六园工程部档案管理制度
SISTEM MANAJEMEN PENGARSIPAN
DEPARTEMEN INFRASTRUKTUR
PT REZEKI KENCANA
一、 总则
Ketentuan Umum
1. 为了规范六园工程部部档案管理，特制定本制度。
Untuk mengatur sistem pengelolaan dokumen. 2. 本制度适用于六园工程部。
Sistem ini berlaku Departemen Infrasturktur PT REZEKI KENCANA.
二、 档案管理基本要求
Persyaratan Dasar Untuk Pencatatan Dokumen
1. 档案是指本部门过去和现在，在从事各项工程项目活动、以及日常活动
中形成的部门有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 Menjaga tulisan, catatan, audio, maupun visual berbagai dokumen seperti pemohonan proyek,SPK,gambar, pengurusan dokumen, menangani infrastruktur, dan juga kegiatan sehari-hari, baik itu dokumen yang sekarang ataupun yang telah lalu.
2. 工程部设置档案管理员，负责文档的归档，存储以及文档借阅管理。部
门应明确档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。Departemen Infrastruktur menunjuk kerani sebagai penanggung jawab atas pengaturan dokumen dalam hal pengarsipan, penyimpanan seluruh dokumentasi.Semua dokumen harus jelas dan penanggung jawab dokumen Departemen Infrastruktur harus secara ketat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
3. 档案存储应该按照合理的标准进行分类，有规范的编号，存档应记录在
案，形成档案目录。
Untuk pembuatan direktori file, pengarsipan dokumen harus diklasifikasikan menurut jenisnya serta nomornya. 4. 文档的借阅和移交，销毁，严格按照借阅标准执行。
Dalam hal memindahkan, meminjamkan, atau menghancurkan dokumen harus sesuai dengan standar.
三、 分类及存档要求
Klasifikasi dan pengajuan A. 档案要求
Persyaratan berkas dokumen
1. 档案内容必须字迹工整，清晰，文件封面题名能反映出文件材料的内容。isi file harus ditulis dengan rapi dan jelas, judul pada dokumen menunjukkan isi dokumen tersebut.
2. 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
Agar terpelihara dengan baik, pengarsipan dokumen harus mengikuti ketentuan yang telah ada, memberikan kemudahan ketika ingin disimpan ataupun ketika ingin digunakan. 3. 档案封面应标有立卷人，审核人，时间。
Dokumen harus diberi tanda orang yang membuat atau memberikan, dan keterangan waktunya.
4. 档案文件材料按照批复在前，请示在后，证件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
Jika ada dokumen membutuhkan acc pimpinan maka yang sudah di acc diletakkan di bagian depan baru di belakngnya yang belum di acc. Sedangkan untuk dokumen yang memiliki lampiran maka lampirannya diletakkan di bagian belakang setelah dokumen utama.
5. 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后。
Pengarsipan dokumen berdasarkan kronologis waktunya, di bagian depannya dengan menggunakan kertas ditulis keterangan waktunya 6. 内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
文件存档需要严格按照以上存档流程进行，利于文件存档的规范性，利于日常文档管理工作开展，利于今后文档查阅。
Pengarsipan dokumen harus dilakukan secara ketat sesuai dengan proses di atas sehingga membantu kelancaran dan juga membuat akses yang mudah untuk pekerjaan sehari-hari, dan bermanfaat untuk pengarsipan
kedepannya.
档案存放入柜时，应按以上分类，按照编号顺序，从下到上，从左到右依次存放。不同档案种类存放时应该有清楚的界限便于区分。各类文件的小种类，应该通过标签明确标示区分，利于查找。
Penyimpanan dokumen ke lemari harus berdasarkan jenis dan nomornya, dari bawah ke atas, dari kanan ke kiri, jika jenisnya tidak sama maka di antara kedua jenis dokumen tersebut harus diberikan batasan. Setiap jenis dokumen juga harus dipisahkan berdasarkan jenis-jenisnya lagi yang lebih kecil.
六园工程部
Departemen Infrastruktur 2014年6月24日 附件：
《档案管理员职责》 《档案分类编号表》 《档案存档记录表》
档案管理员职责
Tugas Bagi Penanggung Jawab Dokumen
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管部门档案；积极开展档案的提供利用工作；
bertanggung jawab untuk mencatat, mengumpulkan, memilah, dan mengidentifikasi dokumen; untuk memberikan akses yang baik kepada dokumen yang digunakan untuk pekerjaan
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
Mepelajari hal tentang manajemen kearsipan untuk menjamin kualitas kearsipan.
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
Melakukan pembersihan dokumen secara berkala untuk mencegah kutu atau binatang perusak dokumen lainnya. Jika ada dokumen yang sudah rusak atau pudar tulisannya maka harus segera disalin atau diperbaiki. Dokumen yang terlalu besar dan tidak muat di ruang penyimpanan harus dilipat rapi. Dan jika ada tulisan tangan yang terbaca maka harus disertakan salinannya.
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
Agar pencarian dokumen tidak sulit, harus diperhatikan ketika membersihkan atau merapihkan dokumen maka dokumen-dokumen tersebut harus dikelompokkan sesuai dengan jenisnya masing-masing. 5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
Melakukan tindakan pengemanan dari pencurian, debu dan kotoran, air dan kelembapan, juga hewan pengerat.
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。
Setiap tahun dilakukan pembersihan dokumen dan pembaharuan catatan pengarsipan agar mudah dalam pencarian dokumen.
六园工程部
Departemen Infrastruktur 2014年6月24日
档案存档记录表 Tabel Pencatatan Dokumen