软件的备份文件有两种类型，从扩展名上区分，一为AIB，为平时备份文件的扩展名；一为A+年份后2位数字，只用于年结时的备份文件，比如您有一个名为“金蝶.ais”的账套，从2009年1月份开始作账，则截止12月底，期间所做的所有备份文件都是“金蝶.AIB”，但在年结时，为了避免人为备份文件的丢失，金蝶软件会自动再为您做一个备份，这个机制的备份文件名就为“金蝶.A09”。
每年我们都的执行年结工作,今天我们详细讲下,年结过程的实质是把本年的年末余额（即本年12月的期末余额）结转到下年的年初。为描述方便，我们以xx商贸公司为例，该公司使用金蝶KIS标准版8.0,2009年的账套名为"xx商贸公司2009.AIS",保存的路径是“（账套保存到C盘以外的盘为佳）F:\账套”。
一、年结前的准备工作：
1、12月份固定资产已经计提折旧；
2、如果有外币业务，已经完成调汇工作；
3、本年的损益已经结转，损益类科目没有余额；
4、利润已经分配， 本年利润科目没有余额；
5、如果使用了出纳系统，出纳系统已经执行了年末轧账；
6、12月份所有的凭证都已经过账。
二、执行年结年结
通常12月份的账务处理结束后，我们需要使用软件中的“结账”功能执行年结，这个过程和月结的差异不大，只是提示信息稍有不同。
三、年结时的备份工作
结账前系统会提示备份账套，备份的文件可以存放在硬盘、Ｕ盘或是刻录在光盘上，如果是软盘备份，建议做双备份。
作为一种简便的备份方法，我们可以在结账前，在打开账套的窗口中直接复制粘贴账套文件生成一复件，这样可以省去备份和恢复的步 骤，具体步骤为：
1、单击打开账账套按钮，出现打开账套窗口，
2、在账套文件名"xx商贸公司2009.AIS"上单击鼠标右键，出现弹出式菜单，选择“复制”，
3、在该窗口的空白位置单击鼠标右键，出现弹出式菜单，选择“粘贴”，
4、当前窗口中将出现"复件 xx商贸公司2009.AIS"，该账套即为年结前的账套副本，它含有2009年的全部账务资料，可供今后查询2009年的数据。正常结账完成后，系统还会在当前账套所在的目录下生成一个账套的副本，文件扩展名有字母A和表示年份的两位数组成。结账完成后，目录“（账套保存到C盘以外的盘为佳）F:\账套”下会产生一个新文件"xx商贸公司2009.A09"。
四、往年备份账套的打开：
2009年账套年结后，"xx商贸公司2009.AIS"账套只包含xx商贸公司2010年的年初数据，（在账套文件未被使用时可以把账套名称更名为“xx商贸2010.AIS"），在该账套中无法查询到2009年的账簿及报表等，要查询2009年的账簿或报表，必须恢复2009年的账套备份，或者打开2009年账套年结前的副本。
打开办法：
1.系统正常年结时产生的2009年账套的副本“xx商贸公司2009.A09”文件的扩展名可以更改为AIS，使用金蝶软件直接打开，
2.直接在打开文件的窗口中输入“xx商贸公司2009.A09”，可直接打开该账套.
3.打开账套时在文件类型选择所有文件，再选中后缀名为*.A09的账套备份资料