集团公司ERP 系统运行管理办法
1. 目的与适用范围
1.1 为推进ERP 系统的应用，更好的服务于生产经营工作，保证ERP 应用中的各类业务操作问题得到及时反馈和解决，实现运行管理按章有序的进行，更有效地提高ERP 运行工作质量和水平，规范流程、明确责任，特制定本办法。
2.1 本办法适用于集团公司所有 ERP 用户及与之相关的部门和岗位。
2. 引用文件
无
3. 职责
3.1 ERP 系统管理员
3.1.1 负责在 ERP 系统中集中处理系统配置调整，角色与权限分配；
3.1.2 负责系统参数调整、业务流程配置、审批流配置；
3.1.3 负责系统全局基础数据维护；
3.1.4 负责日常的软件平台的维护、系统问题处理；
3.1.5 负责数据备份和模拟测试环境搭建；
3.1.6 负责网络环境的安全保障和优化；
3.1.7 负责接收和处理各业务子系统范围内的个性化定制和有关业务流程配置调整问题；
3.1.8 负责培训和指导各部门的关健用户日常业务应用，处理各部门关健用户在 ERP 应用过程中遇到的各类问题，并对培训结果进行技术测评；
3.1.9 负责维护和管理业务子系统专属基础数据；
3.1.10 负责自定义报表的设计和定制，并提交 ERP 系统管理员统一审定和发布；
3.1.11 负责检查各关键用户在系统中操作的单据，发现有误及时通知业务部门处理；
3.2 关键用户
3.2.1 负责统一布置和管理所负责业务领域 ERP 子系统的日常运行支持工作；
3.2.2 负责培训和指导所属业务部门终端用户日常业务应用，解答本部门操作员的咨询，指导本部门操作员进行规范操作，处理本部门终端用户在 ERP 子系统应用过程中遇到的各类问题；对无法处理的问题及时向系统管理员反馈和处置；
3.2.3 监督、检查本部门终端用户日常业务操作的规范性，及时制止不规范操作的行为，负责督促各操作人员严格按照已下发的操作手册进行操作。
3.2.4 汇总本部门出现的问题，以书面形式描述详细现象、产生的原因（进行什么操作产生的）向业务系统管理员反映，其它不明事项也直接向业务系统管理员咨询；
3.2.5 负责协助本部门 ERP 业务系统管理员完成日常单据模版、打印模版、定制报表的设计、使用和维护等；
3.2.6 负责汇总实际业务中产生的对系统的需求，向 ERP 业务系统管理员反馈，并对问题的解决状况进行追踪、验证，直至问题有效解决。
4. 操作流程及规范
4.1 物料录入流程
4.1.1 由技术部录入 BOM 的人员负责收集系统中没有的物料，以 EXCEL 文件的形式整理进入系统所需要的属性。文件中至少有以下属性：料号、品名、规格、用量单位、料品形态属性、料品状态码（技术部不能确定的必须经由采购部确认），必要时提供物料颜色。
4.1.2 物料在提供给信息科项目实施员代为录入之前，文件中的属性必须认真检查、核实是否有误；核实完后需提交技术部相应领导签字确认后生效，并依生效版本录入。纸质版文件由信息管理科存档备案。一旦进入系统，部分属性不能更改。
4.2 修改错误单据、删除单据流程
4.2.1 关键用户严格按照操作手册编制各种单据，若有错误单据需 ERP 信息管理科协助修改或删除时，需填写【ERP 异常问题处理申请单】，经部门负责人签字后，提交到信息管理科，由信息管理科负责修改或删除单据。
4.3 软件开发变更申请流程
4.3.1 业务部门在使用 ERP 系统的过程中，对 ERP 系统现有功能提出优化和变更，或是在原有系统的基础上增加新的功能，需要向经管部信息管理科提出书面申请，填写【 信息化软件开发变更申请表】。
4.3.2 申请人需要填写申请表的表头信息、需求原因（可附说明文档）、需求内容（可附说明文档，如流程图、表单、相关文件等）等信息。
4.3.3 申请人所申请的需求内容要经过申请人部门部长签字确认，必
要时（需求特别紧急、影响实际业务流程且此需求跨部门的）要经过系统副总签字确认。
4.3.4 申请人将部门部长（系统副总）签字确认的申请表交至经管部信息管理科进行评估。
4.3.5 经管部信息管理科对各部门提出的软件开发或变更需求进行可行性、可开发性评估，通过评估的需求给出开发的优先等级和计划完成时间，并指定相应的开发负责人；没有通过评估的需求退回给申请人。
4.3.6 通过经管部信息科评估的开发或变更需求要经过经管部信息管理科主管签字审核，经管部部门部长签字审核，必要时（需求特别紧急、影响实际业务流程且此需求跨部门的）要经过公司高层签字批准。
4.3.7 经管部信息管理科回复申请人所提需求的计划完成时间。
4.4 权限开通申请流程
4.4.1 各部门需要开通使用 ERP 系统，并设置查询、新增、删除或修改等权限，以及新增其他模块相关权限的，需要填写【信息化系统权限申请表】。需要详细填写申请用户的工号、姓名、需要开通的模块、表单、权限。
4.4.2 经部门部长审定后（必要时系统副总批准）提交经管部信息管理科。
4.4.3 经经管部信息管理科、经管部部长（必要时报公司高管）批准后给予开通。
5. 管理内容
5.1 物料单位异常：当发现系统中物料单位与实际单位不符的，由发现部门提报信息管理科并给出建议使用单位，由信息管理科查询采购部采购单位、资材部库存单位、财务部计价单位及结算单位。确实需要修改物料单位的，由资材部提供该物料实际出入库、结存明细给财 务成本核算科备案，待该物料库存为零时，或者在不影响财务结账时由信息科使用非正常流程修改此物料单位并做好记录。此种操作没有经过系统正常流程，属于强制修改基础数据，会造成无法预知的隐患。为避免此种操作，在技术中心提供物料时务必将物料的单位核实准 确、确保无误。
5.2 基础数据出现一物多码：当发现系统中的物料、供应商等数据出现一物多码情况的，由使用部门确认正确的编码和待失效的编码，并告知关联部门备案，待各部门做好相关调整之后失效掉待失效的编码。需要信息管理科协助的视具体情况确定是否需要填写【ERP 异常问 题处理申请单】报信息管理科。
5.3 其他异常情况的，发现部门应及时提出书面【ERP 异常问题处理申请单】报信息管理科。
6. 考核规定
6.1 由各业务部门负责统计关键用户的操作情况，对于单据操作错误零记录的关键用户，实行按季度奖励，每人每季度奖励 50 元。
6.2 系统中过期未处理的单据，信息管理科负责提醒相关负责人，每月提醒超过三次（含三次）后，每次考核 20 元。
6.3 关键用户在系统中操作单据时，因个人原因造成单据操作错误，导致严重后果或影响到其它部门业务时，同样的错误超过三次（含三次）者，每次考核 20 元。
6.4 因个人原因造成公司经济损失的，将按公司相关制度予以考核。
7. 相关表单
1信息化软件开发变更申请表 经管部 3 年
2 信息化系统权限申请表 经管部 3 年
3 ERP 异常问题处理申请单 经管部 3 年
8. 附录/附图：
8.1 附件 1-《信息化软件开发变更申请流程图》
9. 附则
本办法由经管部负责制定与解释，自批准下发之日起执行