涉及到文本分析和语篇分析，是多学科交叉研究的产物，其根本宗旨是语篇的交际目的和语言使用策略(李瑞芳，2004)。Richard(2000)认为体裁分析的根本宗旨是研究交际目的，不同的体裁是为达到不同的交际目的服务的。
秦秀白(1997)则认为，在分析话语或语篇时，如果只重视语篇的衔接手段和句子之间的关系而忽视语篇的宏观结构分析和语篇体
裁的社会功能及交际目的，那么就很难做到有效而得体地用英语
进行交际。在具体的体裁分析中，一般使用Swales的“层次动向法
(move approach)”，即根据作者或说话人的交际目的，按照意义与
功能划分语篇层次，
进而研究语言的表达形式。本文将采用该方法对还盘函进行体裁分析。
作者简介：黄朝恒(1971-)，男，湖北阳新人，武汉科技大学外国语学院，副教授， 主要从事英语教学、应用语言学、翻译实践研究；
黄灵(1986-)，女，湖北公安人，武汉科技大学外国语学院，主要从事外国语言学及应用语言学研究。
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2012年3月 www.chinabt.net
2 还盘函的体裁分析
2.1 语料来源
本文的研究语料分别摘录于滕美荣和许楠编著的《外贸英语函电》，冼燕华主编的《国际商务英语函电》以及黄水乞主编的《外贸英文信函范例与常用精句》。三本书的出版时间均在2005~2006年。为了保证对比研究的效度和信度，在语料搜集的过程中，所选的信函均为还盘函，共30篇。2.2 分析方法
语步(move)是与作者交际目的紧密相连的语义单位，也是图示结构的基本分析单元，每一个语步又包括不同的步骤(step)。本文以Swales的“语步—步骤”模式为参考，通过研究还盘函的社会功能和交际目的，分析还盘函的宏观语篇结构和微观语篇特征。2.3 还盘函的体裁结构分析
2.3.1 宏观语篇结构分析
根据Swales的体裁分析理论，还盘函主要分为8个语步：问候——对卖方的报盘致谢——对未能接受报盘致歉——说明未能接受的原因——建议卖方重新报盘—暗示今后还有合作机会——期待回复——礼貌结束。笔者将各语步在所有语料中所占的比率统计如下：
表1 还盘函语步结构统计表序号语步还盘函语步1问候100%语步2对卖方的报盘致谢80%语步3对未能接受报盘致歉60%语步4说明未能接受的原因80%
语步5建议卖方重新报盘60%语步6暗示今后还有合作机会20%语步7期待回复30%语步8礼貌结束100%
通过分析发现，这八个语步在还盘函中均有出现，其中语步1
“问候”和语步8 “礼貌结束”在还盘函中出现的频率为100%，说明
这两个语步在还盘函中为必备语步，而其他6个语步均为选择性语
步。选择性语步中，语步2 “对卖方的报盘致谢”和语步4 “说明未能
接受的原因”比其它语步出现的频率高，这说明即使买方不同意卖
方的报盘，在还盘函中买方依然需要遵循礼貌原则，需以礼相待，
并告知卖方不能接受其报盘的原因。
因为卖买双方互发报盘函及还盘函的主要交际目的是为了达成交易，只有双方态度诚恳，互尊互重才有助于双方意愿达成一致。
语步3 “对未能接受报盘致歉”和语步5 “建议卖方重新报盘”出现的频率居中；语步6 “暗示今后
还有合作机会”和语步7 “期待回复”出现的频率最低，这可能与卖方的报盘不是很符合市场行情有关，导致买方没有继续和卖方合作的意愿，同时也说明这些语步受个人主观影响较大，并不是还盘函中所必须的部分。
此外，笔者还发现除了语步1、语步7和语步8有着相对严格的、固定的顺序外，其他语步的顺序并不是一成不变的。如在“We like the quality of your goods and also the way in which you have handled our enquiry and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices that…”中，语步5和语步6的顺序颠倒，买方先表达想和卖方达成协议，然后再要求卖方考虑适当调整价格，这样的顺序也无不妥，买方可根据个人情况调整语步顺序。
2.3.2 微观语篇特征分析
还盘函的主要目的是为了让卖方接受买方的修改要求，促成交易的达成。因此，语步“对卖方的报盘致谢”2至语步4 “说明未能接受的原因”是不可或缺的几个环节，其中，语步4又显得尤其重要。笔者将搜集的语料重新整理，总结出语步4又包含以下步骤：卖方产品令人满意—价格太高，无法接受—比其他供应商贵—利润极小。
表2 语步4“说明未能接受的原因”步骤统计表
序号步骤还盘函步骤1卖方产品令人满意100%步骤2价格太高，无法接受100%步骤3比其他供应商贵80%步骤4
利润极小
60%
从表2可以看出，步骤1和步骤2在语步4中出现的频率高达100%，可见，买方在“说明未能接受的原因”时需要先肯定卖方产品符合买方要求，坚定卖方对买方想要购买产品的信念，然后再讨论价格。步骤3出现的频率居中；步骤4出现的频率最低，可见，买方在列举未能接受的具体原因时，主要是将卖方价格和其他供应商做比较，而很少直接告知卖方是因为利润较小的原因导致买方不能接受报盘中的价格。
除语步4之外，其它七个语步包含的步骤均较少，几乎只需通过一个步骤就可以完成这些语步，这充分印证了商务信函遵循简洁原则的特点。
2.3.3 分析结果
通过对基于体裁分析理论的还盘函的分析，笔者发现：(1)还盘函主要由8个语步组成：问候——对卖方的报盘致谢——对未能接受报盘致歉——说明未能接受的原因——建议卖方重新报盘——暗示今后还有合作机会——期待回复——礼貌结束。其中，语步1 “问候”和语步8 “礼貌结束”出现的频率均高达100%，是书写还盘函时必须遵循的；位居其次的是语步2 “对卖方的报盘致谢”和语步“说明未能接受的原因”4，这说明商务交际活动中非常重视买卖双方的友好态度和礼貌原则。语步4 “说明未能接受的原因”由4个步骤组成，其他语步均可由一个步骤完成。由此可见，虽然商务信函讲究简洁，但是对于还盘函，买方还是需要对还盘列出具体、充分的理由以说服卖方修改报盘。
(2)还盘函中的语步5，常通过列表的形式直观地告知卖方能
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接受的价格、产品的包装方式及支付方式，而不是采用冗长的文字
叙述的方法。这样的方式可以方便卖方更迅速、快捷地获取目标信息，使双方更高效地进行商务交际活动。
3 结语
通过研究商务英语信函中还盘函体裁的社会功能和交际目的，本文揭示了还盘函的宏观语篇结构和微观语篇特征，有助于外贸英语信函写作者更深入地了解还盘函体裁，并灵活地运用于外贸英语信函写作实践；同时，为人们在商务交际活动中能更有效地利用这一媒介，促进经济发展和贸易合作提供有益的参考。
参考文献
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版社,2006.
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行深入分析。而了解日本人的谈判风格不仅仅是为了创造良好的谈
判气氛，更重要的意义在于为谈判谋略的运筹提供依据，取得谈判的成功。
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