秀办发[2011] 号
中共海口市秀英区委办公室 海口市秀英区人民政府办公室 关于规范会议管理提高会议质量的通知
为切实精简会议，规范办会程序，严肃会议纪律，统筹参会人员，提高会议质量，根据区领导要求，现就有关事项通知如下：
一、切实精简会议
（一）努力减少会议数量。严格按程序审批会议，能不开的会议坚决不开。提倡少开会、开短会，尽量控制会议时间、节省会议时间和经费。对拟召开的多个会议，能集中召开的尽量集中召开。
（二）严格控制会议规模、规格，能以部门或单位召开的专业性工作会议，不以区委、区政府名义召开。要压缩参会人员，会前做好充分准备，切实提高会议质量。法定节假日和双休日一般不安排会议。
（三）严格限制邀请区主要领导参加会议。区委、区政府部门（单位）召开会议，一般不要邀请区委、区政府主要领导参加会议，确需邀请参加会议的，有关部门要正式行文（从党政网发文），报经区委或区政府批准。区委、区政府主要领导召开的会议，原则上要求与会单位一把手必须参
加；其它区领导召开的会议，除一些重要工作会议必须由与会单位一把手参加外，一般只要求分管领导参加。
（四）建立“无会周”制度。为保证区委、区政府和各部门领导同志能够相对集中时间到基层开展调研活动，确定每月最后一周为“无会周”。在这一周内，除特殊情况外，区委、区政府及各部门一般不安排会议。
二、规范办会程序
(一)区委、区政府决定召开的综合性会议，由区委办公室、区政府办公室发文，“两办”负责承办，并做好相应的会议筹备工作。
(二)区委领导决定召开的专业性会议，由区委办公室发文，相关部门或单位负责承办和做好会议的会场布置、协调、签到、材料等工作；区政府领导决定召开的专业性会议，由区政府办公室发文，相关部门或单位负责承办和做好会议的会场布置、协调、签到、材料等工作。如需请区领导在会上讲话，一律由承办单位起草讲话稿，后交办公室审核。
(三)经区委、区政府领导同意，部门或单位召开的专业性工作会议，由相关部门(单位)或相关领导小组发文，文中应当注明“经区委（区政府）领导同意”，由部门或单位负责承办，并按规定填写《会议申请单》。
(四)各类会议通知中拟稿单位都要明确会议内容、时
间、地点、主持人、参会人员、承办部门或单位、联系人及联系方式。
(五）各部门、单位年底迎检考核工作中，考核指标要
求党委或政府对本部门或单位召开专题会议研究落实情况
的，各部门、单位必须在年初制订方案归口报送区委办公室、区政府办公室，以便在召开常委会或常务会时列入议程。
(六)为推进专项工作而设立领导小组、联席会议等专门机构的，凡涉及该项工作的会务、文件办理等事项，均应由其下设的办公室负责办理。
(七)严格会议审批
1、区委常委会议。会议时间、地点、议题等由区委书
记确定，一般每月召开1～2次，如遇重要情况可随时召开。
2、区委全会、区委经济工作会议。由区委办公室负责
拟订会议方案，报区委常委会议讨论研究，经批准后方可召开。区委全会每年召开一次，区委经济工作会议每年召开一次。
3、区政府常务会议。会议召开的时间、地点、议程由
区长确定，一般每月召开1～2次，如遇重要情况可随时召开。
4、全区性工作会议。以区委、区政府名义召开的全区
性工作会议，由会议承办单位提前3～5个工作日填报《会
议申请单》并将会议方案（包括会议议题、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会单位和人数等）报送区委办公室、区政府办公室，经“两办”审核后，报区委、区政府主要领导审批。区直各部门以区委（区政府）名义召开的全区性工作会议，必须先报区委（区政府）办公室，由区委（区政府）办公室报请区委书记（区长）或分管副书记（常务副区长）、常委（副区长）批准。
5、临时召开的一般性工作会议。区委、区政府分管领
导临时主持召开的一般性工作会议，各镇（街道）原则上由分管工作的领导参会，区机关各单位原则上由单位分管领导参会。如果需要基层党政一把手参加，须先报告区委书记或政府区长，经同意后方可召开。
(八)其他未尽事宜，按照中共海口市秀英区委办公室
海口市秀英区人民政府办公室《关于进一步加强全区党政内网办公系统和公文传递管理的通知》（秀办发[2011]17号）执行。
三、严肃会议纪律
(一)参会单位要严格按通知要求安排参会人员参加会
议，不得迟到早退。参会人员应按规定签字报到，并在会议召开前10分钟内进入会场。会议承办部门或单位要及时统计参会人员到位情况(缺席人员、未按通知要求参会的人员等)，并于会议召开前将统计结果报告会议主持人。确有特
殊情况不能参加会议的（如出国出省考察，参加省、市召开 的会议，参与贵宾接待活动，个人特殊情况如因病住院治疗等），要及时向承办部门报告，经请示主要领导后，方可请假。未经会议主持人同意，不得安排他人代会。
(二)参会人员要严格遵守会场纪律。进入会场时，应一律关闭通讯工具，确有特殊情况的，应将通讯工具设置为振动或静音。开会期间要集中精力，作好记录，严禁在会场内接听电话、随意走动和交头接耳。参会人员如无特殊情况不得擅自离开会场，不得在会场外逗留和闲聊。
(三)参会人员不得在开会期间处理文件、听取工作汇
报、协调处理事务以及会见客人等与会议无关的事情。
(四)新闻记者在作会议报道以及会议服务人员在会场
服务时，要自觉遵守会场纪律，注重言行举止，尽量避免影响会场纪律和会场秩序的行为发生。
(五)建立会议情况通报制度。主办会议的部门要做好会议考勤，将与会人员到会情况及时报告区委办公室或区政府办公室。区“两办”将会议到会情况及时通报给其单位、部门和与会本人，并将一定时期的会议出席情况在全区范围内进行通报。
(六)加强会议监督。区“两办”要加强对各级各部门落实会议情况进行定期监督和检查。区委督查室要对会风情况和会议议定事项、落实情况进行督查，对不遵守会议纪律、
会议精神贯彻不力的单位和个人予以通报批评，并在区直单位年度绩效管理考核中进行扣分；对情节严重，影响全区工作、造成重大损失的，要依法依纪追究单位主要负责人的责任。
附：会议申请单
主题词：文秘工作
中共海口市秀英区委办公室海口市秀英区人民政府办公室2011年6月22日 通知 会议
会议申请单
1、此申请单由会议主办单位进行申报。
2、负责组织和召集会议的单位应做好相关准备工作。提前3～5个工作日填写《会议申请单》。
3、未经申报批准的会议，不得擅自召开。