豫社养老局„2010‟21号
关于印发《河南省社会养老保险事业管理局
档案收集整理办法（试行）》的通知
各处：
为贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，加强我局养老保险档案管理工作，我们制定了《河南省社会养老保险事业管理局档案收集整理办法（试行）》，现印发给你们，请在今后的档案收集整理工作中遵照执行。
二〇一〇年四月二十三日
河南省社会养老保险事业管理局
档案收集整理办法（试行）
第一条 总则 为统一和规范我局养老保险档案的收集整理工作，加强对养老保险档案的管理，便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》以及中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等有关规定，结合我局实际情况，制定本办法。
第二条 适用范围 本办法所称档案是指各业务处在其职能活动中形成的，办理完毕的，具有保存价值的，应作为档案保存的各种纸质文件材料。
照片档案、各种磁性载体档案、实物档案、计算机光盘、激光视盘和激光唱片以及电子文件不适用本办法。
第三条 职责 为保证档案之间的有机联系，便于保管和利用，实行业务部门与档案部门分开立卷。各处经办人员负责将平时工作中形成的有保存价值的材料收集整理，依照本办法相关规定进行分类、排列、编号、编目、装订，将整理好的案卷交本处兼职档案员；各处兼职档案员负责本处档案的管理工作，并对本处档案工作实行监督和指导；局专职档案员负责接收各处形成的档案，负责全局档案的管理和利用，并对各处的档案工作实行监督和指导。
第四条 依据 业务档案的整理以卷为单位，依照《河南省社会
养老保险事业管理局档案分类方案》及《河南省社会养老保险事业管理局业务档案归档范围和保管期限》进行整理。
文书档案的整理以件为单位，依照《机关文件材料归档范围和文
书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）进行整理。 第五条 分类 业务档案可以采用年度—业务环节—保管期限
—归档文件形成日期（即办理业务的日期）进行分类。
不同类别、不同保管期限、不同年度的业务文件材料应归入不同
案卷，不得混合组卷。
第六条 组卷 各处经办人员在组卷时应检查已归档的文件是
否齐全完整，是否保持了文件材料之间的有机联系；检查卷内文件材料的保管期限是否一致，是否有不需要归档或者重复归档的文件材料。
检查卷内文件是否有破损，对破损的文件应予修整；卷内文件材
料要去掉金属物；对字迹模糊或易褪变的文件（如传真件、复写纸）进行复制；确保卷内纸型规格一致，纸张大小A4为标准，如果原材料较小，要粘附到A4纸上，不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面（A4）。
各处兼职档案员在接收时应对组卷情况进行认真检查核对。
第七条 卷内文件排列 各处经办人员在对文件排列时依据
以下方法进行。
业务档案排列顺序按形成的时间顺序排列。 一般应按照 主
表在前、附件在后；审核结果在前、审核依据在后；重要凭证在
前、次要凭证在后的原则排序。所有归档材料均采用右下侧对齐，不能粘贴在一起。
文书档案按发文的先后顺序排列。一般以每份文件为一件；文件
正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。排列时，正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。文书材料采用左上侧对齐。
第八条 卷内文件编码 业务档案材料页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。
文书档案应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的
空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章内容为：全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等。
第九条 编目 各处经办人员应对业务档案的归档文件编写卷内目录。卷内目录由档号、卷内顺序号、单位名称、单位代码、文件题名、办理日期、页号、备注等组成。 见附件：卷内文件目录（样式）
档号：全宗号—年度—目录号—案卷号
例如：J231-2009-Y. gl -0001
目录号编排原则为保管期限代码-档案类别代码。保管期限代码
分别为：Y（永久）、H（100年）、C（50年）、Z（30年）、D（10
年）；档案类别代码分别为：gl（养老保险管理类）、zj（养老保险征缴类）、yl（养老保险待遇类）、tj（养老保险业务统计报表类）、jh（养老保险稽核监管类）。
单位名称：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署
名者。联合发文填几个主要的单位名称。单位名称填正规的简称，但不能填写“本单位、本处或本科室”等。
文件题名：即文件标题，它是直接表达文件的内容和中心主题的
文件特征，是归档文件内容的起点。没有标题或标题不规范的，可自拟标题。
办理日期：文件年、月、日只要在同一年代的文件，每张文件第
一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为20020809或20021024。
页号：填写每份文件材料的首页，最后一份文件必须注明起始页
和结束页。
备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况。
文书档案的归档文件应逐件编写文件目录。来文与复文作为一件
时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
文号：文件的发文字号。
题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“【】”号。 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需要说明的情况。
第十条 打印档案封皮 各处经办人根据档案管理软件内固定格式打印封皮（A4牛皮纸）、卷内目录（A4白纸）和备考表（A4牛皮纸）。见附件：案卷封皮、案卷目录、卷内备考表（样式）
第十一条 填写备考表 备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。各处经办人员应根据卷内情况认真填写备考表，经兼职档案人员检查后，由立卷人、检查人签名或盖章，并标明立卷时间。
立卷人：负责整理归档文件材料的经办人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
立卷日期:归档文件整理完毕的日期。 第十二条 案卷的装订 业务档案采用三孔一线的方法左侧装订。 文书档案采用左上角装订。
第十三条 移交 业务档案每季度移交一次；文书档案每年移交一次，第二年的上半年移交档案室。移交档案时应附上各处经办人员填写的《河南省社会养老保险事业管理局档案移交清册》（见附件）。各处兼职档案员和局专职档案员填写的《河南省社会养老保险事业管理局档案交接单》（见附件）一式两份，经双方签字确认后方可归档。
第十四条 检查 局专职档案员应当对移交的档案依照《分类方案和保管期限》及本办法的有关规定进行认真检查，不符合质量要求的，退回各业务处室限期整改，合格后方可归档。
第十五条 打印检索目录 局专职档案员打印归档文件目录和案卷目录。归档文件目录和案卷目录装订成册并编制封面，作为索引目录。归档文件目录和案卷目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即本单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
第十六条 装盒、填写脊背 局专职档案员应当对检查合格的档案依据案卷目录进行装盒。并根据盒内内容填写脊背，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止卷号、盒号，填写脊背时应当认真核对以上信息。
第十七条 排列上架 局专职档案员应将装好的档案排列上架，按年度、机构（问题）、保管期限从上到下、从左到右的顺序排列。 附件：一、河南省社会养老保险事业管理局档案交接单（样式）
二、河南省社会养老保险事业管理局档案移交清册（样式）
三、卷内文件目录（样式）
四、案卷目录（样式）
五、案卷封皮（样式）
六、卷内备考表（样式）
七、残破文件托裱（样式）
主题词：养老保险 档案 通知
河南省社会养老保险事业管理局综合处 2010年4月23日印发 校 对： 张晓辉