浅析古代秘书制度的演变过程
摘要：对古代秘书制度的演变过程进行简单的阐述，分析奴隶制度时期、封建社会时期等秘书工作的发展进步，并总结历代秘书工作的经验教训。
关键词：古代 秘书 秘书制度 演变
中华民族经历了忐忑不平、跌宕起伏的几千年，秘书工作作为其中的一个组成部分，已然也存在了几千年，其也随着时间的推移不断发展进步着。迄今为止，我国秘书制度经历了从产生到奴隶社会到封建社会到近代社会再到新中国这样几个发展时期。在发展过程中，我国秘书制度一方面体现出渐进变革的“路径依赖”性，对部分制度做了继承；另一方面也体
①现出激进变革的“革命性”，对部分制度做了发展。就这样，我国秘书制度在继承与发展之
间逐步完善。
现在有关现代社会的秘书的定义尚存众多争议，我较倾向于陈合宜教授的观点，即“秘
②书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。”然而，古代
的秘书又与现代的秘书工作又有所不同。经过综合分析，古代的秘书工作制度包括文书档案工作制度、历代公文文体、信访制度、社会调查制度等。因此，秘书制度的演变对于现代了解秘书发展有很大的帮助。
一、古代秘书制度的起源与秘书制度的奴隶社会时期
人类秘书工作产生有两个必要的社会条件：一是有了社会组织的领导部门，即我们所说
③的社会权力机构；二是有了文字和公务文书。而这些条件在国家形成以前就已经具备了，
也就是说，人类秘书工作在国家形成以前就产生了。
不过，秘书工作起源于何时，经分析有两种说法，一种是认为起源于远古的黄帝时代，一种认为起源于夏代的奴隶社会。对于第一种说法，《汉书 古今人表》记载了仓颉是黄帝的
④史官帮助黄帝记载国家大事，证明仓颉做的工作正是秘书的工作；对于第二种说法，正是
因为文字起源于夏代时期，而随着阶级压迫的产生，阶级统治应运而生，社会权力机构就此
⑤出现，秘书工作从一产生器就具有鲜明的阶级性。因此秘书工作产生的两个必要的社会条
⑥件同时拥有，使得夏朝成为我国秘书工作的滥觞。
夏朝过后的商朝时代。其间朝廷已有了不同名目、不同职掌、不同层次的史官，商朝末年更是建立了我国最早的中央秘书机构——太史寮，有了甲古文书，文书档案工作已经进步。所以秘书制度在这时正式形成。
随后在西周时期，中央秘书机构太史寮已然成形，而地方政府、王公贵族以及周边众多诸侯国中也成立了相应的秘书机构或者配备了相应的秘书人员，设立起了我国最早的中央档案机关天府，形成了初步的公文拟制制度、用印制度、制作制度，秘书人员本身的素质提高，形成了职业道德和行为规范；东周时期更是产生御史等一批新的秘书官职，更新并扩大了我
⑦国古代秘书队伍。
战国时期是有奴隶制社会向封建社会过渡的重要时期。这一时期的革新措施为漫长的中国封建社会奠定了基础，在直观制度上也是一样。战国时期君主的秘书有御史、主书、御书、尚书、掌书等随从，参与决策，草拟机要，甚至能代替国君接受外国的重要文件。
综合以上说法，有学者认为：我国的秘书工作从部落联盟昌盛时期，即远古的黄帝时代①
② 詹福满, 代云明. 新时期政府秘书工作[M].北京:群众出版社,2004:1-2 陈合宜. 秘书学(第五版)[M].广州:暨南大学出版社,2005:16
③ 杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007:10
④ 陆瑜芳. 秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社,2001:19
⑤ 刘登山等. 秘书学教程[M].北京:中国政法大学出版社,1988:11-15
⑥ 李欣. 中国秘书发展史[M].北京:高等教育出版社,1993:2;翁世荣. 现代秘书学[M].上海:上海人民出版社,1989:20
孕育，经奴隶社会夏朝萌发，至迟在殷商已经形成，而两周时期，是我国秘书工作的初创时期，战国时期秘书制度的发展为封建社会时期的秘书制度奠定了重要的基础。
二、古代秘书制度的封建社会时期
1、秦汉时期的秘书制度
秦汉是我国封建社会的确立时期。
秦始皇统一中国后，创设起一整套中央集权的国家机构，从中央到地方，在全国范围内统一的秘书机构也随之形成。同时，又建立起全国统一的各项秘书工作制度，并初步试图以法令的手段使这些制度稳定起来，从而为封建社会的秘书工作奠定了基础。
西汉初年，仿照秦制。由于秦朝的迅速灭亡，秦始皇的一系列制度、政策并没有得到充分发展，反而是继起的两汉王朝，在巩固统一、加强中央集权的过程中，对秦朝的秘书工作制度进行合理的增减，充实秘书制度，使之逐渐趋于稳定，最终确立下来，其基本内容为以后历代王朝所仿照和沿袭，被视作基本模式。此外，尚书台出现并发展壮大起来，东汉时期更是成为直接对君主负责一切政令的首脑。魏晋后，事实上就是宰相。
因此，秦汉时期是我国秘书工作的确立时期。
2、魏晋南北朝时期的秘书制度
进入魏晋南北朝时期，中国古代的秘书工作出现了值得注意的进展。
“秘书”这个词作为一种官职名称最早始于东汉桓地初设的秘书监，到曹操为魏王时，把秘书监改为秘书令，“典尚书奏事”，实际上是魏王的秘书长„„到曹丕称帝后，改为中书
②监、中书令，公署通称中书省。晋代时期，由于秘书机构的作用很突出，统治者开始高度
重视秘书工作。由此呈现出的现象是中书监、中书令的地位虽然不是很高，但是由于掌管一切机要，接近皇帝，职务非常重要，而在南朝时地位更是与日俱增，职权日重。此时，有作为的政治家了解到秘书开始重视协调和秘书的关系，以充分发挥他们的作用，导致优秀秘书人才辈出；公文写作开始和其他问题分流，成为一种独立的应用文体，一项专业性很强的技能，因而涌现出许多专事公文写作的“手笔”；开始了对公文进行理论总结和研究，而纸张也成为公文拟写的唯一材料，形成了许多新的公文制作制度。
但是，由于封建统治集团内部不可克服的矛盾，到了北朝时期，统治者担心中书令权力过大，为了防止秘书机构的这种权力膨胀，于是吸取前代的经验、教训，经过不断探索研究，开始起用门下省近臣侍中参与朝政，分掌机要，因此中央秘书机构初步发展为中书、门下、尚书三个互相监督、互相制约的部门。
因此，魏晋南北朝时期，是秘书工作大发展的时期。
3、隋唐时期的秘书制度
隋朝承袭了魏晋的中书、门下、尚书三省制，为避讳隋文帝杨坚父亲的名字，中书省改为内史省，中书监、中书令改为内史监、内史令，门下省侍中改为纳言。
在隋朝基础上发展起来的唐朝，其朝廷秘书机构又恢复了原来三省的名称，即分置于中书、门下、尚书三省内，并明确分工，即中书出令，门下审议，尚书执行。此外一度设置政事堂为朝廷中枢的秘书机构，唐玄宗起用翰林院学士院作为皇宫秘书机构，武则天执政时设置匦使院作为信访机构，而地方各级秘书机构更加健全。此外，秘书人员来源多样，素质颇高，职责分明，作用明显，对秘书管理的考核制度化；并以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度，文书工作和档案工作开始分流，公文文体整齐、划一。
由以上可总结出，秘书工作在隋唐趋于成熟时期。
4、宋元时期的秘书制度
宋朝时期，由于唐末以来藩镇割据与北方契丹族的严重威胁，实行了前所未有的中央集①
① 杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007:28
权的封建专制，建立了一整套以皇权为中心的庞大的封建官僚机构。作为阶级统治工具之一的秘书工作，在隋唐基础上有了重大变革和发展。一、实行军政分立的办法；二、秘书机构比唐朝庞杂，职务分工更加细密。其中，朝廷三省中的秘书机构逐渐专业化，成为一个较为完整的系列；皇宫秘书机构翰林学士院继续发展；信访机构演进为鼓院、检院两个系统；秘书人员的选拔制度更趋专业化；文书、档案工作全面分离，秘书工作制度较唐朝又有发展。
元朝参照宋、辽、金旧制，设立了中书省，而其长官中书令则由太子兼任，防止权力外泄。为了加强对地方的控制，在全国设行中书省和行枢密院。行中书省是按照地区设置的，全国分设十一个，由皇帝亲自控制，指派大批官员往各地代中央行事。在战争期间，枢密院设立前线指挥机构，称行枢密院。行枢密院掌各地军事机要，统帅各地军队。元朝统治者对秘书人员的选拔很严格；文书制度也日趋完善；中央还建立了通政院管理各地驿站，并设立了急传铺，负责传递紧急文书，大大提高了文书的传递速度，是中央与地方之间的信息渠道更加畅通，掌握各地的情报更加及时。
两宋辽金元时期是秘书工作的成熟时期之一，但是由于少数民族的逐渐融入，此时期更是我国秘书工作的融合时期。
5、明朝时期的秘书制度
明朝作为我国封建社会后期阶段，封建主义君主专制制度大幅度加强。明太祖朱元璋取缔了丞相一职，由皇帝亲自处理政务，设立六部作为中央政务中枢，有六部尚书分任国务，各自对皇帝负责。这一改变，一方面造成了皇权的高度集中；另一方面，导致了皇帝处理政务的数量也随之剧增，于是，皇帝开始设立阵容庞大、数量众多的秘书机构，强化秘书工作，依靠专职秘书机构直接指挥国事，处理政务，从而推动了秘书工作的发展。由于实际上代替了丞相的职位，中央秘书机构和秘书官吏的实际地位也随之提高，在国家管理活动中起到了重要作用。各项业务工作制度进一步健全，趋于完备。秘书人员主要来自科举出身者，文化水平高，从而高了秘书工作的质量。
明朝文牍主义盛行，前期，由于皇帝能勤于政事，控制秘书机构，一度抑制了文牍主义，使秘书工作得以继续向前发展。而中后期各帝大多昏庸，无心政事，委政于宦官秘书，宦官秘书与内阁首辅擅权倾跪，导致文牍主义泛滥成灾，各部门和地方秘书机构一度涣散混乱，
①秘书工作几近失控，这种状况一直绵延至明朝灭亡。
因此，明朝是我国古代秘书工作的强化时期。
6、清朝时期的秘书制度
清朝，是我国历史上最后一个封建君主专制的王朝。
清初，国家机构的设置与各项工作制度全面效仿明制，因此，清朝的秘书工作不但未落后于前代，反而在明朝的基础上继续向前发展。清统治者在吸取历代经验的基础上，一度扭转了明朝中后期以来秘书工作衰退的现象，解决了宦官秘书干政问题，并采用严密的防范措施，有效地控制住了中央主要秘书部门的越权问题；同时，秘书机构和人员仍具有较宽的职掌，且功能更全；文书档案等各项工作也发展完善。尤其是被皇帝紧紧控制的军机处，制度周密，人员精干，办事迅速，效率甚高，是协助皇帝处理国务的得力辅助机构，其工作制度
②和军机处人员的选拔制度已高度完善。
因此，清代是我国古代秘书工作的高度强化时期。但是，这种高度强化的结果只是在中央主要秘书机构起了明显的作用，而在部院和地方政府中，却在一定程度上由书吏和幕僚控制着实际政务，导致官吏徇私舞弊、官场昏暗，以致史称“清与吏胥共天下”。在这也从一个方面说明封建制度已走向腐朽没落。
三、历代秘书工作的经验教训 ①
杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007:221
我国的秘书工作源远流长，国家秘书工作已有四千多年的历史了。在这漫漫的历史长河中，秘书工作总的趋势是沿着其固有的规律在发展，既给我们留下了丰富的经验，也有着许多深刻的教训。
1、秘书机构设置的经验教训
探索历代中央秘书机构的设置规律，有助于古为今用，对进一步明确我国现代秘书机构的性质、界定职责范围、制定规章制度，乃至精简机构、提高效率、防止文牍主义等有一定的的借鉴作用。探索古代秘书机构的演变与发展规律，我们认识到：第一，秘书机构是领导机关的办事机构，应紧紧围绕领导工作服务。它不适宜兼负其他职能，以免形成尾大不掉的局面和影响其做好为领导服务的工作。第二，设置秘书机构应因事设人，根据工作的需求和事物的繁简，设置相应的机构和人员。力求精干，避免重叠，减少环节，提高效率。第三，明确规定秘书机构和秘书人员的权限，规定的权限既要有利于充分发挥其参谋助手作用，又要防止越权而干扰领导的工作。第四，机构相对稳定，减少人员流动，以保证工作的连续性和稳定发展。
2、秘书官吏的选拔和管理
我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的。就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用，还有从有实际经验的职官中简选和从下级机关秘书中提拔等。就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强、实际工作经验多、年富力强、敏捷、能够保守机密等要求。这些宝贵的经验都是值得
②我们借鉴的。
防止和打击秘书官吏的舞弊、腐败，是加强秘书队伍建设必不可少的一个方面。中国古代社会漫长而黑暗，作为各级官衙辅助人员的秘书官吏，腐败现象比比皆是，在封建社会没落时期，腐败现象尤为普遍，表现为以权谋私，贪赃枉法，公文长期积压，公事累年不决，遇事推诿拖拉，敷衍失责，结党报团，要挟主官，操纵政务等。历代已有统治者意识到光是用封建伦理道德来约束制止这种腐败现象，并不有效，于是，他们为了稳定统治秩序，都力图消除这种腐败现象，实施过许多措施，主要有：（1）制定法规和制度，是防止腐败的有效措施；（2）严格把关秘书官吏的任用，是防止腐败的必要措施；（3）进行严格考核，对秘书官吏进行有效监督。
3、历代秘书人员的优良传统
在古代历代的秘书人员中，不乏有优秀的官吏出现。总结历代秘书人员的优良传统，包括：秉笔直书，忠于职守、严守制度，落笔神速，处变不惊，具有民族气节，擅长书法艺术，
③知识渊博，富有谋略，敢于直谏等。
由于历代秘书具有这些良好的素质，往往为皇帝、主官所赏识，成为不离左右的得力助手，而他们通过秘书工作的锻炼，往往承担起重任。由此可知，历代秘书官职是招纳人才、
④储存人才和造就人才的岗位。
4、主要秘书业务的经验教训
我国古代自殷商开始，历代的文书档案工作长期混为一体，由同一机构、人员承担虽然中间也有分离的时候，但总体来讲还是混合的状况。每次改朝换代后，新王朝都继承了前朝的文书档案制度，加以增补，使文书拟定、运转、监督、催办、保密，档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、保密等各个环节逐步健全，发展完备，形成一套严密的制度。然而，历代公文文体，尤其是由皇帝下达的和呈送皇帝的公文，名目繁杂，十分复杂；其使用对象、范围经常变化，界限不明。这一切又都是我们应当引以为戒、予以避免的。其次，我国古代①
②① 杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007:393 杨剑宇. 中国古代秘书选拔制度[J].秘书工作文萃. 北京:大百科全书出版社,1993:608-613
③ 杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007:422-432
在长期的信访活动中，逐渐形成了一套信访制度。从客观上而论，逐级上访制度、交办制度，减轻了中央信访机构的压力；派员审理制和会审制度有助于提高信访处理的质量；御裁制度
①则使信访活动置于天子的恩威之下，有震慑作用，有助于整肃吏治。然而，由于古代社会
大多数时期政治黑暗，贿赂公行，平民百姓有理无钱，有冤屈而无背景，上访能得到伸张正义者，实属少数。此外，纵观历史，历代有作为的封建政治家，无不鼓励秘书官吏积极出谋献策，或补正自己的缺失，以有益于政事。所以，我国秘书的功能，历来就包括助手性的事务工作和参谋型工作两部分，参谋助手是秘书的传统功能。
中华民族历史悠久，中华文化长河源远流长，寻溯中国秘书工作的产生、发展、成熟的历史轨迹，探求秘书制度发展规律，总结历史经验和教训，继承和发扬优良传统，这既有助于弘扬中华文化，也有益于现代秘书制度的发展。我们作为行政人的接班人，更应该深入研究中华悠久文化，保护珍贵的历史遗产。
——
参考文献
[1]詹福满, 代云明. 新时期政府秘书工作[M].北京:群众出版社,2004.
[2]陈合宜. 秘书学(第五版)[M].广州:暨南大学出版社,2005.
[3]杨剑宇. 中国秘书史[M].上海:上海人民出版社,2007.
[4]陆瑜芳. 秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社,2001.
[5]刘登山等. 秘书学教程[M].北京:中国政法大学出版社,1988.
[6]李欣. 中国秘书发展史[M].北京:高等教育出版社,1993.
[7]翁世荣. 现代秘书学[M].上海:上海人民出版社,1989.
[8]杨剑宇. 中国古代秘书选拔制度[J].秘书工作文萃. 北京:大百科全书出版社,1993.