公司办公室工作手册
（Q/GZQH 3010-2010）
现行版本： A
广州启弘电力工程咨询有限公司
１、目的
为了切实履行公司办公室部室及岗位职责，对公司办公室工作的过程及质量进行有效控制，实现工作管理规范化、制度化、科学化，保证GZQH质量方针的实施和质量目标的实现，特制定本工作手册。
２、适用范围
本手册明确了GZQH行政公文管理、办公自动化系统公文处理、政务信息工作管理及职能部室工作计划管理、行政印鉴管理、接待工作管理、机要通信工作管理、车辆管理、办公环境的监督管理等有关工作的运作程序和主要管理原则。
本手册适用于GZQH各部室及公司办公室各相应岗位的管理工作。
3、工作程序
3.1 行政公文管理制度
公司办公室是GZQH办公自动化系统行政公文处理的主管部室，负责行政发文、收文的流程制定、流程监控及文件处理工作；总工办公室是GZQH办公自动化系统的系统管理部室，负责系统的维护、管理、人员变更注册等工作。
3.1.1 行政公文处理的基本原则
（1）公司办公室是GZQH行政公文处理和管理部室。公司办公室文秘人员负责公文处理工作，文秘人员应忠于职守并具备相关专业知识。
（2）办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。
（3）公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由公司办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，要求全面采用办公自动化系统处理公文。
（4）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电由公司办公室保管和处理，按规定范围传阅、使用。
（5）公司行政公文一律通过办公自动化系统进行。
3.1.2 行文规则
（1）GZQH在职权范围内，可以对GZQH各部室发布指示性文件，布臵工作；发布GZQH行政管理相关规章、规定、办法。可以向云南省住房及城乡建设厅等单位请示或报告工
作；向GZQH所属各单位互相行文或联合行文；根据业务需要同合作伙伴互相行文或联合行文。
（2）请示性公文应一文一事，只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应当用抄送形式。
3.1.3 发文办理程序
（1）发文办理是指以发文单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、审阅、签发、用印、登记、分发等程序。
（2）发文办理程序
由相关部室人员拟稿，送部室负责人核稿，核稿后送相关部室负责人进行会签，会签完毕后提交公司办公室秘书，由秘书中转，经公司办公室主任审核后交公司分管领导审阅，最后送经理签发；完成签发的文件由公司办公室秘书编号、套红、排版、用印、登记并分发到相关部室。
3.1.4 收文办理程序和一般要求
（1）收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、拟办、批示、承办、催办等程序。
（2）收文办理程序
公司办公室文书对收到的外来行政、工程文件加盖收文日期标记，并进行初步筛选，将必须列入公文流转的文件进行扫描登载，由公司办公室提出拟办意见，送相关公司领导批示，文书根据公司领导批示意见将文件送至相应部室办理。
（3）送公司领导或者交有关部室办理的公文，公司办公室文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
①重要公文和有时限要求的公文，除公司办公室文书负责催办外，还须将办理情况向有关领导反馈。
②承办部室和承办人必须认真负责，及时处理承办的公文，不得拖延贻误。确需延长办理时间的，应当向有关领导报告，并告知催办人。
③一般传阅文件原则上当天阅完，须承办的文件应三天内完成，最迟不能超过十天。公司办公室文书每月对文件处理情况进行检查，发现积压文件者，将其进行登记后交公司办公室主任进行考核。
3.1.5 公文归档
公文办理完毕后，由公司办公室根据《档案法》和GZQH《档案管理规定》，使用相
应归档软件，及时将电子文件整理、归档。工程文件由设计总工程师或项目负责人按归档要求到公司办公室领取纸质文件，并立卷归档，按归档时限向总工办公室移交。
3.2 政务信息工作规则
3.2.1 总则
（1）为加强GZQH信息工作，逐步实现信息工作规范化、制度化、科学化管理，更好地为领导决策和指导工作提供信息服务，结合GZQH实际，制定本规则。
（2）信息工作是GZQH公司办公室的一项重要职责，主要任务是反映GZQH生产经营的重要情况，以及各项工作中的重点、热点和难点问题，为领导把握全局、科学决策提供及时、准确、可靠的信息服务；巩固和发展信息网络，培训信息员队伍，组织经验交流，开展信息调研，进行信息工作考评等。
（3）信息工作以为公司领导决策服务为宗旨，努力为GZQH员工服务。
（4）GZQH各部室应积极支持，提供条件，保证信息工作的正常开展。
（5）信息工作要坚持实事求是原则，既要做到全面、准确、及时，又要做到有情况、有分析、有建议。
（6）公司政务信息由公司办公室按月编辑整理。
3.2.2 工作机构
（1）公司办公室负责GZQH信息工作，并对各部室的信息工作进行管理和业务指导。
（2）信息工作机构主要职责：
①研究制订信息工作计划和组织实施。
②做好信息的收集、筛选、加工、传递和反馈等日常工作。
③做好重要信息报送工作。
④结合GZQH生产经营中出现的新情况、新问题，及时进行信息调研，写出有分析、有见解的专题调研报告。
⑤组织开展信息工作经验交流。
⑥充分利用公司资源，巩固和完善信息网络，保证信息的上传下达及时到位。
3.2.3 队伍建设
（1）信息队伍由专、兼职信息员组成，公司办公室安排专职信息员，并组建兼职信息员队伍。
（2）专/兼职信息员应具备以下条件：
①热爱信息工作，有较强的责任心和行动力，作风正派，实事求是。
②熟悉勘察设计行业的方针、政策，熟悉各部室业务工作。
③掌握信息工作的基本知识和办公自动化工作技能，具有一定的信息工作常识。 ④具有一定的综合分析能力、组织能力和文字表达能力。
⑤严格遵守国家以及公司的保密制度。
3.2.4 工作制度
（1）公司办公室适时向信息队伍及各部室通报信息报送要点和信息采用情况。
（2）各兼职信息员应关注各部室重大信息，积极组织相关工作人员收集资料、撰写信息稿件，及时报送GZQH重大信息。
（3）信息稿件经公司办公室信息员审校，由公司办公室主任审核、签发；重要信息由公司相关领导审核、签发。
（4）根据按劳取酬原则，采用稿件按公司相关文件规定付给稿酬；对信息工作中成绩突出的个人，给予一定的奖励。
3.2.5 信息质量
质量是信息工作的生命，提供的信息应符合以下要求：
（1）反映的事实应当真实可靠，重大事件上报前，应当核实。
（2）信息中的事例、数字、单位应当力求正确，实事求是，防止弄虚作假。
（3）主题鲜明，言简意赅，力求以较短的文字反映事物的全貌和发展趋势；要反映各部室的新情况、新思路、新经验、新举措，在新意上下功夫。
（4）加强信息调研，开发高层次信息。根据领导要求和工作实际，组织或参与信息调研活动，写出有情况、有分析、有见解的专题调研信息报告，以适应领导科学决策的需要。
3.2.6 信息工作手段
（1）兼职信息员应熟练办公自动化系统，熟练使用计算机及文字编辑软件，充分利用GZQH局域网络资源，使信息及时传递、快捷处理。
（2）专/兼职信息员应深入到各部室收集资料，鼓励当事人撰写稿件，发动广大员工参与到信息工作中，更好地发挥信息在工作中的作用。
3.3 部室总结、计划及职能管理部室工作计划管理
3.3.1 部室总结、计划管理
GZQH各部室负责人必须于每年12月20日前完成当年工作总结和下一年度工作计划，并汇总到公司办公室。
3.3.2 各部室月计划的编制
各部室应根据GZQH年度计划及工作需要编制月工作计划，由分管领导审核后于每月25日前报公司办公室；公司办公室负责汇总后提交公司司务会议审定。
3.3.3 工作计划的考核
公司办公室负责对各部室当月督办项目进行检查和考核，并在年终汇总各项考核结果发文公布。
3.4 印鉴管理
3.4.1 公司办公室是GZQH印鉴的归口管理部室，负责印鉴的刻制、领用、变更及销毁。
3.4.2 印鉴的刻制、启用、销毁
（1）GZQH法人印鉴及GZQH出图专用章由上级主管部门刻制颁发。收到新印鉴后，即在印模登记册上印模，注明启用日期，并向有关单位发出新印鉴启用通知，同时旧印鉴注明停止使用日期，并将旧印章交回上级主管部门。
（2）各部室印鉴及工作业务印鉴，由业务部室申请，经理审批后交公司办公室统一向公安机关申请刻制。印章取回后，在印模登记册上印模，注明下发启用日期，并履行领用手续。旧章应同时交回，并在印模册上注明作废日期。凡印鉴停止使用（包括机构撤销或某些临时性机构已完成其工作任务），都应及时将旧章交回公司办公室，由公司办公室统一上交公安机关销毁。
3.4.3 印鉴的使用和保管
凡使用GZQH行政印章或法人印章，均须填写《广州启弘电力工程咨询有限公司用印登记表》，并经分管公司领导签字同意后方可用印。
（1）以公司名义报出的各类报表，应经经理用印或签字后方可用公司印章。
（2）需用公司印章的对外合同，必须经经理或董事长授权可对外签订合同的人员签字，方可用公司印章，否则视为无效合同。
（3）各类设计文件，在完成规定的设计文件签字手续后即可用公司印章。
（4）出差介绍信，省内出差由部室负责人签字后用公司印；省外出差必须填写出差单，并写明出差地点（单位），经经理或董事长批准后，按所批准的出差地点（单位）开具介绍信，并经分管经理签字后用公司印章。为相关单位出差人员转（代）开介绍信，需请示公司领导同意后才能办理。
（5）工程往来文件、工程联系单等一般由设计总工程师签字后使用《工代专用章》。相关技术协议、报优材料等须用公司印章的，经分管公司领导签审后用公司印章，方可
对外发送，如分管公司领导不在则由相应领导代签发。
（6）不准任何人以任何理由携带公司印鉴外出，特殊情况须经经理批准，并由印章管理人员现场监印；严禁开空白介绍信和证明。
（7）凡是用公司印章的行政公文、设计文件、各类报表、材料要在用印登记薄上进行登记，以便备查。
（8）公司各部室印章除公司办公室、财务部印章可在有限范围内使用外，其余只限于在公司内部室间往来，或部室对公司使用，不能对外使用。
（9）工程设计变更通知必须加盖《工代专用章》后才能对外发送，无工代专用章的工程，必须到公司办公室加盖《工代专用章》，才能对外发送。
3.5 接待工作管理
接待工作是行政管理工作中一项经常性的工作，也是反映GZQH对外形象的一项重要工作。要热情主动、认真负责地做好接待工作，以促进兄弟单位之间相互了解，加强业务往来与合作。
3.5.1 国内接待
（1）各单位来公司联系洽谈工作，接到通知后，由公司办公室接待或经公司办公室签转介绍信后，交相关部室接洽。
（2）外单位来公司联系具体技术业务工作、经营管理工作、生产协调工作及一般性检查工作等，由各相关部室对口接待。
（3）由公司承办的会议，由公司办公室牵头负责，与会议内容有关的部室配合。接待人员应做到主动与主办单位联系，细致安排会务准备工作，树立良好的对外形象，并做好会议接待的相关记录工作。
（4）外来上访人员由公司办公室负责接待，公司办公室应详细了解具体情况，妥善协调处理；确需公司领导会面听取意见时，由公司办公室安排。
3.5.2 外事接待
（1）公司内所有外事接待，一律由经理审批同意。
（2）外国专家、学者及有关代表来公司讲学或联系业务，由公司相关业务部室负责接待，并负责安排工作日程、业务联系，做谈话、会议记录等工作。
（3）外宾、华侨来公司进行一般性参观、走访，由公司办公室负责接待。
（4）外事接待一律填写《外事工作接待记录单》，接待完毕后由公司办公室保存。
（5）有关部室如有外事接待工作，应提前3天与公司办公室联系，以便协调好接待
工作。
3.5.3 接待人员注意事项
（1）接待场所要清洁，接待人员要衣着整洁，举止端庄，热情礼貌。
（2）会议接待人员应及时与会议主办单位沟通协调，安排处理好各项会务工作。
（3）在接待工作中，对方如遇特殊困难，接待人员应全力协助解决。
3.6 机要通信工作
机要通信是公司办公室日常事务性服务工作，担负着GZQH和各相关单位之间的信件传递、文件交换等任务。
3.6.1 机要通信工作范围包括：文件接收、系统内文件交换、信件传递、函件签发等。
3.6.2 机要通信工作规则
（1）凡对外联系工作的信函、邮件等，均须填写《广州启弘电力工程咨询有限公司信函发送单》，一般邮件经所在部室负责人审核签字后邮寄，挂号邮件和特快专递在部室负责人审签后，由公司办公室负责人签发，并邮寄。
（2）及时将发至公司的信件、文件等送到相关部室。
（3）行政公文应及时进行登记，并在办公自动化系统流转办理。
3.7 办公环境监督管理
公司办公室负责GZQH办公环境的监督管理工作，为员工提供适宜的工作环境。
3.7.1 公司办公室于每季度对办公大楼的工作空间、照明、卫生、温度等方面进行检查，并做好相关纪录，对检查出的问题及时进行整改，保证办公环境的适宜性。
3.7.2 公司办公室负责办公室的安排和调整，相关部室如有需求，应书面提出申请，部室负责人签字，经分管公司领导签字同意后，由公司办公室根据具体情况合理调配。
3.7.3 公司办公室负责办公家具的添臵及维修管理工作，家具添臵由部室负责人提出相关申请后，公司办公室及时调查了解，并根据实际情况提出家具的添臵方案，经分管公司领导同意后按相关程序购臵；需要维修的家具由使用人提出，公司办公室安排维修人员及时修理。
3.7.4 公司办公室负责会议室的日常管理工作，如需使用，须由部室负责人向公司办公室提出，由公司办公室统一协调安排。
3.8 办公电话管理
3.8.1 公司电话号码簿由公司办公室统一在网上公布，并不定期修改发布。
3.8.2 各部室如因人员增加需要增添内线电话的，须书面申请，经部室负责人签字后，
交公司办公室落实办理。
3.9.3 如有人员变动导致电话号码变化的部室，部室负责人应及时通知公司办公室，以便在修改后的电话号码簿中及时反映。
4、记录
（1）《领用印鉴登记簿》 ZJ3010-1
（2）《外事工作接待记录单》 ZJ3010-2
（3）《传真稿件登记簿》 ZJ3010-3
（4）《传真机收件登记簿》 ZJ3010-4
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