酒店车辆管理规定
为加强酒店车辆管理,控制并合理使用车辆,提高使用效率,特制定如下管理制度:
一、车辆使用范围
1、酒店内部车辆使用分为两类,采购用车和办公用车。
2、办公用车主要用于各部门人员日常办理业务使用(主要以人力资源部办理各种证照年审、员工社保、处理紧急事务,财务部报税、存取款,销售组拜访、开拓客户、及酒店员工慰问等为主)。
3、采购用车主要保证酒店日常采购所使用,私事不得使用。 二、车辆使用管理
1、车辆由酒店的专职司机或指定人员驾驶,驾驶人应严格遵守交通规则,安全行车,出车前应进行车况检查。
2、上班时间司机未被派车,应随时等候出车,并保持通信联系的畅通,不得拖延或拒不出车。
3、部门用车,由部门填写“用车申请单”(附表一)交派车部门,经派车部门经理审批后通知司机出车。(紧急情况时可先口头通知派车部门,事后补单)
4、市内采购用车由采购部经理进行安排,不需填写“用车申请单。
5、长途用车申请原则:长途用车应提前二日申请,临时长途用车,需经总经理批示,否则不予派车。
6、如遇酒店车辆外出或不能安排的,可以搭乘的士或顺路公交,报账发票由部门经理签字确认后予以报销。
7、未经批准不得私自出车,发生事故所造成一切损失及费用由司机和用车人负责,违反交通管理法规所造成经济损失由当事司机负责。
8、若多个部门同时申请用车,原则上按照“用车申请单”送达先后时间、出车前后时间、工作事务的轻重缓急进行车辆调派,任何人不得因无公车使用而延误工作。
9、各部门每次用车均需填写出车记录表(附表二),以便掌握行车里程、耗油量,确保出车安全。
10、严禁酒后驾车,驾驶员在驾驶车辆时须遵守各项交通管理法律法规,违法违规产生的一切费用及后果由驾车人承担。
11、司机应将车辆停放在酒店指定的车场位,停放在酒店指定位置以外造成车损、车辆被盗等事故,参照集团用车管理规定处理。
12、未经总经理批准车辆不得外借他人或单位使用。 三、车辆维保管理
1、车辆的有关证件办理及保险统一由专职司机负责,车辆如需修理由司机填写“车辆(维保、维修)申请单“(附表三),经总经理批准后到修理厂维修,修理清单由部门审核后,按财务程序报账。车辆每次维护后须填写车辆维保记录表(附表四)
2、车辆发生故障,应立即停止使用,并按程序汇报至派车部门,经确认需维修的,由司机填写“车辆维保、维修申请单”向派车部门主管领导提出申请,经专业的汽车维修公司鉴定后对报修项目报价。由财务经理审核,再经总经理批准后方可维修。
3、车辆维修过程中,不得擅自增加维修项目,确需增加维修项目时,须报请总经理批准方可。报修车辆修复后,司机接车时应对所修项目认真检查无误,在维修项目单上签字确认并将维修清单带回,交回酒店复核。如发现问题及时向派车部门主管及承修单位提出,确保维修质量。
4、未经批准擅自对车辆进行维修的,其所发生的费用由当事人承担,如遇紧急情况确须维修的车辆,经请示总经理同意后方可进行维修。
5、车辆保养须在指定的汽车特约维修店。 四、车辆加油及油卡充值管理
1、酒店车辆加油需统一使用酒店配发的加油卡,各车之间相互不得串用,每次加油需将加油小票交至使用部门统一保管。
2、车辆每次加油后,驾驶员须填写加油记录表(附表四)。
3、加油卡最高限额为贰仟元整(¥:2000),使用部门需根据油卡存额做好审购工作。(审购需附已使用的加油小票)
4、现金加油需经总经理批示,否则费用不予报销。 五、公务用车费用报销:
1、餐费报销:因公务用车造成的餐费报销由报销部门填写《公出误餐补助》单,人力资源部根据派车单登记结果将餐费补助于员工工资中。
2、其它费用:因公务用车造成的其它费用,使用人需一个月进行一次整理报销,并注明使用用途。
3、公务用车费用严禁累积报销,特殊情况需经总经理批准。 本制度自2014后5月5日起执行! 附件: 1、附表一 2、附表二 3、附表三 4、附表四
附表一:
正阳国际酒店派车申请单
附表二:
出车记录
车号:
附表三:
车辆(维修、保养、申验)申请单
附表四:
加油登记表